Кодекс с ротарианските практики съдържание Предговор Описание на Кодекса Кодекс с ротарианските практики

57.040 Избор на място

Международният конгрес няма да се провежда в една и съща държава в две последователни години. Ако е възможно, конгресите следва да се провеждат постоянно в различни части на света, при условие, че се обърне сериозно внимание на финансовите фактори. Източните и западните райони на Съединените щати, разделяни от река Мисисипи, се разглеждат като два отделни района за целите на избор на място. (ноември 2007, СБД, реш. 87)

57.040.2. Минимум изисквания за конгрес

Бордът ще разгледа дадено предложение само ако генералният секретар изрично е потвърдил, че градът към момента отговаря на всички изисквания за провеждане на конгрес. Ако генералният секретар и/или ротарианският старши лидер, ангажиран с отчетите след проучването на местата, докладва, че градът не отговаря на всички важни изисквания към града, както е описано в актуалния „Наръчник за конгресите”, а Бордът все пак избере този град, то тогава Бордът следва да представи обяснение във въпросното си решение за това как ще бъдат преодолени недостатъците. Генералният секретар следва да информира Борда за потенциалните места, които леко се отклоняват от нормите или предпочитаните критерии, когато тези отклонения няма да възпрепятстват пълния капацитет на даден град да проведе конгрес. Генералният секретар следва да информира Борда за потенциалните места, които леко се отклоняват от стандартите или предпочитаните критерии, когато тези отклонения няма да спрат пълния капацитет на града да проведе конгрес. Ако генералният секретар не сертифицира никой град измежду тези, на които са изпратени покани, Бордът ще отложи избора си, докато не бъде сертифициран град или не бъдат получени предложения от друг регион на ротарианския свят. Международните конгреси няма да бъдат възлагани на градове, които нямат достатъчно и подходящи съоръжения. (януари 2011, СБД, реш. 150)
Източник: юни 1977, СБД, реш. 362; ноември 1991, СБД, реш. 98; октомври 1998, СБД, реш. 124 Изменение: юни 2007, СБД, реш. 289; януари 2011, СБД, реш. 150
57.040.3. Мерки за контрол на разходите при избора на място за конгреса

За да се контролират разходите за конгреса, може да се проведат преговори за намаляване на цените в следните области, преди избора на град за конгреса: настаняване, места за срещи и други съоръжения. Броят на официалните хранения следва да се ограничи до минимум. Препоръчително е да се уточнят и всички безплатни неща, включително безплатни хотелски стаи за различни офицери. (януари 2012, СБД, реш. 201)

Когато разглежда поканите на дистриктите за провеждане на конгреси в техните градове, РИ ще очаква всеки град да предостави без разходи за РИ подходяща и удобна аудитория за генералните сесии на конгреса и допълнителни места за срещи за другите сесии. Никой дистрикт в даден град не следва да плаща наем или други разходи за мястото на конгреса за ползване от РИ. Препоръчително е градът да предостави тези съоръжения или пък необходимите средства за подобен конгресен център да се осигурят от градското ръководство, туристическа асоциация, търговска камара или подобна бизнес група. (ноември 2007, СБД, реш. 87)

Генералният секретар следва да продължи да наблюдава факторите, които биха могли да попречат на международните конгреси, и да сключва договори, където е възможно, по начин, който максимално да намали отговорността на РИ в случай на пречка за плановете за конгреса. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Установени са процедури за избора на места, където да се провежда ежегодният конгрес на РИ и са описани подробно в Наръчника за конгресите. Никой град не може да бъде домакин на конгрес по-често от веднъж на 20 години. Бордът избира финалист, който да бъде инспектиран, след което градът бива избиран за конкретната година. Конгресът не трябва да се провежда през втората половина на месец юни, в сила от 2015г. (януари 2012, СБД, реш. 201)

След като бъде избран град за конгреса, генералният секретар представя актуализирана информация пред бъдещите Бордове относно напредъка, постигнат с няколко града и дистрикта, предвидени да бъдат домакини на конгреси в предстоящите години. Генералният секретар предупреждава Борда за сериозни проблеми, възникнали в планирането на конгресите.

57.050. Участие

Регистрацията за конгресите на РИ се ограничава до:

• Ротарианци

• Ротарактори

• Интерактори

• Студенти по Младежки обмен

• Стипендианти на Фондацията

• Не-ротарианци бивши стипендианти на Фондацията

• Наемни служители на Ротари клуб/дистрикт

• Брачни партньори на починали ротарианци

Следните лица са официалните участници на конгреса без разходи за РИ или Фондацията.

• Директори номини и брачните им партньори

• Паст директори на РИ и брачните им партньори

• Паст попечители на РФ и брачните им партньори

• Паст генерални секретари и брачните им партньори

• Настоящи дистрикт гуверньори и брачните им партньори

• Настоящи дистрикт гуверньори елект и брачните им партньори

• Настоящи председатели на комисии на РИ/РФ и брачните им партньори

• Брачни партньори на починали старши лидери на Ротари

• Офицери и офицери номини на РИВИ

(май 2012, СБД, реш. 244)

РИ ще удовлетворява молби за еднодневни регистрационни такси само там, където капацитетът на пленарната зала го позволява. (юни 2007, СБД, реш. 289)

На плащащите за участие лицензирани от РИ търговци, местните бизнес представители в изложението и организациите, с които РИ има официални взаимоотношения на сътрудничество, ще бъдат осигурени до шест безплатни баджове за достъп до Дома на приятелството за щанд, преднадначени за служителите на щанда. Всеки допълнителен бадж ще бъде предоставян за 50 щ.д. на бадж при поискване преди срока за предварителна регистрация през март. Всички баджове, поискани след срока за предварителна регистрация през март, ще бъдат на разположение на място за 100 щ.д. на бадж.

На всички срещи на РИ всички баджовете с имена следва да включват класификацията на ротарианците. (ноември 2008, СБД, реш. 81)

Независимо от клаузите на параграф 57.050.1., Бордът може да упълномощи други категории не-ротариацни да се регистрират за конгреса на РИ. Например, тези регистрирани лица могат да включват представители на партниращи организации и спонсори.

Препратки

57.080. Участие на редакторите на регионални списания

57.110.4. Разходи за присъствие на конгреса, плащани от РИ

57.060. Настаняване

Където е възможно, трябва да се положат усилия, за да се избегне настаняването на участниците в конгреса на разстояния, изискващи над 45 минути път за достигане до центъра на конгресните дейности. (ноември 1999, СБД, реш. 197)

Официалните формуляри за регистрация/настаняване за конгреса се разпространяват една година предварително на предходния конгрес и десет месеца предварително по пощата. Ще бъдат удовлетворени само правилно попълнени официални формуляри за конгреса с подписа на ротарианеца и получени до обявения срок (с изключение на формулярите получени онлайн/ по електронен път). Туроператорите следва да спазват процедурите по настаняването за конгрес на РИ. (януари 2012, СБД, реш. 201)

57.060.3. Депозити за хотелска резервация

Официалните формуляри за настаняване за конгрес следва да упоменават, че депозитите за хотели няма да се възстановяват, ако резервацията бъде отказана след срока за отказ от хотелска резервация. (ноември 1999, СБД, реш. 197)
Източник: ноември 1999, СБД, реш. 197

57.070. Церемониалмайстори на конгреса

Ролята и отговорностите на лидерите на церемониалмайсторите на РИ за международния конгрес са описани подробно в „Наръчник за конгресите“ . (януари 2012, СБД, реш. 201)
57.070.1. Разходи на церемониалмайсторите на международния конгрес

Разходите на ръководството на церемониалмайсторите на международния конгрес се изплащат от РИ съгласно Политиката за пътуване на РИ. Бюджетът за церемониалмайсторите на международния конгрес следва да включва разходи за един главен церемониалмайстор; десет асистенти на церемониалмайстора; десет заместник- церемониалмайстори.

Препратки

57.080. Участие на редакторите на регионални списания

Регистрационната такса за редакторите на ротарианските регионални списания, участващи в международните конгреси, ще бъде с отстъпка, тъй като тези редактори ще участват като представители на медиите, а не като редовни участници в конгреса. (юни 2007, СБД, реш. 289)

57.090. Комисия за международен конгрес

Президентът, след консултация с бъдещия президент, който ще служи през годината на конгреса, назначава председателя на комисията за конгреса. Председателят на комисията за конгреса следва да бъде паст директор. Председателят следва да има познания и опит в планирането на конгреси на Ротари Интернешънъл и е член на или съветник на Организационния комитет на домакините. (октомри 2015, СБД, реш. 67)

Председателят на комисията за конгреса може да участва в срещи на предходната комисия за конгреса като наблюдател. Този бъдещ председател следва да посети конгреса, предхождащ конгреса, в който той ще бъде назначен да служи за сметка на Ротари Интернешънъл; както и да се срещне с президента номини и представители на домакините организатори 28-30 месеца преди конгреса, за който този председател е назначен. (януари 2012, СБД, реш. 201)

Комисията на конгреса следва да съдейства на президента в планирането и реализирането на програмата за конгреса и да създаде целева посещаемост за промоционални цели, но не и за бюджетни цели. Това трябва да стане в близко сътрудничество с генералния секретар и домакините организатори, които се отчитат пред комисията за конгреса. Комисията за конгреса съветва, получава инструкции от и работи с президента за съответната година, за да включи желанията и идеите на въпросния президент в програмния формат. Решаващият глас има Бордът като последна инстанция. Членовете на комисията за конгреса ще са официалните участници в конгреса. (октомври 2015, СБД, реш. 65)

Като стандартна практика за конгресите, комисията за международния конгрес следва да проведе кратка среща след конгреса, проведен непосредствено преди конгресната година, за която тя участва в планирането. (юни 1998, СБД, реш. 348)

57.100. Връзки с обществеността

Генералният секретар, в сътрудничество с домакините организатори, следва да се постарае да осигури на местно ниво квалифицирана подкрепа за връзки с обществеността, приблизително три месеца преди конгреса до края на конгреса. (ноември 1999, СБД, реш. 197)

Източник: май-юни 1981, СБД, реш. 406; Изменение: ноември 1999, СБД, реш. 197
57.120.2. Финансиране за популяризиране на конгреса

Дейността за връзки с обществеността на конгреса следва да се финансира от годишния бюджет на РИ. (ноември 1999, СБД, реш. 197)

Конгресът предоставя забележителна възможност за популяризиране на Ротари и дава на ротарианците, участващи в тази среща, ценни насърчения и указания за клубните и дистриктните дейности за връзки с обществеността. Генералният секретар, в зависимост от обстоятелствата във всяка държава-домакин на конгрес, назначава достатъчно служители за работа с пресата на всеки конгрес. (ноември 1999, СБД, реш. 197)

57.110. Финанси

Бюджетът на конгреса следва да се изготви на базата на реалистични суми за приходи и разходи въз основа на очакваното участие, считано от Конгреса на РИ 2018:

• Северна Америка: 17 000

• Европа: 17 000

• Австралия: 17 000

• Южна Америка: 14 000

• Африка: 10 000

(октомври 2015,СБД, реш. 65)
Източник: февруари 1988, СБД, реш. 3180; януари 2010, СБД, реш. 151; Изменение: ноември 1999, СБД, реш. 197; октомври 2015, СБД, реш. 65
57.110.2. Преглед на бюджета от Борда за следващия конгрес

Генералният секретар следва да отчита навреме пред Борда кои да е и всички известни или очаквани значителни отклонения във включените в бюджета приходи и разходи. (ноември 2007, СБД, реш. 87)

