Приети са вътрешни актове, определящи видовете планови ремонти за отделните серии локомотиви и мотрисни влакове, както и изискванията при извършването на ремонтите

През одитирания период са извършени промени в организационната структура на дружеството, даващи отражение върху субектите – участници в процеса на ремонт на вагони. До месец юни 2011 г. (до прехвърлянето на активи – пътнически вагони и вагоноремонтни бази на „БДЖ – ПП“ ЕООД, в изпълнение на договора за преструктуриране на „Холдинг БДЖ“ ЕАД) организацията на ремонтната дейност е възложена на отдел „Пътнически вагони” към дирекция „Експлоатация и маркетинг“. Действащата функционална характеристика на отдела регламентира ясно и точно задълженията и правата на служителите на отдела при организацията и контрола на ремонтната дейност. Техническата работа по ремонтите се осъществява от служители на „Холдинг БДЖ“ ЕАД във вагоноремонтно депо и вагоноремонтни цехове към поделенията за пътнически превози. „БДЖ – ПП“ ЕООД до преструктурирането организира и контролира текущите ремонти на пътнически вагони, а основните ремонти са задължение на наемодателя „Холдинг БДЖ“ ЕАД. След преструктурирането на групата „Холдинг БДЖ“ ЕАД извършването на всички видове ремонти на пътническите вагони става задължение на „БДЖ –ПП” ЕООД. От август 2012 г., в съответствие с новата за дружеството дейност и с приемането на нова организационна структура, субекти по управлението и извършването на ремонтната дейност на пътническите вагони са: отдел „Пътнически вагони” към дирекция „Експлоатация”, вагоноремонтно депо (Обособено производство „Надежда“), вагоноремонтни цехове към пътническите центрове на дружеството. Разработената в съответствие с новата структура функционална характеристика на отдел „Пътнически вагони” е адекватна спрямо задължението на дружеството за осигуряване извършването на всички видове ремонти на пътнически вагони.

През одитирания период, за обезпечаване правилността на извършваните ремонти и за осигуряване на техническата изправност на подвижния железопътен състав са разработени и се прилагат вътрешни актове.

Определени са норми и изисквания, съобразени с: конструкциите на пътническите вагони, намиращи се в редовна експлоатация; изискванията на техническата документация на производителите и изискванията на приложимите международни стандарти и правилници. За отделните видове планови прегледи, ревизии и ремонти са утвърдени правилници, инструкции и заповеди, с които са установени основните правила, техническите норми, допуски и изисквания при съответния вид ремонт на пътнически вагони. Спазването им осигурява унифициране на ремонта, извършван в различни предприятия, и необходимия ресурс в експлоатирането на даден вагон за предвидения период.

След извършеното преструктуриране и поемане от дружеството на организацията на дейността по ремонта на пътнически вагони от управителите на „БДЖ – ПП“ ЕООД са предприети действия за оптимизиране на сроковете за извършване на отделните видове планови ремонти на пътнически вагони с цел унифициране на практиката и оптимизиране на разходите. На 28.07.2011 г., съгласно Заповед № 149 от 25.07.2011 г. на управителите на дружеството се провежда технически съвет със задача – преглед и актуализация на сроковете за ремонт на пътнически вагони (ремонтните цикли). Техническият съвет констатира, че от 1996 г. сроковете за видовете планови ремонти (деповски, среден и капитален) за различните серии пътнически вагони са регламентирани в множество документи (в над 15 заповеди и телеграми). Между подписаните заповеди и телеграми съществуват противоречия и възможности за различно тълкуване на сроковете за ремонт. Техническият съвет предлага да се издаде обобщена заповед за извършването на планови ремонти и ревизии на пътническите вагони, като със заповедта се оптимизират и сроковете за видовете ремонти при отчитане на техническото състояние на вагоните от отделните серии. Със Заповед № 292 от 28.11.2011 г. на управителите на „БДЖ-ПП“ ЕООД е наредено извършването на планови ремонти, ревизии, прегледи и проверки на всички пътнически вагони, собственост на дружеството, да се извършват съгласно действащите правилници, инструкции и заповеди и са определени сроковете (продължителността на ремонтните цикли) за извършване на деповски, среден и капитален ремонт на всички серии пътнически вагони.

