Въведени са нови технологии и технически средства, позволяващи прецизно и своевременно отчитане и контрол на разхода на дизелово гориво

Редът и начинът за осъществяване на разпоредителни сделки и отдаване под наем на движими вещи, включително неоперативни и бракувани машини, съоръжения, оборудване, транспортни средства, стопански инвентар и други подобни, собственост на „БДЖ – ПП“ ЕООД и на „БДЖ – ТП“ ЕООД са регламентирани със заповед от август 2011 г. на изпълнителния директор на „Холдинг БДЖ“ ЕАД. Заповедта регламентира точно и ясно правата на дъщерните дружества за извършване на разпоредителни сделки, без право да извършват безвъзмездни такива. Определен е необходимия комплект от документи, придружаващ докладите на управителите с тяхното предложение за вида на разпореждане с движимото имущество, който правилно включва основна информация за собствеността, икономическа и техническа обосновка и информация за проявен интерес, обективно обосноваваща предложението. Правилно е регламентирано изискване за изготвяне на оценка на движимите вещи от независим оценител, включен в одобрения от изпълнителения директор на „Холдинг БДЖ“ ЕАД списък с независими оценители. В съответствие с принципите на доброто финансово управление оценката се приема от комисия, назначена от управителите на дружеството, и се одобрява от СД на Холдинга. В заповедта не са дефинирани критериите за класирането на различните по потребителна стойност активи, като активи, държани за продажба, и не е включено изискването за съставяне на план за тяхната продажба в рамките на една година, което е в несъответствие с т. 8 от МСФО 5.

При извършената директна съществена проверка за спазване на регламентирания от Заповедта ред се установи:

В счетоводните регистри на дружеството към 30 септември 2012 г. е налично салдо по сметка „Други ДМА, държани за продажба” в размер на 9 609 хил. лв. Сумите представляват балансовата стойност на предложени за продажба от управителите на дружеството 22 броя дизелови маневрени локомотиви от серия 55; 9 броя дизелови маневрени локомотиви от серия 52; 17 броя електрически мотрисни влакове серия 32; 3 броя електрически маневрени локомотиви от серия 61; 2 броя дизел електрически локомотива серия 07; един брой дизелова мотриса от серия 24, един брой електрически локомотив серия 43 и четири вагона.

Изготвен е Доклад от управителите, съдържащ техническа, икономическа, правна обосновка на необходимостта от продажбата на активите и пазарен анализ, съгласно който дружеството не очаква голям търговски интерес към продажбата на активите предвид икономическата криза. Изготвеният Доклад е в съответствие с изискванията на Заповедта.

Изготвена е оценка от независим оценител, включен в списъка, одобрен от изпълнителния директор на Холдинга. Оценката правилно е изготвена по два метода, регламентирани от Заповедта и е приета от Комисия, назначена от управителите на дружеството, в съответствие с т. 3.6, ал. 2 от Заповед № 386/август 2011 г. СД, с Решение от октомври 2012 г. е приел оценката на оценителя в размер на 10 949 хил. лв. и е възложил обявяване на търг с тайно наддаване за продажбата на активите, който следва да се организира от управителите на дружеството. Осчетоводяването на активите, държани за продажба, е извършено през месец юли 2012 г., т.е. два месеца преди Решението на СД на Холдинга, което не е повлияло върху отчетеното финансово състояние и финансов резултат на дружеството за 2012 г.

При осчетоводяването на активите, държани за продажба, в съответствие с изискванията на т. 15 от МСФО 5, активите са оценени по по-ниската между балансовата стойност и оценката на оценителя, а именно – 9 609 хил.лв.

В резултат на класифицирането на активите като държани за продажба за 2012 г., в съответствие с изискванията на т. 25 от МСФО 5, не са отчетени амортизационни отчисления за 2012 г. в размер на 380 хил.лв., от които с 226 хил. лв. неправилно е увеличен финансовия резултат от дейността към 30.09.2012 г., поради предварителното осчетоводяване на активите като държани за продажба преди Решението на СД на Холдинга от октомври 2012 г.⁸⁶

Основанията за отчитане на салда по счетоводна сметка „активи, държани за продажба” са достатъчни и документално обосновани.
ІІІ. Организация на финансовото управление, счетоводна система и правилност при изготвяне на годишния финансов отчет

1. Организация на финансовото управление. Парични потоци.

