Кодекс с ротарианските практики съдържание Предговор Описание на Кодекса Кодекс с ротарианските практики

Когато определят регистрационните такси за предконгресните срещи, президентът, председателят на конгреса и генералният секретар за конгреса на същата година, след консултация с председателя на попечителите за събитията на РФ, могат да определят а) дали участниците могат да се регистрират само за предконгресни срещи без да се регистрират за конгреса, б) дали може да се приложи допълнителна такса, или в) дали регистрираните за конгреса ще могат да присъстват на предконгресните срещи безплатно. Това може да бъде различно всяка година и за предконгресните срещи в една и съща година. (януари 2011, СБД, реш. 152)

При избора на характеристиките на програмата и лекторите за конгреса, трябва да се обмисли тяхната обществена значимост в световен мащаб, както и практичността на темите и връзката с работата на клубовете и целите на РИ. (януари 2012, СБД, реш. 201)

Всички пленарни сесии следва да бъдат насочени към постигане на целите, изложени в 57.010 от Кодекса с ротарианските практики. Лекторите трябва да познават Ротари и да говорят по теми, свързани с Ротари. Основните лектори трябва да бъдат посъветвани да свържат своите теми с Ротари, особено, ако те не са ротарианци. Лекторите следва да бъдат осигурени възможно най-рано, препоръчително е една година преди конгреса с цел популяризиране. (януари 2012, СБД, реш. 201)

Уъркшоп за Фондацията на Ротари се провежда по време на Международния конгрес.

Отчетът на комисията за организиране на гласуването пред конгреса следва да бъде под формата на резюме. По време на презентацията председателят на комисията следва да обяви, че копията от подробния отчет ще бъдат на разположение незабавно след пленарната сесиия, на която е представено резюмето на отчета.

Всеки конгрес на РИ следва да предлага уъркшоп за клубните президенти елект и уъркшоп по членството, така че тези ползи от участието в конгреса на РИ да се популяризират рано през ротарианската година. (януари 2012, СБД, реш. 201)

57.120.3. Други дейности

Може да се провеждат Неофициални съпътстващи събития (НСС) заедно с мероприятията на домакините.

Виж Параграф 42.010.

Въпреки че официалният език на РИ е английският, комисията за конгреса следва да осигури симултанен превод за пет ротариански езика: френски, японски, корейски, португалски и испански, както и допълнителни езици, които са уместни за държавата-домакин. Комисията за конгреса определя първоначалните езици за превод, които да бъдат включени в препоръките за крайния бюджет. Комисията за конгреса може да осигури и симултанен превод, ако броят на регистрациите към първия срок за регистрация гарантира добавянето на подобен симултанен превод и ако мястото и бюджетните ограничения позволяват на РИ да го направи.

На международния конгрес се осигурява пространство за щандове за основните групи, както са изброени по-долу:

Виж параграфи 42.010. и 42.020.

Виж параграф 57.120.6. (януари 2012, СБД, реш. 201)

57.120.6. Инструкции за не-ротариански организации, участващи в изложението на конгреса

РИ предоставя място на конгресите за представяне на ротариански проекти и дейности на сдруженията, както и за продукти на официалните притежатели на лицензи. Доколкото позволява пространството, РИ също така предоставя и на други организации възможността да участват в изложенията на конгресите, при условие че
а) споразумението между партньора и РИ/РФ включва възможност за участие в изложението;

б) участието в изложението на организацията няма да включва набиране на средства или продажби на място.

Програмата за конгреса и транспортното ръководство ще се предоставят на английски, френски, японски, корейски, португалски и испански.

В зависимост от мястото на конгреса и участието според езиковия признак, включването на допълнителни езици за печатните материали или публикациите на конгреса ще се определя от президента на РИ, въз основа на препоръките от страна на генералния секретар, след консултация с председателя за конгреса. (ноември 2007, СБД, реш. 87)

Настоящите и бъдещите членове на Борда, заедно с брачните им партньори, следва да бъдат официално представени по време на конгреса на РИ. Паст президентите, заедно с брачните им партньори, се представят поотделно по време на една от пленарните сесии на всеки конгрес на РИ. Настоящите и бъдещите попечители на Фондацията на Ротари, заедно с брачните им партньори, се представят поотделно на една от пленарните сесии на всеки конгрес на РИ. (януари 2012, СБД, реш. 201)

Запазените места за пленарните сесии на конгреса се водят съгласно одобрения от Борда протокол (КРП 26.080, КРП 61.040). Запазените места обикновено се осигуряват за всеки член от семейството на ротарианец, който има право да седи в резервирания сектор, с изключение на случаите на гласуващите делегати.

• Паст, настоящите и бъдещите директори на РИ и техните брачни партньори или гости

• Паст, настоящите и бъдещите попечители и техните брачни партньори или гости

• Паст президентите на РИ и техните брачни партньори или гости

• Паст и настоящите генерални секретари и техните брачни партньори или гости

• Асистентите на президента на РИ, президента елект на РИ и президента номини на РИ и техните брачни партньори или гости

• Брачните партньори на починали паст генерални офицери на РИ и техните гости

• Офицерите на РИВИ и техните брачни партньори или гости

• Членовете на комисията за международния конгрес и техните брачни партньори или гости

• Главния церемониалмайстор и брачен партньор или гости

• Бъдещите членове на ІСС и техните брачни партньори или гости

• Членовете на комисията за популяризиране на конгреса и техните брачни партньори или гости

• Членовете на Обществото на Арч Клъмф

• Големите дарители от ниво 4

• Акредитирани външни и ротариански медии

• Други, които президентът на РИ, председателят на ІСС или церемониалмайсторът преценят за подходящи

Препратки

34.050.1. Точно възпроизвеждане на Знаците на Ротари върху продукти

41.020.8. Ротариактори на конгресите

57.130. Ролята на платените официални участници и брачните им партньори

Официалните участници представят РИ или Фондацията в официалната си длъжност на определени събития; участват в пленарни сесии, уъркшопове или форуми и, както е назначено, като лектори, модератори или водещи на панелни дискусии; участват в срещите преди конгреса като Международния институт, за офицерите по Младежки обмен, за Ротаракт и всички други одобрени дейности преди конгреса; участват в официални обеди, вечери и други социални събития на РИ; присъстват на срещи, които може да се проведат по време на конгреса; и изпълняват други отговорности, които президентът, президентът елект, председателят на попечителите или Бордът може да назначат.
Брачните партньори на официалните участници в конгреса участват в: пленарните сесии на конгреса; официалните обеди и вечери; дискусионните семинари и форуми относно програмите и инициативите на РИ; и в Международния институт. (май 2015, СБД, реш. 166)
Източник: ноември 1994, СБД, реш. 97; Изменение: февруари 2004, СБД, реш. 190; ноември 2007, СБД, реш. 87; май 2015, СБД, реш. 166
57.130.1. Членовете на Борда като делегати на клубовете на конгреса

Като принципна позиция, даден член на Борда не може да служи като делегат на клуб на международния конгрес и по този начин да лиши конгреса от допълнително, независимо мнение и принос, както и да отнеме привилегията на други квалифицирани ротарианци да служат в тази компетентност. (юни 1998, СБД, реш. 348)

57.140. Ролята на генералния секретар на международните конгреси

Преди назначаването на комисия за конгреса генералният секретар действа като лице за контакт с президента и Борда на РИ по всички въпроси, свързани с конгреса, както и като връзка с домакините организатори и общинските власти на града-домакин. През този период генералният секретар действа като основното лице за контакт с домакините организатори.
При първа възможност след като Бордът определи града, в който да се проведе конгресът, генералният секретар започва работа с избрания град и урежда договорите за РИ в тясно сътрудничество с домакините организатори и градската администрация или частни страни, за резервацията на достатъчно хотелски стаи, за да се гарантира настаняването на очакваните участници. Генералният секретар следва да се срещне с борда на директорите на домакините организатори и внимателно да прегледа всички организационни планове на конгреса.
В изпълнението на отговорностите си, генералният секретар е отговорен за всички логистични, програмни и административни задължения, свързани с международния конгрес и одобрени придружаващи срещи. Отговорностите са описани подробно в „Наръчник за международния конгрес“. (януари 2012, СБД, реш. 201)
Източник: юни 2007, СБД, реш. 289; януари 2012, СБД, реш. 201

57.150. Дейности след конгреса

Книжката със „Заседанията от конгреса” съдържа протоколи от конгреса, годишния отчет на генералния секретар, годишния отчет на касиера и отчета на попечителите на Фондацията на Ротари.

57.160. Разни въпроси, свързани с международния конгрес

Бордът на РИ е оторизирал търсенето на спонсори за конгресите на РИ, както от РИ, така и от домакините организатори, което подлежи на одобрение, според всеки отделен случай, от страна на генералния секретар след консултиране с президента на РИ и съгласно съществуващата политика на Брода, „Инструкциите за спонсорство на срещи, мероприятия, проекти и програми на РИ” (Кодекс 36.010.), „Инструкции на РИ и РФ за използването на Знаците на Ротари от спонсори и сътрудничещи организации” (Кодекс 33.030.15.), „Инструкции за използване на емблемата на РИ за Ротари клубовете, ротарианските дистрикти и другите ротариански звена с цел спонсорство и взаимоотношения на сътрудничество” (Кодекс 11.020.6.) и „Наръчник за конгресите на РИ”. (февруари 1999, СБД, реш. 196)

Никое конгресно лого не следва да съдържа търговска марка на друго звено. Само едно официално лого ще се одобрява за всеки конгрес. Всички отклонения от одобреното лого за конгрес трябва да се одобряват от президента на РИ за годината на конгреса, на индивидуален принцип. (януари 2009, СБД, реш. 164)

