Правилност на изготвяне на годишния финансов отчет

Годишния финансов отчет (ГФО) за 2011 г. на „БДЖ-ПП“ ЕООД е изготвен на базата на приложимите за дейността му международни счетоводни стандарти и стандартите за финансовите отчети.

Представената информация в годишния финансов отчет отговаря на изискванията на чл. 25 от ЗСч. за разбираемост, уместност, надеждност и сравнимост на информацията за периода от 2008 г. до 2011 година.

Съставните части на ГФО са в съответствие с чл. 26, ал. 1 от ЗСч. Формата структурата и съдържанието на отчета са в съответствие с МСС 1 „Представяне на финансовите отчети“. Възприетата форма, структура и съдържание на съставните части на ГФО от дружеството са запазени и непроменени през различните отчетни периоди.

Годишният финансов отчет е съставен при съобразяване със счетоводните принципи - текущо начисляване и в условията на действащо предприятие.

Елементите на годишния финансовия отчет - активи и пасиви са оценени по историческа цена.

Към отчета за направени пояснения за приложимите МСС, счетоводната политика и на събитията, възникнали след датата на баланса.

В годишния финансовия отчет за 2011 г. на „БДЖ - ПП“ ЕООД предоставя информация за финансовото състояние на дружеството, за резултатите от дейността му и паричните потоци.

От управителите на дружеството е съставен годишен доклад за дейността на дружеството за 2011 г., който съдържа изчерпателен анализ за развитието на дружеството след преструктурирането, състоянието му в съответствие със сложността на дейността, която осъществява, финансовото му състояние и основните рискове, пред които е изправено.

Годишният финансов отчет за 2011 г. на дружеството правилно е заверен от експерт счетоводител – регистриран одитор.⁹¹

„БДЖ – ПП“ ЕООД попада в обхвата на приложното поле на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор по реда на чл. 2, ал. 2, т. 1 от същия, като организация, разпореждаща се със средства от държавния бюджет – компенсации за изпълнение на задължението за превоз и компенсации за тарифното задължение.

В резултат на извършените проверки се установи:
1. Контролна среда

Разработен е, приет е и се прилага Етичен кодекс(ЕК) за поведение на служителите на „Холдинг БДЖ“ ЕАД. В ЕК изрично е определено, че заложените в него стандарти за почтеност и професионално поведение са в сила за целия персонал на Холдинга и неговите дъщерни дружества. Документирането на запознаването на служителите на „БДЖ – ПП“ ЕООД с ЕК е извършено през периода септември 2012 г. – декември 2012 г.

ЕК правилно регламентира: етични принципи; отговорност за спазване на етичните принципи; професионално поведение; ангажиментите към законността и обществото; конфликт на интереси; защита и правилна употреба на активите; връзки с клиенти, партньори и доставчици; подаване на сигнали, поверителност. Определени са отговорностите при неспазване на ЕК – създаден е Етичен комитет. Не са определени механизмите за докладване на нарушения на ЕК.

Преобразуването на „Холдинг БДЖ“ ЕАД и неговите дъщерни дружества правилно влиза в сила считано от 24 май 2011 г., с вписване на промените в Агенцията по вписванията.

Организационната структура на дружеството до тази дата е регламентирана в утвърдения по установения ред Правилник за вътрешния трудов ред на „БДЖ – ПП“ ЕООД в сила от 13.11.2007 г. Организационната структура отчита особеностите на осъществяваните от дружеството дейности и целите на организацията. Функционалните характеристики определят точно и ясно правата и задълженията на организационните звена. Утвърдени са длъжностни характеристики, с които са запознати съответните длъжностни лица.

„БДЖ – ПП“ ЕООД, в резултат на преобразуването от 24 май 2011 г., придобива активи, представляващи подвижен железопътен състав (ПЖС) – локомотиви и вагони, дотогава собственост на Холдинга и част от ремонтните бази за локомотиви и вагони. Привеждането на организационната структура на дружеството в съответствие с допълнително дефинираните подцели на организацията, произтичащи от промяната на собствеността, е извършено на два етапа:

• 
  първи етап – на основание Доклад на управителите на „БДЖ – ПП“ ЕООД, правилно, с Решение от 19.10.2011 г. СД на „Холдинг БДЖ“ ЕАД утвърждава предложената примерна организационна структура на дружеството и закрива Поделенията за пътнически превози София, Пловдив и Горна Оряховица;
  
• 
  втори етап – с Доклад от 28.03.2012 г. управителите на дружеството предлагат нова оптимизирана организационна структура, която отразява отделянето на оперативното управление от стратегическото. Предложената структура законосъобразно е утвърдена с Решение от 30.03.2012 г. от СД на „Холдинг БДЖ“ ЕАД, в сила от август 2012 г.
  

