Кодекс с ротарианските практики съдържание Предговор Описание на Кодекса Кодекс с ротарианските практики

Г. Организация

2. Организацията и програмата на всеки институт се ръководят от свикващия(те) института, който е представителя(ите) на президента за института и носи отговорността пред президента за провеждането на института;

3. Свикващият, като запазва пълен контрол на дневния ред, програмата и финансите на института, назначава
а. председател, който отговаря за организационната дейност на срещата на института;
б. касиер, който да бъде паст офицер на РИ и който да се отчита пред свикващия и зоната за подготовката на бюджета на института, използването и изразходването на средствата;
4. За да популяризират най-доброто възможно присъствие и участие на разумни цени, институтите не трябва да бъдат планирани в райони, надвишаващи еквивалента на четири зони.

5. Директорите на РИ, директорите елект, директорите номини, другите свикващи и съответните им комисии за планиране на институт се насърчават да посещават, на свои разноски, други ротариански институти, за да получите идеи за по-смислен ангажимент на паст гуверньорите в ротарианските институти.

6. Ротарианските институти, президентските конференции и конференциите на дистриктите могат да се провеждат във връзка един с друг или паралелно на едно и също място, при условие че:

а. Бъдат установени и поддържани отделни бюджети и регистрационни такси за всяка среща;

б. Поддържат се отделни фондове за всяка среща;

в. бъде получено предварителното съгласие на гуверньора, където ще се провежда конференцията на дистрикта, и на свикващия ротарианския институт, който предстои да се проведе. (януари 2012, СБД, реш. 159)

Д. Програма

2. Свикващите институти не трябва да позволяват лекциите и презентациите да заемат по-голямата част от програмата на института, а по-скоро да планират достатъчно време (около 40-50 процента) за обмен на възгледи между участниците чрез панелни дискусии, сесии за въпроси и отговори, дискусионни групи и други подобни;

3. Свикващите институти, когато е удобно, следва да организират междуградска среща за участниците в института и местните ротарианци;

4. Свикващите институт могат, ако е уместно, да се възползват от съдействието на служители на РИ и РФ, назначени за института от генералния секретар за информация и участие в подкрепа на програмата преди института или на самия институт. Където е възможно, назначенията следва да се направят от международния офис, обслужващ зоната.

5. В годината на Законодателния съвет от свикващите се очаква да:
а. проведат сесия за обучение, която да продължи минимум половин ден, ограничаваща се до представители и техни заместници и ръководена от много опитни ротарианци, за да дискутират работата и заседанията на Съвета, но не и същността на предложенията, с учебни материали, които да подкрепят подобни сесии за обучение и които да бъдат предоставени от генералния секретар;
б. планират пленарна сесия за обсъждане на същността на избраните предложения, които да се разгледат на следващия Съвет, с цел предоставяне на възможност за представителите с право на глас да чуят мненията на ротарианците от техния край на света.
6. Бордът препоръчва да бъде включен отворен форум от минимум един час по време на програмата на института за обмен на идеи между участниците и старшите лидери на Ротари.

7. Директор или друг представител на Борда следва да представи петгодишната прогноза пред всеки ротариански институт с цел дискусия, съгласно Правилника на РИ, параграф 17.060.4.

8. Всеки ротариански институт следва да планира време за отчета за етапа на развитие на ПолиоПлюс, докато бъде постигнато премахването на детския паралич. (януари 2010, СБД, реш. 248)
Източник: април 1991, СБД, реш. 265; Изменение: март 1992, СБД, реш. 212; март 1993, СБД, реш. 188; ноември 1999, СБД, реш. 201; юни 1999, СБД ,реш. 310; август 1999, СБД, реш. 43; ноември 2004, СБД, реш. 58; март 2005, СБД, реш. 230; юни 2005, СБД, реш. 292; ноември 2005, СБД, реш. 38; юни 2007, СБД, реш. 226; ноември 2008, СБД, реш. 31; юни 2009, СБД, реш. 237; януари 2010, СБД, реш. 159; юни 2010, СБД, реш. 248
Е. Популяризиране
Директорите елект на РИ, директорите номини и съответните представители на комисиите за планиране на институти, следва да обмислят популяризирането на

1. Най-новата информация за РИ и нашата Фондация Ротари;

2. Възможностите за приятелство, особено срещите на гуверньорските випуски;

3. Възможности за контакти със старши лидерите на Ротари относно ротарианските практики. (юни 2010, СБД, реш. 248)

б. и затова също да бъдат под ръководството на свикващия института;

в. да не дублират програмата на Международната асамблея;

г. да бъдат съгласно политиката на РИ и информацията, изготвена от РИ;

д. да бъдат популяризирани и финансирани като напълно отделни от самия институт.
2. Всички събития, които се провеждат преди или след института – като семинарите за обучение на гуверньорите елект (ГЕТС), Един семинар на Ротари, семинар за Фондацията на Ротари, обучение на гуверньорите номини, обучение на преподавателите на дистрикти или пък мероприятия за отдих – следва да са ясно описани като събития преди (след) института, които може да предполагат различна аудитория от тази, която присъства на института.