1.1. Организация на финансовото управление

За целите на финансовото управление, през одитирания период са включени в действащи вътрешни актове изисквания, насочени към гарантиране правилност и икономичност при поемане на финансови задължения и извършване на разходи.

Договорите за възлагане на управлението на „БДЖ – „ПП” ЕООД на управителите регламентират:

• 
  правото на управителите да се разпореждат с имуществото на дружеството в съответствие с действащата нормативна уредба, като вземат решение за сключване на договори за сметка на дружеството на стойност до 30 хил. лв.;
  
• 
  задължението на управителите: да не сключват разпоредителни сделки с дълготрайни активи на дружеството, сделки на стойност над 30 хил. лв., договори за кредит, за даване обезпечения в полза на трети лица, за поемане на менителнични задължения, за обезпечаване на вземания; да съгласуват с едноличния собственик на капитала всички свои действия, извън тези на оперативното управление, и всички плащания по сключени договори, които надхвърлят 10 хил. лв. Ясно са посочени отговорните лица, с които следва да се извърши съгласуването.
  

Прилага се системата на двоен подпис при поемане на финансови ангажименти и извършване на разходи.

Изпълнителният директор на „Холдинг БДЖ” ЕАД разпорежда със заповед от април 2010 г. предоставянето на ежедневна информация за „касовата наличност, наличните салда по банки, действително извършените плащания и реалните постъпления за предходния ден”, като определя и отговорното за това длъжностно лице. При направената проверка се установи, че за периода от януари 2011 г. до май 2012г. определения със заповедта ред е спазван.

Действащите и прилагани вътрешни актове през 2011 г., уреждащи нивата на отговорност, правата и задълженията на структурните звена, участващи в процеса на поемане на задължения и извършване на разходи, са недостатъчни и непълни, не дават необходимата информационна обезпеченост на висшето ръководство и не предпоставят увереност за правилността, икономичността и оптималността на взетите решения и предприетите действия.

За оптимизиране процеса на финансово управление през 2012 г., със заповед на управителите на „БДЖ – ПП” ЕООД точно, ясно и конкретно се регламентират реда и задълженията на всички равнища на управление за участието им в процеса на финансовото управление – дирекции, самостоятелни отдели, ръководители на пътнически центрове – да предоставят всеки месец на 23 число информация за прогнозните парични потоци за следващите три месеца на отдел „Финансов мениджмънт” по определен образец. Извънредни плащания, възникнали след одобрението на прогнозния паричен поток от управителите на дружеството и СД на Холдинга, се осъществяват само след изрично одобрение от управителите на дружеството и СД на Холдинга. Предварителният контрол по изпълнение на прогнозните парични потоци правилно е възложен на назначения от май 2012 г. финансов контрольор на дружеството. Заповедта не определя вида на отговорността за извършени неоторизирани плащания; не определя отговорно звено за изготвяне на отчет за изпълнението на прогнозния паричен поток; не регламентира задължение на отдел „Счетоводен” за ежедневно предоставяне на отдел „Финансов мениджмънт” на информация за реално извършените плащания и постъпления; не определя срокове за представяне на прогнозния паричен отчет за утвърждаване от управителите и СД на Холдинга и срокове за представяне на отчета за изпълнението му на висшето ръководство.⁸⁷

При направената директна съществена проверка за спазване на регламентите за финансово управление за периода от май 2012 г. до септември 2012 г. вкл. се установи:

• 
  отдел „Финансов мениджмънт” ежемесечно е съставял тримесечен прогнозен паричен поток на база информацията, подадена от структурните звена;
  
• 
  отдел „Финансов мениджмънт” прилага добра практика и ежедневно следи извършените плащания и постъпления на база подавана информация от отдел „Счетоводен”;
  
• 
  възникнали са и са извършени шест извънредни плащания, които правилно са одобрени от управителите на дружеството и СД на Холдинга;
  
• 
  осъществен е предварителен контрол по изпълнение на паричния поток от финансовия контрольор, в съответствие със заповедта.
  

“БДЖ – ПП“ ЕООД извършва, през одитирания период, две структурни промени, които засягат и организацията на счетоводната дейност.

