Архивистика и документалистика” доц д-р Николай Арабаджийски

“архивистика и документалистика”

За постигането на тази цел са решени следните основни задачи:

- проучени са и са представени в синтезиран вид теоретичните основи на управлението;

- анализирани са различни школи и направления в управленската теория с оглед познаването и използването им от бъдещите архивисти и документалисти;

- изяснен е предметът на учебната дисциплина, която следва да даде необходимите знания на студентите за теорията и историята на управлението;

- представена е методологията и системата на предлаганата нова учебна дисциплина даваща знания за теорията и историята на управлението;

- извършено е разграничение на учебната дисциплина от други сходни дисциплини даващи от областта на управлението.

За набиране на емпирична информация са използвани следните основни методи:

- проучване на теоретични разработки отнасящи се до теорията и историята на социалните системи за управление;

- проучване на теоретични разработки отнасящи се до организацията и функционирането на публичната администрация;

- проучени са теоретични разработки отнасящи се до управлението на бизнес организации.
1. История на публичното управление
Управлението се възприема като предварително определяне и последващо целенасочено въздействие върху даден обект или система, за да може неговото/нейното/ поведение съобразно обективните условия и възможности да измени своето състояние или поведение в желаната посока.

Съществуват исторически данни за начина на формата за управление на страните от Древния Изток, Древна Гърция, Древна Спарта и Древен Рим, които свидетелстват за характера на публичното управление, което представлява интерес/1/.

Началото на т.нар. Древно царство в Древния Изток /30-и-23-ти век пр.н.е./ открива особен период за появата на класовото общество и държавата. То има робовладелски характер и централна власт, особено след обединяването на двете царства Горен и Долен Египет при фараон Нормер.

Периодът на Средното царство /23-ти-17-ти век пр.н.е./ се характеризира с разпадането на колективната собственост в общините и преход към индустриалното стопанство. Появява се възможността за унаследяване на бащината земя. Големите градове на Древното царство се разделят като обществени формирования и в тях се концентрират администрациите, властта от централен тип и войската. Наред с държавните чиновници бързо се увеличават и общинските чиновници.

При Новото царство /16-ти-12-ти век пр.н.е./ църквата придобива своята независимост от правителството. Фараонът е държавен глава и над него е само бог, наследява го само големия син, създава се династия на вечните управления. Държавният апарат е огромен, дейността му е строго регламентирана.

В исторически аспект за публичното управление интерес представлява и изследването на управлението на Древен Вавилон /8-и - 2-и век пр.н.е./, на Древен Китай и Древна Индия, които също се характеризират с разпадане на родово-общинния строй и възникване на държавата. Силно е развита в този период военната и гражданската администрации. Религията също развива своя стройна организация и йерархия в управлението.

Особен характер има общественото управление в Древна Гърция. Всеизвестна е Атинската робовладелска демокрация – Атинската държава /9-ти – 8-и век пр.н.е./ с появата на градовете-държави.

Интерес за историята на публичното управление представлява и управлението на Древен Рим /8-и- 7-и век пр.н.е./. След отстраняването на рекса/царя/ на негово място се избират двама консули, като главен орган на държавното управление е сенатът.

Всичко това, като практика в публичното управление не би било възможно без създаването на различни теории от известните древногръцки и римски мъдреци.

Според Демокрит /460-370г. пр.н.е./ държавата трябва да бъде демократична, за което е необходимо единство, взаимопомощ, братство, а не вражда между хората в обществото и противопоставянето на един на друг и на самото държавно управление.

Римският мислител Цицерон /107-49г. пр.н.е./ в трудовете си “За държавата” и “За законите” доразвива идеите на Платон и Аристотел в правото и в управлението на държавата. Идеалният гражданин според Цицерон в неговия трактат “За задълженията” трябва да бъде законопослушен в своята държава. За такова възпитание пледира и Сенека Луций /6г. пр.н.е.-65г. от н.е./, като доразвива идеята, че всички хора по природа са равни, но личността ги прави неравностойни граждани.

