Раздел Първи. Бизнес комуникации – начини на

8
Информацията, която се обменя в процеса на общуване, е нужна на хората, за да си вършат работата и да се чувстват добре като членове на екипа, отдела или организацията. Своевременно предоставената информация помага за вземането на точни и навременни решения, нещата вървят по-добре, хората са по- мотивирани. Процесът на комуникацията (изпращането, приемането и тълкуването на съобщението) е умението на хората да разбират и да бъдат разбирани, а комуникативността представлява способността да се организират и да се изразяват идеите в писана и говорима реч.
Общуването е сложен социално психологически процес, при
който контактуващите лица си разменят информация. Деловото
общуване се осъществява в писмена форма (чрез размяна на различни
по вид, характер и предназначение документи или писмени
материали) или устни съобщения (по различни канали), които
предизвикват отговор (обратна връзка). Общуването се счита за
успешно, когато то постига желаната реакция или отговор от
приемащия съобщението, постига се предварително планиран
резултат.
Това е едно просто, но важно умение, което много хора не владеят добре или владеят недостатъчно добре. Причините могат да бъдат разнопосочни, като например: първо, твърде голяма заетост или не достатъчна словоохотливост; второ, информира се само за да се удовлетворят собствените нужди; трето, не се подбира информацията и не се обмисля кой и кога трябва да научи нещо. Точен отговор на тези въпроси може да се даде само при условие, че има яснота с параметрите (обем, граници, същност и пр.) на предмета, който е обект на комуникативния акт. Вторият определящ въпрос е „С кого и защо ще общувам?‖. Неговият отговор ще ви помогне при реферативното фиксиране на информацията, с която се сблъсквате. Това е така, защото при деловото общуване инструментите за влияние се определят както от това, което вие искате, така и от онова, което иска вашият контрагент.
Особено важно е събираната информация да се провери преди да се пристъпи към целенасочен анализ. Това означава най-малко две неща: да се отделят фактите от мненията и да се прецени всяка

9 информационна единица за истинност, доказуемост, валидност, надеждност, приложимост и т.н. при дадените условия. Едва след това може да се пристъпи към целенасочен анализ на събраната информация. Разпространена грешка е да се счита за форма на критическо мислене описанието на фактите, явленията и събитията или привеждането на мненията на различни автори, без сравнителен анализ.
Какво се случва, когато един комуникатор не притежава тези умения? Ето няколко характеристики:

Непоследователен комуникатор;

Казва твърде много или твърде малко;

Казва твърде късно, не навреме;

Може да не е ясен, може да информира някои по-добре от други;

Може да не съобразява кой трябва да знае и до кога;

Не търси и не осъзнава потребностите от данни на останалите;

Може да информира, но не проследява за потвърждение;

Може или да трупа ненужна информация или пък да счита за необходимо да информира;

Може да използва само един метод за комуникация - устна, писмена или по е-mail.

Информацията, която е нужна на хората, за да си вършат работата и да се чувстват добре като членове на екипа, отдела и организацията, трябва да бъде доставяна своевременно, за да могат да вземат точни решения. Липсата на информация може да има някои много лоши последици и да се превърне в бариера в общуването. Мисли се, че на умните хора им е достатъчна една дума, че ако са достатъчно кадърни ще разберат сами. Информацията води до по-ефективно и рационално използване на ресурсите. Тя води до вземане на по-добри решения, по-малко повторения и до по-добра мотивация. Отделя се по- малко време за мониторинг на работата. Чувството, че правиш нещо, което има своето значение, е вторият по важност мотивиращ фактор на работното място!
Процесът на информиране има минава през четири етапа:

10


Изтегляне 2.19 Mb.

Сподели с приятели: