Утвърждавам: Полковник Георги Петков Началник на Централно военно окръжие

II. ТЕХНИЧЕСКО ЗАДАНИЕ

Подобряване на административното обслужване на гражданите от Министерство на отбраната, Централно военно окръжие, чрез развитие на електронните форми на управление и предоставяне на информация и създаване на условия за по – добър и лесен достъп и надеждна и сигурна работа с документите на МО, тяхната категоризация и дигитализация и включването им в общ електронен архив.

Настоящата обществена поръчка с предмет: „Разработване и внедряване на софтуер, в съответствие със Закона за електронно управление (ЗЕУ) за реализация на електронен портал и система за управление на жалби, предложения и сигнали, постъпили от страна на гражданите и бизнеса в ЦВО към МО” включва изпълнението на следните поддейности:

В рамките на тази поддейност, избраният изпълнител ще извърши първоначален анализ на начина за предоставяне на административни услуги от страна на МО – ЦВО, както и анализ на нуждата от промяна на работните процеси чрез прилагане на Закона за електронно управление (ЗЕУ) и чрез трансформиране на услугите за по-доброто им ориентиране към заинтересованите потребители – гражданите.

В резултат ще бъде подготвена основата за разработване и внедряване на софтуер за електронно административно обслужване от страна на Централно военно окръжие към Министерство на отбраната (ЦВО към МО).

Поддейност 2. Подготовка на вътрешни правила за документооборота на електронни документи и документи на хартиен носител.

Избраният в рамките на настоящата поддейност изпълнител следва да:

1. 
   направи типология за множеството процеси на административните услуги в рамките на ЦВО на МО;
   
2. 
   разработи методология за взаимоотношения между екипа, предоставящ административните услуги и съответните им ползватели;
   
3. 
   предложи структура на дейностите – основни дейности, брой случаи и ползватели, видове случаи, резултати;
   
4. 
   изработи и методология за определените процедури, работни инструкции, формуляри и други необходими документи, като част от административното обслужване на ЦВО към МО.
   

1. 
   Ведомствената номенклатура на видовете документи;
   
2. 
   Ведомствената номенклатура на етапи на услуги или процедури;
   
3. 
   Ведомствената номенклатура на услуги или процедури.
   

Типовите вътрешни правила да бъдат публикувани с инструкция за тяхното приспособяване към нуждите на ЦВО. Да бъде проведено обучение на служители на ЦВО за запознаването им с изготвените вътрешни правила за документооборота.

Изпълнителят да разработи и внедри софтуерен продукт, чрез който да бъде осигурена възможност, предоставяните от ЦВО към МО услуги да бъдат заявявани по електронен път и съответно получавани по електронен път. Изпълнителят да разработи и съответните електронни форми за подаване на документи. Всички необходими информационни обекти и административни услуги да бъдат вписани в регистъра на информационните обекти и регистъра на административните услуги.

Посредством разработеният и внедреден софтуер да се създаде електронен портал за електронно подаване на документи. Разработеният и внедрен софтуер трябва да дава възможност в бъдеще електронните документи да могат да се подписват с електронен подпис, да се извършва проверка за валидността на този електронен подпис, да се извършват проверките за приемане/ неприемане, съгласно нормативната уредба на електронното управление. Регистрираните потребители в портала да могат да проверяват статуса на своите услуги, да получават резултата от услугите си в интерфейса на портала и да имат достъп до документите, които са подали и които са получили по всяко време, като за тези цел се организира сигурен достъп. Тази функционалност да е реализирана по универсален начин, за да може да се използва за всички услуги, които ще бъдат разработвани в различни проекти от МО и за в бъдеще.

Порталът да бъде внедрен в централния офис на ЦВО и да дава възможност за предоставяне на услуги както в България, така и от всяка точка на света при гарантирана сигурност на достъпа.

Порталът трябва да има възможност за бъдещо интегриране с единния портал за електронни разплащания за заплащане на таксите за предоставяните услуги.

Административните услуги, които ще бъдат предоставяни онлайн, посредством портала, да включват:

1. 
   Служебна бележка (уверение) на пенсионирани военнослужещи, за ползване на услугите в болничните бази по балнеология, рехабилитация, и профилактика към МО;
   
2. 
   Служебна бележка на съпруг или съпругата на физически лица, на военна служба, необходими за преглед и лечение във ВМА и многопрофилните болници за активно лечение;
   
3. 
   Удостоверение на физическо лице на военна служба, което да послужи пред Служба „КОС“ – МВР за получаване на разрешително за придобиване, носене и употреба на огнестрелно оръжие;
   
4. 
   Служебна бележка за удостоверяване на военно звание в запаса, която да послужи за постъпване на държавна служба в МВР и други ведомства;
   
5. 
   Заявление за издаване на дубликати, копия или преписи от служебни бележки и удостоверения в случай на изгубване или унищожаване;
   
6. 
   Заявление за издаване на копие от договора за служба в доброволния резерв/ предоставяне на техника-резерв;
   
7. 
   Заявление за извършване на справки от информационните фондове на МО;
   
8. 
   Удостоверение на физическо лице за състоянието му във военния отчет;
   
9. 
   Заявление за издаване на дубликат на военноотчетна книжка;
   
10. 
    Служебна бележка за удостоверяване заемането на различни длъжности през време на службата във въоръжените сили, която да послужи за постъпване на държавна служба в МВР и други ведомства;
    
11. 
    Удостоверение на физическо лице, че не е служило наборна военна служба;
    
12. 
    Заявление за достъп до обществена информация.
    

Да бъде организирано и проведено обучение на 2 (двама) системни администратори на ЦВО за поддържане на портала.

• 
  въвеждане на работеща система за подаване на жалби, предложения и сигнали за нарушения;
  
• 
  поддържане на пълен регистър на всички входящи жалби, предложения и сигнали за нарушения и изходящи документи и отговори;
  
• 
  поддържане на многократни отговори на входящ документ;
  
• 
  създаване и използване на технологични схеми за път на входящи жалби, предложения и сигнали за нарушения в ЦВО;
  
• 
  насочване на документа към определени длъжностни лица и формулиране на задачите им;
  
• 
  разширяване на формите за получаване на обратна връзка;
  
• 
  въвеждане на електронна форма за провеждане на допитвания, жалби, предложения и сигнали за нарушения.
  
• 
  възможност за изпращане / публикуване на въпроси и получаване на отговори през Интернет;
  
• 
  електронна форма за провеждане на анкети и форуми;
  
• 
  система, която автоматично приема и записва предложения, сигнали за нарушения и жалби;
  
• 
  разпределяне и организиране на движението на документите и взетите мерки.
  

1. 
   Възможност за контролиран достъп от работни станции (2 броя) в отдел „Столичен“ за:
   

• 
  въвеждане на пълен набор от данни, съдържащи се в АСК;
  
• 
  промяна на данни от работните станции в отдел „Столичен“.
  

1. 
   Създаване на автоматичен архив за данни на граждани, изключени от военен отчет поради:
   

• 
  смърт;
  
• 
  постъпване на военна служба или на служба в структурите по чл. 50 ал. 2 от ЗОВСРБ;
  
• 
  загубване на българско гражданство;
  
• 
  навършване на пределна възраст за водене на военен отчет;
  
• 
  негодност за военна служба по медицински показатели.
  

1. 
   Възможност за връщане на данни от архива в основната база от данни (без тези на починалите, негодните за военна служба и навършилите пределна възраст за водене на военен отчет).
   
2. 
   Генериране на справка и възможност за отпечатване и включване в заповед за изключване на военен отчет за отдел „Столичен“, като цяло или по райони, за всички изключени през текущата или зададена година (период) или от последната заповед за изключване до настоящ момент (за даден период) – от работните станции в отдел „Столичен“.
   
3. 
   Генериране и отпечатване на документите, включени в обема на административното обслужване на гражданите от работни станции в отдел „Столичен“ и 24 работни станции, пространствено отдалечени в офисите за военен отчет на територията на столична община, без възможност за промяна на данни, както следва:
   

• 
  служебна бележка (уверение) на пенсионирани военнослужещи, били на военна служба за ползване на болничните бази на МО;
  
• 
  служебна бележка на съпруг / съпруга на физически лица, били на военна служба за ползване на болничните бази на МО;
  
• 
  удостоверение на физическо лице, било на военна служба за Служба „КОС“;
  
• 
  служебна бележка за удостоверяване на военно звание в запаса, при постъпване на държавна служба;
  
• 
  удостоверение на физическо лице, за състоянието му по военния отчет;
  
• 
  служебна бележка за удостоверяване на заемане на различни длъжности през време на службата във Въоръжените сили за постъпване на държавна служба;
  
• 
  удостоверение на физическо лице, неслужило военна служба.
  

6. 
   Генериране и отпечатване на статистически отчет за броя и вида на издадените документи за отдел „Столичен“ и по работни станции – от работните места в отдел „Столичен“.
   
7. 
   Генериране и отпечатване на справка за внесените суми за отдел „Столичен“ и по работни станции с включване на номер на документа и внесената сума – от работните места в отдел „Столичен“.
   
8. 
   Възможност за промяна и анулиране на грешно заявен документ от всички работни станции.
   
9. 
   Възможност за преглед по индивидуални данни от АСК по зададени имена или ЕГН – от всички работни станции.
   
10. 
    Възможност за преглед на индивидуални данни от прехвърлените в архив АСК по зададени имена или ЕГН – от всички работни станции.
    
11. 
    Генериране и отпечатване на обобщени справки по зададени показатели (полета) от АСК – от работните станции в отдел „Столичен“.
    

1. 
   Изготвен доклад от анализа на начина за предоставяне на административните услуги и за нуждите за промяна в работните процеси за предоставянето на услугите за прилагане на ЗЕУ и за подобряване на обслужването. Описание на променените работни процеси за предоставяне на административни услуги; Методология и наръчник за прилаганите процедури.
   
2. 
   Разработен и внедрен софтуер, в съответствие със ЗЕУ и обучени 30 служители за работа с разработения софтуер.
   
3. 
   Изготвени вътрешни правила за документооборота на електронни документи. Инструкция за привеждане на вътрешните правила към нуждите на ЦВО. Разработен и представен анализ, възможност за въвеждане на стандарти (модел даващ по-голяма сигурност и доверие, намаление на затруднени ситуации и повече информационни потоци).
   
4. 
   Разработен електронен портал OSS (One-Stop-Shop). Извършено пълно внедряване на портала в МО. Реализирани електронни форми за подаване на документи за услуги, приведени към изискванията на ЗЕУ и обучени 2 администратори за администриране на портала.
   
5. 
   Въведена работеща система за управление на жалби, предложения и сигнали.
   

Всеки участник в Техническата си оферта (Техническо предложение) трябва да посочи минимум следната информация относно всяка една от дейностите, включени в обхвата на обществената поръчка:

1. 
   Подход и методология за организация и управление на изпълнението на поръчката
   
2. 
   Подход за управление на риска
   

1. 
   Липса на информация или недостатъчна информация, необходима за изпълнение на дейностите в рамките на поръчката;
   
2. 
   Неправилно и неефективно разпределяне на ресурсите и отговорностите на участника при изпълнението на договора;
   
3. 
   Липса или наличие на лошо сътрудничество между Възложител и Изпълнител;
   
4. 
   Различни цели и очаквания на заинтересованите лица;
   
5. 
   Липса на задълбоченост при изследването и описанието на процесите и дейностите, свързани с услугите, които следва да бъдат извършени;
   
6. 
   Промени в изискванията/ обхвата по време на изпълнение на поръчката;
   
7. 
   Изменения в нормативната уредба, които могат да доведат до промяна в обхвата на планирани действия или да наложат ограничителни мерки и други.
   

3. 
   Предложение за реализация на поръчката
   

Правото на собственост върху резултатите, предмет на настоящата обществена поръчка и всички документи, разработки и услуги, в резултат от нея, принадлежи на Възложителя, който притежава включително правата по смисъла на Закона за авторското право и сродните му права.

Всички резултати, документи, спецификации, модели, планове, софтуер, програмни (сорс) кодове и свързаните с тях документи или материали изготвени от Изпълнителя в изпълнение на настоящата поръчка, стават абсолютна собственост на Възложителя след окончателното им приемане.