МЕСТЕН ОТКРИТ ТЪРГ (ЗА ДОГОВОРИ НА СТОЙНОСТ НАЙ-МАЛКО 30 000 ЕВРО ДО ПОД 150 000 ЕВРО)

Тъй като цената за публикуване на пълната обява за поръчка в местните медии може да се окаже прекалено висока, образецът в приложение С3 дава минималната информация, която трябва да бъде включена в местна обява. Но пълната обява за поръчка заедно с тръжното досие трябва да бъде на разположение на посочения в местната обява адрес.

Отбележете, че местната открита тръжна процедура трябва да предоставя на останалите имащи право на участие доставчици същите възможности, както на местните фирми. Не са позволени условия, ограничаващи участието на други имащи право на участие доставчици (например задължение за такива фирми да бъдат регистрирани в страната на бенефициента или да са печелили преди договори в страната).

При тази процедура трябва да има минимум 30 дни между датата на публикуване на обявата за поръчка в местната преса и крайния срок за приемане на оферти.

Офертите трябва да бъдат получени от Възложителя на указания в тръжното досие адрес до посочените дата и час. Офертите се оценяват от Комисия за оценка с необходимия технически и административен капацитет, назначена от Възложителя. Всеки един от членовете на Комисията за оценка трябва да подпише Декларация за безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А4).

Може да възникне необходимост от изменение на договора за доставка по време на валидността му, в случай, че след подписване на първоначалния договор е настъпила промяна в обстоятелствата, засягащи изпълнението на договора. Измененията на договора се оформят официално чрез адендум. Този адендум трябва да бъде подписан от договарящите се страни (а при система на децентрализиран предварителен контрол, да бъде одобрен и утвърден от Европейската комисия).

Промяна на адрес, промени на банковата сметка и промени на одитора могат просто да бъдат съобщени писмено от изпълнителя на Възложителя, но това не трябва да засяга правото на Възложителя да се противопостави на избора на изпълнителя за банкова сметка или одитор.

4.6.1. ОБЩИ ПРИНЦИПИ
Трябва винаги да се спазват следните общи принципи:

• 
  Искането на изпълнителя за изменения на договора не трябва да се приема автоматично от Възложителя. Трябва да има основателни причини за изменението на даден договор. Възложителят трябва да проучи изложените причини и да отхвърли искането, когато то не е достатъчно основателно.
  
• 
  Изменения на договора могат да се правят само в рамките на срока на изпълнението му и не могат да бъдат с обратна сила.
  
• 
  Целта на адендума трябва да бъде тясно свързана с характера на проекта по първоначалния договор.
  
• 
  Съществени промени като фундаментално изменение на Техническите спецификации, не могат да се правят чрез адендум.
  
• 
  Адендумът не трябва да изменя условията на конкуренция, преобладаващи при възлагането на договора.
  
• 
  Единичните цени трябва да са идентични с тези в първоначалния договор, освен ако в първоначалния договор е посочено друго (т.е. има клауза за ревизия на цените).
  
• 
  Всички изменения, с които се удължава срокът на изпълнение на договора трябва да бъдат такива, че изпълнението и окончателните плащания да приключат преди изтичането на валидността на Финансовия меморандум, по който е финансиран първоначалният договор.
  
• 
  Всички изменения, които изискват допълнителни средства, трябва да са били предвидени в Техническите спецификации на първоначалния договор и могат да се договарят само преди изтичането на валидността на Финансовия меморандум, по който е финансиран първоначалният договор. Допълнителните средства трябва да дойдат от бюджетната линия, използвана за първоначалния договор.
  

 Възложителят не може при никакви обстоятелства да увеличава бюджета на първоначалния договор нито да се договаря/урежда закупуване на оборудване, което не е включено в Техническите спецификации на първоначалния търг и съответния договор.

Единственото изключение от това правило е за допълнителни доставки от оригиналния доставчик, предназначени или за частична замяна на доставки или инсталации, включени в първоначалния договор, или като допълнение на налични доставки или инсталации, при които промяната на доставчика би задължила Възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, което би довело до несъвместимост или непропорционални технически затруднения при експлоатацията и поддръжката.
 Искания за изменения на договори за доставка трябва да се отправят (само от едната страна по договора до другата), като за подписване на адендума се предоставят най-малко 30 дни преди изтичането на срока на изпълнение на първоначалния договор.