До 8 април 2012 г. счетоводната дейност се осъществява в шест обособени поделения на „БДЖ – ПП“ – Централно управление (ЦУ); Поделение за пътнически превози (ППП) София; ППП Пловдив; ППП Горна Оряховица; МПБ Рила и Център за професионално обучение (ЦПО) като дейността на локомотивните депа след преобразуването на „Холдинг БДЖ“ ЕАД се вливат в трите ППП, но се запазва тяхната самостоятелна отчетност. Всяко поделение разполага с отделен ЕИК (Булстат). В обособените поделения едновременно се оформят първичните и вторични счетоводни документи и се завеждат по съответните синтетични и аналитични регистри. Съставят се периодични и годишни финансови отчети, които се представят за обобщаване в счетоводството на ЦУ на дружеството. Отговорността за осъществяване на счетоводната дейност в поделенията е възложена на главни счетоводители, а за локомотивните депа на отговорни счетоводители, които административно са пряко подчинени на ръководителите на ППП.

След 09.04.2012 г. са закрити поделенията на „БДЖ – ПП“ с изключение на ЦПО. Създадени са 16 структурни звена - ЦУ; Обособено производство (ОП) Надежда; пътнически център (ПЦ) София; ПЦ Дупница; ПЦ Мездра; ПЦ Горна Оряховица; ПЦ Варна; ПЦ Русе; ПЦ Пловдив; ПЦ Ст. Загора; ПЦ Бургас; Локомотивно депо (ЛД) София; ЛД Мездра; ЛД Горна Оряховица; ЛД Варна и ЛД Пловдив.

Отчитането на дейността на 16-те структурни звена е организирана в пет сектора – сектор ЦУ; София пътнически превози включва отчитане на дейността на ОП Надежда, ЦП София, ЦП Мездра и ЦП Дупница; София – локомотиви включва отчитане на дейността на ЛД София и ЛД Мездра; сектор Горна Оряховица включва отчитане на дейността на ПЦ Горна Оряховица, ПЦ Варна, ПЦ Русе, ЛД Горна Оряховица и ЛД Варна; сектор Пловдив включва отчитане на дейността на ПЦ Пловдив, ПЦ Стара Загора, ПЦ Бургас и ЛД Пловдив. Отговорността по осъществяване на счетоводната дейност в четирите сектора без ЦУ е възложена на счетоводители със степен „старши“.

След преструктурирането е запазена самостоятелната отчетност на МПБ Рила и локомотивните депа.

Между ЦУ и поделенията му не е изградена единна вътрешна електронна счетоводна система за осъществяване в реално време на информационна връзка за осигуряване на своевременно и точно отразяване на стопанските процеси в счетоводните регистри.

Счетоводното отчитане на стопанските операции по аналитичните нива и номенклатури на съответните сметки не е унифицирано между ЦУ и секторите на дружеството поради честите преструктурирания в дружеството и прехвърлянето на дейността на локомотивните депа от една в друга структура.

За автоматизираната обработка на счетоводната информация в дружеството се използва счетоводен програмен продукт⁸⁸. Обработката на счетоводната информация се извършва с морално остарял хардуер, който не позволява обработването на счетоводната информация в реално време и затруднява обединяване на счетоводни бази на поделенията на дружеството в ЦУ при съставянето на междинните отчети и на годишния финансов отчет. Ръчната обработка на информацията и обединяване на счетоводните бази предпоставя допускането на грешки.

Счетоводството на дружеството се осъществява в съответствие с изискванията на Закона за счетоводството (ЗСч) при съобразяване с основните счетоводни принципи, регламентирани в чл. 4, ал. 1 от ЗСч.

Дружеството осъществява счетоводството си на основата на документална обоснованост на стопанските операции и факти, като спазва изискванията за съставяне на документите, съгласно чл. 7 от ЗСч. Текущото счетоводно отчитане е организирано по индивидуален сметкоплан, който е утвърден от управителите.

Чрез въведената счетоводна система правилно се регистрират, измерват, анализират и контролират активите и пасивите на дружеството, както и стопанските процеси и операции, като се изразява вида и характера на измененията в активи и пасиви и в стойността им към даден момент.

Функционирането на счетоводната система е организирано при спазване на основните принципи на счетоводството - текущо начисляване, действащо предприятие, предпазливост, съпоставимост между приходите и разходите, предимство на съдържанието пред формата, счетоводна политика, както и на изискването за документална обоснованост на стопанските операции.