Оптимизиране на планирания обем ремонтни дейности се постига чрез съпоставяне на необходимостта от подвижен жп състав за изпълнение на графика за движение на влаковете и плана за композиране на влаковете и финансовите ресурси, осигурени за ремонтни дейности.

Прилаганите вътрешни актове, регламентиращи осъществяването на ремонтите на пътнически вагони, са достатъчни и пълни. Допуснато е част от разпоредбите, отнасящи се до пряката оперативна работа по извършване на ремонтите, да се регламентират със заповеди, което затруднява самото изпълнение на дейностите и проследяването на изпълнението на разпоредбите.

Ремонтният процес е организиран чрез извършване на планови прегледи, ревизии и ремонти – деповски, среден и капитален при спазване на ремонтни цикли.

За проследяване на техническото състояние на отделните вагони се води вагонна картотека (електронна база данни), в която се отразяват извършените планови ремонти на всички пътнически вагони. Данните се подават от изпълнителите на ремонта и се попълват в картотеката от оторизирано лице (съгласно действащите правилници за съответния вид ремонт). Данните от картотеката се използват при планиране на ремонтната дейност на вагоните – изготвя се справка за състоянието на вагоните и се установяват необходимите планови ремонти за всеки отделен вагон в даден период.

От утвърдените видове планови ремонти на пътническите вагони „БДЖ – ПП“ ЕООД извършва деповски ремонти. Дружеството не разполага с необходимото техническо оборудване в ремонтните си бази (вагонно депо и вагоноремонтни цехове) за извършване на среден и капитален ремонт на пътнически вагони.³⁰ Сложността на ремонтите изисква да се извършват в заводски условия. Капиталните ремонти и средните ремонти се възлагат с обществени поръчки на външни изпълнители – вагоноремонтни заводи.

За изпълнение на планираните за 2011 г. средни и капитални ремонти на вагони „БДЖ – ПП“ ЕООД сключва четири договора за ремонт на пътнически вагони, както следва: Договор № 92 от 17.09.2011 г. – изпълнител „Вагоноремонтен завод – Левски“ АД; Договор № 95 от 27.09.2011 г. – изпълнител „Интерком“ ЕООД; Договор № 103 от 06.10.2011 г. – изпълнител „Хан Крум“ АД; Договор № 114 от 04.11.2011 г. – изпълнител „Железопътен завод АЮД“, Румъния.

Договорите са сключени на основание проведена от „Холдинг БДЖ“ ЕАД открита процедура за възлагане на обществена поръчка с предмет „Планов (заводски) ремонт на 186 броя пътнически вагони, собственост на „Холдинг БДЖ“ ЕАД“³¹ и решение от 18.08.2011 г. на изпълнителния директор на „Холдинг БДЖ“ ЕАД и управителите на „БДЖ – ПП“ ЕООД. С решението „Холдинг БДЖ“ ЕАД отстъпва на „БДЖ – ПП“ ЕООД правото да подпише договорите с определените изпълнители като възложител по тях. С договорите са възложени ремонти (средни и капитални) общо на 169 броя вагони от различни серии. Продължителността на провеждане на процедурата за възлагане на обществената поръчка е над една година, което възпрепятства своевременното извършване на ремонтите. (Решението за обявяване на процедурата е от 08.09.2010 г., а датата на сключване на първия договор е 17.09.2011 г.). Действителното изпълнение на договорите - извършването на ремонтите се осъществява през 2012 г.

За изпълнение на планираните за 2012 г. средни и капитални ремонти на вагони с решение № 10 от 17.08.2012 г. на управителите на дружеството е открита процедура за възлагане на обществена поръчка „Планов (среден и капитален) заводски ремонт на 177 броя пътнически вагони, собственост на "БДЖ - Пътнически превози" ЕООД, с двадесет и две обособени позиции“. Към януари 2013 г. процедурата е на етап избор на изпълнител.

Усложненият разрешителен режим и пропуските във вътрешните правила за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки обуславят необосновано удължаване на срока за подписване на договорите, което е предпоставка за неизпълнение на планираните ремонти. Този факт предпоставя затрудненията при изпълнение на плана за композиране на влаковете и намаление на регламентираните по Договора за извършване на обществени услуги в областта на железопътния транспорт на територията на Р България пътникоместа.

