Приложение към т. 1 План за подготовка на българското председателство

• 
  командироване в институции на ЕС като командировани национални експерти;
  
• 
  командироване в институциите на ЕС за провеждане на стаж.
  

1.2.2. Изграждане на мрежи за класифицирана информация на ЕС в ЦУ на МВнР, задграничните представителства и осигуряване на междуведомствен обмен в Република България

1.2.3. Осигуряване използването на софтуерното приложение ACID, предназначено за обмен на информация между Делегациите на ЕС и посолствата на страните-членки в трети страни

Декември 2015 г.

Първи етап – януари 2016 г.

Втори етап – януари 2017 г.

• 
  интернет/wi-fi и мобилни услуги;
  
• 
  мобилни телефони, таблети, преносими компютри за членове на Екипа на Председателството;
  
• 
  техническо оборудване за провеждане на конферентни разговори и др.
  

• 
  срещи на най-високо ниво;
  
• 
  формални и неформални заседания на Съвета на ЕС (Брюксел/Люксембург, столица) и други срещи на високо ниво;
  
• 
  формални и неформални срещи на високопоставени служители на секторните министерства (Брюксел / Люксембург, столица);
  
• 
  формални и неформални срещи на експертно ниво (Брюксел / Люксембург, столица);
  
• 
  срещи с представители на ЕП (Страсбург / Брюксел, столицата);
  

До месец октомври 2015 г. следва да се извърши първоначално планиране, но с възможност за последващо актуализиране до края на 2017 г., тъй като провеждането на конкретни събития е обвързано с работната програма и инициативите на институциите на ЕС, приоритетите на България за Председателството и на партньорите от „тройката“, глобалната и европейска икономическа и политическа ситуация до 2018 г.

Октомври 2015

До Декември 2017

• 
  средният, най-големият и най-малкият брой на делегации (вкл. от трети страни);
  
• 
  средният, най-големият и най-малкият брой на членовете на всяка делегация (вкл. информация за възстановяване на разходите на членовете на делегация);
  
• 
  средният брой на придружаващите лица;
  
• 
  средният престой на различните видове делегации.
  

Горепосочената информация ще послужи за ефективното планиране на конферентни зали, настаняване, превоз, кетъринг и т.н.

1 ниво - формални и неформални работни групи, конференции и семинари на експертно ниво;

2 ниво - срещи, конференции и семинари на високо експертно ниво;

3 ниво - формални и неформални срещи/конференции на ниво министри и членове на ЕП;

4 ниво - срещи на най-високо ниво (държавни и правителствени ръководители) и международни срещи на високо ниво.

Събитията от ниво 3 и 4 следва да се организират централизирано, а събитията от ниво 1 и 2 следва да се организират от министерствата или други ангажирани институции.

• 
  на най-високо ниво, на високо равнище или срещи на техническо равнище;
  
• 
  в един или няколко конферентни центрове;
  
• 
  в столицата и/или други градове в страната,
  

На база изготвените предложения Министерският съвет следва да определи конферентен център и/или други сгради, включително тяхното местоположение (столица/друг град).

• 
  установяване на информационно бюро (helpdesk) на Председателството на летището;
  
• 
  подобряване на инфраструктурата, разположена в близост до летището;
  
• 
  подобряване на достъпа от/до летището с обществен транспорт;
  
• 
  подобряване на пътната настилка,
  
• 
  адаптиране системата за контрол на трафика при необходимост и др.
  

• 
  осигуряване на леки автомобили, микробуси, автобуси и специални придружаващи превозни средства (чрез наем, закупуване, спонсорство);
  
• 
  изготвяне на транспортни маршрути на делегациите;
  
• 
  набиране на шофьори и лица, придружаващи делегациите (чрез временни трудови договори и доброволци).
  

В резултат на анализа следва да се осигурят необходимия брой устни и писмени преводачи.

• 
  ел. захранване, осветление, климатизация, аудио-визуална екипировка, кабини за превод за конферентни зали;
  
• 
  техническа поддръжка;
  
• 
  услуги за почистване;
  
• 
  фотокопирни и печатни услуги;
  
• 
  куриерски услуги;
  
• 
  видео и фото заснемане и др.
  

• 
  компетентните органи;
  
• 
  организационната структура;
  
• 
  временния брой на лицата, които ще изпълняват функции по гарантиране на сигурността;
  
• 
  необходимостта от прилагане на специфични мерки за контрол на транспортния поток, за осигуряване на заграждения на определени райони, за придобиване на специални технологии, за осигуряване на медицински екипи и др.
  

В рамките на задачата следва да се организира и осигури функционирането на системата за акредитация и регистрация.

• 
  общият брой на нощувките през целия период на Председателство;
  
• 
  средният брой хотелски нощувки на събитие;
  
• 
  критерии за избор на хотели;
  
• 
  общият брой хотели, които отговарят на одобрените критерии за избор;
  
• 
  средни разстояния между летище, хотели и конферентните зали;
  
• 
  среден разход за настаняване на делегация и обобщени прогнозни разходи.
  

• 
  предварителен брой официални обеди и вечери (за срещите от ниво 3 и 4), обеди и вечери на блок маса (за срещите от ниво 1 и 2), кафе-паузи и др.;
  
• 
  принципи на съставяне на меню;
  
• 
  процедура за подбор на кетъринг фирма/и и доставчици (чрез ЗОП или набиране на спонсори);
  
• 
  разходи за организиране на кетъринг.
  

• 
  да се вземе предвид опитът на други държави членки от техни предишни председателства на Съвета на ЕС в областта на комуникацията;
  
• 
  да се идентифицират връзките между Председателството и имиджа на страната;
  
• 
  да се посочат отговорните институции и техните функции;
  
• 
  да се уточни целевата аудитория, комуникационните канали (уеб страница, социални мрежи, информационни кампании и срещи и т.н.), методи и инструменти, ключови послания;
  
• 
  да се планират визуалната идентичност, лого и сувенири на Българското председателство и др.
  

Говорителите в столицата са отговорни за предоставянето на информация за сайта на Председателството, за представяне на собствените си институции, за организиране на пресконференции, за оказване на помощ на медиите и за изготвянето на прес-съобщения. Целта е Председателството на „говори в един глас”.

По време на срещите от ниво 3 и 4 в столицата могат да се очакват приблизително 100 журналисти като техният брой може да достигне до 400 в зависимост от обсъжданите теми.

В същото време в Брюксел се очаква увеличено присъствие на български журналисти за отразяване събитията на Председателството. В тази връзка е необходимо организирането на информационни срещи/учебни посещения за българските журналисти

В Културната програма следва да се посочат основните участници и техните функции, график и основни дейности като:

• 
  Организиране и провеждане на тържествени чествания, откриване и закриване на Председателството в София и Брюксел и др.;
  
• 
  Организиране и провеждане на концерти, постановки, изложби, филми, балове, експозиции и други културни мероприятия (столица, Брюксел, Страсбург, други градове);
  
• 
  Интериорни арт инсталации/
  

Също така за изработването на Културната програма следва да се вземат предвид и предложенията за организиране на събития на задграничните представителства на България, на културни институции, неправителствен сектор, бизнес-организации и широката общественост.