В счетоводната система е организирана отделна аналитична отчетност за контрол и отчет на разходите за дейността, предмет на Договора за извършване на обществени услуги с железопътен транспорт, сключен между Р България и „БДЖ Пътнически превози“ ЕООД, което е в съответствие с чл.13.8 от Договора.

Поради липсата на единни правила за организиране на текущото счетоводно отчитането на определени специфични стопански операции, активи и пасиви в секторите на дружеството, главният счетоводител регулярно изпраща писмени указания за документирането им и за вярното им и точно отразяване по съответните аналитични нива и номенклатури на съответните сметки в счетоводните регистри.

За обработката на счетоводната информация не са въведени нива за достъп и контрол за своевременно предотвратяване на грешки при обработката на счетоводната информация на ниво ЦУ и секторите за счетоводно отразяване на дейността.

Главният счетоводител е предприел необходимите действия за унифициране на аналитичните нива на сметките и номенклатурите към тях в счетоводните регистри на секторите с тези в ЦУ, което предпоставя условия за своевременно отразяване на стопанската дейност в счетоводната система и за предоставяне за целите на оперативното финансово управлението на надеждна счетоводна информация.⁸⁹

В „БДЖ-ПП“ ЕООД не са разработени вътрешните правила за реда и за персонифициране на отговорностите на длъжностните лица по съставянето, приемането, обработването и съхраняването на документите, които дружеството ползва при осъществяване на финансово-счетоводната си дейност.

Дружеството прилага Практически наръчник по счетоводство в системата на БДЖ, към който са разработени методически указания за използване на първичните счетоводни документи в Национална компания „БДЖ“, тяхното съставяне, оформяне и движение, предложени са схеми за движение на първичните счетоводни документи и график за документооборота.

Примерните схеми за движение на първичните счетоводни документи и графика за документооборота в Практически наръчник по счетоводство в системата на БДЖ са общи за системата на БДЖ и не са адаптирани към структурните звена на дружеството със съответните персонални отговорности при съставянето, приемането, обработването съхраняването на документите, ползвани от дружеството при осъществяване на финансово-счетоводната му дейност. Липсата на правила за съставянето, приемането, обработването и съхраняването на документите в дружеството, свързани с използването им във финансово-счетоводната дейност не дават възможност за разграничаване на отговорностите от гледна точка на контрола.

Чрез прилаганата счетоводна политика в дружеството се осигурява съответствие на годишния финансовия отчет с приложимите международни счетоводни стандарти, достоверно представяне на финансовото състояние и на резултатите от дейността му.

От анализа за съответствие между изискванията на МСС и МСФО за съставяне на финансовите отчети и тези, дефинирани в прилаганата счетоводна политика на „БДЖ-ПП“ ЕООД, е установено, че някои от изискванията не са разработени в достатъчна степен в счетоводната политика на дружеството както следва:

а) в общата част на счетоводната политика не са оповестени: приложимите нормативни актове и МСФО, МСС при съставяне на финансовия отчет; направените регистрации по данъчни и други нормативни документи; получени лицензии, както и не е приложен сметкоплан (Приложение към счетоводната политика);

б) в счетоводната политика не са дефинирани основните счетоводни принципи, регламентирани в ЗСч.;

в) структурата на разходите е определена чрез класификацията им по икономически елементи и е оповестена в счетоводната политика, но не е оповестена базата за разпределянето на разходите по дейности;

г) при отчитането на дълготрайни материални активи (ДМА): в счетоводната политика не са оповестени критерии за класифициране на активите, държани за продажба, които дружеството възнамерява да продаде в рамките на една година;

д) при отчитане на обезценките на активите: не е посочено за кои активи ще се прилага МСС 36; не са оповестени приетите критерии за индикациите за обезценка на активите; принципите за признаване и оценка на загубите от обезценка на активите за единица, генерираща парични потоци, и как ще се разпределят загубите от обезценката между отделните активи в рамките на определената единица;

е) не са отразени регламенти за счетоводно отразяване по задбалансовите регистри;

ж) в счетоводната политика не е оповестено:

- че счетоводството в дружеството се осъществява на основата на документална обоснованост на стопанските операции и факти, при спазване на изискванията на действащото законодателство (чл. 4, ал. 3, чл. 7 - 11 от ЗСч) за съставяне на документите;

- периодичността на съставянето, формата и съдържанието на междинни финансови отчети (МСС 34);

- промени в счетоводните приблизителни оценки и грешки (МСС 10);

- за събитията след датата на баланса – не е определен състава на коригиращите и некоригиращите събития след датата на баланса (МСС 8);

- оповестяване на свързани лица и сделките между тях (МСС 24);

- за извършване на годишна инвентаризация на активите и пасивите ( чл. 22, ал. 1 от ЗСч).