5.2.3.2. През 2011 г. при планирани 233 основни ремонти на пътнически вагони (среден и капитален) ³² са договорени общо 216 – с външни изпълнители и вагоноремонтни депа и са изпълнени 42 ремонта.³³

През 2012 г. при планирани за годината 224 основни ремонти на пътнически вагони (среден и капитален) ³⁴ към 30.09.2012 г. са изпълнени 64.³⁵

Съгласно договора за извършване на обществени превозни услуги в областта на железопътния транспорт, сключен на 25.06.2009 г. между МТИТС и „БДЖ – ПП“ ЕООД, за изпълняване на графика за движение на пътническите влакове и съответно изпълняване на плана за композиране на влаковете дружеството следва да разполага с минимум 542 броя пътнически вагони (40 броя първокласни; 360 броя второкласни; 30 броя смесени – първа и втора класа; 52 броя спални и кушет вагони; 60 броя други вагони (за превозване на хора с ограничена мобилност, ресторанти, бюфети, фургони) ^{36, 37}. Към 30.09.2012 г. се отчита значително намаляване на броя на вагоните в експлоатация - от 711 вагона за междурелсие 1435 мм, собственост на дружеството, едва 335 броя са в експлоатация, от които 259 броя вагони са подавани за композиране на влакове и на 78 броя се извършват ремонти и дружеството изпитва сериозни затруднения да изпълнява задълженията си по договора за извършване на обществени превозни услуги³⁸. Недостигът на вагони се компенсира с повишен оборот на вагони и композиции, като времето за технически преглед, почистване и екипиране на влаковете е сведено до технологичния минимум. Намаленият брой вагони в експлоатация води до намаляване на пътникоместата и влошава качествените характеристики на пътническия железопътен превоз на територията на Република България в изпълнение на обществената превозна услуга.

5.2.3.3. Основна причина за неспазване на сроковете за извършване на плановите ремонти във вагонните депа на дружеството е затрудненото осигуряване на специфични резервни части. Затруднението е обусловено от възрастта на вагоните (средна възраст над 25 години), като съществуват серии вагони, за които е преустановено производството на части и е необходимо намиране на техническо решение за тяхната замяна, както и от обстоятелството, че част от заводите, произвеждащи специфични вагонни части, са прекратили дейността си (например железопътен завод „Г. Димитров”). Вагоните, за които няма доставени резервни части, се установяват трайно на гаражни коловози в депата и са обект на кражби. Техническото им състояние се влошава, а списъкът на необходимите за ремонта им части постоянно се увеличава. През одитирания период не са възлагани обществени поръчки за доставка на резервни части за вагони.

Подписаните договори за доставка на бързо износващи се резервни части (колооси) и консумативи (калодки, накладки) са с едногодишен срок на действие при непрекъсваема през годините потребност от тези резервни части и консумативи. Това предпоставя необходимост от ежегодно повторение на процедурата за избор на изпълнител за доставката им, и предвид усложнения разрешителен режим за провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки (регламентирани от вътрешните правила) удължава срока за доставката им и затруднява извършването на ремонтите.

Причини за забавяне изпълнението на договорите: при предаване на вагоните от възложителя („БДЖ – ПП“ ЕООД) на изпълнителя (съответния вагоноремонтен завод) за извършване на договорените ремонти се установяват липсващи части.³⁹ В договорите е предвидена възможност изпълнителят да откаже да приеме вагон за ремонт, който не е напълно окомплектован и е в лошо техническо състояние. В резултат към 31.12.2012 г. – заводите са приели 99 броя вагони за ремонт при договорени 169. Договорът не регламентира за чия сметка е възстановяването на липсващите части от вагона. Цената за ремонта на отделен вагон е фиксирана и включва само подмяната на части, предвидени за съответния вид планов ремонт и не може да бъде променяна, съгласно изискванията на ЗОП. За да бъде приет вагонът за ремонт, е необходимо възложителят да възстанови липсващите части, което на практика е свързано с процедура за възлагане на обществена поръчка за доставката им. Необходимото време за провеждането на поръчката в голяма степен се припокрива с времето, определено за ремонт в завода. Обемът на доставката не може да се планира предварително, защото липсите са в резултат на ограбване на вагоните при транспортирането им и до момента на предаване на вагона за ремонт на изпълнителя не са известни липсващите части.

В проектите на договори за ремонт на вагони, чието сключване е предстоящо⁴⁰, тези проблеми са избегнати, като е предвидено изпълнителят освен предвидения планов ремонт да достави и монтира липсващите части, описани при приемането на вагона за ремонт.⁴¹

През одитирания период дейността по ремонта на пътнически вагони в „БДЖ – ПП“ ЕООД е осигурена нормативно и е създаден ред за своевременно и надеждно планиране на ремонтите. Предприети са действия за уеднаквяване и оптимизиране на сроковете за плановите ремонти на отделните серии вагони с цел осигуряване спазването на единни правила за ремонт и икономия на средства. Сключени са договори с вагоноремонтни заводи за извършване на планираните основни ремонти на вагони и са в ход процедури за възлагане на обществени поръчки за планираните през 2012 г. основни ремонти. Предприети са действия за доставка на резервни части за осигуряване ремонта на пътническите вагони, които, поради усложнения разрешителен режим и пропуски във вътрешните правила за провеждане на процедури за обществени поръчки, не са своевременно финализирани. По този начин не е гарантирана своевременността на извършването на необходимите ремонти на пътнически вагони. Незадоволително е изпълнението на планираните ремонти на вагони във вагоноремонтните депа (поради липса на регулярна доставка на резервни части) и от вагоноремонтните заводи, в резултат на което дружеството изпитва затруднения при изпълнението на плана за композиране на влаковете за съответния период поради значително намаления брой вагони, годни за експлоатация.

5.3. Организация на контрола по качеството на ремонтите

5.3.1.Структура на звеното, извършващо контрола на качеството на ремонтите

След преструктурирането на „Холдинг БДЖ“ ЕАД „БДЖ-ПП“ ЕООД поема дейността по ремонт на ТПС и ПЖПС. За гарантиране на необходимото качество на ремонтите, осигуряващо безопасността и експлоатационната надеждност на ТПС и на подвижния жп състав, в „БДЖ –ПП“ ЕООД се създава специализирано звено – отдел „Контрол на качеството“, което осъществява наблюдение и анализ на производствените процеси при ремонта на ТПС и ПЖПС и контролира съответствието на тези процеси с изискванията на действащите вътрешни правилници и инструкции за отделните видове ремонти. Звеното е на пряко подчинение на управителите на дружеството, с което се осигурява неговата независимост.

Служителите на отдела на длъжност „Инспектор качество на производствените процеси, приемчик“ (приемчик) се явяват представители на ръководството на дружеството с отговорност и пълномощия по места (локомотивни депа, вагоноремонтни депа и вагоноремонтни предприятия).

Създадената структура на отдела създава условия за упражняване на контрол на ремонтната дейност на ТПС и ПЖПС на дружеството.

След преструктурирането на „Холдинг БДЖ“ ЕАД и прехвърляне на собствеността на локомотивни и вагонни депа към „БДЖ-ПП“ ЕООД управителите на дружеството одобряват „Инструкция за работа на инспектор качество на производствените процеси, приемчик на „БДЖ – ПП“ ЕООД при вагоноремонтните заводи и вагоноремонтните депа“ и „Инструкция за работа на инспектор качество на производствените процеси, приемчик на „БДЖ-ПП“ ЕООД в локомотивните депа“ (инструкциите са одобрени на 15.09.2011 г.).

С документите ясно са определени правата и задължения на служителите на отдела, както и изискванията, на които трябва да отговарят за заемане на длъжността.

Установена е непълнота на вътрешния акт, относно регламентиране дейността на приемчиците във вагоноремонтните бази и във вагоноремонтните заводи. Текстът на § 21 е неточен, неясен и не е съобразен с нивата на йерархия в дружеството. Не са дефинирани понятията „по-особени“ и „тежки“ случаи на некачествен ремонт, както и не е пояснена процедурата „съставяне на акт“ и последствията от нея. В двете инструкции е предвидено приемчиците да представят ежемесечен отчет на ръководителя на отдела.⁴² В текстовете не е упоменат срока, до който следва да се съхраняват тези отчети, и ползването на резултатите от техния анализ за целите на оперативното управление.