♦

Член 58. Международна асамблея

58.020. Планиране

58.030. Комитет за международната асамблея

58.040. Присъствие и отговорности на участниците

58.050. Обучение, програма и сесии

58.060. Публикации

58.070. Финанси

58.010. Инструкции и минимални норми

Генералният секретар поддържа наръчник за международната асамблея, основан на актуалната политика на РИ и процедурите за международната асамблея.
Генералният секретар преглежда наръчника за международната асамблея всяка година и представя предложения за редактиране пред Борда, ако това се изисква.
Генералният секретар е упълномощен да преглежда „Наръчника за международната асамблея“, както е необходимо, при условие че всички предложени промени се изпращат за разглеждане от Борда един месец преди влизането им сила и че всички предложени промени, за които някой директор е изказал възражение, ще се разгледат от Борда на следващото му заседание.
Разбираемо е, че генералният секретар може да оторизира отклонения от тези норми при определени обстоятелства. (януари 2013, СБД, реш. 140)
Източник: ноември 1987, СБД, реш. 76; Изменение: май 2000, СБД, реш. 412; юни 2007, СБД, реш. 290; януари 2012, СБД, реш. 201; януари 2013, СБД, реш. 140

58.020. Планиране

От генералния секретар се изисква да резервира датите минимум пет години предварително за бъдещите международни асамблеи на подходящо място. (юни 1998, СБД, реш. 348)
Източник: януари-февруари 1989, СБД, реш. 193

58.030. Комитет за международната асамблея

Президентът всяка година назначава комитет за международната асамблея с членове, избрани от президента елект, които да съдействат в планирането и реализирането на цялостното функциониране на международната асамблея. (май 2000, СБД, реш. 412)
Източник: ноември 1990, СБД, реш. 106; Изменение: май 2000, СБД, реш. 412

58.040. Присъствие и отговорности на участниците

Международната асамблея е среща със специално предназначение. Затова присъствието се ограничава до участниците и техните брачни партньори. Президентът елект е упълномощен да определи дали лицата, различни от участниците и техните брачни партньори, за които са отправени специални молби, могат да участват в асамблеята, както и дали могат да придружават избрани участници. (юни 2004, СБД, реш. 236)

Ролите и отговорностите на доброволното ръководство на РИ за следните длъжности на международната асамблея са описани в „Наръчник за международната асамблея“.

• Директори елект

• Паст президенти

• Модератор на международната асамблея

• Главен церемониалмайстор

• Церемониалмайстори и брачни партньори

• Офицер за бърза помощ

• Брачни партньори на президента, президента елект, президента номини, директорите, директорите елект, попечителите на Фондацията на Ротари, бъдещи попечители, вице-президент на РИВИ, вице-президент елект на РИВИ, паст президенти и обучаващи лидери на РИ

• Обучаващи лидери

• Обучаващи на семинарите (януари 2012, СБД, реш. 201)

58.040.3. Ротационен план за назначаване на церемониалмайстори за международната асамблея

Назначаването на церемониалмайстори за международната асамблея следва да бъде на ротационен план при следните указания:
Главният церемониалмайстор на асамблеята следва да бъде един от церемониалмайсторите, назначени да служат на последната асамблея. (май 2003, СБД, реш. 390)
Източник: юни 2001, СБД, реш. 405; Изменение: май 2003, СБД, реш. 390
58.040.4. Председателски задължения на президента и президента елект

Президентът и президентът елект следва да покажат отдадеността си към значимостта на международната асамблея, като споделят председателските функции на всяка пленарна сесия от международната асамблея. Президентът елект обаче може да назначи допълнителни председатели за пленарните сесии и главните дейности на международната асамблея. (май 2000, СБД, реш. 412)

Президентът елект е председателят на комитета за международната асамблея или всяка друга комисия или група, на която е възложено да планира, проектира, подготви или осъществи международната асамблея. (май 2000, СБД, реш. 412)

Модераторът за международната асамблея в коя да е година се назначава от президента номини, който ще отговаря за международната асамблея за съответната година. (май 2000, СБД, реш. 412)

Президентът елект всяка година избира няколко ръководни роли. Квалификациите са описани в „Наръчник за международната асамблея“ за следните роли:

• Модератор на международната асамблея

• Асистент модератор на международната асамблея

• Главен церемониалмайстор

• Церемониалмайстор и брачни партньори

• Офицер за бърза помощ

• Обучаващи лидери, след консултация с президента и модератора

• Обучаващи на семинарите, след консултация с модератора
Източник: януари 2012, СБД, реш. 201
58.040.8. Ръководители на дискусионни сесии за брачни партньори

Преди провеждането на дискусионни сесии за брачните партньори, брачните партньори, които ще ръководят тези сесии, ще получат подходяща ориентация за ръководене на сесиите. (юни 1998, СБД, реш. 348)

В изпълнението на отговорностите си за международната асамблея, генералният секретар е отговорен за всички логистични, програмни и административни задължения, свързани с международната асамблея, семинара за лидерите и одобрените съпътстващи срещи. Отговорностите са описани в „Наръчник за международната асамблея“. (януари 2012, СБД, реш. 201)

Присъствието на деца на международната асамблея категорично не се насърчава. При специални обстоятелства, когато присъствието на деца може да се оправдае, до президента елект може да се подаде писмена молба за разрешение достатъчно време преди международната асамблея. Това разрешение може да се даде единствено по преценка на президента елект. (февруари 2004, СБД, реш. 189)