- за съставянето, формата и съдържанието на годишния финансов отчет (чл. 23, ал.1 от ЗСч и МСС 1).

Предварително оповестената и утвърдена счетоводна политика е непълна и не дава в достатъчна степен разумна увереност за правилното отразяване в счетоводните регистри на стопанските операции, свързани с дейността на дружеството. Това предпоставя риск за правилното, вярно и честно представяне на имущественото и финансово състояние на дружеството в междинните и годишните финансови отчети. Този риск не се е реализирал – направените оповестявания към годишния финансов отчет са в съответствие с МСС 1.

3.2. При направената директна съществена проверка относно правилността на счетоводното отразяване на стопанските операции по задбалансови позиции се установи:

Не са осчетоводени по задбалансови позиции заложените активи по Договор за учредяване на залог за обезпечаване на частни държавни вземания към „Холдинг БДЖ“ ЕАД по активирани държавни гаранции, произтичащи от активирани държавни гаранции по:

- споразумение за заем № 321 от 17.11.1995 г., сключено между Европейската банка за възстановяване и развитие (ЕБВР) и „Български държавни железници“ ЕАД по „Проект за преструктуриране на железниците в България“ и Гаранционно споразумение от 17.06.1995 г. между ЕБВР и Република България за непогасена част от главница ведно със законова лихва – в размер на 229 620,08 щ.д.;

- споразумение за заем № 3922 BUL от 08.11.1995 г., сключено между Международната банка за възстановяване и развитие (МБВР) и „Български държавни железници“ ЕАД и Гаранционно споразумение от 08.11.1995 г. между МБВР и Република България за непогасена част от главница ведно със законова лихва – в размер на 5 637 695,14 евро.

По време на изпълнение на одитната задача по задбалансови позиции са заведени предоставените банкови гаранции за участие в процедури по възлагане на обществени поръчки и за добро изпълнение на сключени договори.

Информацията за заведените по задбалансови позиции гаранции не може да бъде сравнена с такава, предоставена от трета страна, което не дава разумна увереност за нейната надеждност.

В индивидуалния сметкоплан са направени промени в регламентираната номенклатура на сметките във Вътрешен сметкоплан на НК „Български държавни железници“ при отчитането на специфични за дружеството разчети и приходи, без това да променя характера на отчетност. Спазен е редът, определен от Закона за счетоводството, за организацията на текущото счетоводно отчитане в „БДЖ - ПП“ ЕООД чрез прилагания индивидуален сметкоплан.

Не е дефинирана аналитична отчетност на сметки: „Доставчици“ и на „Други разчети по застраховането“ по договори, а само по доставчици, което не дава възможност да се проследи фактическото изпълнение на действащите и сключени договори през одитирания период и не дава в реално време информация за целите на оперативното управление.

Към сметките, отчитащи предоставените парични гаранции, е въведена аналитична отчетност по видове парични гаранции – за участие в процедури за обществени поръчки и за добро изпълнение, както и за направените отбиви за неизпълнение на определени видове работи по съответните договори.

С индивидуалния сметкоплан на дружеството не е организирано отчитането на предоставените банкови гаранции по задбалансови сметки на аналитично и синтетично ниво.

Чрез с/ка „Вътрешни разчети между поделенията на дружеството“ е въведено отчитането на приходите и разходите по икономически елементи за всяко едно от поделенията на „БДЖ - ПП“ ЕООД.

В индивидуалния сметкоплан на дружеството към номенклатурата на сметките на аналитично ниво е организирано отчитането на дейността, предмет на Договора, за извършване на обществени услуги с железопътен транспорт, сключен между Р България и „БДЖ - ПП“ ЕООД по отношение на получените приходи и направените разходи за тази дейност, което е в съответствие с чл.13.8 от Договора.⁹⁰