Доклад №0900001210 за извършен одит на финансовото управление на Академията на Министерството на вътрешните работи за периода 01. 01. 2009 г до 30. 06. 2010 г. София, 2011 г

1. 
   Анализ и оценка на управленските решения при изпълнението и отчитането на бюджетните средства
   

1. Със заповед²³ на ректора на АМВР са въведени Правила за изграждане на системата за финансово управление и контрол²⁴. С тях са регламентирани писмени политики и процедури, които дават в разумната увереност постигане на целите й.

1.1. Със заповед²⁵ на ректора е назначен финансов контрольор, който да осъществява контрол за законосъобразност на всички документи и действия свързани с дадената дейност при поемане на задължения и при извършване на разход. Спазени са изискванията на т. 9 от раздел ІІ „Предварителен контрол”.

В т. 10 от раздел ІІ „Предварителен контрол” са определени и основните дейности подлежащи на предварителен контрол за законосъобразност, а именно: процедури за възлагане на обществени поръчки; придобиване на активи/услуги; отдаване под наем на недвижимо имущество и услуги; други решения, от които се пораждат права и задължения за Академията и нейните служители.

За одитирания период от финансовия контрольор не е изпълнено задължението за изразяване на мнение за одобрение или отказ при поемане на задължения и извършване на разходи в АМВР, регламентирани в т. 12 от раздел ІІ „Предварителен контрол”.

Не са спазени изискванията на т. 13 от раздел ІІ „Предварителен контрол”, след произнасянето на финансовия контрольор всички документи да се представят за подпис на ректора.

Не е съставен регистър от финансовия контрольор за предоставената документация и извършените проверки, като не е изпълнена т. 14 от раздел ІІ „Предварителен контрол”.

1.2. За част от документите не е прилагана задължителната процедура “двоен подпис” при поемане на задължение или извършване на разход²⁶. При проверката на първичните счетоводни документи за извършени разходи в касата на АМВР през месец октомври на

2. В АМВР е утвърдена²⁸ Стратегия за управление на риска, разработена на основание чл. 12, ал. 3 от ЗФУКПС, чл. 35 от ЗМВР и заповед²⁹ на министъра на вътрешните работи.

В АМВР не е въведен Риск-регистър с оглед документирането на дейностите, свързани с управлението на рисковете, съгласно изискването на т. 1 от раздел ІV на Стратегията за управление на риска.

Не е определен със заповед на ректора на АМВР, редът за водене на риск-регистъра, съгласно изискванията на Стратегията за управление на риска.

Не са спазени изискванията на т. 3 от раздел ІV на Стратегията за управление на риска, където е регламентирано, че със заповед на ректора се създава специална работна група, която въз основа на анализа на университетската и факултетна комисии по качеството води Риск-регистър и докладва на ръководството на Академията за вземане на решения по отношение на необходими реакции.

Не са разработени вътрешни правила/процедури за управление на риска от работната група, съобразно изискванията на Стратегията за управление на риска в МВР.

Не е изготвен годишен доклад за управление на риска, съобразен с изискванията определени в Стратегията за управление на риска в МВР³⁰.

В АМВР не е спазена разпоредбата на чл. 12, ал. 2 и ал. 3 от ЗФУКПС, като не са идентифицирани, оценени и контролирани потенциалните събития или ситуации, които могат да повлияят негативно върху постигането на целите на организацията и не са анализирани и актуализирани контролните дейности целящи намаляването на риска най-малко веднаж годишно.

3. Със заповед³¹ на ректора са въведени Вътрешни правила за разпределение на отговорностите в АМВР.

3.1. В т. 1 „При поемане на задължения/извършване на разход” от раздел ІІ „Разделение на отговорностите” е определен ред, в който не участва финансовия контрольор, а именно: „При поемане на задължение/извършване на разход първо се изготвя докладна до ректора или оправомощения му заместник, в която са изложени подробно мотивите за необходимостта от поемане на това задължение/извършване на разход, както и анализ на направени предварителни проучвания за ефективност, и законосъобразност на задължението/разхода. Докладната се съгласува с отговорните длъжностни лица: пом.-ректор, юрисконсулт, главен счетоводител и др., в зависимост от характера на предлагания разход. Съгласуването и утвърждаването на докладната записка е основание за поемане на задължението. Преди изплащането му първичните документи (фактури, протоколи и др.) се заверяват от лицето, извършило разхода и се утвърждават от пом.-ректора. След обстоен преглед главния счетоводител нарежда плащането.”

