Доклад №0200003411 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на Община Каолиново за периода от 01. 01. 2010 г до 31. 12. 2010 г

а) назначаване на служител по нередностите като лице за контакти при изпълнение на проекти, финансирани от Европейския съюз (ЕС) в общината;

б) организиране на интернет базирано място за получаване на съобщения за предполагаеми нередности и предоставящо данни, осигуряващи подаването на информация за нередности;

в) създаване на досие за нередности по проекти на база писмена информация от екипа за проекта с определено съдържание.

С ВПН са определени задълженията на служителя по нередности, на екипа на проекта и общината като бенефициент да предоставя доклади или декларации до съответните договарящи органи за установени нередности или липсата им за отчетните периоди по образци приложени към договорите за безвъзмездна финансова помощ.  Контролът по спазване на ВПН е възложен на секретаря на общината.

Установено е, че със заповед¹⁴¹ на кмета е назначен служител по нередностите в общината. На интернет сайта на общината не е обособено място за приемане на информация за нередности или предоставящо данни за тази възможност¹⁴².

а) Предложението за проект “За независим и достоен живот в Община Каолиново” по ОП “РЧР” и неговия обхват са докладвани устно от длъжностно лице на кмета. Екипът за разработване на проекта е определен устно от кмета. Не е спазено изискването на т. 1 от РИ № 1 от ОдП, определянето на екипа, обхвата на работа и срока за изпълнението й да се извърши със заповед на кмета.

Специфичните изисквания за допустимост по Схемата за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по проекта изискват кандидатът да е община, поради което не е било необходимо решение на ОбС за представяне на проектното предложение.

При подготовка на документацията за кандидатстване са извършени заложените в РИ № 1 на ОдП, проверки от ръководителя на екипа и директора на дирекция “БФ” за административно съответствие и бюджета на проекта. Попълнени са приложените таблици към насоките за кандидатстване по схемата за предоставяне на безвъзмездната финансова помощ - BG051PO001-5.2.07 на договарящия орган - Агенцията за социално подпомагане.

б) При поемане на задължение за извършване на разходи за два от проектите¹⁴⁴ по ОП “РЧР” не е осъществен предварителен контрол, в неспазване на т. 2 от РИ № 4 от ОдП.

в) За всички проекти е осъществен предварителен контрол при изплащане на разходи и възстановяване на заем за общинския бюджет. Към платежните документи е прилаган контролен лист с писмено изразено мнение на финансовия контрольор в съответствие с РИ № 4 от ОдП.

г) Приложени са изискванията на РИ № 7 от ОдП, като за проект “Извънкласните дейности – интересни и полезни” в периода на изпълнението му са изготвени и представени на договарящия орган (ДО) по ОП “РЧР” междинни технически и финансови отчети и заключителен технически и финансов доклад.

През одитирания период по-голяма част от контролните дейности са изпълнени съобразно установените с вътрешните правила регламенти. Неосъществяването на предварителен контрол преди поемане на задължения за извършване на разходи в етапа на изпълнение на проектите създава риск от вземане на неправилни управленски решения.
2. Проверка за законосъобразност на съставения отчет за получените средства по проекти с външно финансиране

През одитирания период в качеството на бенефициент общината изпълнява два проекта по “Програма за развитие на селските райони 2007 – 2013 г.” (ПРСР) на стойност 1 537 060 лв. и два проекта по ОП “РЧР” с обща стойност 422 763.66 лв. За един проект по ОП “Регионално развитие” (РР) е получено окончателно плащане в размер на

На Управляващия орган на ПРСР - Дирекция “Развитие на селските райони” в Министерство на земеделието и храните е представен проект “Стимулиране устойчивото развитие на Община Каолиново чрез реконструкция и рехабилитация на общинската пътна инфраструктура”, който към 31.12.2010 г. е в процес на оценяване¹⁴⁵.

За предоставените на общината средства при ОбА са разкрити две извънбюджетни сметки: една с код 7443 - ИБСФ-3-КСФ за предоставените от Националния фонд (НФ) средства от Структурните фондове на ЕС и от Кохезионния фонд и една за получените и разходвани средства от Разплащателната агенция (РА) към Държавен фонд „Земеделие” (ДФЗ) – ИБСФ-3.

