Първа. Делово общуване

48
Принципите, върху които се основава доброто писанe, са:
1.
Наличие на ясна цел - писането за нуждите на бизнеса може да служи за много цели. Преди да се напише даден материал или да се оформи даден документ, пишещият трябва да е наясно с целта, заради която ще комуникира и която се стреми да постигне;
2.
Съсредоточеност върху аудиторията - – комуникацията – в която и да е нейна форма – не ще свърши своята работа, ако не бъдат обмислени и съобразени потребностите, отношенията и информационните предпочитания на набелязаната аудитория. При осъществяване на писмени комуникации е необходимо да се държи сметка за тези характеристики на аудиторията, тогава отправеното послание ще има по-силно въздействие;
3.
Ясно изразяване на ключовото послание - винаги трябва да се мисли за посланието, което аудиторията трябва да отнесе със себе си.
То трябва да бъде ясно и конкретно. При повечето форми на писане за целите на бизнеса това означава едно или две изречения за логически завършек – отправяне на пожелания за успех в бизнеса, поздравления за реализирани намерения или за ползотворно сътрудничество;
4.
Съблюдаване икономията на думи – всяка дума би трябва да има свое мястото, за да отразява логическа мисъл. Излишните думи затрудняват четящият и променят смисъла на онова, които е трябвало да се каже;
5.
Придържане към темата – при презентации и оформяне на писмени материали е желателно пишещият да се придържа към основната тема и да не се засягат други странични въпроси.
Прехвърлянето към други теми носи риска да се прекъсне връзката, остана у четящият чувството за неудовлетвореност и неразбиране на посланието;
6.
Употреба на прости изречения – изреченията са основните градивни елементи, желателно е те да бъдат къси и неусложнени. По този начин и мисълта ще бъде гладка и написаното разбираемо;
7.
Обмисляне стратегията на изложението – стратегията на изложението засяга авторството, времевата съобразеност и формата на предаване. Пишещият трябва да е наясно и за другите възможности за

49 комуникация – по телефона, презентация пред аудитория или делова среща. Трябва да се имат предвид и компетенциите на пишещият – неговите способности, умения и мотивация.
Освен изброените по-горе принципи, в практиката при оформяне на официални документи са се наложили седем принципа за бизнес комуникации, т.нар. ―седем С-та‖:
Фиг. 1. „Седемте С-та‖ за бизнес комуникации

Пълнота (completeness) – правете вашите съобщения пълни, като отговаряте на всички поставени въпроси; добавете нещо, ако е необходимо; дайте отговор на въпросите: кой, какво, къде, кога, защо и други;

Краткост (conciseness) – отстранете многословните изрази; излагайте важните моменти тактично и кратко; не включвайте информация, която е известна на получателя; кратките изявления подчертават важните моменти и спестяват скъпоценно време на участниците в деловите отношения;

Уважение (consideration) – употребявайте ―Вие‖, вместо ―аз‖ и
―ние‖; показвайте изгодата за получателя; бъдете честни и етични; спазвайте златното правило: ―Честността не е просто най-добрата политика. Тя е единствената политика.‖

Конкретност (concreteness) – правете действени изявления; избирайте изразителни думи, добре подбрани прилагателни и наречия; избягвайте дългите словоизлияния, бъдете конкретни;
Помнете и прилагайте седемте
принципа на бизнес
комуникациите:
Пълнота
Конкретност
Краткост
Яснота
Уважение
Учтивост
Коректност

50

Яснота (clarity) – използвайте познати и общоизвестни думи и изрази; използвайте илюстрации и други нагледни средства, ако това е необходимо; някои важни неща могат да бъдат отличени с друг шрифт, цвят, или по друг начин, така че да се даде по-голяма яснота и нагледност на писмените материали;

Учтивост (courtesy) – избягвайте изрази, които дразнят, унижават или нараняват; бъдете добронамерени, не използвайте съмнителен хумор; при възникнали недоразумения, отговаряйте по възможност веднага;

Коректност (correctness) – обърнете внимание на две допускани слабости в писмените материали – неправилният правопис и небрежните пропуски; при писане на чужд език, ползвайте услугите на опитни и квалифицирани кореспонденти; бъдете коректни във взаимоотношенията си, това ще ви направи търсени и желани партньори.
Тези седем принципа са по отношение на стила, съдържанието и формата на документа:

Стилът на документа се характеризира с точност, яснота, коректност и последователност. Изразните средства са в съответствие с нормативните разпоредби, без да се употребяват диалектизми, жаргон, синоними, т.е. стилът е официално-делови. За него е характерен подходящият, вежлив тон, при спазване на определен словоред: подлогът стои пред сказуемото, след него идват допълненията и обстоятелствата, които изясняват съдържанието на сказуемото; определението стои пред определяемата дума; вметнати думи, ако са необходими, се поставят в началото на изречението.

Формата на документа се определя от начина на оформяне и изпращане – вида и мястото за вписване на данни, изпраща се в плик за писма или по електронен път.


Изтегляне 2.19 Mb.

Сподели с приятели: