ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Възложителят е длъжен да представи на Европейската комисия за публикуване обявите за Покана за предложения на електронен носител съгласно образеца, дадена в анекс Е1, най-малко 15 дни преди предполагаемата дата на публикация, за да има достатъчно време за превод на 11-те официални езика на Общността.

Възложителят е длъжен да предостави на Европейската комисия за публикуване обявите за Покана за предложения на електронен носител съгласно образеца, дадена в анекс Е1, най-малко 15 дни преди предполагаемата дата на публикация, за да има достатъчно време за превод на 11-те официални езика на Общността.

При изготвянето на Насоките трябва да се обърне особено внимание на критериите за право за участие и оценка (виж раздел 6.3.3.), тъй като те ще бъдат обвързващи за Комисията за оценка на един по-късен етап. Таблицата за оценка, която съдържа тези критерии и ще бъде използвана от Комисията за оценка, трябва да бъде включена в Насоките.

Формулярът-заявление, който трябва да попълнят кандидатите, е включен в Насоките. Той се състои от следните части:

• 
  Информация за предложеният проект, включително неговия бюджет.
  
• 
  Информация за кандидата.
  
• 
  Информация за евентуални партньори.
  

Преди да издаде Насоките за кандидатите, Възложителят трябва да ги представи за одобрение на Европейската комисия.

Не се изисква предварителното одобрение на Европейската комисия за Насоките за кандидатите.

Критериите за право на участие са свързани с три различни аспекта:

• 
  Право на участие на кандидата: това се отнася главно до правния и административен статус на кандидата - виж раздели 6.1.4.1 (Правила за националност и произход) и 6.1.4.3 (Основания за изключване).
  

В заключение, ако дадена Покана за предложения е насочена към проекти, които ще бъдат изпълнявани в партньорство, трябва да се посочи минималният брой партньори и критериите за право на участие, които ще се прилагат към всеки един от партньорите на водещия кандидат.

• 
  Право на участие на проекти: това се отнася до видовете дейности, сектори или теми и географски области, предмет на Поканата за предложения.
  
• 
  Право на участие на разходите: тук се представят подробно видовете разходи, които могат да бъдат финансирани. Накратко те трябва да бъдат реални разходи, действително направени и необходими за изпълнението на проекта.
  

Критериите за оценка са свързани конкретно със съответствието и хармоничността на проекта с целите на програмата за безвъзмездна помощ, по която се финансира Поканата за предложения, с качеството, очаквания ефект и устойчивостта на проекта, както и с неговата финансова ефективност.

Критериите трябва да бъдат точни, да не са дискриминиращи и да не са в ущърб на лоялната конкуренция. Всички критерии, посочени в Поканата за предложения, трябва да се прилагат такива, каквито са и в никакъв случай не могат да бъдат изменяни по време на процедурата. Оценката е на база на публикуваната таблица за административно съответствие и право на участие и таблицата за оценка - виж стандартните образци, дадени в анекси Е7 и Е10.

6.3.4. ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ ПРЕДИ КРАЙНИЯ СРОК ЗА ПОДАВАНЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЯ
В периода между публикуването и крайния срок за приемане на предложения кандидатите трябва да могат да задават въпроси, за да си помогнат при попълването на формуляра и сглобяването на техните заявления. Ето защо Възложителят трябва да осигури контактен пункт, към който могат да се отправят въпроси. Участниците могат да изпращат въпроси по същество в писмена форма до 21 дни пред крайния срок за подаване на предложения. Възложителят е длъжен да отговори на всички такива въпроси най-малко 11 дни преди крайния срок за подаване на предложения.

В интерес на прозрачността и равните възможности, изпратеният до даден кандидат отговор на въпрос, който би могъл да бъде от интерес за останалите кандидати, трябва да бъде предоставен на разположение на всички останали кандидати. Най-лесният и препоръчителен начин за постигане на това е публикуването по Интернет при необходимост на таблица на въпроси и отговори заедно с Насоките за кандидатите. Тя трябва да се актуализира редовно до 11 дни преди крайния срок за подаване на предложения.

