Основен акцент през отчетния период е стремежът към стриктно прилагане на принципите и на изискванията на административното обслужване. Усилията са насочени към повече прозрачност и по-добър диалог с обществото при максимално улесняване на потребителите, но и защита интересите на държавата, обществото и отделния гражданин. В съответствие с Концепцията за подобряване на административното обслужване в контекста на принципа “едно гише”, агенцията въведе изцяло този принцип в ЦДА и СДА и особено във връзка с обслужването по проекта “Български имоти и имоти на българи-бежанци от Одринска Тракия и Мала Азия”. Останалите държавни архиви фактически работят на основата на същия принцип, като почти всички процеси по обслужването са съсредоточени в читалните – подаване на заявления, предоставяне на документи за използване, поръчка и предоставяне на копия на документи и справки. Единствено заплащането на услугите в някои архиви не се извършва в читалните.
Общият брой читатели през 2009 г. в системата на ДАА е 12474, използвани са 186 422 архивни единици, изготвени 196 748 копия на документи и са предоставени 32 909 справки. Всички показатели надвишават значително средните годишни данни за използването през 2008 г.
Заложените резултати за осигуряване на достъп на читателите до автоматизирания научно-справочен апарат и създадените справочни бази данни ще бъдат постигнати в очаквания пълен обем след успешното внедряване на Информационната система на архивите. От началото на 2009 г., след сключен договор, избраната фирма разработчик S&T – България, със съдействието на работна група експерти започна разработката на програмен продукт на нова информационна система на държавните архиви. Към момента е приключен етапът на анализ на архивните процеси, определени са елементите на електронните форми, включени в информационната система, подготвени са и предадени на разработчика въведените досега електронни масиви с данни от старата АИСА.
И на този етап съществен е и ефектът от реализирането на проекта за “Български имоти и имоти на българи-бежанци от Одринска Тракия и Мала Азия”.
Агенцията систематично работи и по едно сравнително ново приоритетно направление, свързано с прилагането на съвременните информационни технологии – планово и поетапно изграждане на Дигитален архив като централизирана база от дигитални образи. Целта е разширяване на възможностите за използване на архивните документи чрез он-лайн достъп. Създаден е Център по дигитализация в София и четири териториални центъра в Благоевград, Варна, Велико Търново и Пловдив. Чрез тяхната дейност се осигурява сканирането на документи както за обслужването на потребители, така и за целите на издателската, популяризаторска и административна дейност. През отчетния период в централизираната база на Дигиталния архив са присъединени след проверка на качеството на образите и метаданните 820 дигитални копия на документи.
Обслужване на потребители
Показатели за изпълнение
Мерна единица
План
Отчет
1. Въведен принцип на “едно гише” в държавни архиви
3. Разработен и функциониращ Регистър на националния архивен фонд
брой регистрирани субекти
10
0
3. Подбрани, сканирани, описани и включени в Дигиталния архив документи
брой документи
2000
1713
Издателска дейност и популяризиране на културно-историческите и научни ценности, съхранявани в националния архив
Степен на изпълнение на дейностите и резултати:
От издателските поредици на ДАА са подготвени и реализирани 14 издания. – от тях 11 са от документалната поредица “Архивите говорят” и по едно от поредицата “Архивни справочници” и периодичните издания “Архивен преглед” и “Известия на държавните архиви”. Подготвени за печат са още две книжки на списанията и справочници за електронно публикуване
Осъществени са 30 изложби. Изложбите са представени освен в София и в още 11 града в страната. Част от тях са в рамките на програмите за отбелязване на национално значими дати и годишнини. Извън страната са представени в Москва, Виена и Братислава в резултат на сътрудничество с архивните и културни институции на други държави.
В резултат на частична реконструкция и актуализация на информационния сайт на ДАА са въведени списъците на архивни фондове на ЦДА, ДВИА, СДА и териториалните архиви и актуалните списъците на фондообразувтелите, обновената нормативна база. Обновена е информацията за изданията и популяризаторските мероприятия, осъществявани от ДАА. Предоставен електронен достъп до формулярите за използване на архивни документи. Подготвят се за публикуване планираните архивни справочници и др.
Реализирани са и други форми на популяризаторска дейност – публикации в пресата, участие в радио и телевизионни предавания, медийни изяви, подготовка на филмови продукции, научни конференции, представяне на издания и др. Експерти на агенцията участваха в конференции организирани от Института по история, ВУЗ и Регионални исторически музеи. Предоставени са материали за подготовката на филми за историята на държавната администрация, министерства и други институции по заявени теми; организирани са три представяния на изданията на ДАА. През септември в Москва беше проведена научно-приложна конференция с 9 доклада на експерти от ДАА.
