Раздел V. Издаване на електронни документи

съгласуване, неговото съдържание се защитава срещу унищожаване и модифициране със

средствата на АИС.

(2) От документа по ал. 1 в АИС се създава екземпляр за подписване.

(3) Ако екземплярът за подписване е отговор на документ, който не се обработва в състава на

преписка, между двата документа се създава указател за връзка.

(4) Ако екземплярът за подписване се създава в процеса на обработка на преписка по получен

документ, между документа и преписката се създава указател за връзка.

(5) Ако документът, подлежащ на издаване, не е преминал обработка по съгласуване, той се

счита за екземпляр за подписване.

официалния документен регистър.

(2) Генерираният при регистрацията по ал. 1 уникален регистров номер се въвежда във файла

със съдържанието му преди подписването.

(3) Файлът със съдържанието на екземпляра за подписване се подписва с електронен подпис

съгласно Закона за електронния документ и електронния подпис.

(4) За гарантиране на невъзможността за унищожаване или промяна съдържанието на

документа се защитава срещу унищожаване и модифициране със средствата на АИС.

(5) Ако екземплярът за издаване се поддържа в преписка, той се премества от нейния

вътрешен в официалния й раздел.

(6) Подписаният документ се предава в службата по регистрация за изпращане до адресата му.

В АИС се отбелязва времето на подписване на електронния документ с електронен подпис,

регистрирано в електронния подпис.

Чл. 102. (1) Когато подписаният документ е резултат от предоставянето на услуга или с него

завършва процедура, се извършват следните действия:

1. документът се изпраща на адреса на заявителя или лицето, инициирало услугата, съгласно

заявения от него начин на получаване;

2. създава се указател за връзка между подписания документ и заявлението или документа,

инициирал процедурата;

3. променя се отбелязването на първоначалното заявление или документа, инициирал от

"документ, инициирали услуги или процедури в процес на изпълнение" на "документ,

инициирали приключили услуги или процедури".

(2) Когато с подписания документ се заявява вътрешна административна услуга, инициира се

административна процедура, отправя се питане или се изискват документи от трети лица и

организации, той се отбелязва като "изпратен документ в изчакване на отговор".

(3) Когато не е посочен начин за получаване на документа и в случаите по ал. 2, подписаният

документ се изпраща по начин, предвиден от закона, като се гарантира максимална сигурност

на преноса до адресата.

Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и

документи на хартиен носител в администрациите

85

Чл. 103. За всеки изпратен документ се създава възстановяващ файл извън средата, която

осигурява оперативната поддръжка на базата данни на АИС, съдържащ следните данни:

1. време на изпращане - автоматично регистрирано време на извършване на действията по

изпращане;

2. среда и адрес на изпращане;

3. получател на подписан документ - данни, идентифициращи чрез АИС получателя на

документа;

4. пълно архивно копие на съдържанието и описанието на съгласувания документ, по който е

създаден документът за подписване, ако има съгласуване;

5. пълно архивно копие на съдържанието и описанието на екземпляра за издаване;

6. файлът със съдържанието на създадения подписан електронен документ.

за тяхното постигане може да се използват и допълнителни компоненти към описанието на

задача съгласно чл. 14, както следва:

1. екип по изпълнение на задача - въвежда се списък на лица, участващи в изпълнението на

задача, представени чрез данни, идентифициращи ги в АИС;

2. изходни документи - въвежда се списък с документи, съдържащи изходни данни по

изпълнението на задача;

3. създадени документи - въвеждат се документи, които съдържат крайните резултати от

изпълнението на задачата.

(2) Наличието на други участници в изпълнението на задача не променя функциите и

отговорностите на лицето, посочено с неговите данни в "изпълнител по задача".

(3) Задачи се възлагат пряко от лице с ръководни функции или други овластени лица съгласно

вътрешните правила на администрацията.

