Програма развитие на конкурентноспособността на българската икономика 2007-2013

2. Финансово управление и контрол

Съгласно предложение за регламент на Съвета, даващ общите разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд (наречен Новият регламент) се създава нов модел на управленска система, която налага и институционални промени спрямо предложените от българска страна в преговорите за присъединяване в Глава 21 “Регионална политика и координация на структурните инструменти”.

Процесите, имат за цел да дадат необходимата увереност на Сертифициращия орган, че системите за финансиране и контрол в тази област работят правилно на всички нива на управление на средствата от ЕС, а именно Краен бенефициент (КБ), Междинно звено (МЗ), Управляващ орган (УО) и Сертифициращ орган (СО).

1. 
   Орган за оценка на съответствието – Орган, отговорен за оценката на системите за финансово управление и контрол по член 40, ал. 3 от новия регламент. Обикновено при наличието на доказан капацитет Одитиращият орган може да бъде и Орган за оценка на съответствието. За България функцията на Орган за оценка на съответствието ще бъде делегирана на външна компания, за наемането на която могат да бъдат поискани средства от ЕС, тъй като все още не е създаден Одитиращ орган.
   
2. 
   Одитиращ орган – Единствен орган за всички Оперативни програми (ОП). Това ще бъде новосъздадено звено в Министерство на финансите с определени компетенции и отговорности, съгласно чл.61 от новия регламент. Този орган е отговорен за извършването на проверките по чл.61, ал. А, B и G от новия регламент.
   
3. 
   Сертифициращ орган - Единствен орган за всички ОП, съгласно чл. 60 от новия регламент. За България това е дирекция “Национален фонд” в Министерство на финансите.
   
4. 
   Орган, отговорен за получаване на средствата от ЕК - Единствен орган за всички ОП, съгласно чл. 58, ал. 2 от новия регламент. За България това е дирекция “Национален фонд” в Министерство на финансите.
   
5. 
   Орган/и, отговорен/и за извършване на плащанията към бенефициентите – Управляващите органи на Оперативните Програми ще извършват плащанията към МЗ/ крайните бенефициенти, на основата на лимити, отпускани от НФ (съкровищен орган) в Министерство на финансите. Тази функция може да бъде изпълнявана и от Междинните звена, ако УО реши да я делегира.
   

Настоящото описва процесите на разплащане на крайните бенефициенти и сертификация на разходите.

1. Крайните бенефициенти са отговорни за отчитането и сертифицирането на точността и актуалността на плащането, както и за доставянето на съ-финансираните стоки и услуги. Те предоставят на Междинното звено платени фактури или счетоводни документи с еквивалентен доказателствен характер.

2. Междинното звено получава и контролира фактурите и сертифицира достоверността на разходите. Междинното звено изпраща отчет за сертификация на разходите към Управляващия орган в срок, определен от Управляващия орган.

3. На основата на прогноза, изпратена от УО, НФ (СО) одобрява лимити за финансиране с национални и европейски средства.

4. На основата на сертифицирани от МЗ разходи, УО плаща на МЗ/краен бенефициент.

5. МЗ плаща на КБ / изпълнителя ^*.

6. На база на вече извършените плащания УО изпраща доклад за сертификация на разходите към НФ (СО) на месечна основа.

Следното описва разделението на отговорностите в процесите на разплащане и сертифициране на разходите, базирано на действащото законодателство и новия регламент.

Крайният бенефициент е отговорен за възлагането на работата по проектите, съ-финансирани по Структурните фондове в рамката на Оперативната програма. След договаряне и извършване на услугите се издават фактури от частен изпълнител или доставчик и се предоставят на крайния бенефициент. След сертифицирането на доставката на стоки или услуги крайният бенефициент извършва проверка на съответствието със заданието или спецификацията и плаща фактурата със собствени средства.

Докладът за сертификацията на доставката на стоки или услуги заедно с платените фактури се изпращат на Междинното звено към Управляващ орган.