В същата точка е регламентирано, че „Съгласно вътрешните правила за прилагане системата за двоен подпис и осъществяването на предварителен контрол, платежните документи се подписват задължително от ректора и главния счетоводител или от заместниците му. След извършеното плащане, същото се осчетоводява от отговорния счетоводител за съответната стопанска операция. Последващ анализ и контрол се извършва от главния счетоводител.”

3.2. В т. 2 „При сключване на договори” от същия раздел отново е допуснато да не участва финансовия контрольор, т. е. да не изпълнява функцията си да се произнася за законосъобразността на договорите преди сключването им, а именно: „При сключване на договори от ректора на Академията същите задължително се съгласуват с юрисконсулта и главния счетоводител, а при необходимост и с други компетентни длъжностни лица от Академията (декан на факултета, началници на сектори и др.).”

3.3. Във връзка с управленската отговорност е въведена практика за делегиране на правомощия, посредством заповеди за делегиране на правомощия по изпълнение на изискванията на Закона за обществените поръчки³² и за възлагане на ръководни функции³³.

4. Със заповед³⁴ на ректора за изграждане на система за мониторинг на финансовото управление и контрол са въведени правила и процедури за мониторинг. Назначена е комисия за мониторинг на финансовото управление и контрол при материалната отчетност. В заповедта не е определен реда за докладване на извършената работа от комисията.

При извършената проверка за спазване на заповедта се установи³⁵:

4.1. В книгите, които водят материално отговорните лица не са документирани проверки.

4.2. От началниците на групи „Управление на собствеността”(Логистика) не са извършвани проверки на всеки 3 месеца на МОЛ и не са отразявани резултатите в книгите, съгласно изискванията на т. 3 от заповедта.

4.3. МОЛ ежемесечно изготвят отчети, които до 29 число на месеца представят в сектор „Финансово осигуряване”

4.4. Главния счетоводител в АМВР и МОЛ извършват всяко тримесечие проверка на първичните документи, книгите образец 1 (картони) за съответствие със счетоводните регистри.

В АМВР не са утвърдени вътрешни правила за осъществяване на мониторинг на системата за управление и контрол, регламентиращи: периодично оценяване на състоянието на системите за управление и контрол; осигуряване на линия за докладване за адекватност на системите за управление и контрол; получаването на навременна и уместна информация за констатираните недостатъци на системите за управление и контрол; предприемане на коригиращи действия и докладване на резултатите от тях, съгласно изискването на чл. 10, ал. 1, т. 5 и ал. 2, и чл. 15, ал. 1 от ЗФУКПС.

5. Със заповед³⁶ на ректора е въведен Правилник за документооборота в АМВР. С него са уредени организацията на деловодната дейност и защитата на класифицираната информация от нерегламентиран достъп в АМВР. Правилникът се основава на Инструкцията за организацията на деловодната дейност и осигуряването на режима на секретност при работа с документите в МВР³⁷, на ЗЗКИ и на ППЗЗКИ. В него са отчетени и специфичните изисквания към деловодната дейност в АМВР.

6. Етичните стандарти при осъществяване дейността на държавните служители в системата на МВР са регламентирани с Етичен кодекс за поведението на държавните служители в МВР, утвърден със заповед³⁸ на министъра.

Служителите на държавна служба в АМВР са запознати с Етичния кодекс срещу подпис, съгласно резолюция на ректора.

Всяко нарушение се докладва по реда на дисциплинарната практика.

7. Със заповед³⁹на ректора са утвърдени Процедури за недопускане и установяване на корупционно поведение в АМВР и Процедура за предотвратяване, отчитане, докладване и ефективно реагиране на случай на нередности и измами.

8. В АМВР за одитирания период са прилагани Класификация на приходите и разходите по икономически тип, операциите с нефинансови активи и пасиви по бюджета, извънбюджетните сметки и фондове и други сметки на МВР⁴⁰ и Бюджетна класификация на МВР⁴¹, които са разработени на аналитичен принцип по параграфи от ЕБК и дават възможност за отчитане на спецификата в дейността на МВР.