4.6.2. ИЗГОТВЯНЕ НА АДЕНДУМ
При изготвяне на адендум Възложителят трябва да изпълни следното:

1) Да използва стандартния образец за адендум (виж приложение А7).

 Ако с предложения адендум се изменя бюджетът, трябва да се измени съответно и графикът на плащане, като се вземат предвид всички плащания, които вече са извършени в процеса на договора.

Графикът на плащане се променя само при изменение на бюджета или продължаване валидността на договора.

2. 
   Да подготви документация, като използва следната структура:
   

б) Копие от искането (или съгласието) на изпълнителя за предложените изменения.

в) Копие от Финансовия меморандум, с който се разрешава проектът.

г) Копие от първоначалния договор и всички следващи адендуми.

д) Копие от обявите за първоначалния търг (договорни прогнози и обява за поръчка), Доклад за посещение на обекта, Доклад за отваряне на офертите, Доклад за оценка, както и всяка друга приложима информация.

е) Четири екземпляра от предложения адендум, който е на основата на стандартния образец за адендум (виж приложение А7) и включва всички изменени анекси.

3) Да подпише всички екземпляри на адендума и да изпрати досието на адендума на Европейската комисия за одобрение и утвърждаване.

3) Да подпише всички екземпляри на адендума. Не се изисква предварително одобрение или утвърждаване от Европейската комисия.

5) При получаване на трите екземпляра, подписани от изпълнителя, Възложителят съхранява единия в архив на договора на сигурно място, изпраща един екземпляр на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третия екземпляр се изпраща на Европейската комисия. Копие от подписаното допълнение трябва да се изпрати на Ръководителя на проекта.

5) При получаване на трите екземпляра, подписани от участника, спечелил търга, Възложителят съхранява единия в архив на договора на сигурно място, изпраща един екземпляр на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третия екземпляр се изпраща на Ръководителя на проекта.

 Възложителят и Изпълнителят трябва да отбележат в адендума датата, на която го подписват. По-късната дата на подписване е датата на влизане в сила на адендума. Адендумът не може да обхваща по-ранни доставки/услуги, нито да влезе в сила преди тази дата.

5 ДОГОВОРИ ЗА ИЗВЪРШВАНЕ НА РАБОТИТЕ

5.1. УВОД
Договорите за извършване на работите се сключват между изпълнител и Възложител за изпълнение на работи или изграждане на конструкция.

“Изпълнител” е всяко физическо или юридическо лице, което извършва работата. Изпълнител, който подава оферта, е “участник в търга”, а този, който е поканен да участва в ограничена тръжна процедура или опростена процедура, е “кандидат”.

Възложителят, който се посочва винаги в обявата за поръчка, е органът, упълномощен да сключи договора.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Договорите за извършване на работите се сключват от Възложителя, определен във Финансов меморандум, т.е. правителството или субект-юридическо лице от страната-бенефициент, с който Европейската комисия сключва Финансовия меморандум.

Преди да публикува тръжното досие, Възложителят трябва да го представи за одобрение на Европейската комисия. Възложителят трябва да предостави на Европейската комисия за публикуване обявите за поръчка и уведомленията за възлагане.

Въз основа на така одобрените решения и в тесни консултации с Европейската комисия Възложителят отговаря за стартирането на тръжната процедура, приемането на офертите, председателството на заседанията за разглеждане на офертите и вземането на решения относно резултатите от тръжните процедури. След това Възложителят представя за одобрение от Европейската комисия резултатите от този преглед и предложението за възлагане. След одобряване на възлагането Възложителят подписва договорите и уведомява съответно Европейската комисия. Съгласно общоприетото правило, Европейската комисия е представена при отварянето и оценката на офертите и винаги трябва да бъде поканена.

Договорите за извършване на работите се сключват от Възложителя, определен във Финансов меморандум, т.е. правителството или субект-юридическо лице от страната-бенефициент, с който Европейската комисия сключва Финансовия меморандум. Възложителят отговаря за стартирането на тръжната процедура, приемането на офертите, председателството на заседанията за разглеждане на офертите, вземането на решения относно резултатите от тръжните процедури и подписването на договорите с предварителното одобрение на Европейската комисия. Възложителят трябва да предостави за публикуване от Европейската комисия обявите за поръчка и уведомленията за възлагане.

Стандартният метод на възлагане на договори за извършване на работите е посредством международна открита тръжна процедура след публикуване на обява за поръчка съгласно раздел 5.3

В изключителни случаи, оправдани от специалните характеристики на някои проекти (включително договори на стойност 100 милиона Евро и повече, съфинансирани от ИСПА), може да се използва ограничена тръжна процедура (с предварителното разрешение на Европейската комисия в случай на централизиран предварителен контрол).