За да осигури необходимите данни и отчетност към Междинното звено, Крайният бенефициент трябва да осигури изчерпателна счетоводна система на ниво договор. Тази задача включва поддържането (файлирането и архивирането) на финансови данни, допълнителни документи и отчети, в съответствие с изискванията на чл. 7 от Регламент на ЕС 438/2001.

Процедурите по проверка, извършвани от Междинното звено следва да включват проверка на документи на 100 % от исканията за средства.

Крайните бенефициенти предоставят своите изплатени фактури или счетоводни документи с еквивалентен доказателствен характер на Междинното звено (МЗ) към Управляващия орган. МЗ получава и проверява фактурите, за потвърждаване на следното:

• 
  Проверка на приемливостта (фактурата се отнася за проект, който е одобрен в рамките на Програмата и това може да бъде удостоверено);
  
• 
  Проверка на реквизитите (фактурите са издадени на името и адреса на бенефициента, датата на изпълнение е след датата на одобрение на молбата за кандидатстване и т.н);
  
• 
  Проверка на съдържанието (фактурите съдържат допустими разходи, включени в договора за подкрепа, които съответстват на целите на дейността и т.н);
  
• 
  Проверка на правдоподобността (фактурата не е представяне по друга програма; съгласно проверката на реквизитите, фактурите отговарят на нормативните изисквания и т.н)
  

С доклада за сертификация Междинното звено потвърждава, че:

• 
  Разходите по дейността са в съответствие с разпоредбите на Регламента на Комисията 1685/2000 (критерии за приемливост на разходите)
  
• 
  Очакваният резултат от дейността е в съответствие с целите на съответната програма
  
• 
  Искането за плащане е на базата на признати разходи, действително направени от крайните бенефициенти, както и че придружаващата документация е налична
  
• 
  Разходите, за които се иска възстановяване са направени в рамките на признатия период за съответната програма
  
• 
  Физически и финансов напредък е бил наблюдаван, в това число на базата на проверки на място, където е уместно
  
• 
  Няма двойно финансиране (припокриване) на помощта от ЕС за дейността
  
• 
  Доказателство за получено финансиране от крайните бенефициенти е на разположение
  
• 
  Подробни данни за основните транзакции са запазени, където е възможно на компютърни файлове и са на разположение на отговорните служби на Комисията, както и на българските власти при поискване
  
• 
  Съществува задоволителна одитна пътека, тоест съответства на Анекс I от Регламента на Комисията 438/2001.
  
• 
  Разходите са равнени между отдела за изпълнението и счетоводния/финансовия отдел и всяко различие е обосновано
  
• 
  Не са идентифицирани слабости на финансовия контрол, нито риск от нередности във връзка с въпросния проект, или ако има такива, са предприети или ще бъдат предприети коригиращи действия
  

На базата на сертифицирани фактури, Междинното звено предоставя на Управляващия орган на периодична база или на база индивидуален проект искане за плащане към крайния бенефициенти или искане за средства (ако е делегирано това право на МЗ )от национално и европейско съ-финансиране, разбити на ниво мярка. След одобряването на искането за средства Междинното звено, когато е приложимо, незабавно нарежда пълно плащане на средствата на крайните бенефициенти без намаление, задържане или други специфични санкции.

Управляващият орган е отговорен за събирането на информация за разходите, предявени им от Междинните звена в доклади за сертификация, както и за сертифицирането на тези разходи чрез доклад за сертификация. Този доклад се изготвя на ниво Оперативна програма и се предоставя на НФ (СО) със съответния списък на мерките или приоритетите и базиран на докладите за сертификация, предоставени от Междинните звена, като и тези от крайните бенефициенти. Управляващият орган предоставя на НФ (СО) доклад за сертификация и декларация за разходите на периодична база (обикновено на месечна основа, но това зависи от характера на Програмата). Управляващият орган определя срока, в който Междинните звена към УО трябва да предоставят докладите за сертификация.

