Координация и централизация на академичните библиотеки

Координация и централизация на академичните библиотеки

Ст.н.с. д-р Мария Аргирова-Герасимова

Организационните основи на координацията и централизацията на академичните библиотеки се залагат през 1948 г., когато Библиотеката на Българската академия на науките получава статут на Централна за академичните специални библиотеки и изгражда с тях централизирана система, която днес обединява 47 библиотеки с фонд над 1 870 000 библ.ед. В нейното половинвековно съществуване могат да се очертаят няколко етапа, свързани и подчинени на задачите и организационната структура на Академията и на развитието на българската наука.

Началните години 1948-1950 г. са време на стремителен ръст на научните звена и новосъздаващите се към тях библиотеки с тенденция ядрото от периодични издания, справочна и монографична отраслова литература да бъдат непосредствено до учените. На Централната библиотека се възлага да извършва централизирано комплектуване вкл. международен обмен, централизирана каталогизация и координация за всички специални библиотеки.

Вторият период 1950-1960 г. се характеризира със създаването на отдел "Филиални библиотеки", който поема управлението на цялостната библиотечна дейност на академичните библиотеки – планиране, отчитане, връзки с библиотечните съвети и административните ръководства, квалификация, координация, непосредствена методическа помощ и т.н. Централизираното комплектуване следва две посоки: от една страна се изграждат книжни фондове с национално значение, към които се вливат големи сбирки, комплектувани вещо и компетентно от края на 19 век, като тези по археология, етнография, зоология, ботаника, геология, горско стопанство, метеорология. От друга страна – оперативни библиотечни фондове, отговарящи на непосредствените научноизследователски задачи. Едновременно с комплектуването се поставя началото и на централизираната каталогизация и на централните азбучни и систематични каталози.

След 1960 г. се очертават ясно границите на профила на академичните библиотеки, който се стеснява и уточнява в областта на природо-математическите, хуманитарните и обществените науки. Изработват се официални документи за профила на комплектуване на всяка библиотека, както и "Своден профил", в който са заложени основните принципи: профилиране, съответствие с читателските потребности, координация, централизация, приемственост, перспективност.

Централизираното комплектуване и каталогизация набират опит, но вече имат и традиции. Принципът на централизация се утвърждава не само заради своите икономически предимства при изразходване на финансовите средства. Той е необходим и незаменим за качествено извършване на сложните и изискващи висока квалификация дейности за стандартизирано описание и класификация на постъпленията, особено на чужди езици, при осъществяване на международния обмен и покупка на издания, за рационално разпределение на единични заглавия или на ограничен брой екземпляри между библиотеките със сроден профил за комплектуване и по т.н. гранични науки.

Централизацията се съчетава с децентрализация при библиографската подработка на комплектуването в отделните специални библиотеки, където тя се извършва от учени и специалисти, и със задължителна координация с останалите библиотеки.

Доброто взаимодействие е дълъг и противоречив процес, изпълнен с настъпления и отстъпки, както от страна на центъра,така и от специалните библиотеки. Трябваше да се утвърди идеята за единството на библиотечния фонд, за координираните усилия при неговото изграждане и обслужване на всички читатели, да се възприеме стратегията, насочена към централизация и самостоятелност при вземане на специфични решения. Необходимо бе да се преодолеят и чисто психологични бариери – да приемем различния стил на партньорите, да се лишим от част на своята идентичност и независимост, да умеем да изчакваме и убеждаваме, да постигаме съгласие в дискусии, за приемаме критични бележки, да работим внимателно, но оперативно, да вземаме компромисни, но твърди решения.

За този период е типичен един много важен момент – преходът към координация в национални рамки, особено с библиотеките на Софийския университет, и стремежът към осъществяване на ефективно комплектуване, разкриване на фондовете, ползуване на националния и световен библиотечно-информационен ресурс чрез непосредствен достъп до литературата в българските библиотеки или чрез междубиблиотечното и международното заемане.

Централизацията, осъществявана в академичната библиотечна система, се характеризира с четири основни елемента: политика, икономика, технология и методика.

Политиката се реализира на базата на научно изработени програми и документи като Правилник на Централната библиотека, Тематичен план за комплектуване, Указание за изработване и поддържане на азбучните и систематичните каталози, Инструкция за провеждане на вторичен подбор, Инструкция за оценка на библиотечните документи, Препоръки за усъвършенствуване на..... и т.н. Учредява се комисия "Библиотечни фондове", която управлява многоаспектните дейности по изграждане, развитие и опазване на фондовете. Особен акцент се поставя върху разумното съчетаване на всички начини и източници за комплектуване и на непрекъснатото наблюдение на съответствието на съдържанието на библиотечните документи с читателското търсене и със задачите на институцията, в рамките на която функционира библиотеката, а също и на тяхното ползуване от отделните читателски групи.

Икономиката се свързва с централизираното финансиране на комплектуването и особено на международния обмен, благодарение на който на базата на балансирания еквивалент в академичния библиотечен фонд постъпват ежегодно над 3000 заглавия чуждестранни периодични издания.

