Циркулярни писма Същност - С циркулярните писма можете да създадете документ с информация, която е една и съща във всяко копие, само някои елементи са различни, например: име, клас, класен ръководител, номер и т.н.
- Циркулярно писмо е процес, който обединява данни в документи, за да се създадат пликове, етикети, формулярни писма, имейл съобщения, факсове, индивидуално номерирани купони, указатели и др.
За да се създаде циркулярно писмо в WORD са необходими два файла: - главен документ – съдържа текста, който е еднакъв за всички готови документи, въвежда се само веднъж, независимо колко копия ще се направят. Например основният текст на поканата.
- източник на данни - файл, съдържащ информацията, която трябва да се вмъкне в основния документ по време на създаването на циркулярното писмо. Той, например, може да съдържа записи с имената и адресите на хората, които ще получат писмото.
Стъпка 1 : Въвеждане на адреси в листа от контакти на Outlook ( File/New/Contact) След което въвеждаме информация за контактите в новопоявилият се прозорец (Записването на контакт става с бутонът Save and new): - След което въвеждаме информация за контактите в новопоявилият се прозорец (Записването на контакт става с бутонът Save and new):
- По този начин въвеждаме желаният брой контакти в листа, на които в последствие ще изпратим циркулярното писмо.
Стъпка 2: Стартираме Word 2003 и въвеждаме текстът , който желаем да бъде изпратен в последствие на контактите ни. - Стъпка 2: Стартираме Word 2003 и въвеждаме текстът , който желаем да бъде изпратен в последствие на контактите ни.
Пример: Уважаеми пациенти на Д-р Спасова, Уведомявяме Ви ,че на 17.11.2008г.,ще се извърши РЕИМУНИЗАЦИЯ от 9.30ч в 28 кабинет на АГ болница-гр.Перник. Д-р Спасова Стъпка 3 : Стартираме мениджърът на Word за съставяне на циркулярни писма : ( Tools/Letters and Mailings/Mail Merge…) - Стъпка 3 : Стартираме мениджърът на Word за съставяне на циркулярни писма : ( Tools/Letters and Mailings/Mail Merge…)
Избираме видът на документа, над който ще работим ( Електронни пощенски съобщения) и преминаваме към следващата стъпка : - Избираме видът на документа, над който ще работим ( Електронни пощенски съобщения) и преминаваме към следващата стъпка :
В новопоявилото се меню можем да изберем документът , който да изпратим ( избираме Use the current document тъй като вече сме написали писмото в текущият документ) . - В новопоявилото се меню можем да изберем документът , който да изпратим ( избираме Use the current document тъй като вече сме написали писмото в текущият документ) .
И продължаваме
към следващата
стъпка .
Избираме от опциите (Select from Outlook contacts) тъй като вече сме създали контакти там . - Избираме от опциите (Select from Outlook contacts) тъй като вече сме създали контакти там .
При опит да преминем към следващата стъпка : - При опит да преминем към следващата стъпка :
Се появява ново меню в , което да потвърдим листат от Outlook:
се появява ново меню, в което да потвърдим листа от Outlook:
Потвърждаваме името на профила OK . И излиза списък с контактите , които имаме на разположение в Outlook чрез отбелязване в квадратчетата пред всеки контакт можем да изберем , на кои от въведените контакти да изпратим писмото : - Потвърждаваме името на профила OK . И излиза списък с контактите , които имаме на разположение в Outlook чрез отбелязване в квадратчетата пред всеки контакт можем да изберем , на кои от въведените контакти да изпратим писмото :
След като сме потвърдили желаните контакти имаме възможност да преминем напред : - След като сме потвърдили желаните контакти имаме възможност да преминем напред :
Следващата стъпка ни дава възможност ако все още не сме завършили писмото да използваме няколко опции , с които да зададем допълните информация към писмото :
След като сме достигнали крайният вид на писмото ни очаква стъпка 5, където избираме получателят - След като сме достигнали крайният вид на писмото ни очаква стъпка 5, където избираме получателят
И преминаваме към последната стъпка, в която завършваме цикличното писмо : - И преминаваме към последната стъпка, в която завършваме цикличното писмо :
Избираме Electronic Mail… ,
за да стартираме изпращането
на писмата .
Край
Сподели с приятели: |
