ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Преди да издаде тръжното досие, Възложителят трябва да го представи на Европейската комисия за одобрение.

Не се изисква предварително одобрение на тръжното досие от Европейската комисия.

• 
  Вида на договора (т.е. работите)
  
• 
  Критериите за подбор и възлагане
  
• 
  Таблицата, която ще се използва за оценка на офертите. Предвид разнообразието на работите и техническата им същност, таблицата трябва да се разработи поотделно за всеки търг във формат ДА/НЕ, за да дава възможност за ясна оценка дали офертата отговаря на Техническите спецификации или не.
  
• 
  Позволени ли са варианти
  
• 
  Позволено ли е и в каква степен участие на подизпълнители.
  
• 
  Валутата на търга (т.е. Евро)
  
• 
  Форматът, в който банкова или друга подобна институция ще предостави тръжна гаранция (1-2% от наличния бюджет за договора)
  

 ПРОЕКТОДОГОВОР И АНЕКСИ

• 
  Специалните условия на договора, които усилват, допълват или отменят частично Общите условия, а когато двете са в противоречие, имат предимство пред тях.
  
• 
  Техническите анекси, съдържащи всички планове и Техническите спецификации, както и предварителен план-график на изпълнението.
  
• 
  Формата на количествена сметката / бюджета (за изпълнение от участника в търга)
  
• 
  Общите условия за договори за извършване на работите, които ще бъдат включени като приложение към евентуалния договор. Промени в Общите условия са забранени.
  
• 
  Форматите, които ще бъдат използвани от банка или друга подобна институция за предоставяне на гаранции за:
  
• 
  Аванса, който трябва да бъде платен по договора.
  
• 
  Добро изпълнение (10% от стойността на договора).
  
• 
  Всякаква допълнителна договорна информация като специални данъчни режими за договори, финансирани от Европейската общност.
  

 ФОРМАТ НА ПОДАВАНИТЕ ОФЕРТИ

Необходимото стандартно съдържание включва предварително определената официална документация и фактическата оферта на участника в търга. Както техническите, така и финансовите оферти се подават в един запечатан плик или пакет.

Техническата оферта трябва да отговаря във всяко едно отношение на Техническите спецификации. Вариантни решения могат да се обсъждат, само ако участникът в търга е подал също и пълна техническа оферта

Финансовата оферта трябва да бъде в Евро и да се представи в стандартния формат с цел по-лесно сравняване на финансовите оферти. При неспазване на този формат офертата трябва да се отхвърли.

Критериите трябва да бъдат точни, да не са дискриминиращи и да не са в ущърб на лоялната конкуренция. Всички критерии, посочени в тръжното досие, трябва да се прилагат такива, каквито са, и в никакъв случай не могат да бъдат изменяни по време на процедурата. Техническата оценка ще се извършва на базата на публикувана в тръжното досие техническа таблица, която не може да бъде изменяна по никакъв начин по време на процеса на оценка. Предвид голямото разнообразие на работите и тяхната техническа същност, тези критерии трябва да се разработват отделно за всеки търг във формат ДА/НЕ с оглед на ясна оценка дали офертата отговаря на техническите изисквания на тръжното досие. Виж примера в приложение D4.

В случай, че при открита тръжна процедура се окаже невъзможно да бъдат идентифицирани потенциални участници в търга, трябва да се публикува обява, в която са изложени промените в тръжното досие, както е обяснено в раздел 5.3.1., като се има предвид, че международните обяви трябва да се предоставят на Европейската комисия за публикуване най-малко 15 дни преди планираната дата на публикуване. Крайният срок за подаване на оферти може да бъде удължен, за да се даде възможност на участниците в търга да се съобразят с промените.

В изключителни случаи и преди изтичане на срока на валидност Възложителят може да поиска от участниците в търга да удължат срока с определен брой дни, който не може да бъде повече от 40.