Утвърдената организационна структура е на функционален принцип, приетите организационни равнища на отговорност са адекватни на целите на организацията и на произтичащите от преструктурирането на Холдинга и дъщерните му дружества промени в дейностите и процесите по осигуряване на обществената превозна услуга в областта на железопътния транспорт на територията на РБ. Разработени са функционални характеристики на организационните структурни звена в сила от август 2012 г., които:

• 
  дефинират целите на структурните звена, съотносими с основната цел на дружеството;
  

• 
  регламентират ясно, подробно и точно правата и задълженията на всяко звено;
  
• 
  допуснато е едно звено – отдел МТС – едновременно да извършва подготовка, провеждане и контрол върху изпълнението на договорите, подписани в резултат на проведени процедури за възлагане на обществени поръчки, в несъответствие с изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор относно въвеждане на контролни процедури за минимизиране на рисковете на дейностите.
  

Разработени са и се прилагат вътрешни инструкции и правила, регламентиращи извършването на конкретните действия, свързани с текущата оперативна работа на отделите и служителите по места. Форма за определяне права, задължения на служители и регламентиране на процеси и действия по функционални сфери да дружеството са и много на брой заповеди, което затруднява проследяване изпълнението на установените регламенти.

Не са разработени и не се прилагат вътрешни правила, процедури, наръчници или други документи, регламентиращи връзките и взаимоотношенията между структурните звена, вида; обема, формата и сроковете за обмен на информация между тях, необходима за изпълнение на служебните им задължения. Прилага се добра практика от минали години, която не е формализирана и не е прецизирана.

Не е формализиран редът за осъществяване на взаимодействие между висшето ръководство и структурните звена – прилага се добра практика на ежедневно провеждане на оперативни съвещания между управителите и отговорните длъжностни лица.

Не е разработен и не се прилага правилник или друг документ за отговорностите на структурните звена и за компетентностите и оторизацията на ръководните длъжностни лица при поемане на разходи и извършване на плащания. В Правилника за работа на Съвета на директорите на „Холдинг БДЖ“ ЕАД и договорите за възлагане на управление с управителите на дружеството са определени допустимите размери в лева при поемането на разходи (подписване на договори) и оторизираните транзакции.

Не е създадена система за делегиране на правомощия, позволяваща качествено изпълнение на дейностите. Не са въведени процедури и правила за заместване при отсъствие на служител – извършва се от колега и/или чрез заповед на управителите.

Не са разработени и утвърдени правила за набиране, подбор, назначаване, възнаграждение и стимулиране на персонала; за повишаване на квалификацията. Разработена е и се прилага от минали години Система за оценка на длъжностите и работните места. Разработена е, утвърдена по регламентирания ред и се прилага Наредба за професионалното обучение на персонала в „БДЖ” ЕАД, приложима и за „БДЖ – ПП“ ЕООД. Наредбата ясно и конкретно регламентира етапите на обучение, определянето на потребностите от обучение на персонала, организацията и финансирането на обучението на персонала, реализирането на учебните планове и учебните програми. Разработени и утвърдени са планове за обучение на персонала за 2011 г. и 2012 г. Обучения, на основание заповеди на управителите, са извършвани в области, представляващи част от присъщите дейности на дружеството – пожарна безопасност, действия на персонала при различни стихийни бедствия, при прилагането на Система за управление на безопасността на превозите – изискващи специална подготовка за изпълнението им. Считано от май 2012 г. е утвърден „Формуляр за възлагане изпълнението на разпореждания и задачи и оценка на изпълнението им”.
2. Оценка на риска.

Не са идентифицирани и оценени присъщите за дейността рискове. Не е разработена стратегия за управление на риска. Не са дефинирани подходи за оценяване и докладване на риска и механизми за докладване на висшето ръководство за рискове, които застрашават изпълнението на целите. Утвърдена е Методика за оценка на риска за безопасността в „БДЖ – ПП“ ЕООД във връзка с чл. 22, ал. 2, т. 5 от Наредба № 59 от 5 декември 2006 г., която е свързана с присъща за дейността на дружеството цел – осигуряване на надежден и безопасен пътнически железопътен транспорт.