9. Изготвянето и представянето на отчетите (месечни, периодични и годишен) за касовото изпълнение на бюджета и извънбюджетните сметки и фондове, както и на периодичните оборотни ведомости на АМВР, е в съответствие с указанията на МВР⁴².

Годишният отчет за касово изпълнение на бюджетната сметка на АМВР е изготвен в съответствие с указанията⁴³ на дирекция „ПУБ” на МВР и съдържа изискващите се документи: обяснителна записка, разшифровки, декларации. Отчетът за касовото изпълнение на бюджета на АМВР към 31.12.2009 г. е представен в дирекция „ПУБ” в определения с писмото срок (15.01.2010 г.).

С указанията⁴⁴ на дирекция „ПУБ” на МВР са изброени дейностите от ЕБК, по които трябва да отчитат разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен в системата на МВР. В тях не е включена „Редакционно-издателската дейност” обособена в ЕБК като отделна дейност. През одитирания период АМВР упражнява такава дейност. Издават се учебници, учебни помагала, вътрешноакадемични нормативни актове, годишник и др. С определянето на дейностите, по които се извършва отчитането в системата на МВР, не се дава възможност на второстепенните разпоредители, да отчитат специфични дейности възникнали при управление на бюджетните средства. В АМВР разходите за „Редакционно-издателската дейност” са отчетени неправилно в дейност 3341 „Академии, университети и висши училища”⁴⁵.

В отчета за касовото изпълнение на бюджета към 30.06.2010 г. усвоените средства по проекти от чужбина не са отчетени в дейност 3388 „Международни програми и споразумения, дарения и помощи от чужбина” - към функция „Образование” от ЕБК, с което е нарушено горецитираното указание на дирекция „ПУБ” на МВР⁴⁶.

Приходите на АМВР се формират основно от помощи и други безвъзмездно получени средства от чужбина и от страната; приходи от курсове за обучение; приходи от дейността на ведомствените столове и бюфети; приходи от наеми на имущество и др.

Академията на МВР набира приходи от такси за административни услуги; продажба на тръжни документи, лихви и др.

2.1.1. Отчетените собствени приходи по бюджетна сметка на АМВР за 2009 г. са 737 371 лв., а към 30.06.2010 г. 188 001 лв. В структурно отношение приходите са както следва:

Направи се анализ и сравнение на отчетените приходи към 30.06.2009 г. и към 30.06.2010 г. и се установи:

1. Отчетените приходи към 30.06.2009 г. са 229 665 лв., а към 30.06.2010 г. са 188 001 лв. Намалението на приходите е в резултат на:

а) дейността на столовете и бюфетите. Към 30.06.2010 г. сумата отчетена по подпараграфа е отрицателна, тъй като разходите за покупка на стоки за производството на храна са по-големи отколкото продажбите и в резултат на извършени плащания по фактури от предходната година;

б) други услуги и продажби. Към 30.06.2010 г. са проведени по-малко курсове за обучаване на служителите от министерствата в АМВР, за обучение по ЗЗКИ и за боравене с оръжие;

в) наеми на имущество и от почивно дело. Прекратени са договорите за наем с фирми ББП „Комерс” ЕООД - гр. Пазарджик, ЕТ „Фенея” - АМВР и по-малко са събраните такси от обучаваните за ползване на общежития;

г) текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от страната;

д) текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от други държави.

2. Ръст бележат приходите от такси от административни и други дейности от
8 329 лв. към 30.06.2009 на 88 802 лв. към 30.06.2010. Увеличението е в резултат на броя на кандидат-курсантите.

2.1.2. По подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция” за 2009 г. са отчетени 287 041 лв., в т. ч. приходи от продажби на услуги

2.1.2.1. С писмо⁴⁸ на дирекция „ФРО” е регламентиран начина за осчетоводяване дейността на столовете и бюфетите по сметкоплана на МВР. Главният счетоводител на АМВР с писма⁴⁹ дава указания за правилното отчитане на ведомствените столове и бюфети в ЦСПП. С така регламентирания ред и дадените методически указания е унифицирано отчитането на столовете и бюфетите в АМВР.

2.1.2.2. Съгласно чл. 75, ал. 1 и ал. 2 от Закона за министерството на вътрешните работи (ЗМВР) полицейските органи издават разрешения и удостоверителни документи за боравене с оръжие и за тях се събират такси в размер, определен от Министерския съвет.