3. Отговорност на всички свикващи ротариански институти е да гарантират, че програмата за обучение на гуверньорите елект на ниво зона, както е одобрена от Борда, се прилага в пълнота.

4. Препоръчително е таксите за презентация, апаратура и помещения за семинара за обучение да бъдат включени като част от бюджета на събитието и да се предоставят безплатно за обучаващия екип на РИ или на ГЕТС. На обучаващия екип на ГЕТС трябва да се предоставят подходящи помещения за срещите и апаратура. Препоръчва се следното във връзка с логистичните нужди и апаратурата:

а) масите и столовете на участниците да бъдат подредени под формата на полукръг, бувквата “U”, (групите да се състоят от не повече от 25-30 гуверньори елект)

б) катедра или маса за обучаващия лидер

в) LDC проектор, лаптоп или шрайбпроектор

г) статив за листове, хартия и маркери (октомври 2013, СБД, реш. 154)
Източник: април 1991, СБД, реш. 265; март 1992, СБД, реш. 212; Изменение: март 1993, СБД, реш. 188; февруари 1995, СБД, реш. 183; август 1999, СБД, реш. 43; ноември 1999, СБД, реш. 214; февруари 2000, СБД, реш. 298; октомври 2003, СБД, реш. 117; ноември 2004, СБД, реш. 52; януари 2008, СБД, реш. 174; януари 2012, СБД, реш. 159; януари 2013, СБД, реш. 154
З. Финанси
1. Всеки институт следва да се самоиздържа финансово чрез регистрационни такси и доброволни дарения (включително стоки и услуги) или спонсорство съгласно указанията на РИ. Набраните средства за института следва да се изразходват само за разходи, свързани с института;

2. Допълнителните срещи също трябва да се самоиздържат чрез регистрационни такси;

3. От дистриктите и клубовете (и ротарианците, които не участват) не трябва да се изисква да плащат разходи за института, с изключение на разходите на техния гуверньор и гуверньор елект (и други бъдещи офицери на РИ по преценка на дистриктите и клубовете) или като спонсори съгласно указанията на РИ;

4. Свикващият института следва да положи усилия да ограничи разходите, като

а. осигури помещения и места за настаняване на разумни цени;

б. намали до минимум броя и разходите за развлекателни мероприятия;

в. намали до минимум разходите за лектори и други, поканени извън Ротари или зоната;

г. предложи възможности за настаняване на по-ниски цени в района, корпоративно спонсорство и/или по-голяма гъвкавост по отношение на храненето.

6. След като бъдат платени всички разходи, положителният баланс, в сътрудничество на свикващия института и касиера за следващия институт, се прехвърля за използване единствено от този и бъдещи институти.

7. Финансовата гаранция за свикващите ротарианските институти е неприложима или не е необходима.

8. РИ възстановява транспортните разходи, направени от свикващите за максимум две пътувания до мястото на института, ако е необходимо, с цел подготовка и планиране. Свикващите се насърчават да извършват тези пътувания в комбинация с други ротариански мероприятия, когато е възможно, по икономически причини.

9. РИ възстановява транспортните разходи, направени от свикващите и техните брачни партньори, когато ги придружават, за да присъстват на ротарианските институти, съгласно установената политика на РИ по отношение на пътуванията.

10. От ротарианските институти се очаква да покрият всички други разходи, наравени от свикващите и техните брачни партньори, присъстващи на института. Въпреки това, подобни допълнителни разходи, свързани с ротариански институт, на който директор служи като свикващ, и които не се покриват от бюджета на института, включително за брачен партньор, когато се придружават от съответната документация, се възстановяват до степента на средствата, разпределени за директора според „Политиката за разходите на генералните офицери“ по параграф 69.040.1. от Кодекса с ротарианските практики.