Възложителят е длъжен да поиска предварителното съгласие на Европейската комисия за използване на процедура чрез преговори.

Не се изисква предварителното съгласие на Европейската комисия за използване на процедура чрез преговори

(а) Когато непредвидими събития задължават Възложителя да действа със спешност, несъвместима със сроковете, предвидени за открити, ограничени или опростени процедури съгласно раздели 5.3, 5.4, 5.5 и 5.6 по-долу. Обстоятелствата, приведени като довод за изключителната спешност, в никакъв случай не трябва да се дължат на Възложителя (например предстоящо изтичане на валидността на Финансовия меморандум).

(б) За допълнителни работи, които не са включени в оригиналния договор, но поради непредвидени обстоятелства е възникнала необходимост от тях с оглед изпълнение на описаните в договора работи, при условие, че бъдат възложени на изпълнителя, който вече извършва такава работа:

- когато такива работи не могат да бъдат технически или икономически отделени от основния договор, без да бъдат причинени сериозни затруднения на Възложителя;

- когато такива работи, въпреки че могат да бъдат отделени от оригиналния договор, са абсолютно необходими за неговото приключване.

Но съвкупната цена на възложените договори за допълнителни работи не може да надхвърля 50% от сумата на основния договор.

(в) Когато тръжната процедура е била неуспешна, т.е. не е получена качествено и финансово удовлетворителна оферта. В такъв случай, след анулиране на тръжната процедура Възложителят има право (с предварителното съгласие на Европейската комисия в случай на децентрализиран предварителен контрол) да преговаря директно с един или повече участници в търга, избрани от него измежду участвалите в тръжната процедура, при условие, че не се изменят съществено първоначалните изисквания на тръжното досие (виж раздел 2.4.10). Този вариант не е приложим, когато причина за анулирането са нередности в тръжната процедура, които биха могли да попречат на лоялната конкуренция.
Възложителят трябва да изготви Доклад за преговорите, в който да обоснове начина на водене на преговорите и основанието за вземане на решение за възлагане на договора въз основа на преговорите. Процедурите, посочени в раздел 5.3.11, трябва да се спазят по аналогия, като Докладът за преговорите се включи в договорното досие.

5.2.2. ДОГОВОРИ НА СТОЙНОСТ ОТ НАЙ-МАЛКО 300 000 ЕВРО ДО 5 000 000 ЕВРО
5.2.2.1. МЕСТНА ОТКРИТА ПРОЦЕДУРА

Такива договори се възлагат след открита тръжна процедура, публикувана на местно ниво - процедура, при която обявата за поръчка се публикува само в страната на бенефициента. Европейската комисия публикува референциите на такива тръжни процедури (номер на документацията, страна, Възложител и вид на договора) по Интернет, като посочва адрес, на който фирмите могат да получат допълнителна информация.

С предварителното съгласие на Европейската комисия Възложителят може да възлага договори за доставка посредством процедура чрез преговори в случаите, посочени в раздел 5.2.1.3.

Възложителят може да възлага договори за доставка посредством процедура чрез преговори в случаите, посочени в раздел 5.2.1.3. Не се изисква предварително одобрение от Европейската комисия.

В договорните прогнози трябва да се посочи накратко предметът и съдържанието на съответните договори. (Виж образеца в приложение D1.) Тъй като това са прогнозни данни, Възложителят не е обвързан със задължението да финансира предложените договори, а от потенциалните изпълнители не се очаква да представят оферти на този етап.

Договорните прогнози се публикуват в Официалния вестник на Европейските общности, по Интернет и във всички други подходящи медии.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Възложителят е длъжен да представи на Европейската комисия за публикуване годишните договорни прогнози и тримесечните актуализации на електронен носител съгласно образеца, дадена в приложение D1, най-малко 15 дни преди предполагаемата дата публикация, за да има достатъчно време за превод. Те трябва да се публикуват най-малко 30 дни преди съответната обява за поръчка.

Възложителят е длъжен да представи на Европейската комисия за публикуване годишните договорни прогнози и тримесечните актуализации на електронен носител съгласно образеца, дадена в приложение D1, най-малко 15 дни преди предполагаемата дата публикация, за да има достатъчно време за превод. Те трябва да се публикуват най-малко 30 дни преди съответната обява за поръчка.