При проверка на първичните документи се установи, че: по подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция” са отчитани неправилно такси за боравене с оръжие, по чл. 1, ал. 1, т. 23 от Тарифа 4⁵⁰, вместо по параграф 25-00 „Държавни такси” в нарушение на изискванията на ЕБК за 2009 г. и 2010 г. При начисляване на прихода е използвана сметка 7110 „Приходи от продажба на услуги”, вместо сметка 7051 „Приходи от такси в лева” в нарушение на СБП и ЕБК⁵¹.

2.1.2.3. По подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция” и по сметка 7112 „Приходи от продажби на материали” не са отчетени постъпилите приходи от курсанти закупили знака на АМВР. Същите са отчитани, като възстановени разходи по подпараграф 10-14 „Учебни и научно-изследователски разходи и книги за библиотеките” и по кредита на сметка 6014 „Разходи за учебни материали и помагала”. Нарушени са изискванията на ЕБК и СБП.⁵²

2.1.2.4. В ЦСПП - гр. Варна получени суми за гаранции за изпълнение на договори по Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП) са отчитани неправилно по подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция” вместо по подпараграф 93-10 „Чужди средства от други лица (небюджетни предприятия и физически лица) (+/-)” и по сметка 4831 „Временни депозити, гаранции и др. чужди средства чужди средства от местни лица”.

По време на одита сумата за 2010 г. в размер на 5 634.00 лв. е сторнирана от подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция” и е отнесена правилно по подпараграф 93-10 „Чужди средства от други лица (небюджетни предприятия и физически лица) (+/-)”⁵³.

2.1.2.5. Постъпилите суми от продажба на оръжие са отчитани по сметка 7149 „Приходи от продажби на други дълготрайни материални активи” и по подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция”⁵⁴. Допуснато е несъответствие при отчитането по счетоводна сметка и подпараграф. С Класификацията на МВР е определен подподпараграф 24-043 „Приходи от други услуги и продажби”⁵⁵.

2.1.2.6. Към отчета за 2009 г. и към 30.06.2010 г. са приложени разшифровки на подпараграфа, които съответстват на отчетените по него приходи, съгласно изискванията на т. 4 от ДДС № 13 от 16.12.2009 г. и т. 6 от ДДС № 5 от 29.06.2010 г.

2.1.3. Отчетените приходи по подпараграф 24-05 ”Приходи от наеми на имущество” в отчета за касовото изпълнение за 2009 г. възлизат на 129 384 лв., а към 30.06.2010 г. -

При проверка на първичните документи се установи, че неправилно по този подпараграф са отчитани таксите за нощувки на служителите, които се обучават от АМВР за по два, три и повече дни, вместо по подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция”, с което не е спазена ЕБК. Използвана е сметка 7121 „Приходи от наеми на имущество”, вместо сметка 7110 „Приходи от продажба на услуги” в нарушение на изискването на СБП⁵⁷. Причината за това са дадените указания с Класификацията на МВР⁵⁸.

2.1.4. Приходите от продажба на вторични суровини и тръжна документация за
2009 г. правилно са отчетени по подпараграф 36-19 „Други неданъчни приходи” в размер на 1 255 лв., а към 30.06.2010 г. няма отчетени суми. Приложени са разшифровки на подпараграфа съгласно изискванията на т. 4 от ДДС № 13 от 16.12.2009 г. и т. 6 от ДДС № 5 от 29.06.2010 г.

2.1.5. При проверката на договорите за дарение от страната не са установени нередности. Съставени са правилни счетоводни записвания. По параграф 45-00 „Помощи, дарения и други безвъзмездно получени суми от страната” за 2009 г. са отчетени

При анализа за съответствие между отчетените по параграфа суми и осчетоводените по сметка 7411 „Текущи трансфери и дарения от страната” не е установена разлика. Усвояването на сумите от получените дарения са отчитани и задбалансово по сметка 9201 ”Неусвоените суми от получени дарения, помощи и др. безвъзмездно отпуснати средства от страната”, съгласно изискванията на СБП.