Всяко предложение трябва да бъде поставено в запечатан пакет или плик, на който са посочени:

(а) адресът за подаване на предложенията, посочен в Поканата за предложения;

(б) референтният номер на обявата за Покана за предложения, на която отговаря кандидатът;

(в) пълното име и адрес на кандидата;

(д) думите “Да не се отваря преди заседанието за отваряне”, написани на езика, на който е изготвена Поканата за предложения, и на местния език.

право на глас право на глас

--------------------------------------------------------------------------

НАБЛЮДАТЕЛ

НА КОМИСИЯТА

(незадължителен)
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Комисията за оценка (т.е. Председател, Секретар и членове с право на глас) трябва да бъде номинирана на персонална база от Възложителя. Съставът на Комисията за оценка трябва да бъде представен за одобрение на Европейската комисия. По правило Европейската комисия номинира наблюдател, който да следи всички или част от заседанията на Комисията за оценка. За участието на други наблюдатели трябва да се иска предварителното одобрение на Европейската комисия.

Комисията за оценка (т.е. Председател, Секретар и членове с право на глас) трябва да бъде номинирана на персонална база от Възложителя. Участието на наблюдатели се разрешава индивидуално от Възложителя.

Всички членове на Комисията за оценка с право на глас имат равни права на глас. Имената и функциите на всички участници в процеса на оценка трябва да бъдат отразени в Доклада за оценка.

Предвид големия брой предложения, които се получават обикновено, Комисията за оценка може да няма възможност да разгледа подробно всяко предложение. Вместо това за този подробен преглед могат да се ангажират експерт-оценители, които не са членове на Комисията за оценка, за да може последната да разисква на основата на техните оценки.

Експерт-оценители могат да се използват само при етапите на процедурата на оценка, описани подробно в раздели 6.3.8.3 (Оценка на административното съответствие и правото на участие) и 6.3.8.4 (Оценка на техническото и финансовото качество). Членовете на комисията за оценка трябва да изпълнят всички етапи на процедурата на оценка.

Оценката на предложенията се извършва на два етапа:

• 
  Задачата на експерт-оценителите по отношение оценката на административното съответствие и правото на участие се състои в проверка на всяко предложение на база на публикуваната таблица (виж анекс Е7). Всяко предложение трябва да се проверява само от един експерт-оценител.
  
• 
  Задачата на експерт-оценителите по отношение оценката на техническото и финансовото качество се състои в извършване на писмена оценка на всяко предложение на база на публикуваната таблица за оценка (виж анекс Е10). Всяко предложение трябва да се оценява най-малко от двама експерт-оценители, които работят независимо един от друг.
  

Всеки член на Комисията за оценка, който се оттегли от Комисията по някаква причина, трябва да бъде заместен (съгласно стандартната процедура за назначаване на членове на Комисията за оценка, разяснена в раздел 6.3.7.1) и процесът на оценка да започне отново. Всяка оценка от член с право на глас, който се е оттеглил от комисията на някой етап от оценката, трябва да се анулира.

• 
  Всички заседания на Комисията за оценка, от отварянето на предложенията до приключването на нейната работа, се провеждат при закрити врати и са поверителни.
  
• 
  С оглед запазване поверителния характер на заседанията, участието в заседанията на Комисията за оценка се ограничава до членовете на Комисията за оценка, посочените от Възложителя експерт-оценители и упълномощените наблюдатели.
  
• 
  С изключение на копията, раздадени на експерт-оценители, предложенията не трябва да напускат стаята/сградата, в която се провеждат заседанията на комисията, преди Комисията за оценка да приключи работа. Когато не се ползват, те трябва да се съхраняват на сигурно място.
  

Секретарят на комисията отговаря за изпълнението на всички административни задачи в рамките на процедурите на оценка. Те включват:

• 
  изпращане и събиране на Декларациите за безпристрастност и конфиденциалност;
  
• 
  осигуряване изготвянето на резюмета на оценките и предоставянето им в срок на членовете на Комисията за оценка;
  
• 
  водене на протоколите на всички заседания на Комисията за оценка и съответните досиета и документи; и
  
• 
  регистриране присъствието на заседанията и изготвяне на Доклада за оценка и анексите към него.
  