Въведен е предварителен контрол, осъществяван от финансов контрольор, считано от месец май 2012 г. До тази дата е действала само системата за двоен подпис при поемане на задължения и извършване на разход. Правилно отдел „Контрол на качеството на ремонтите“ е на пряко подчинение на управителите на дружеството. Допуснато е съвместяване на дейности по одобряване и контрол, съгласно действащите от август 2012 г. функционални характеристики. Не е формализирано задължението за документиране на всички операции и дейности – прилага се установената добра практика от минали години. Липсата на вътрешни правила, процедури, наръчници или други документи, регламентиращи връзките и взаимоотношенията между структурните звена, създава риск за своевременното осчетоводяване на всички операции, който се е реализирал при счетоводното отразяване на доставките, поради забавяне предоставянето на първичния счетоводен документ на отдел „Счетоводство”.

Разработени са и се поддържат web и локално базирани системи, свързани с: информацията и обслужването на пътниците; работата, отчетността и статистиката, свързани с превозването на пътниците; контрола по приходите; работата и използването на подвижния състав; счетоводната отчетност; подобряване информационното обслужване в железопътните гари, чрез двуезично изписване на информацията на електронните табла и други. В процес на разработка и внедряване са: пътническа информационна, билетоиздаваща и резервационна система, която ще отговори на изискванията на Националната агенция по приходите за данъчни терминали; закупуване от пътниците на електронни билети чрез SMS и други.

Поради финансови и ресурсни ограничения не е разработена и внедрена единна информационна система, обезпечаваща в реално време производствена и финансова информация за целите на оперативното управление. Редът за движение на информацията по хоризонтала и вертикала не е регламентиран и формализиран. Прилага се установената добра практика.
5. Мониторинг

Не е извършвана самооценка за наличието и адекватното функциониране на системата за финансово управление и контрол. Текущо наблюдение се осъществява по реда на вертикалните нива на отговорност, регламентирани от организационната структура.

Дирекция „Вътрешно фирмен контрол“ към „БДЖ Холдинг” ЕАД осъществява дейността си в съответствие с основните изисквания на Закона за вътрешния одит в публичния сектор (ЗВОПС). За целите на одитната си дейност дирекцията е оценила рисковете, които поражда за „Холдинг БДЖ ” ЕАД дейността на „БДЖ - ПП” ЕООД, но правилно не е идентифицирала и оценила присъщите за дейността на дъщерното дружество рискове, което е управленска отговорност на висшето ръководство на „БДЖ - ПП” ЕООД. Дирекцията е планирала и извършила 33 одита за даване на увереност, свързани с дейността на „БДЖ - ПП” ЕООД през одитирания период.⁹²

През одитирания период стартира, протича и не е приключен процесът на преобразуване на „Холдинг БДЖ” ЕАД, „БДЖ –ПП” ЕООД и „БДЖ – ТП” ЕООД чрез отделяне на имущество на Холдинга и преминаването му към двете приемащи дружества. Това обективно предпоставя невъзможността за изграждане на цялостна системата за вътрешен контрол като съвкупност от действия, интегрирани във всички дейности на организацията за времето от 01.01.2011 г. до 30.09.2012 г. Процесът на изграждане на адекватна система за вътрешен контрол продължава и след одитирания период.

Част четвърта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
1. Преобразуването на дружествата от групата „Холдинг БДЖ” ЕАД по реда на чл. 262 от ТЗ е обективно предпоставено и адекватно спрямо европейските регламенти в областта на железопътния сектор и обществения интерес от получаване на надежден, качествен и безопасен пътнически железопътен транспорт на територията на Република България при приемливи за населението цени на услугите. Процесът на преобразуване на „БДЖ - ПП” ЕООД е с удължени срокове поради неприлагане на системен подход при неговото осъществяване. Това поражда риск за постигане основната цел на дружеството.

2. „БДЖ - ПП” ЕООД ползва наети от Холдинг БДЖ” ЕАД, локомотиви и вагони поради недостиг на собствен ПЖС за изпълнение на ГДВ и ПКВ през одитирания период. Холдингът предвижда продажбата на отдаваните под наем активи с произтичащи от това затруднения за дъщерното дружество при изпълнение на Договора за извършване на обществена превозна услуга в областта на железопътния транспорт на територията на Република България.

3. „БДЖ - ПП” ЕООД има несъбрани вземания от „БДЖ - ТП” ЕООД в размер на 21 млн.лв., което необосновано намалява ликвидността и платежоспособността на дружеството.

4. През одитирания период не е финализирано изпълнението на Закона за предоставяне на помощ за оздравяване на групата „Холдинг БДЖ” ЕАД, с което не е осигурено мостово финансиране до 140 млн. лв. заем от ББР въз основа на целево предоставени от централния бюджет възстановими средства като гаранционни депозити поради непоследователно прилагане политиката на държавата в областта на железопътния сектор. Няма ясно изградена стратегическа визия за развитието на железопътния сектор в страната и механизми, които да ангажират неотменимо всички управленски структури на изпълнителната власт, имащи функции по прилагането и изпълнението на държавната политика в областта на железопътния сектор.

5. Договорът за извършване на обществени превозни услуги в областта на железопътния транспорт на територията на страната е подписан в съответствие с действащите в тази област европейски регламенти и националното законодателство. Регламентите по Договора, свързани с измерване на неговото изпълнение в частите „определения и тълкуване” и „процедури за разплащане по договора” не са достатъчно прецизирани и ясни, което затруднява взаимоотношенията между Възложителя и Изпълнителя по Договора. Договорът не съдържа текст и не регламентира времето за компенсиране от страна на Възложителя на направените от Изпълнителя разходи за основен ремонт на ПЖС, увеличаващи стойността на активите.

6. „БДЖ - ПП” ЕООД не изпълнява в срок задълженията си по Договора свързани с осигуряване качеството на превозите, повишаване качеството на превозната услуга, надеждното отчитане на точността на превозите. По време на извършване на одита са предприети необходимите управленски действия за създаване на условия за изпълнение на част от поетите задължения. Не са взети решения и не са предприети действия за създаване на техническа система за централизиран контрол на влаковете. На дружеството са наложени по регламентирания ред неустойки в размер на 916 хил. лв. за неизпълнение на договорени стойности на обемни показатели съгласно Договора.

7. ГДВ и съответстващите им ПКВ са изготвяни и променяни за всяка една от годините на одитирания период в съответствие с нормативните изисквания. Установено е несходство между сроковете за влизане в сила на ГДВ и утвърждаването на размера на бюджетните средства под формата на компенсации от ДБ за изпълнение на задължението за превоз от „БДЖ – Пътнически превози” ЕООД за съответната година. Това поражда необходимост от текущи корекции на вече действащия ГДВ, поради вероятност от утвърждаване на бюджетни средства в размер, по-малък от разчетения с произтичащите от това последици за изпълнението на задълженията на дружеството по Договора за извършване на обществени превозни услуги в областта на железопътния транспорт на територията на страната.

8. Дейността по осъществяване на ремонтите на ПЖС е регламентирана с вътрешни актове, които са изчерпателни и адекватни. Организацията на ремонтната дейност е адекватна на произтичащите от преструктурирането промени. Незадоволително е изпълнението на плановите ремонти на ПЖС, което затруднява изпълнението на ГДВ и ПКВ, поради намаления брой вагони и ТПС. Не е гарантирана своевременността на деповските ремонти поради удължен срок на доставка на резервни части в резултат на усложнен разрешителен режим и пропуски във вътрешните правила за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки.

9. Създаден е ред за своевременно и надеждно извършване на контрол върху ремонтните дейности на ТПС и ПЖПС.

10. „БДЖ – Пътнически превози” ЕООД предоставя на МТИТС своевременно, и в съответствие с указанията на МФ, необходимата информация във връзка с провеждане на бюджетна процедура 2011 г. и 2012 г.

11. Вътрешните правила и процедури, регламентиращи процеса по възлагане на обществени поръчки през одитирания период са нееднократно променяни, непълни, недостатъчни, с усложнен разрешителен режим, не осигуряват проследима одитна пътека и не създават условия за осъществяване на ефективен текущ и последващ контрол върху изпълнение на процедурите и договорите. По време на изпълнение на одитната задача е изготвен проект на нови Вътрешни правила.

12. Проверените процедури за възлагане на обществени поръчки през одитирания период са проведени в съответствие с изискванията на ЗОП. Допуснати са системни грешки и нарушения след сключването на договорите за възлагане на обществени поръчки. Същите са в резултат на невъведени процедури и механизми за управление на риска от неспазване на законовите изисквания, свързани с изпращане на информация до АОП, своевременно осчетоводяване на плащанията по договорите, освобождаване/връщане на гаранции и контрол върху изпълнението на договори. Допуснато е извършване на разходи за услуги, без да е приложен съответният ред на възлагане в съответствие с нормативните изисквания. Дружеството не прилага добрата практика за водене на Регистър на обществените поръчки, респ. и Регистър за управление на договорите.

13. През одитирания период взаимоотношенията между „БДЖ - ПП” ЕООД и управителя на железопътната инфраструктура във връзка с достъпа на превозвача до инфраструктурата и разпределението на тяговата електрическа енергия по разпределителните мрежи на железопътния транспорт са уредени в съответствие със законовите изисквания.