Всяка оферта (включваща както техническите, така и финансовите оферти) трябва да бъде поставена в пакет или външен плик, на който са посочени:

(а) адресът за подаване на офертите, даден в тръжното досие;

(б) референцията на тръжната процедура, в която се включва участникът в търга;

(в) при необходимост - броя на партидите, за които се участва в търга;

(д) думите “Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите”, написани на езика, на който е изготвена тръжното досие и на местния език;

(и) името на участника в търга.

5.3.8. КОМИСИЯ ЗА ОЦЕНКА
5.3.8.1. СЪСТАВ

Офертите се отварят и оценяват от Комисия за оценка, назначена от Възложителя в състав: Председател без право на глас, Секретар без право на глас и нечетен брой членове с право на глас (най-малко петима). Всеки член трябва да владее в достатъчна степен езика, на който се подават офертите. Членовете с право на глас трябва да притежават необходимите технически и административни способности за даване на компетентно мнение по офертите.

Комисията за оценка (т.е. Председател, Секретар и членове с право на глас) трябва да бъде номинирана на персонална база от Възложителя. Съставът на Комисията за оценка трябва да бъде представен на Европейската комисия за одобрение. По правило Европейската комисия номинира наблюдател, който да следи всички или част от заседанията на Комисията за оценка. За участието на други наблюдатели трябва да се иска предварителното одобрение на Европейската комисия.

Комисията за оценка (т.е. Председател, Секретар и членове с право на глас) трябва да бъде номинирана на персонална база от Възложителя. Участието на наблюдатели се разрешава индивидуално от Възложителя.

право на глас право на глас

--------------------------------------------------------------------------

НАБЛЮДАТЕЛ

НА КОМИСИЯТА

(незадължителен)
5.3.8.2. БЕЗПРИСТРАСТНОСТ И КОНФИДЕНЦИАЛНОСТ
Всички членове на Комисията за оценка, както и всички наблюдатели, трябва да подпишат Декларация да безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А4). Всеки член на Комисията за оценка или наблюдател, при който има потенциален конфликт на интереси поради връзката му с участник в търга, трябва да декларира това и незабавно да се оттегли от Комисията за оценка. Той/тя ще бъде изключен/а от по-нататъшно участие в заседанията на Комисията за оценка.

Всеки член на Комисията за оценка, който се оттегли от Комисията по някаква причина, трябва да бъде заместен (съгласно стандартната процедура на назначаване на членове на Комисията за оценка, разяснена в раздел 5.3.8.1) и процесът на оценка трябва да започне отново. Всяка оценка от член с право на глас, който се е оттеглил на даден етап от оценката, трябва да се анулира.

• 
  С изключение на заседанието за отваряне на офертите, всички останали заседания на Комисията за оценка се провеждат при закрити врати и са поверителни.
  
• 
  С оглед запазване поверителния характер на заседанията, участието в заседанията на Комисията за оценка се ограничава до членовете на Комисията за оценка, посочени от Възложителя, и до упълномощените наблюдатели.
  
• 
  Офертите не трябва да напускат стаята/сградата, в която се провеждат заседанията на комисията, преди Комисията за оценка да приключи работа. Когато не се ползват, те трябва да се съхраняват на сигурно място.
  

Секретарят на комисията отговаря за изпълнението на всички административни задачи в рамките на процедурите на оценка. Те включват:

• 
  изпращане и събиране на Декларациите за безпристрастност и конфиденциалност;
  
• 
  водене на протоколите на всички заседания на Комисията за оценка и съответните досиета и документи; и
  
• 
  регистриране присъствието на заседанията и изготвяне на Доклада за оценка и анексите към него.
  

Продължителността на процеса на оценка трябва да се договори между членовете на Комисията за оценка и Възложителя. Процесът на оценка трябва да бъде приключен навреме, за да може участникът, спечелил търга да бъде уведомен от Възложителя (след всички необходими одобрения) в рамките на срока на валидност на офертата (т.е. 90 дни), посочен в тръжното досие.

Външните пликове на офертите трябва да бъдат номерирани по реда на получаване (дали са получени преди крайния срок за подаване на оферти).

• 
  Първо заседание на Комисията за оценка
  
• 
  трябва да се проведе преди заседанието за отваряне на офертите
  
• 
  тръжното досие трябва да бъде раздадено предварително на членовете на Комисията за оценка
  
• 
  Председателят представя общо целта на тръжната процедура.
  
• 
  Председателят напомня на Комисията за оценка за критериите за подбор и възлагане, посочени в тръжното досие, като посочва, че те трябва да се съблюдават без изменение.
  
• 
  Председателят разяснява процедурите, които трябва да спазва Комисията за оценка.
  
• 
  Председателят проверява дали всички членове са запознати с таблицата за оценка, посочена в тръжното досие, за да е сигурен, че ще има последователност в оценяването на офертите от отделните членове на Комисията за оценка. Виж приложение D4 за формата на таблицата за оценка .
  

Целта на заседанието за отваряне на офертите е да се провери дали всички оферти са пълни, дали e предоставена необходимата тръжна гаранция, дали всички документи са подписани и дали офертите са редовни като цяло.

Европейската комисия трябва да бъде информирана за заседанието за отваряне на офертите. Тя има право да бъде представена като наблюдател на заседанието за отваряне на офертите и да получи копие от всяка оферта.

Не е необходимо да се информира Европейската комисия за заседанието за отваряне на офертите и тя не участва в него.

• 
  Представители на участниците в търга могат да присъстват на заседанието, ако желаят. Протоколът от това заседание трябва да се води отделно и може да бъде предоставен при поискване на участниците в търга.
  
• 
  Всички членове на Комисията за оценка, както и наблюдателите трябва да прочетат и подпишат Декларация за безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А4).
  
• 
  Виж контролния списък за отваряне на офертите в приложение D5 за детайлите на дадените накратко по-долу формалности, които трябва да изпълни Председателят с помощта на Секретаря.
  

• 
  Проверяват и оповестяват състоянието на външните пликове преди да ги отворят по реда на получаването, като посочват името на участника в търга. На оценка се подлагат само оферти в пликове, получени преди датата и часа, посочени в тръжното досие.
  
• 
  Парафират първата страница на всеки документ и всички страници на финансовата оферта.
  

• 
  датата, часа и мястото на заседанието;
  
• 
  присъстващите лица;
  
• 
  имената на участниците в търга, подали оферти в посочения срок;
  
• 
  дали оригиналите на офертите са надлежно подписани и дали техническите оферти са изпратени в необходимия брой екземпляри;
  
• 
  имената на участниците в търга, чиито оферти са определени като несъответстващи на заседанието за отваряне, както и изискването(ията), на което(които) офертите не съответстват;
  
• 
  имената на участниците в търга, които са оттеглили своите оферти;
  
• 
  цените на офертите, приети за по-нататъшна оценка;
  
• 
  всички декларации, направени от участниците в търга.
  

Комисията за оценка задължително използва таблицата за оценка, публикувана в тръжното досие.

В рамките на техническата оценка Комисията за оценка оценява търговските аспекти, а при необходимост и компонента обучение на офертите, с цел да определи дали те удовлетворяват изискванията, поставени в тръжното досие. Резултатите се записват в таблица ДА/НЕ за всички елементи, посочени в тръжното досие. Не трябва да се използва никакъв точков метод. Ако офертата е разделена на партиди, оценката трябва да се извършва партида по партида.
Част 1: Административно съответствие

Преди да извърши подробна оценка на офертите, Възложителят проверява дали те съответстват на основните изисквания на тръжното досие.

Дадена оферта се счита за съответстваща, ако удовлетворява всички условия, процедури и спецификации в тръжното досие, без съществено да се отклонява от тях или да ги ограничава. Съществени отклонения или ограничения са тези, които засягат обхвата, качеството или изпълнението на договора, различават се много от условията на тръжното досие, ограничават правата на Възложителя или задълженията по договора на участника в търга, или изопачават конкуренцията за участниците в търга, чиито оферти са съответстващи.