Външните пликове на предложенията трябва да бъдат номерирани по реда на получаване (дали са получени преди крайния срок за подаване на предложения).

Те трябва да се регистрират при пристигането им, като от плика се взема следната информация:

• 
  регистрационен номер на предложението;
  
• 
  дата на пристигане;
  
• 
  име и адрес на кандидата (ако са отбелязани).
  

За всяко предложение:

• 
  Оригиналът се съхранява на сигурно място в архивите на Възложителя.
  
• 
  Копията се раздават на оценяващите и при необходимост на експерт-оценителя(ите).
  

 Докладът за отваряне на предложенията, който включва протокола от Заседанието за отваряне на предложенията, трябва да бъде подписан от членовете на Комисията за оценка (виж образеца в анекс Е5).Той може да бъде предоставен на участниците в търга при поискване. В него трябва да се посочи:

• 
  датата, часа и мястото на заседанието;
  
• 
  присъстващите лица;
  
• 
  имената на кандидатите, подали предложения до посочения краен срок; и
  
• 
  имената на кандидатите, подали предложения след посочения краен срок
  

• 
  Административно съответствие: пълно ли е досието. В случай, че липсва някой документ или не е попълнена някоя част от формуляра-заявление, кандидатът трябва да попълни пропуските в срок от 48 часа.
  
• 
  Право на участие: имат ли кандидатът, партньорите и проектът право да участват. Това се оценява на база на критериите, посочени в Насоките за кандидатите. Предложение, което няма право да участва, не се разглежда в по-нататъшния процес на оценка.
  

Оценката на административното съответствие и правото на участие може да се извърши от членове на Комисията за оценка или експерт-оценители.

Ако членовете на Комисията за оценка не извършват сами оценката, Комисията за оценка трябва да направи преглед на заключенията на експерт-оценителите въз основа на попълнените от тях таблици за административно съответствие и право на участие. С цел улесняване прегледа на оценките от Комисията за оценка, Секретарят на Комисията за оценка трябва да осигури изготвянето на два списъка: един с предложенията, които нямат право да участват и друг с предложенията, при които има проблеми с административното съответствие. За всяко вписване в даден списък трябва да се посочат причините, поради които кандидатът няма право да участва, или да се идентифицират административните проблеми.
 Първата част от Доклада за оценка, която се отнася до административното съответствие и правото на участие, и включва контролните списъци за административно съответствие и право на участие и протокола от това заседание, трябва да бъде подписана от Председателя, Секретаря и всички членове на Комисията за оценка с право на глас (виж образеца в анекс Е11). В нея трябва да се посочат:

• 
  датата, часа и мястото на заседанието;
  
• 
  присъстващите лица;
  
• 
  имената на кандидатите, чиито предложения са определени като несъответстващи, както и изискванията, на които не съответстват предложенията им.
  

След това Секретарят изготвя списък на всички предложения, класирани по точки. Освен това Комисията за оценка трябва да получи също резюме на констатациите на всяко лице, извършващо преглед на предложенията. Двете групи точки, включително специфичните точки, получени за всяка позиция, трябва да бъдат включени в това резюме.

Независимо от всичко Комисията за оценка може да вземе решение за избор на предложения с по-нисък резултат от други, които тя не е избрала, ако има основателни причини да направи това. В този случай членовете на Комисията за оценка трябва да извършат своя собствена оценка на конкретните предложения, като използват същата таблица за оценка (в съответствие с правилата, посочени в раздел 6.3.8.4).

Всички такива решения трябва да бъдат записани и напълно обосновани в Доклада за оценка. Таблиците за оценка, попълнени от членовете на Комисията за оценка, трябва да се съхраняват заедно с тези, попълнени от експерт-оценителите.

Решенията на Комисията за оценка се вземат самостоятелно и със съвещателен глас. Комисията за оценка трябва в крайна сметка да изготви списък на избраните за финансиране предложения, като посочи предложената сума за финансиране.

• 
  датата, часа и мястото на заседанието;
  
• 
  присъстващите лица;
  
• 
  спечелилите кандидати и препоръчаните суми на безвъзмездни помощите, които ще им бъдат отпуснати;
  
• 
  неспечелилите кандидати и причините, поради които не са избрани.