11. Разходите на директорите и брачните партньори за присъствие на институтите, които са различни от тези, в които директорът служи като свикващ, се възстановяват, когато тези разходи допринасят за работните цели на РИ до степента, която позволяват разпределените средства за директора според „Политика за разходите на генералните офицери“ по параграф 69.040.1. от Кодекса с ротарианските практики.

12. Авансово плащане от 1000 щ.д. може да бъде направено за института, при поискване от свикващия, като този аванс трябва да се върне след края на института. (януари 2012, СБД, реш. 159)

2. Генералният секретар изпраща копия от финансовите отчети на институтите, подадени от всеки свикващ институт, до Борда преди последното му заседание всяка година. Генералният секретар предоставя доклад за състоянието относно неподадени финансови отчети на приключили институти до касиера и председателя на Комисията на РИ по одита през април всяка година. (юни 2007, СБД, реш. 226)

Препратки

72.010.1. Управление на риска за ротарианските институти

♦

Член 61. Общи политики за срещите на РИ

61.020. Комисия на церемониалмайсторите

61.030. Регистър на кандидатите за церемониалмайстори

61.040. Препоръчителен протокол за срещите на РИ

61.010. Наръчници за церемониалмайсторите

Изготвени са наръчници с общи наставленя за церемониалмайсторите на международната асамблея, международния конгрес и Законодателния съвет, като периодично се преразглеждат от Борда. Тези наръчници включват политиката на Борда, управляваща церемониалмайсторите. Генералният секретар е упълномощен да актуализира наръчниците, както е необходимо, при условие че всички предложени промени са представени на Борда, за да бъдат разгледани един месец преди да влязат в сила, като всяка предложена промяна, за която директор изкаже възражение, се преразглежда от Борда на следващото му заседание. От всяка комисия на церемониалмайстори се изисква да включи в крайния си отчет препоръчителни промени в наръчниците. (октомври 2013, СБД, реш. 30)

61.020. Комисия на церемониалмайсторите

Бордът на РИ е одобрил създаването на комисия на церемониалмайсторите на всеки три години, като тази комисия се назначава от президента на РИ, който служи през годината на Законодателния съвет. Комисията заседава по време на Законодателния съвет. (юни 2013, СБД, реш. 234)
Източник: юни 2013, СБД, реш. 234

61.030. Регистър на кандидатите за церемониалмайстори

Регистърът на кандидатите за церемониалмайстори съдържа списък с онези ротарианци, които имат достатъчно опит като церемониалмайстори на срещи на РИ, за да могат да служат като лидери церемониалмайстори на международния конгрес, международната асамблея и Законодателния съвет, както е изготвен от Академията на церемониалмайсторите през 1997 г. и актуализиран през 1999 и 2001г. Този списък се актуализира ежегодно, ако е необходимо. (юни 2001, СБД, реш. 405)
Източник: юни 2001, СБД, реш. 405

61.040. Препоръчителен протокол за срещите на РИ

Препоръчителният протокол на РИ може да се изменя на конкреса на РИ, международната асамблея и Законодателния съвет, както бъде преценено за необходимо, според физическите ограничения на мястото и самата програма. (септември 2011, СБД, реш. 34)
Източник: ноември 2007, СБД, реш. 87; Изменение: май 2011, СБД, реш. 182; септември 2011, СБД, реш. 34

ГЛАВА VІІІ

ФИНАНСИ
Членове

66. Общи финансови разпоредби

67. Одити

68. Бюджети

69. Разходи и възстановяване

70. Инвестиции

71. Приходи

72. Управление на риска и застраховане

Член 66. Общи финансови разпоредби

66.010 Годишен отчет

66.020 Одитиран финансов отчет

66.030 Банкови процедури

66.040 Фискални агенти

66.050 Спешни ситуации

66.060 Договори

66.070 Политика на One Rotary Center за управление на недвижимите имоти

66.010 Годишен отчет

От генералния секретар се изисква да изготви годишния отчет, който покрива постиженията, администрацията, програмите и финансите на РИ, включително Фондацията, на английски, испански, португалски, японски, немски, италиански, корейски и шведски. (май 2000, СБД, реш. 439)

66.020 Одитиран финансов отчет

Одитираният финансов отчет се публикува на английски език и е достъпен на уебсайта на РИ. Допълнителни копия на одитирания финансов отчет са на разположение на всички ротарианци при поискване. (януари 2013, СБД, реш. 141)
Източник: ноември 1990, СБД, реш. 199; Изменение: май 2000, СБД, реш. 439; юни 2001, СБД, реш. 310; януари 2013, СБД, реш. 141

66.030. Банкови процедури

Бордът периодично преглежда и изменя, когато е необходимо, “Резолюции относно финансовите сметки и услуги”. (януари 2016, СБД, реш. 142)

РИ установява обменните валутни курсове за плащания към РИ, от валути, различни от щатски долар, към щатски долари за всеки шестмесечен период, считано от 1 юли и 1 януари. Когато стойността на валутата варира 3% или повече по отношение на щатския долар от предишния месец, генералният секретар, действащ от името на Борда, може да коригира обменния курс, както прецени за уместно. (октомври 2003, СБД, реш. 133)

Източник: февруари 1977, СБД, реш. 314; Изменение: октомври 2003, СБД, реш. 133

66.040. Фискални агенти

Одитите на фискалните агенти на РИ се извършват от местни счетоводни компании. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Длъжността на фискалния агент е за период от две ротариански години при условие че фискалният агент може да се преназначи на всеки две години за период, ненадвишаващ шест години, освен ако Бордът по практични причини изрично не определи друго. Фискалният агент заверява копие от писмото за назначение, посочващо срока на назначението. (юни 2013, СБД, реш. 246)

Препратки

31.060.3. Системи с фискалните агенти
66.050 Спешни ситуации

Генералният секретар е упълномощен да действа от името на Борда при справяне със спешни ситуации, като върши това, което се явява необходимо, за да запази средствата и финансовите задължения на РИ. Подобно действие може да се предприеме само след консултация с касиера и/или председателя на финансовата комисия, когато е уместно. (юни 1998, СБД, реш. 348)

66.060 Договори

Генералният секретар установява и поддържа политика за преглед на договорите. Генералният секретар преглежда договорите съгласно финансовите параметри, определени в политиката на РИ по отношение на договорите.
Бордът на РИ следва да бъде информиран за всички договори, сключени от името на РИ, които задължават РИ да извършва плащания на предвидена или реална стойност над

500 000 щ.д. (септември 2011, СБД, реш. 34)

66.070. Политика на One Rotary Center за управление на недвижимите имоти

Бордът е одобрил „Политика на One Rotary Center за управление на недвижимите имоти”. (ноември 2001, СБД, реш. 45)
Източник: юни 2001, СБД, реш. 439; Изменение: февруари 2002, СБД, реш. 229; юни 2002, СБД, реш. 303

Препратки

♦
Член 67. Одити

67.020. Инструкции за назначаване и оценка на независим одитор

67.010. Система за вътрешен одит

Хартата за одиторската служба е следната:

Политиката на Ротари Интернешънъл е да поддържа обширна програма за вътрешен одит като средство за цялостен контрол и като услуга за старши лидерите и управлението на организацията.

Мисията на одиторската служба е да осигурява независими, обективни услуги и може да осигурява консултантски услуги, за да помогне за подобряване на функционирането на Секретариата на Ротари Интернешънъл (по-долу „Секретариат“). Одиторската служба помага на Секретариата да постигне мисията на Ротари Интернешънъл чрез систематичен, дисциплиниран подход за оценка и съвет към управлението за подобряване на ефективността на системите за контрол, управлението на риска и/или процеса на управление.

2. Взаимодействието с различни вътрешни групи за ръководство и управление на риска се извършва, както е необходимо

3. Ресурсите се придобиват икономично, използват се ефективно и се пазят адекватно

4. Функциите, програмите, плановете и целите се постигат ефективно, ефикасно, икономично и безопасно

5. Значимата финансова, управленческа и оперативна информация е точна, надеждна и навременна

6. Действията на Секретариата и служителите са съгласно политиката, стандартите, процедурите и приложимото законодателство и разпоредби

7. Качеството и постоянното подобрение се отчитат в съществуващите процеси на контрол

8. Значимите законодателни или регулаторни теми се признават и адресират по подходящ начин

9. Идентифицират се възможностите за подобряване на контрола, отчетността и имиджа
В. Отговорност

В общи линии всички служители на Секретариата са отговорни за структурата на вътрешния контрол в Секретариата. По-конкретно:

1. Генералният секретар е отговорен за установяването и поддържането на ефективни практики за управление на риска и позитивна среда на контрол, като осигурява лидерство, наставничество и надзор за старши управителите, които контролират и управляват бизнес дейностите на Секретариата. Генералният секретар също така осигурява наставничество за главния одитор в прилагането на политиката на Борда по отношение на програмата за вътрешен одит.