Възлагане на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.)

3. Възлагане на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.)

През одитирания период са извършени 17 възлагания на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП. (отм. ).

По време на одита са проверени 6 възлагания (35 на сто). За проверка на възлаганията по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) е формирана извадка по два критерия: обект на поръчката и начин на приключване на възлагането. По първия критерий в извадката са включени 5 възлагания на обществени поръчки за услуги, доставки и строителство с най-висока стойност, а по втория критерий 1 възлагане, избрано чрез случаен подбор.

Проверени са възлагания за обществени поръчки със следните предмети: „Обновяване и едногодишна поддръжка на лицензите на антивирусен софтуер на SYMANTEC в ЦУ на НЗОК и 28 РЗОК”, „Извършване на преводачески услуги за нуждите на ЦУ на НЗОК”, „Доставка на Интернет за нуждите на НЗОК и изграждане на виртуална частна мрежа между 28 РЗОК, 75 офиса и ЦУ на НЗОК”, „Доставка на хигиенни материали за нуждите на ЦУ на НЗОК и 28 РЗОК по обособени позиции“, „Ремонт на сградите на НЗОК в градовете Варна, София, Ловеч, Русе и Враца” и „Обновяване системите за контрола на достъпа в сградите на ЦУ на НЗОК, СЗОК и РЗОК София област, Варна, Пловдив и Перник”(прекратена ).

Възлаганията са открити със заповед на управителя на НЗОК, с която са определяни предмета на поръчката, изискванията към обекта, длъжностните лица на които се възлага да съберат, разгледат и оценят офертите и други. При събиране на офертите възложителят е използвал два способа – публикуване на покана на интернет адреса на НЗОК и изпращане на писмени покани до конкретни лица. Поканите имат необходимото съдържание съгласно чл. 2в от НВМОП (отм.).

Съставени са протоколи за разглеждане и оценка на офертите, които са подписани от определените длъжностни лица и са утвърдени от управителя на НЗОК.

При пет от проверените възлагания са събрани не по-малко от три оферти, които съдържат техническо и финансово предложение, а при едно възлагане изпълнителят е определен на база 2 оферти, като възложителят е доказал обективна невъзможност за събиране на три оферти.

За пет от проверените възлагания са сключени договори за обществена поръчка с определения изпълнител, а едно възлагане е прекратено поради факта, че всички оферти не отговарят на предварително обявените от възложителя условия.¹⁴⁷

За периода от 26.02.2012 г. до 30.09.2012 г. от НЗОК са възложени 8 обществени поръчки чрез публична покана по реда на глава „ осма” от ЗОП (ред. ДВ, бр.93/ 2011 г.)

По време на одита са проверени 5 възлагания на обществени поръчки с най-висока стойност.

Проверени са обществени поръчки със следните предмети: „Извършване на преводачески услуги за нуждите на ЦУ на НЗОК и РЗОК”, „Доставка, монтаж, пускане в експлоатация и гаранционна поддръжка на 6 броя климатици за сървърни помещения и 43 броя климатици за работни помещения за нуждите на НЗОК”, „Обновяване и едногодишна поддръжка на антивирусен софтуер Symantek в ЦУ на НЗОК и 28 РЗОК”, „Обслужване на служителите и работниците от ЦУ на НЗОК със служба по трудова медицина” и „Доставка, инсталация, въвеждане в работен режим и гаранционна поддръжка на компоненти за увеличаване на капацитета на съществуващите системи за контрол на достъпа SIKOND в сградите на ЦУ на НЗОК”.

Възлаганията чрез публична покана са открити със заповед на управителя на НЗОК, с която са определяни изискванията и условията за изпълнение на поръчката. Неразделна част от заповедите са : технически изисквания и указания за офериране, публична покана, образец на ценови предложения и образец на декларации.

Публичните покани са попълвани по образец и имат необходимото минимално съдържание в съответствие с изискването на чл. 101б, ал. 1, т. 1-5 от ЗОП (ред., ДВ, бр.33/2012 г.). Възложителят е публикувал поканите на Портала за обществени поръчки в АОП, като от същата дата са публикувани и на интернет адреса на НЗОК, рубрика „Търгове”. Спазен е 7 - дневния срок за публичен достъп до поканите в съответствие с изискването на чл. 101б, ал. 2 от ЗОП (ред. ДВ, бр.33/ 2012 г.).