Чл. 105. (1) Когато лица с ръководни функции са изпълнители по задачи, те могат да възлагат

изпълнението им на подчинени на тях служители в рамките на ръководеното

административно звено, като определят нови задачи към тях и контролират изпълнението им.

(2) С възлагането по ал. 1 не може да се променя крайният срок, определен за изпълнението

на задачата.

Чл. 106. (1) Косвено поставените задачи, с които се представят етапите в статус по

изпълнение на услуга или процедура съгласно чл. 65, ал. 1, са равностойни по задължение за

тяхното изпълнение, както задачите, поставени пряко от ръководен орган.

(2) Предварително определените задачи в съответствие с нормативната регулация по ал. 1 се

изпълняват в качеството им на задачи, поставени от ръководителя на администрацията.

86

Чл. 107. (1) Разпореждане, дадено от лице с ръководни функции, се счита за възлагане на

задача.

(2) Като процедура за изпълнение на задачата се посочва такава, определена във вътрешните

(3) Ако изпълнението на задача изисква изпълнение на процедура, която не е определена във

ведомствената номенклатура на услуги/процедури, описанието на такава процедура трябва да

се извърши само въз основа на описания на етапи във Ведомствената номенклатура на етапи

по услуги/процедури.

(4) Административната информационна система трябва да осигурява възможността за

динамично дефиниране на процедури съгласно ал. 3 и тяхното изпълнение u1089 с поддържане на

статус, по начин, аналогичен на изпълнението на услуга или процедура от ведомствената

номенклатура на услуги/процедури.

Чл. 108. (1) Като задачи се описват в АИС:

1. всички устни разпореждания, предадени пряко или чрез посредник, чието изпълнение води

до създаване на данни в АИС, освен ако във вътрешните правила на администрацията за даден

тип данни това не е изрично отменено;

2. всички разпореждания, резолюции и заповеди;

3. всички разпореждания в документи на административния орган с разпоредителен характер,

в които са посочени крайни продукти от действията на служители, срок за изпълнение и

лично отговорен за тяхното изпълнение служител;

4. всички решения, изработени от колективни органи, имащи правата да издават

разпореждания.

(2) Ръководителят, издал разпореждане, в което няма ясно определени крайни резултати и

срок за изпълнението му, не може да има изисквания по отношение на качеството на

изпълнението му.

(3) Разпорежданията, определени съгласно ал. 1, не подлежат на контрол и санкции, ако не са

въведени в АИС.

(4) Разпореждане на ръководител, въведено като задача в АИС от негово име от упълномощен

сътрудник, има силата на разпореждане, издадено лично от ръководителя.

Чл. 109. С разпореждане на ръководителя на администрацията, предвидено във вътрешните

правила, част или всички вътрешни административни услуги могат да се предоставят по

начина за изпълнение на разпореждане от по-горестоящия орган.

Раздел VII.

Контрол по изпълнението на пряко възложени задачи

Чл. 110. (1) Приключването на работа по изпълнение на задача се отразява в описанието й в

АИС, като нейният изпълнител въвежда информация за следните данни:

1. дата на реално започване изпълнението на задачата;

2. дата на реално приключване изпълнението на задачата;

3. данни, идентифициращи в АИС документи, които съдържат крайните резултати от

изпълнението на задачата.

Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и

документи на хартиен носител в администрациите

87

(2) Въвеждането на данните u1087 по ал. 1 се счита за част от изпълнението на задачата.

неизпълнена, ако не са въведени данните по ал. 1.

и поддържа със средствата на АИС списък на текущо изпълняваните задачи от подчинените

му служители.

(2) Ръководителят упражнява текущ контрол по изпълнението на задачите, като следи

степента на готовност на създаваните във връзка с изпълнението на задачите документи,

съдържащи междинни или крайни резултати от изпълнението.

забавяне на изпълнението им ръководителят предприема мерки за отстраняване на

нарушенията, съответно на забавянето, като в тази връзка провежда обсъждане с изпълнителя

и се оказва необходимото съдействие за изпълнението на задачата.

спазването на сроковете за изпълнение на възложени от тях задачи.

(2) При проверката по ал. 1 за всяка задача се определя статус "изпълнена", "неизпълнена" или

"в изпълнение".

(3) При отбелязване на съответния статус на задачата се отбелязват времето и данни за

лицето, което го е извършило.

резултатите от изпълнението на възложените задачи с цел осигуряване на тяхното

своевременно и правилно изпълнение.

(2) На участниците в обсъждането по ал. 1 се изпращат предварително данни за задачите,

чието изпълнение е завършено, както и друга информация, която ще се обсъжда, като се

осигурява най-малко един работен ден за запознаване с материалите преди обсъждането им.

предварително определен служител.

служители, които могат да изкажат експертно мнение по крайните или u1084 междинните резултати

от изпълнението на задачите или по допълнителните точки за обсъждане.

Чл. 117. (1) Установяването в хода на обсъждането на нормално развитие на процеса по

изпълнението на задача се протоколира с оценка "липса на проблеми".

(2) Установяването на невъзможност за изпълнението на задача се протоколира с оценка

"недостиг на ресурс". В тези случаи се определя нов срок за изпълнение и/или се включва нов

служител в изпълнението на задачата, а тя запазва статус "в изпълнение".

88

(3) Констатирането на проблем извън администрацията, който затруднява нормалното

краткото му описание, евентуалното назначаване на нов срок и указания за предприемане на

действия за преодоляването му. В тези случаи задачата запазва статус "в изпълнение".

(4) Установяването на външноведомствен проблем, който прави невъзможно изпълнението на

задача, се оценява с "невъзможност за изпълнение" заедно с краткото пояснение, като

изпълнението на задачата се отменя и това се отбелязва в АИС чрез изваждането й от списъка

по чл. 111, ал. 1.

(5) Установяването на проблем от субективен характер по причина на изпълнителя, довел до

неизпълнение на задачата, се протоколира с оценка "невъзможност за изпълнение", а на

задачата се определя статус "неизпълнена" и изпълнението й се превъзлага на нов изпълнител

с нов срок.

(6) Констатациите по ал. 1 - 5 се отразяват в описанието на съответната задача в АИС заедно с

взетите решения за промяна на условията за нейното изпълнение.

(7) При всяко въвеждане на данни по отчитане изпълнението на задачи се извършва

регистрация на:

1. въвел данни по задача - въвеждат се автоматично регистрирани данни, идентифициращи

еднозначно служителя, извършил вписване на данни в описанието на задачата;

2. време на въвеждане на данни по задача - въвежда се автоматично регистрирано време на

въвеждане на данни по задачата.

Чл. 118. (1) Крайните резултати от изпълнението на задача се приемат за задоволителни при

липса на забележки или при наличие на забележки само от технически характер, чието

отстраняване при определен за това срок не се нуждае от контрол и ново обсъждане.

(2) Задача, чието изпълнение е прието чрез приемане на крайните резултати от изпълнението

й, се протоколира с оценка и се назначава статус "изпълнена".

(3) Неприемането на крайни резултати от изпълнението на задача се протоколира с оценка

"върната за доработване", като статусът на задачата се променя на "неизпълнена" и се

определя нов срок за изпълнението й или тя се превъзлага на нов изпълнител с нов срок за

изпълнение.

(4) Всички оценки по изпълнението на съответна задача се отразяват в АИС заедно с взетите

решения за промяна на условията за нейното изпълнение, като се извършва регистрация на

данните за лицето, извършило действията по вписване на данните в описанието на задачата,

както и времето на извършването им.

Чл. 119. (1) Протоколите от прегледа за приемане на крайни продукти от изпълнението на

задачи с колективно обсъждане се оформят като документи в АИС, съгласуват се с

участниците в обсъждането и се добавят към набора от документи по чл. 114, ал. 2.