2.1.6. Средствата предоставени на АМВР по проекти и участие в дейности на европейските организации са отчетени по подпараграф 46-30 „Текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от други държави” за 2009 г. са в размер на
269 288 лв., а към 30.12.2010 г. 44 956 лв.⁵⁹

2.1.6.1. С цел правилното им отчитане е издадена заповед^,60 на ректора на АМВР. В т. 5 от заповедта е указан реда и са регламентирани правилата и процедурите, които трябва да се изпълняват:

а) за всяко договорено участие на АМВР в международни проекти и програми, по които Академията се явява бенефициент, в сектор „ФО” на Академията се разкрива отделно досие. За целта в десет дневен срок след получаването на одобрен бюджет сектор „Международно сътрудничество” предоставя в сектор ”ФО” копие от бюджета и анотация на поетите вече договорености.;

б) не се допуска поемане на задължение или извършване на разходи без необходимите средства да са постъпили по транзитната сметка на Академията;

в) за поемането на всяко задължение или извършване на разход на стойност над
1 000 лв. отговорният счетоводител задължително оформя контролен лист (приложение
№ 1);

г) всяко досие съдържа всички първични документи за получените приходи и извършените разходи. Разходните документи се предоставят в счетоводството заверени от началник сектор „Международно сътрудничество” и пом.-ректора на Академията в тридневен срок от извършване на разхода;

д) в края на всяко тримесечие отговорния счетоводител изготвя рекапитулация на наличните средства по досиетата, съгласува я с началник сектор „Международно сътрудничество” и я докладва на главния счетоводител.;

е) до 20-то число на месеца следващ отчетното тримесечие главния счетоводител изготвя анализ и докладва на ректора на Академията на МВР наличността на средствата и извършените разходи, както и цялостния процес по осъществяване на вътрешен контрол върху дейността в съответствие с изискванията на ЗФУКПС и вътрешните правила.

При проверката се установи, че така регламентираните процедури и действия не се изпълняват. ⁶¹ Не е осъществяван мониторинг, в нарушение на изискванията на чл. 10, ал. 1, т. 5 и ал. 2 от ЗФУКПС.

2.1.6.2. При проверката на предоставените суми на АМВР по проекти и участия в дейности на Европейските организации се установи⁶²:

а) проектите и приложенията към тях не са преведени на български език, в нарушение на изискванията на чл. 3, ал. 1 от Закона за счетоводството (ЗС) и чл. 31 от ПМС № 193 от 13.08.2007 г.;

б) предоставените средства по проекти и участия са отчитани само на синтетично ниво по сметка 7471 „Получени текущи помощи от други държави”, като няма аналитичност за всеки един от тях;

в) не се води аналитична информация за полученото съфинансиране по всеки един от туининг проектите от „Централното звено за финансиране и договаряне” към МФ;

г) при получаване на сумите по проектите е приложен само платежен документ за извършен превод и не е приложен проекта или споразумението въз основа, на което се прави превода. По този начин не е осигурена адекватна одитна пътека за проследимост и наблюдение съгласно изискването на чл. 14, т. 5 от ЗФУКПС и чл. 4, ал. 3 от ЗСч за документална обоснованост на стопанските операции и факти.

Възприетият начин на работа не дава възможност на сектор „ФО” да следи изпълнението на проектите и да оказва контрол, както на получените суми по тях, така и на извършените разходи. Не е спазено изискването на чл. 9, ал. 1, т. 3 от ЗСч, съгласно който изградената и поддържана счетоводна система на организацията трябва да осигури синтетични и аналитични счетоводни регистри, както и равенство и връзка между тях. Нарушен е чл. 4, ал. 1, т. 3 от ЗСч, като не е спазен принципа на счетоводството „предпазливост”⁶³.

2.1.6.3. От предоставената информация от одитирания обект⁶⁴ се установи, че получените суми са по предоставени проекти от международни организации и от ЕК. Средствата са отчетени неправилно по подпараграф 46-30 „Текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от други държави”, вместо по подпараграфи 46-10 „Текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от ЕС” и 46-50 „Текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от други международни организации” и съответно неправилно е използвана сметка 7471 „Получени текущи помощи от други държави”, вместо сметка 7481 „Получени текущи помощи от международни организации” от СБП. Нарушени са изискванията на ЕБК и СБП.

2.1.6.4. За получените суми по туининг проекти от ЕО и ЕК в сектор „ФО”, не се води пълна, точна и систематизирана счетоводна документация, съгласно законовите изисквания.

2.1.6.5. Не са представени методически указания за осчетоводяване на предоставените средства по проектите и участието на АМВР в дейности на Европейските организации.⁶⁵