През 2010 г. по ИБСФ-3-КСФ чрез трансфери са получени 321 365 лв. безвъзмездна финансова помощ от ОП “РЧР” и ОП “РР” на ЕС. От РА на ДФЗ по ИБСФ-3 чрез трансфер са предоставени 691 125 лв. безвъзмездна финансова помощ¹⁴⁶.

От извършеното тестване по същество на договорите, платежните документи и отчети на извадка от четири проекта е установено:

2.1. ОП „РР” за проект “Енергоефективна реконструкция на ОУ “Хр. Смирненски”, с. Пристое и ОУ “ Г. Ст. Раковски”, с. Климент”. Проектът е приключен и отчетен през 2009 г., като разходите по проекта възлизат на 867 935.14 лв. Одобреното финансиране по проекта е в размер на 867 188.82 лв. Поради неспазени изисквания за документиране съобразно изискванията и правилата на УО на ОП”РР” не са верифицирани разходи за публичност и телефонни разговори общо в размер на 746.32 лв. Непризнатите разходи не са трансформирани в трансфер между бюджетни и извънбюджетни сметки през одитирания период, в нарушение изискванията на т. 20 от ДДС № 07 от 04.04.2008 г.
на МФ.

Отчетените резултати от изпълнението на проекта включват изцяло обновена вътрешна и външна архитектура на двете училища и подобрена енергийна ефективност на сградите. Реализирана е основната цел на проекта за осигуряване на подходяща и рентабилна образователна инфраструктура, допринасяща за устойчиво местно развитие¹⁴⁷.

За финансиране дейностите по проекта по Решение № 320/29.06.2010 г. на ОбС от бюджета на общината с пл. нареждане от 20.07.2010 г. е предоставен временен безлихвен заем от 50 хил. лв¹⁴⁸. Същият е възстановен на 03.11.2010 г.

От училищата партньори в периода 15.04.2010 г. - 24.06.2010 г. са предоставени общо 42 хил. лв., отчетени като временни безлихвени заеми. За получените средства липсва решение на ОбС с дадено съгласие за ползване на временен безлихвен заем по
чл. 21, ал. 1 т. 10 и т. 23, ал. 2 от ЗМСМА. Не е съобразен и приложен редът по чл. 3, т. 6 от Закона за общинския дълг, за осигуряване на безлихвен заем по бюджета на общината от централния бюджет за финансиране на разходи, в т.ч. за данък добавена стойност, до възстановяването им по одобрени проекти, финансирани от ЕС с последващо предоставяне по извънбюджетната сметка. Не са сключени споразумения между кмета и директорите на училищата за уреждане на срок и условия за възстановяване. Създаден е риск при управлението на заемообразно получените средствата в случай на непризнаване на разходи от ДО. Към 31.12.2010 г. размерът на невъзстановеният заем е в размер на
41 хил. лв. Липсват решение на ОбС и споразумения с партньорите за възстановените през 2010 г. заеми в размер на 40 хил. лв., получени през 2009 г.

По представени междинни и окончателни технически и финансови отчети след проверки от ДО, са верифицирани разходи в размер на 181 998.79 лв. През 2010 г. са изплатени 157 492.11 лв. Не са верифицирани разходи в размер на 16 230.90 лв.:

а) разходи за закупени материали в размер на 10 234.80 лв., посочени като недопустим разход съгласно чл. 10, ал. 1, т. 3 от ПМС 180/27.07.2007 г. за приемане на детайлни правила за допустимост на разходите по ОП “РЧР”, съфинансирана от Европейския социален фонд, за финансовата рамка 2007 - 2013 г. и 2 046.96 лв. невъзстановим ДДС за тях.

б) разходи в размер на 3 949.68 лв. в раздел “Непреки разходи”, поради надвишаване на договорения процент, произтичащ от неверифицираните разходи за материали.

Разходите за материали са под прага за дълготрайни материални активи, определен със счетоводната политика, утвърдена от кмета и са описани като брой и стойност в одобрения проект и бюджета по договора от 12.10.2009 г. Поради това, през 2011 г. общината е уведомена, че разходите ще бъдат възстановени. През 2010 г. са изплатени
172 868.78 лв., включващи плащания по 64 граждански договора на ръководителите на клубове и екипа на проекта, разходи за текущ ремонт, за доставки на спортни стоки и др. материали за дейността по клубове, туроператорски услуги, разходи за застраховки и др. Плащанията по граждански договори и текущ ремонт са под праговете, посочени в чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП. За доставката на спортни стоки и извършване на туроператорски услуги е организирано събиране на три оферти с техническо и ценово предложение по реда на чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП. Разходите са в рамките на одобрените по проекта кредити, документирани и отчетени в съответствие с изискванията на проекта и Закона за счетоводството. При извършване на разходите са осъществени предварителен контрол и системата на двоен подпис.

В срока за изпълнение на проекта оборудването и активите, закупени със средства от бюджета на проекта, са прехвърлени на целевата група по проекта, за което са съставени приемно-предавателни протоколи между ръководителя на проекта и директорите на училищата. От всички шест училища са получени писма за отразяване на получените материални активи по задбалансови сметки на съответното училище.

За дейностите по проекта е изготвена необходимата документация и съставено проектно досие. Функциите по организация, координация и управление на дейностите са изпълнени от екипа на проекта. Постигната е целта на проекта – подобряване достъпа до образование и обучение на 919 деца и младежи от І-ви до ХІІ-ти клас, чрез разширяване и разнообразяване на осем извънкласни и извънучилищни дейности¹⁴⁹.

2.3. ОП “РЧР” за проект „За независим и достоен живот в Община Каолиново” по договор от 05.11.2010 г. с Агенцията за социално подпомагане. Общата стойност на проекта възлиза на 197 284.50 лв., които са 100 на сто от общите допустими разходи Срокът за изпълнение на проекта е 14 месеца.

Получено е авансово финансиране в размер на 39 456.90 лв. Отчетените разходи възлизат на 4 564.84 лв.

Поетите задължения за заплащане на разходи по трудови и граждански договори и доставка на материали са под праговете, посочени в чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП. Договорите са в съответствие с допустимите разходи по бюджета на проекта. Извършените разходи са в рамките на одобрените по проекта кредити, документирани и отчетени в съответствие с изискванията на проекта и Закона за счетоводството. При изплащане на разходите са осъществени предварителен контрол и системата на двоен подпис. За дейностите по проекта е изготвена необходимата документация и съставено проектно досие.

Договорът е в процес на изпълнение към 31.12.2010 г. Функциите по организация, координация и управление на дейностите са изпълнени от екипа на проекта и кмета на общината. Дейностите, планирани за изпълнение през първи и втори месец от началото на договора, са осъществени като са постигнати индикаторите за изпълнение на услугата и два от общо трите индикатора за резултат¹⁵⁰,¹⁵¹.

Договорът е в процес на изпълнение към 31.12.2010 г. Анексиран е два пъти във връзка с включване на авансово плащане и първо и второ междинни плащания. Функциите по организация, координация и управление на дейностите са възложени с договор за консултантска услуга на външен изпълнител от 28.12.2009 г.

Осигурено е 50 на сто авансово финансиране в размер на 691 125 лв.¹⁵², а отчетените разходи възлизат на 81 677 лв. Разходите са в рамките на одобрените по проекта, документирани и отчетени в съответствие с изискванията на Закона за счетоводството. При изплащане на разходите са осъществени предварителен контрол и системата на двоен подпис.

За дейностите по проекта е съставено проектно досие. Към 31.12.2010 г. не е финализирана процедурата за възлагане на ОП за избор на строител на обект “Реконструкция и рехабилитация на централен площад и парк”¹⁵³. (ІІІ. пункт 4.1 от одитния доклад)

Общото ръководство и контрол по придобиването, управлението и разпореждането с имоти и вещи – общинска собственост се осъществява от ОбС. В съответствие с правомощията, регламентирани в чл. 21, ал. 1, т. 8 от ЗМСМА и на основание на законови разпоредби, ОбС е приел Наредба № 4 за реда за управление, придобиване и разпореждане с общинско имущество, Наредба за реда и условията за установяване на жилищни нужди, за настаняване под наем и разпореждане с жилища от общинския жилищен фонд, Наредба за стопанисване, управление и на мери и пасища, Правила за ползване на общински пасища и мери. Вземани са решения за разпореждане с общински имоти, за определяне на наемни цени за земеделски земи, на терени в регулация, жилищни и нежилищни имоти. Не са вземани решения за създаване на общински предприятия или за осъществяване на стопанска дейности чрез търговски дружества с общинско участие в капитала. По решения на ОбС от предходни периоди, Община Каолиново е придобила поименни акции в „МБАЛ-Шумен” АД и съучастие във „В и К – Шумен” ООД на обща стойност 174 539 лв. Съгласно удостоверение № 5 от 02.10.2000 г., Община Каолиново е собственик на 15 993 поименни акции на обща стойност 159 930 лв. като акционер¹⁵⁴ в „МБАЛ-Шумен” АД. Съгласно протокол¹⁵⁵ на общо събрание на „В и К – Шумен” ООД от 30.06.1997 г., Община Каолиново притежава 3% от капитала на дружеството на стойност 14 609 лв. /деноминирани/.