(2) В протоколите по ал. 1 се отразяват всички решения, като пряко възложените задачи се

въвеждат в АИС на съответната администрация и подлежат на контрол за изпълнение.

(3) При приемане на крайни продукти от изпълнението на задачи, които не подлежат на

колективно обсъждане съгласно вътрешните правила на администрацията, оценките от

прегледа по приемането им не се протоколират, а само се отразяват в описанието на задачите.

Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и

документи на хартиен носител в администрациите

89

Раздел VIII.

Контрол на изпълнението на задачи по услуги или процедури. Анализ на

дейността

Чл. 120. (1) След създаване на документ в хода на изпълнение на услуга или процедура

авторът на документа отразява това в описанието му с декларацията "Създал документа",

следвана от име, фамилия и длъжност на служителя.

(2) След внасяне на корекции в съдържанието на u1076 документ в хода на изпълнение на услуга

или процедура авторът на документа отразява това в описанието му с декларацията

"Коригирал документа", следвана от име, фамилия и длъжност на служителя.

(3) Заедно с отразяването на декларациите по ал. 1 и 2 и всички типове становища съгласно

раздел III от тази глава се генерират задачи със следното съдържание на данните в тях:

1. наименование и кратко описание на задача - въвежда се изразена декларация или

становище, следвано от съдържанието на данните от съответния документ: "УРИ на

официална регистрация" (ако е налично) и "Наименование на документ";

2. разширено описание на задача - въвежда се съдържанието на данните от текущо

изпълнявания етап: "УРИ на етап", "Наименование на етап по услуга или процедура" и

"Представяне на етап";

3. изпълнител по задача - въвеждат се данни, еднозначно идентифициращи в АИС лицето,

отразило декларациите и становищата по ал. 1 и 2;

4. за данните, представящи времето за планиране и приключване изпълнението на задача, се

въвежда времето на отразяване на декларация/становище.

(4) При създаване на задача по ал. 3 АИС автоматично регистрира време и авторство на

създаването й.

(5) При отразяване на становище "За корекции" в описанието на задачата по обработвания

документ, която съдържа последна декларация "Създал документа" или "Коригирал

документа", се отбелязва статус "Неизпълнена".

(6) Дефиницията и отчитането на етап в статус на услуга или процедура като задача се

третира във връзка с контрола на дейността по начин, аналогичен на задачите, създадени във

връзка с изказване на становища.

процедура, са достъпни в състава на статуса на тази услуга или процедура.

(2) Административната информационна система трябва да осигурява средства за достъп до и

анализ на всички задачи, създавани при изпълнение на обработка на услуга или процедура.

задачи, изпълнени в състава на обработка по услуги или процедури, се извършва два пъти

годишно или извънредно по разпореждане на ръководителя на администрацията.

(2) Анализът по ал. 1 обхваща период от 6 месеца или друг период, посочен от ръководителя

на администрацията.

90

Раздел IX.

следната информация за всеки документ в състава на официалния раздел на преписката, както

следва:

1. уникалния регистров идентификатор на официална регистрация;

съдържание на документ може да бъде възпроизведено отдалечено от друго компютърно

устройство;

3. данни относно начина и параметрите на получаването на документа в АИС;

4. други данни, съдържащи полезна информация относно извършената обработка на

документа.

(2) Наред с данните по ал. 1 за документ, по който е започнала услуга или процедура, се

предоставя пряко или при поискване информация за тази услуга или процедура в състав:

1. наименование на услуга или процедура съгласно ведомствената номенклатура на

процедури/услуги;

2. представяне на услуга или процедура съгласно ведомствената номенклатура на

процедури/услуги;

3. наименование на етап - за всеки етап от изпълнението на услугата/процедурата съгласно

ведомствената номенклатура на етапи по процедури/услуги;

4. представяне на всеки етап от изпълнението на услугата/процедурата съгласно

ведомствената номенклатура на етапи по процедури/услуги;

5. изпълнител на етап;

6. време за изпълнение на етап, ако даден етап от услугата е вече завършен.