Бюджетът на конгреса трябва да бъде баланасиран. Затова разходите, свързани с провеждането на ежегодния конгрес на Ротари Интернешънъл, следва да се покриват от приходите, събрани от регистрационните такси, наема на щандове, продажбата на билети и други приемливи средства за приход. (октомври 2015, СБД, реш. 66)

а) Бюджетът на конгреса следва да покрива разходите за следните лица, участващи в конгреса на Ротари Интернешънъл и като такива да бъдат изтъкнати официални участници:

• Президент и брачния му партньор (финансира се от бюджета за конгреса през настоящата година)

• Генерален секретар и брачния му партньор (финансира се от бюджета за конгреса през настоящата година)

• Церемониалмайстори и брачните им партньори (включва главния и асистентите на главния ЦРМ) (финансира се от бюджета за конгреса през настоящата година)

• Главния церемониалмайстор за конгрес през следващата година (финансира се от бюджета за конгреса през следващата година)

• Председател на комисията за конгреса за следващата година (финансира се от бюджета за конгреса през настоящата година)

• Заместници церемониалмайстори (само хотел, регистрационна такса и храна)

• Комисия за конгреса през настоящата година и брачни партньори (финансира се от бюджета за конгреса през настоящата година)

• Служители на Секретариата, назначени от генералния секретар в подкрепа на конгресните дейности

• Разходите на всяко лице, назначено от президента или Борда на място в програмата на конгреса, но което не е включено по-горе, може да се поемат от РИ с одобрението на президента
б) Фондацията на Ротари плаща разходите на следните лица, участващи в конгреса на Ротари Интернешънъл:

• Председател на попечителите и брачен партньор

• Асистент на председателя на попечителите и брачен партньор

• Попечители и брачни партньори

• Бъдещи попечители и брачни партньори

• Асистент на председателя елект на попечителите и брачен партньор

• Служители на Секретариата, назначени от генералния секретар към други прояви на Фондацията, които се провеждат паралелно с конгреса
в) РИ плаща разходите на следните лица, участващи в конгреса на Ротари Интернешънъл от съответния бюджет:

• Асистент на президента и брачен партньор

• Президент елект и брачен партньор

• Президент номини и брачен партньор

• Асистент на президента елект и брачен партньор

• Директори и брачни партньори

• Директори елект и брачни партньори

• Паст президенти (които не са попечители) и брачни партньори

• Служители на Секретариата, назначени от генералния секретар за други организационни прояви, които да се провеждат паралелно с конгреса

• Най-близките в семейството на президента за настоящата година, при условие че разходите на не повече от 20 подобни члена се поемат от РИ през двегодишния период за един и същи президент, който първо служи като президент елект и след това като президент на два последователни конгреса

• Най-близките в семейството на президента елект за следващата година, при условие че разходите на не повече от 20 подобни члена се поемат от РИ през двегодишния период за един и същи президент, който първо служи като президент елект и след това като президент на два последователни конгреса (януари 2012, СБД, реш. 201)
Източник: ноември 2007, СБД, реш. 87; Изменение: ноември 2008, СБД, реш. 29; януари 2012, СБД, реш. 201
57.110.5. Разходи за конгреса, които не се покриват от бюджета на конгреса

Следните разходи на конгреса, непокрити от бюджета за конгреса на Ротари Интернешънъл, се покриват от съответните бюджети на Ротари Интернешънъл или Фондацията на Ротари:

б) Изготвяне на Протоколите от конгреса;

в) Разходи за предконгресни събития на Фондацията на Ротари (разходите се поемат от бюджета на Фондацията на Ротари)

г) Процеса на гласуване и акредитиране на конгреса;

д) Прес център и връзки с медиите;

е) Разходи за предконгресните срещи на Младежкия обмен;

ж) Разходи за предконгресната среща на Ротаракт. (януари 2015, СБД, реш. 117)
Източник: ноември 1999, СБД, реш. 197; Изменение: ноември 2007, СБД, реш. 87; януари 2012, СБД, реш. 201; януари 2012, СБД, реш. 227; октомври 2014, СБД, реш. 70. Виж също август 2000, СБД, реш. 89