• 
  Дейностите са избрани в съответствие с критериите и правилата на ЕС;
  
• 
  Извършването на услугите е проверено и съответства на правилата на ЕС;
  
• 
  Компютъризираната система за счетоводно записване функционира правилно;
  
• 
  Оценките на оперативните програми, както е посочено в чл. 46, се извършват в рамките на определеното време и необходимите стандарти за качество;
  
• 
  Създадени са процедури за събиране на документи, отчитащи разходите и провеждане на одит, необходими за осигуряването на адекватната одитна пътека, в съответствие с чл. 88 и чл. 98;
  
• 
  Осигурено е СО да получава всичката необходима информация за процедурите и извършените одити;
  
• 
  Провеждат се Комитети за наблюдение, на които се предоставят необходимите документи за качествено изпълнение на дейността на съответната оперативната програма;
  
• 
  Годишните и окончателни доклади са изпратени;
  
• 
  Гарантиране на съответствие с изискванията за информация и публичност на чл. 68
  

• 
  Сумата на разходите;
  
• 
  Допустими дати за извършване на разходите;
  
• 
  Разбивка на разходите по категории (приоритети, мерки);
  
• 
  Списък с фактури;
  
• 
  Идентификация (подпис) на хората, които са подготвили/ проверили/ оторизирали декларацията, в съответствие с принципа за „четири очи”;
  
• 
  Доказателство, за извършването на управленски проверки (доклади за сертифициране);
  
• 
  Доказателство, че физическата проверка на стоките или проектите е извършена, където това се изисква (доклади за сертифициране);
  
• 
  Местонахождение на оригиналите на придружителната документация;
  
• 
  Одитни доклади за управление и контрол на операциите (вътрешен одитен доклад на Управляващия орган/ Междинно звено (МЗ) и външни одитни доклади);
  
• 
  Открити нередности, коригирани и докладвани (процедирани) по подходящ начин (доклад за нередностите);
  
• 
  Описание/ промяна на процедурите за управление и контрол
  

На лице е методология, свързана с изпълнение на проверките по чл. 61 – a, b от новия регламент, която на основата на периодични доклади дава на НФ (СО) нужната увереност, че процесите за разплащане и сертификация на разходите протичат нормално.

Национален фонд (Сертифициращ орган) е отговорен за изготвянето и изпращането на исканията за плащане, както и за получаването на средствата от Комисията. Съгласно чл. 69 от новия регламент, НФ (СО) отговаря за:

• 
  Изпращане до Комисията на актуализирани прогнози за искания за плащания за настоящата година, както и прогнози за следващата година;
  
• 
  Изпращане до Комисията на сертифицирани декларации за разходите и искания за плащане в електронен формат;
  
• 
  Използване на предоставените от Общността средства за плащане на разходите, свързани със съответната подкрепа;
  
• 
  Сертифицирането в компютъризиран формат на декларациите за разходите, отразяващи действително платени средства от Структурните фондове и Кохезионния фонд, както и че те са резултат от надеждна счетоводна система и се базират на достоверни придружителни документи;
  
• 
  Декларираните разходи са в съответствие с приложимите национални правила и тези на Общността и, че са били извършени с оглед на дейностите, избрани за финансиране в съответствие с критериите и правилата, приложими за програмата;
  
• 
  Осигуряване за целите на сертификацията, че е получил адекватна информация от УО за процедурите и одитите, извършени от или по поръка на Одитиращия орган;
  
• 
  Осигуряване крайните бенефициенти да получават плащанията от Структурните фондове и Кохезионния фонд изцяло и възможно най-бързо;
  
• 
  Докладване на Комисията на нередности, които са обект на първоначално административно и съдебно разследване и информиране на Комисията, във връзка с предишни доклади, за предприетите процедури за третиране на всички докладвани вече нередности и важните промени, произтекли от това;
  
• 
  Изпращането до Комисията на декларация за сумите, които предстои да бъдат възстановени към съответната дата, съобразно годината на започване на възстановителното производство;
  
• 
  Веднъж възстановени, неправилно платените суми, заедно с лихвите за закъснение да бъдат върнати, чрез приспадането им от следващата декларация за разходите и искане за плащане към Комисията или, ако това е недостатъчно, чрез извършване на реален трансфер на средства към Общността.