(3) До вътрешния и контролния раздел на преписка не се осигурява отдалечен достъп през

интернет.

включително от администрациите, се извършва:

1. чрез предаване в звеното за административно обслужване;

2. чрез пощенски куриерски служби;

3. при връчване на документи от съдилища или други органи в предвидените в закона случаи;

4. по други начини, установени в специалните закони за предоставяните административни

услуги.

Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и

91

Чл. 125. Подаваните документи на хартиен носител следва да са в предписаните от закона

образци и да съдържат задължителни реквизити съгласно изискванията на специалните

закони за предоставяните административни услуги.

съответната администрация, като:

1. администрацията осигурява помещение, пряко достъпно за приносителите или с

максимално облекчен режим на пропуск;

2. документи се приемат на едно или повече работни места;

3. на работните места е осигурен пряк контакт между служителя по регистрацията и

гражданите;

4. при специализация на работните места по отношение на приемането на конкретен тип

хартиени документ тя е обявена по ясен и разбираем начин;

5. за всяко работно място е осигурено пълноценно обслужване със средствата на АИС;

6. всеки служител в регистратурата разполага с достъп до функционалността на АИС, за да

може да дава пълна информация за статуса на изпълнявана административна услуга;

7. информацията за статуса на административната услуга е в състав и вид, посочен в чл. 65, и

се предоставя устно или в писмен вид;

8. всеки служител в регистратурата разполага с пряк достъп до съответния раздел на

административния регистър по Закона за администрацията, за да може да дава информация на

гражданите в устна и писмена форма за организационната структура на администрацията и за

всички услуги, които тя предоставя.

(2) Ръководителят на администрацията определя лицата, които имат право да приемат

документи на хартиен носител.

администрация се извършва следното:

1. идентифицира се заявителят чрез проверка на документа за самоличност и при

несъответствие документът не се приема, освен когато не е необходима идентификация на

заявителя;

2. в АИС се създава обект от типа "документ", отразяващ факта на предаване на хартиен

документ;

3. документът се регистрира в официалния документен регистър.

(2) За регистрирания по ал. 1 документ се определя съответствието му на вид документ,

описан във ведомствената номенклатура на видовете документи. Ако видът документ

предвижда започване предоставянето на административна услуга или инициирането на

административна процедура, за регистрирания по ал. 1 документ се създава преписка,

документът се класира в нейния официален раздел и се създава указател за връзка от него към

преписката. За документа се създава начален статус на услугата съгласно установения вид

документ и се създава указател за връзка от документа към описанието на статуса.

92

(3) Ако документът, за който се създава преписка по ал. 2, е получен като комплект от

комплекта, се класират в официалния раздел на преписката по ал. 2.

(4) Обработката на документа започва с първата задача в списък "неизпълнени задачи" на

създадения по ал. 3 статус.

(5) Документът, за който е започнала обработка по ал. 4, се отбелязва като "документ,

инициирали услуги или процедури в процес на изпълнение".

идентифициране на заявителя, проверка за самоличност не се извършва.

регистрирания документ в рамките на вече започнала процедура и документът е изискан от

администрацията, се извършват следните действия:

1. идентифицира се искането сред документите, отбелязани като "изпратен документ в

изчакване на отговор", а по него - услугата или процедурата и статусът по нейното

изпълнение;

2. отбелязването на документа се променя на "документ с получен отговор";

3. от регистрирания документ се създават указатели за връзки към преписката и към статуса

на услугата или процедурата;

4. идентифицира се изпълнителят на началния етап на услугата или процедурата чрез първата

задача в списък "Неизпълнени задачи";

5. регистрираният документ заедно с приложени към него документи, ако има такива, се

класират в официалния раздел на преписката;

6. обработката на документа се извършва в рамките на преписката и по услугата или

процедурата съгласно т. 3 с изпълнител на обработката, определен съгласно т. 4.