В допълнение към договорните прогнози, всички договори за изпълнение на работите на стойност 5 000 000 и повече трябва да бъдат също предмет на обява за поръчка, публикувана в Официалния вестник на Европейските общности, по Интернет (на адрес: http://europd.eu.int/comm/scr/tender/index en.htm), както и във всички други подходящи медии. Между публикуването на договорната прогноза и обявата за поръчка трябва да има минимум 30 дни.

Европейската комисия (която действа от името на Възложителя) отговаря за публикуването в Официалния вестник на Европейските общности и по Интернет, а когато обявата за поръчка се публикува и на местно ниво, Възложителят трябва да уреди директно местната публикация.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Възложителят трябва да представи на Европейската комисия за публикуване обявите за поръчка в електронен вариант, като използва образеца в приложение D2, най-малко 15 дни преди планираната дата на местната и международната публикация с оглед да има време за превод. Окончателното тръжно досие (виж раздел 5.3.2) също трябва да се представи на Европейската комисия на този етап или предварително, за да се покаже, че предложената обява за поръчка съответства на целите на договора.

Възложителят трябва да представи на Европейската комисия за публикуване обявите за поръчка в електронен вариант, като използва образеца в приложение D2, най-малко 15 дни преди планираната дата на местната и международната публикация с оглед да има време за превод.

Възложителят трябва да изпрати тръжните досиета на потенциалните доставчици. Поради обема и разходите за отпечатване на тръжното досие за договори за извършване на работите, то обикновено се разпраща срещу определена обща за всички такса от консултантската фирма, отговаряща за съставянето му. Въпросната консултантска фирма трябва да подпише Декларация за безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А3).

Също така тръжното досие ще бъде на разположение за разглеждане в сградата на Възложителя и на Европейската комисия.

5.3.2. ИЗГОТВЯНЕ И СЪДЪРЖАНИЕ НА ТРЪЖНОТО ДОСИЕ
Изключително важно е тръжните документи да се изготвят внимателно не само с оглед правилното изпълнение на договора, а също за правилното протичане на процедурата на възлагане.

Тези документи трябва да съдържат всички условия и цялата информация, необходими на участниците в търга, за да представят своите оферти: процедурите, които трябва да бъдат спазени, документите, които трябва да бъдат представени, случаи на несъответствие, критерии за възлагане и др. Понякога е желателно представители на крайните бенефициенти да участват на ранен етап в подготовката на търга. Виж раздел 2.7 за насоки за изготвяне на Технически спецификации.

Предвид техническата сложност на голяма част от договорите за изпълнение на работите, изготвянето на тръжното досие - конкретно на Техническите спецификации - може да изисква помощ от един или повече външни технически специалисти, които трябва да бъдат наети от Възложителя с предварителното одобрение на Европейската комисия. Всеки такъв специалист трябва да подпише Декларация за безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А3).

Предвид техническата сложност на голяма част от договорите за изпълнение на работите, изготвянето на тръжното досие - конкретно на Техническите спецификации - може да изисква помощ от един или повече външни технически специалисти, които трябва да бъдат наети от Възложителя. Всеки такъв специалист трябва да подпише Декларация за безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А3).

В Техническите спецификации се посочва - при необходимост партида по партида - точният характер и характеристиките на изпълнение на работите. При необходимост в тях се посочват също условията за доставка и помощта за, инсталация, обучение и допълнителен контрол.

Техническите спецификации имат за цел да дефинират точно необходимите работи. Минималните стандарти на качество, определени в Техническите спецификации, ще позволят на Комисията за оценка да определи кои участници в търга са технически съответстващи.

В обявите за поръчка трябва да се посочи дали участниците в търга имат право да подадат оферти за “вариантни решения”. Когато тръжното досие позволява варианти, Възложителят може да ги вземе предвид, ако:

• 
  те са подадени от участника в търга, подал най-евтината съответстваща оферта; и
  
• 
  те отговарят на техническите спецификации, изисквани от тръжното досие, като постигат поне минималното изисквано качество и характеристики на изпълнение.
  

 Забраняват се Технически спецификации, в които се посочват или описват продукти с определена марка или произход, с което се изключват определени продукти, освен ако характерът на договора не налага това. Но в случай, че продуктите не могат да бъдат описани достатъчно ясно или разбираемо, те могат да бъдат наименовани, доколкото след тях следват думите “или еквивалентни”.