Технологията включва унифициране на процесите в библиотечната система; поддържане на многобройни и многоаспектни картотеки; рационална организация на потоците от документи и тяхната регистрация; гъвкаво съчетание на различни подходи за комплектуване, координация и организация на фондовете и системата от каталози. Тук особено ярко се съчетават елементите на централизация и децентрализация.

Методиката е изградена върху най-новите теоретични и приложни разработки. Тя обхваща всички елементи на работата с библиографските източници, тяхното откриване, изучаване, степенуване и използуване, като особено внимание се отделя на издателските каталози.Текущо се извършва статистически и съдържателен анализ на постъпленията, чрез който се установява относителният дял на отделните видове документи във фонда, тяхното движение, връзки, информационна стойност и т.н. Този анализ, съпоставен с анализа на читателския контингент и ползуването, предоставя неоценими данни за състоянието на фонда, справочния апарат, качеството на обслужване и дава възможност да се изработи съвременна стратегия за развитие на академичната библиотечна мрежа. При класификация на книгите с оглед разкриване на съдържанието им в необходимата дълбочина се изработват предметни рубрикатори, картотеки на методическите решения и т.н. Всяка седмица в Централната библиотека в определен ден библиотечните работници получават консултации, споделят проблеми, дискутират по специфични или общи въпроси относно политиката, технология и т.н.

Съществуващата през последните години икономическа нестабилност доведе до криза в дейността на академичните библиотеки. Първите нейни признаци се появиха през 1991 г., след което тя стремително разтърси всички структури – комплектуване, организация на фонда, обслужване. Разрушиха се координационните връзки с научните библиотеки в София.

В тази ситуация в академичната библиотечна мрежа се запазиха всички вътрешносистемни, координационни и интеграционни връзки. Библиотеките натрупаха уникален опит за действие в екстремни условия. Най-важното е, че след като преодоляхме известни центробежни тенденции, осъзнахме факта, че не може да оцелеем в изолация. Отделната библиотеката, дори Централната, не е в състояние да реализира пълен комплект от услуги за осигуряване на научните изследвания. Пътят е единствен – консолидация на библиотечно-информационните ресурси. Решението на многобройните и сложни тактически въпроси, които непрекъснато възникват при динамично променящата се външна среда, както и изработването на глобална стратегия, е възможно само в условията на тясно сътрудничество – координация, кооперация, централизация,

Днес дейността на академичните библиотеки в значителна степен се моделира под влияние на многобройни външни фактори, между които от особена важност са:

2. 
   преструктуриране на управлението на науката в БАН;
   
3. 
   политематичност и интеграция на научните изследвания и комплексните научни програми – национални и международни;
   
4. 
   ограничено финансиране и т.н.
   

Настъпи времето на твърда координация при централизираното комплектуване на базата на определени валутни квоти за всяка академична библиотека, при пренасочване на текущи заглавия, при провеждане на вторичен подбор. Гаранция за очаквани добри резултати са актуализираният единен план за комплектуване, който обединява интересите на академичните звена и техните библиотеки; поддържаните в готовност централни азбучни и систематични каталози, които директно насочват читателите към търсените заглавия; автоматизираната мрежа, която ще реализира постоянна връзка между Централната библиотека и академичните библиотеки; определяне задълженията на всяка библиотека – изграждане на профилиран фонд, поддържане на справочен апарат, осигуряване достъп до библиотечните документи, обмен на информация за съдържанието и развитието на фонда, опазване на фонда.

Широко се прилагат стратегиите на т.н. фъндрейзинг (от англ. "fundraising") – определяне на потенциалните източници за финансиране /спонсори, частни дарения, награди на международни фондации, платени услуги и др.п./ и привличане на средства за разработване имиджа на академичните библиотеки, за реклама на техните възможности. Актуален пример за това са "Отворените врати на БАН", когато обществеността се запознава с богатата дейност и потенциал на Академията и нейните библиотеки.

Промени се и философията относно осъществяване на методическа помощ и ръководство, Те вече се реализират от всички организационни звена на Централната библиотека, които предоставят методически консултации по направления, дейности и процеси.

Само преди няколко години нашата основна грижа бе осъществяване на триединството: оптимално съчетаване на пълнотата на фондовете с достъпа до тях и опазването им. Сега към него се прибавя и грижата за достъпа на читателя до световните информационни ресурси. Това още повече ни задължава да подхождаме към академичните библиотеки като към единен организъм, където всички процеси са взаимносвързани и взаимнообусловени; да разработваме общи стратегии; да изтъкваме приоритетите, което е особено важно в условията на постоянно недофинансиране. Не да вземаме временни решения и да извличаме от контекста отделни въпроси, а да преоценим привичните ценности, да определяме последователността на проблемите, като отчитаме професионалните и социални последици.

Централизираната библиотечна система на БАН доказа своята жизненост в сложните икономически условия. Ние разбрахме, че отделната библиотека не трябва да се капсулира и че успехът е единствено възможен само чрез обединените усилия и дейности.