Чл. 130. Ако за приет документ се предвижда обработка в рамките на вече започнала услуга

или процедура, но документът не е изискан от администрацията, се извършват следните

дейности:

1. определя се документът, по който е започнала процедурата, отбелязан като "документ,

инициирали услуги или процедури в процес на изпълнение";

2. от регистрирания документ се създават указатели за връзки към преписката и към статуса

на услугата или процедурата;

3. определя се звеното, отговорно за изпълнението на услугата или процедурата;

4. регистрираният документ заедно с приложени към него документи, ако има такива, се

класират в официалния раздел на преписката;

5. започва се обработката на документа в рамките на преписката и по услугата или

процедурата съгласно т. 2 с изпълнител на обработката, определен съгласно т. 3.

допустимост за приемане на заявлението от служителя, който го приема, той проверява:

1. използването на задължителен образец, ако има такова изискване за съответния вид

документ;

Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и

документи на хартиен носител в администрациите

93

2. пълнота на попълване на данните съгласно изискванията за съответния вид документ;

снети от неговия документ за самоличност, ако има такова изискване за съответния вид

документ;

4. проверка за наличие на саморъчен подпис на заявителя, ако това се изисква в нормативен

акт.

Чл. 132. (1) При неуспешна проверка по чл. 131 служителят, приемащ документа, изготвя

документ "Съобщение, че заявлението не се приема".

(2) Като причина за неприемане се посочва едно от следните основания:

1. трудно читаем или нечитаем текст на изявлението, обективирано върху хартиения

документ;

2. подаване на заявление за административна услуга не по установения за това образец;

3. липса на изискуеми от закон данни в заявлението;

4. липса на съответствие между идентичността на автора, установена от предоставените в

заявлението данни, и автентичността на саморъчния подпис върху документа за самоличност;

5. липса на саморъчен подпис под заявлението, когато такъв се изисква по закон.

(3) Номенклатурата от основания по ал. 2 се поддържа в АИС на съответната администрация

и може да бъде разширена в съответствие със спецификата на дейността на администрацията

или на административните услуги, които тя предоставя, когато това е предвидено в

нормативен акт.

(4) Създаденият по ал. 2 документ "Съобщение, че заявлението не се приема" се класира в

официалния раздел на преписката и се прекратява изпълнението на обработката по услугата

или процедурата.

(5) Създаденият по ал. 2 документ "Съобщение, че заявлението не се приема" се разпечатва,

подписва се и се предоставя незабавно на приносителя на хартиения документ или се изпраща

чрез пощенска служба, ако документът е получен чрез такава и е посочен пощенски адрес за

кореспонденция.

(6) Оригиналният хартиен документ се съхранява временно в службата по регистрация за

срок, равен на срока за изпълнение на заявената административна услуга, удължен със срока

за обжалване на отказа за административно обслужване.

(7) Ръководителят на администрацията организира и провежда унищожаването на

документите по ал. 6 с изтекъл временен срок на съхранение по ред, установен с вътрешните

правила на администрацията.

Чл_________. 133. (1) При успешна проверка по чл. 131 или ако не се изискват проверки, служителят

изготвя документ "потвърждение на приемането".

(2) Ако в текста на заявлението е посочено искане за обратно изпращане на данни по

електронен път и е посочен адрес на електронна поща или ако приносителят устно е заявил

подобно искане и е посочил такъв, на този адрес се изпраща документът "потвърждение на

приемането".

(3) Съдържанието на документа "потвърждение на приемането" се предоставя незабавно на

приносителя на хартиения документ в разпечатан и подписан вид или се изпраща по

94

пощенска служба, ако документът е получен чрез такава и е посочен пощенски адрес за