Със заповед на управителя на НЗОК са определени длъжностни лица, които да получат, разгледат и оценят офертите. От длъжностните лица са представени декларации за липса на обстоятелствата по чл. 35, ал. 1, т. 2 и т. 3 от ЗОП. Съставът на комисиите е определян с отделни заповеди, издавани от възложителя едва след изтичане на сроковете за получаване на оферти. Предвид обстоятелството, че една от основните функции на длъжностните лица по чл. 101г, ал.1 от ЗОП е получаване на офертите, приети и регистрирани от служители, отговорни за деловодната дейност, длъжностните лица следва да са определени със заповедта, с която е стартирало всяко възлагане.

Съставени са протоколи за разглеждане и оценка на офертите, които са утвърдени от управителя на НЗОК.

В резултат на извършените възлагания са сключени писмени договори с определените за изпълнители лица.

При сключването на договорите от изпълнителите са представени необходимите документи по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП и декларации за липсата на обстоятелствата по

По време на одита е извършена проверка на 23 договора за обществени поръчки (40 насто), в т.ч. 15 договора с най-висока стойност, по които са извършени окончателни плащания и 8 договора, сключени след проведени и проверени от екипа процедури по НВМОП (отм.).¹⁵⁰

В договорите са включени клаузи относно стойността на обществената поръчка, срока за изпълнение, размера на дължимите неустойки при виновно неизпълнение на задълженията по договора и др.

Преди сключването на договора е осъществен предварителен контрол преди поемане на задължението от съответните длъжностни лица и от финансовия контрольор, който е документиран в контролен лист 1а.

Договорите и платежните документи са подписани от управителя на НЗОК и главния счетоводител, с което е приложена системата на двоен подпис.

Преди сключване на договорите са внесени гаранции за изпълнение в нормативно определения размер, с изключение на 3 договора за обществени поръчки, в които определения размер на гаранцията е над 3 на сто от стойността на поръчката, в нарушение на законовите изисквания. ¹⁵¹

Плащанията по договорите са в съответствие с договорените.

По проверените договори не са сключвани анекси за изменението им.

След сключване на договора за обществена поръчка по предложение на ръководителя на структурното звено, инициирало съответната поръчка са определяни служители, които да осъществяват контрол по отношение изпълнението на сключения договор – срок, технически спецификации, изисквания за качество и количество и други параметри. След утвърждаване на заповедта от управителя на НЗОК същата е връчвана на съответните упълномощени лица заедно с копие от договора.¹⁵²За приемане на извършената работа от изпълнителя, съответните упълномощени лица са съставяли протоколи, в които са описвани всички обстоятелства относно изпълнението на договорите и същите са подписвани от упълномощените лица и изпълнителите.¹⁵³Преди изтичане на определения в договора срок упълномощените лица са уведомявали писмено началника на отдел „Обществени поръчки” за реалното изпълнение на договора, който от своя страна е уведомявал писмено с докладна записка главния счетоводител за освобождаване или задържане на гаранциите за изпълнение.¹⁵⁴

Осъществен е предварителен контрол преди извършване на всеки разход от съответните длъжностни лица и финансовия контрольор, който е документиран в контролен лист 1б за предварителен контрол преди извършване на разхода.¹⁵⁵

Изпращана е информация до АОП за изпълнените договори в нормативно определения срок с изключение на два договора, при които информацията за изпълнението на договорите е изпратена след изтичане на едномесечния срок в нарушение на чл. 34, ал. 2 от НВМОП (ред. ДВ, бр.86/ 2010 г.).^156,157

За всеки сключен договор е изготвено досие за разход от отдел „Счетоводство”. В досието са приложени необходимите документи за извършените плащания – договори, фактури, платежни нареждания, приемо-предавателни протоколи и др.

2. По време на одита е установено, че при всички проверени процедури пликове № 1 „Документи за подбор” и пликове № 2 „Предложение за изпълнение на поръчката” на участниците, са с нарушена цялост и са приложени само част от тях. Офертите на участниците не са съхранявани в оригиналните пликове, а са подрени в папки - класьори от съответните длъжностни лица на НЗОК.¹⁶¹

Съгласно Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки в системата на НЗОК, в сила от 13.07.2012 г., след сключване на договора за обществени поръчки досието на обществената поръчка се предава в отдел „Обществени поръчки” в дирекция „ИПУС”, където заедно с цялата документация по провеждане на процедурата за възлагане на обществената процедура, се съхранява най-малко 4 години, след приключване изпълнението на договора, от служители, отговарящи за съхранението на архива на НЗОК.
Част четвърта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управленските решения в областта на планирането, подготовката, обявяването, възлагането на обществени поръчки и изпълнението на договорите за обществени поръчки като цяло са в съответствие с нормативните изисквания. Разработените и утвърдени Вътрешни правила съдържат реда и условията за организация на провеждането на процедурите и за контрол на изпълнението на сключените договори, но в тях не е подробно регламентиран процеса на планиране на обществените поръчки.

През одитирания период не е извършено планиране на обществените поръчки. Изготвени са проекти на Инвестиционни програми за 2011 г. и за 2012 г., утвърдени от Надзорния съвет, но не е изготвен план и график на обществените поръчки.

Изпращани са предварителни обявления за обществените поръчки до АОП и ОВ на ЕС, което е дало възможност на възложителя да се възползва от възможността да прилага съкратени срокове при провеждане на процедурите.

Процедурите са откривани с решения на управителя на НЗОК, но не във всички случаи е искано съгласие от Надзорния съвет за провеждане на процедурите за обществени поръчки със стойности, предвидени в чл. 14 от ЗОП, съгласно изискването на Вътрешните правила.

Комисиите за разглеждане и оценка на офертите са определяни съгласно законовите изисквания с изключение на една процедура, която е заседавала с четен брой членове в нарушение на нормативните изисквания. Във всички комисии е участвал правоспособен юрист, привличани са и външни експерти по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП.

На всеки етап от процеса по възлагане и изпълнение на обществените поръчки са прилагани контролни процедури, но въпреки това са допуснати отделни нарушения на законовите изисквания и Вътрешните правила. Една процедура не е проведена по реда на ЗОП, въпреки, че са били налице основанията за това. В обявленията на две процедури са поставени изисквания, които необосновано ограничават участието на лица в обществените поръчки. Незаконосъобразно е прекратена една процедура по ЗОП. Гаранциите за участие при четири процедури и гаранциите за изпълнение при три процедури са над нормативно определения размер, а при една процедура гаранцията за изпълнение е посочена в конкретна сума, а не в процент в нарушение на ЗОП. При прекратяването на една процедура не са възстановени разходите за закупена документация. В нарушение на Вътрешните правила отделни процедури са стартирали със закъснение, което е довело до влизане в сила на договорите със задна дата.

Допуснатите нарушения са в резултат на неефективен предварителен контрол, поради който контролните дейности не са постигнали целта си да минимизират риска от незаконосъобразно провеждане на процедурите и да предотвратят допуснатите нарушения на ЗОП и НВМОП (отм.).

Възлаганията на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) и възлаганията чрез публична покана по реда на глава осма „а” от ЗОП (ред. ДВ, бр.93/2011 г.) са извършени в съответствие със законовите изисквания и Вътрешните правила, с изключение на определянето на длъжностните лица за получаване, разглеждане и оценка на офертите, след изтичане на срока за получаване на офертите в нарушение на ЗОП.

За всички процедури са съставени досиета, в които е приложена цялата документация по процедурата.

Изпълнението на проверените договори е в съответствие със законовите изисквания и договорните клаузи. Извършените плащания са в съответствие с договорените. В нормативно определените срокове е изпращана информация за изпълнението на договорите до АОП, с изключение на два договора, при които информацията е изпратена със закъснение.

1. Да се допълнят Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки като се регламентират:

1.1. Съдържанието на план - графика на обществените поръчки.¹⁶²

1.2. Процедура за възстановяване на разходите за закупена документация за участие, при прекратяване на процедурата.¹⁶³

2. Да се определи със заповед длъжностно лице за упражняване на контрол по изготвянето и изпълнението на план-графика на обществените поръчки.¹⁶⁴

3. Да се определи със заповед длъжностно лице за упражняване на контрол за правилното съхраняване на офертите на участниците в оригиналните пликове и запазване целостта на пликовете.¹⁶⁵

На основание чл. 48, ал. 2 от Закона за Сметната палата, в срок от три месеца от получаване на настоящия доклад, управителят на НЗОК, следва да предприеме мерки за изпълнение на препоръките и да уведомят писмено за това председателя на Сметната палата.