14. Предприети са правилни и ефикасни управленски действия за оптимизиране разходите на електроенергия за ЕТПС и разходите на дизелово гориво в локомотивните депа.

15. Вътрешните правила, регламентиращи реда и начина за осъществяване на разпоредителни сделки и отдаване под наем на движими вещи, включително неоперативни и бракувани машини, съоръжения и оборудване са непълни, недостатъчно ясни и пораждат риск за правилността на свързаните с тези процеси действия. Рискът не се е реализирал – основанията за отчитане на салда по счетоводна сметка „активи, държани за продажба” са достатъчни и документално обосновани.

16. Създадени са предпоставки през 2012 г. за осигуряване на икономичност, оптималност и правилност на финансовото управление на дружеството. В същото време усложненият разрешителен режим за поемане на финансови ангажименти и извършване на разходи чрез регламентираното одобрение от едноличния собственик на капитала, намалява оперативната самостоятелност при управлението на дружеството и удължава технологичното време за реализиране на спешни доставки, възникнали от случайни събития.

17. Предварително оповестената и утвърдена счетоводна политика и индивидуален сметкоплан са непълни и не дават в достатъчна степен разумна увереност за правилното отразяване в счетоводните регистри на стопанските операции, свързани с дейността на дружеството. Не е изградена единна вътрешна електронна счетоводна система осигуряваща в реално време информационна връзка за своевременно и точно отразяване на стопанските процеси в счетоводните регистри. Това предпоставя риск за правилното, вярно и честно представяне на имущественото и финансово състояние на дружеството в междинните и годишните финансови отчети. Рискът не се е реализирал – направените оповестявания към годишния финансов отчет са в съответствие с МСС 1.

18. През одитирания период стартира процес на изграждане на система за финансово управление и контрол, който не е приключил.

Управителите на „БДЖ - ПП” ЕООД да:

1. Инициират преговори с ръководството на „Холдинг БДЖ” ЕАД за преценка целесъобразността от прехвърляне в собственост на „БДЖ - ПП” ЕООД ползвания от него подвижен железопътен състав, отдаден под наем от „Холдинг БДЖ” ЕАД след преструктурирането.

2. Предприемат необходимите действия за обезпечаване събирането на вземанията на дружеството от „БДЖ - ТП” ЕООД.

3. Инициират чрез „Холдинг БДЖ” ЕАД, предприемането на действия за финализиране изпълнението на Закона за предоставяне на помощ за оздравяване на групата „Холдинг БДЖ” ЕАД.

4. Предприемат действия за уточнение и дефиниране на регламентите по Договора, свързани с измерването на неговото изпълнение и компенсирането на основните ремонти на подвижния железопътен състав, което не противоречи на разпоредбите на раздел VІ ”Договор за обществена поръчка” от Глава трета на ЗОП. Да създадат условия за изпълнение задължението на дружеството за създаване на техническа система за централизиран контрол на влаковете.

5. Предприемат действия за преразглеждане и прецизиране на вътрешните документи, регламентиращи дейността на длъжността ”инспектор качество на производствените процеси, приемчик” и тези, регламентиращи реда и начина за осъществяване на разпоредителни сделки и отдаване под наем на движими вещи, включително неоперативни и бракувани машини, съоръжения и оборудване.

6. Предприемат действия за уточнение и прецизиране с „Холдинг БДЖ“ ЕАД на необходимостта извършването на доставки на стоки и услуги, без строителство, до 30 000 лв. да се осъществява само и единствено след одобрение на едноличния собственик на капитала.

7. Предприемат действия за разработване и утвърждаване по регламентирания ред на адекватни, спрямо изискванията на действащата норматива уредба, счетоводна политика и индивидуален сметкоплан.

8. Преценят целесъобразността и предприемат действия за осигуряване условия за водене на Регистър на обществените поръчки и Регистър за управление на договорите.

9. Създадат необходимата организация за финализиране процеса на преструктуриране на дружеството и интегриране в цялостната му дейност на система за вътрешен контрол като съвкупност от действия.

10. Инициират, чрез МТИТС, обсъждане с представители на министерство на финансите възможността за получаване на информация за размера на компенсациите, предвидени за дружеството (като нефинансово предприятие) по проектобюджета на ДБ за съответната година, преди приключване на работата по съставяне на ГДВ, респ. ПКВ.

Настоящият окончателен одитен доклад е издаден с Разпореждане № 224 от 18.07.2013 г. на председателя на Сметната палата.