ОбС – Каолиново не е приел стратегия за управление и разпореждане с общинско имущество за срока на мандата си и Годишна програма за управление и разпореждане с общинско имущество през 2010 г. Общата сума на балансово представените дълготрайните материални активи по данни към 31.12.2010 г. е 8 685 953 лв. В резултат на решенията по управление и разпореждане с общинско имущество през 2010 г. в местния бюджет са постъпили общо 305 938 лв., т.ч. от продажби, наеми и дивиденти.

2. Вътрешни актове

Наредбата¹⁵⁶ за реда за управление, придобиване и разпореждане с общинско имущество е приета на основание чл. 8, ал. 2 от ЗОС с решение на ОбС от 14.03.2009 г. (Наредба № 4). Чрез нея са уредени основни въпроси по установяване и регистриране на общинската собственост, редът при управление и разпореждане. Чрез Наредбата, ОбС е определил редът и условията при провеждане на търг или конкурс във връзка с управлението и разпореждането с имоти – общинска собственост. В своята цялост, Наредба № 4 съответства на ЗОС и цели неговото прилагане като се отчита следното¹⁵⁷:

а) чл. 27, ал. 1 - че ежегодно ОбС по предложение на кмета на общината утвърждава списък на общинските помещения, предназначени за: 1. Отдаване под наем за задоволяване на лични нужди; 2. Продажба чрез търг или конкурс;

б) чл. 33, ал. 1 – че продажбата на нежилищни имоти – частна общинска собственост се извършва в съответствие с предвижданията в годишната програма, но без да е уредено в наредбата нейното приемане.

в) чл. 41, ал. 1 – че ежегодно с решение на ОбС се определят общинските парцели, върху които кмета на общината може да учредява право на строеж за нежилищни обекти, съгласно предвижданията на влезлите в сила подробни планове на населените места.

Съгласно данните от регистъра за вписване, актовете за общинска собственост са вписани с последователни номера. Към 31.12.2010 г. са съставени общо 568, от които 110 за публична и 458 за частна общинска собственост. През одитирания период са съставени общо 33 актове, от които 5 за публична и 28 за частна общинска собственост. Установено е, че актовете за общинска собственост са съставени по утвърдени образци съгласно разпоредбата на чл. 56, ал. 1 от ЗОС. Съставител на актовете за общинска собственост е експерт „Управление на собствеността” съгласно утвърдена длъжностна характеристика. Съставените актове са вписани с последователни номера в регистър и се съхраняват в служба ”Управление на собствеността” подшити в актови книги. Не са установени съставени, но невписани актове. Съставени са досиета за имотите – общинска собственост, които съдържат съответно копие от акта за собственост, документи удостоверяващи възникването, изменението и прекратяването на правото на собственост. В актовете на всички имоти – предмет на разпоредителни сделки през 2010 г. е отбелязано, на кого и на какво основание е продаден имота, в съответствие с изискването на чл. 62, ал. 3 от ЗОС. Същата информация е отразена и в регистъра за вписване на актовете. Процесът по актуване на общинската собственост не е приключил¹⁵⁸. Към 31.12.2010 г. броят на имотите, за които предстои да се съставят актове за общинска собственост са 53. Основната част от съставените актове през 2010 г. са във връзка и по повод инициирането на разпоредителна сделка от заинтересовани лица.

Актуването на имотите – общинска собственост е организирано съобразно закона като се отчита, че¹⁵⁹ в Община Каолиново не са създадени и не се поддържат съответно главен регистър за публичната общинска собственост и главен регистър за частната общинска собственост, с което е нарушена разпоредбата на чл. 63, ал. 1 от ЗОС.