Офертите, които не съответстват на тръжното досие, трябва да бъдат отхвърлени от Възложителя и не могат да бъдат приведени в съответствие в последствие чрез извършване на корекции или отстраняване на несъответствията или ограниченията.

• 
  Копия от офертите се раздават на членовете на комисията. Оригиналите се съхраняват заключени.
  
• 
  Всяка оферта се проверява за съответствие с тръжното досие, по-конкретно:
  

• 
  дали документацията е пълна;
  
• 
  дали е използван езикът, изискван от тръжното досие;
  
• 
  дали формулярът за подаване на офертата е надлежно попълнен и дали приложената към него декларация е подписана от участника в търга (т.е. лидерът и всички партньори в консорциума в случай на консорциум);
  
• 
  при консорциум: дали потвърждението за асоцииране и определяне на водеща фирма е подписано от всички участници в консорциума;
  
• 
  за участници в търга, които имат намерение да възложат задачи на подизпълнители (ако това е позволено в тръжното досие): дали участникът в търга е включил декларация относно съдържанието и степента на предвиденото възлагане на подизпълнители, което трябва да бъде в границите, посочени в тръжното досие, и самоличността на подизпълнителя.
  

• 
  Със съгласието на останалите членове на Комисията за оценка Председателят може да комуникира писмено с участниците в търга, чиито оферти се нуждаят от изясняване, като им предложи възможност да отговорят по факса в срок най-късно до 48 часа. Всяко такова искане на пояснения не може да изисква корекция на формални грешки или сериозни ограничения, засягащи изпълнението на договора или изопачаващи конкуренцията.
  

 Председателят трябва да се увери, че при нито един член на Комисията за оценка няма потенциален конфликт на интереси с някой от участниците в търга (въз основа на получените оферти, членовете на консорциума и евентуалните посочени подизпълнители). Всеки член на Комисията за оценка или наблюдател, при който има потенциален конфликт на интереси поради връзка с участник в търга, трябва да декларира това и незабавно да се оттегли от Комисията за оценка. Той/тя ще бъде изключен/а от по-нататъшно участие в каквото и да е качество в заседанията за оценка.

Всеки член на Комисията за оценка, който се оттегли от Комисията за оценка по някаква причина, трябва да бъде заместен (съгласно стандартната процедура за назначаване на членове на Комисията за оценка, разяснена в раздел 5.3.8.1) и процесът на оценка трябва да започне отначало.
Административното съответствие на всяка една оферта трябва да бъде регистрирано в Доклада за оценка (виж приложение D7).
Част 2: Техническо съответствие на офертите

Подробната оценка на офертите се извършва след като се провери дали те удовлетворяват формалните изисквания за подаване на оферти. Прилагат се критериите, публикувани в тръжното досие, и съответно трябва да се използва включената в документацията таблица за оценка. Комисията или нейните членове нямат право при никакви обстоятелства да променят таблицата за оценка, обявена на участниците в търга в тръжното досие.

Целта на тази оценка е да се оцени дали състезаващите се оферти отговарят на минималните технически изисквания и критериите за подбор.
 Правило за произход: Доставките и оборудването, които ще бъдат използвани от даден изпълнител за договор за извършване на работите, и които са предназначени да станат собственост на страната-бенефициент след приключването на договора, трябва да произхождат от страни-членки на ЕС и/или страните и териториите от регионите, обхванати и/или разрешени от Регламента или други инструменти, уреждащи програмата, по която се финансира договорът.
 Оферти, които определено не удовлетворяват правилото за произход, трябва да бъдат отхвърлени.
 Националност на експертите и подизпълнителите: На този етап Комисията за оценка трябва да провери дали националностите на посочените в техническите оферти експерти и/или подизпълнители удовлетворяват правилото за националност в раздел 2.3.1.

След като оцени офертите, Комисията за оценка се произнася по техническото съответствие на всяка оферта, като я класифицира като технически съответстваща или технически несъответстваща. Ако участникът в търга, подал съответстващата оферта с най-ниска цена, е подал също вариантно решение, вариантната оферта също трябва да бъде оценена.