Във всички вагоноремонтни бази и вагоноремонтни заводи, в които се извършват ремонти на вагони на дружеството, са разпределени служители на отдела - приемчици. Ремонтните дейности задължително се контролират и окачествяват на всеки един етап от извършването им. При констатиране на некачествено извършен ремонт или нарушения на установената технология приемчикът уведомява майстора по ремонта и началника на цеха и вписва нередностите в заведена за тази цел книга. Резултатите от проверките и приемането на готовото изделие (вагон или конкретен възел от него) се удостоверяват от приемчиците с подписване на протоколи⁴³.

Служители на отдела са разпределени и към всички локомотивни депа на дружеството. Приемчиците в депата упражняват контрол през целия технологичен процес на ремонта на ТПС. При констатиране на неизправности по отделни възли (части) или сериозни нарушения в технологията, които ремонтните работници не отстраняват, приемчиците не допускат предаването на ТПС за експлоатация, като при необходимост уведомяват локомотивните диспечери в централното управление на „БДЖ-ПП“ ЕООД, че съответния локомотив не може да пътува. Приемчикът записва в специален дневник всички извършени от него проверки през деня, както и констатираните нередности, като ги докладва ежедневно на директора на съответното депо. Извършените проверки и приемането на ТПС се удостоверяват с протоколи.

5.3.3.2. Отчитане на извършения контрол

Приемчиците, съгласно действащите инструкции, ежемесечно отчитат своята дейност писмено пред ръководителя на отдел „Контрол на качеството“ до 5 число на следващия месец. В отчета следва да отбележат направените от тях констатации, дадените нареждания и предложения за осигуряване на изисканото техническо състояние на локомотивите/вагоните и за подобряване качеството на ремонта. Няма утвърдени образци за месечните отчети на приемчиците.

При директната съществена проверка се установи, че през одитирания период част от приемчиците са подхождали формално към изготвянето на отчетите, като част от тях са представили на ръководителя на отдела само сведение за постъпилите в съответната ремонтна база локомотиви/вагони за ремонт. В архива на отдела и дружеството не се съхраняват всички ежемесечни отчети, изготвени от приемчиците през 2011 г.

През одитирания период, регламентираното с действащите инструкции ежемесечно отчитане на работата на приемчиците не е извършвано по начин, по който да допринесе за вземането на навременни и правилни управленски решения на основата на резултатите от контролната дейност.

На практика основният начин за отчитане работата на приемчиците е чрез ежедневен контакт с ръководителя на отдела, при който го уведомяват устно за възникнали трудности при ремонтите. Ръководителят от своя страна също ежедневно докладва устно на ръководството на дружеството за констатираните от приемчиците пропуски и нередности при ремонтите и прави предложения за подобряване на качеството на ремонтите. Определената структура на отдела създава условия за упражняване на контрол върху ремонтната дейност на ТПС и ПЖПС на дружеството.

От ръководството на дружеството своевременно са приети вътрешни документи, регламентиращи дейността на служителите, извършващи контрол на качеството на ремонтите на ТПС и ПЖПС на дружеството.

Непрецизен е текстът на § 21 от инструкцията, регламентираща дейността на приемчиците във вагоноремонтните бази на дружеството и във вагоноремонтните заводи; не е регламентиран срокът на съхранение на ежемесечните отчети и ползването на резултатите от техния анализ за целите на оперативното управление и в двете инструкции.

Създадена е организация за извършване на своевременен и надежден контрол на качеството на ремонтните дейности, извършвани във всички ремонтни бази на дружеството и заводите, на които са възложени ремонти на ПЖПС.

През одитирания период, регламентираното с действащите инструкции ежемесечно отчитане на работата на приемчиците не е извършвано по начин, по който да допринесе за вземането на навременни и правилни управленски решения на основата на резултатите от контролната дейност.

Направените предложения от отдела са взети предвид при изготвяне на допълнения и изменения на вътрешни документи, отнасящи се до експлоатацията и ремонта на ТПС и ПЖПС на дружеството.⁴⁴