Според древнокитайски мислители, философи и просветители, като Кун дзъ и Конфуций /551-479г. пр.н.е./ управлението означава всеки да се постави на мястото в обществото според положението си: господарят да бъде господар, поданикът-поданик, както синът си е син, а бащата-баща.

През Средновековието учени създават различни теории за държавното управление. Тома Аквински /1225-1274г./ създава католическата идеология, като апелира господстващите и управляващите съсловия да полагат бащински грижи към подчинените си, а те от своя страна да проявяват покорство, довери е и търпение. Николо Макиеавели /1469-1527г./ проповядва за републиканска форма на управление. Последователите му не зачитат нито законите, нито морала. Карл фон Клаузевиц /1780-1831г./ застъпва тезата, че войната е продължение на политиката, но с други средства. На тази основа той разработва военна стратегия в държавното управление. Франсоа Мари Аруе известен под псевдонима Волтер /1694-1778г./ застъпва превъзходството на републиканската форма на управление на държавата, но вярва в някаква “висша интелектуална сила”, като фактор на хармонията в природата. Шрал Монтескьо /1689-1755г./ застъпва идеите за закономерности в историческото развитие и развива възгледи за разделението на властите, по един класически начин. Робът Оуен /1771-1858г./ смята за лошо управление и лошо възпитание, слабата просвета и несправедливите закони в обществото.

Съвременната наука за управлението се опира не само на историята но и на философията, социологията, информатиката, икономиката и редица други науки. Като самостоятелна наука се оформя към края на XIX век и се развива изключително интензивно, което от своя страна определя голямото разнообразие от школи, теории и научни направления.

Изучаването на теорията на управлението в ретроспективен план се обуславя от следните мотиви: историцизъм и двойнствен характер на управлението./2/

Създател на административната теория е Анри Файол /1841-1925г./. Тази теория намира приложение при формирането на бизнес администрацията. Тя разглежда бизнес управлението, като универсален процес.

Създател на бюрократичната теория е Макс Вебер /1864-1920г./. Той акцентира на бюрократичният ред и дисциплина в управлението.

Създател на научната теория е Фредерик Тейлър /1856-1915г./. Той формулира два основни извода: “Помнете точно какво искате да направите, а след това следете това да стане по най-добрия и евтин начин!” и “На всяко работно място да се търси подходящ човек!”.

Основните принципи залегнали в неговите трудове би следвало да доведат до снижаване на разходите за сметка подобряване организацията на производството и по-рационалната организация на труда, в т.ч. повишаване на заплащането на работниците, което обаче не трябва да изпреварва ръста на печалбата на собствениците. За създаването на действително научна организация на труда, според Тейлър, е необходимо нормирането на всички операции, унифицирането на всички детайли, елементи и нормативи, въвеждане на дефиринцирано заплащане за всяка работа, отделяне на функционалната власт от йерархичната и обособяване на специализирани управленски звена/администрация/.

Създател на теорията на системите е Лудвиг Берталанфи. Тази теория акцентира върху системността на дейностите в бизнес организациите. Тя съдържа основните системни парадигми, т.е. образци, модели, принципи, подходи, методи и други средства, които се използват при изследването на различни системи в природата и обществото. В нея намират израз философските виждания на Хегел, че системата/цялото/, е по-голяма от сбора на компонентите/частите/ и определя тяхната природа/същност/. Тези компоненти/части/ се намират в постоянно взаимодействие и не могат да бъдат опознати извън системата/цялото/. В тази теория се използват следните общи подходи: епистемологичен подход/от абстрактното към конкретното/ и емпиричен подход /от конкретното към абстрактното/.

Създател на теорията на организацията е Честър Бернард /1881-1961г./. Тази теория се прилага при изграждането на стопанските организации. Тя разглежда същността и съдържанието на организацията, като цяло. Организацията се разглежда от вида “човек-машина” или “човек-човек”.

В тази теория се използват следните общи подходи: класически/организацията е производствена система, която е затворена и не се влияе от външни фактори/; неокласически/организацията се представя, като открита социална система, която взаимодейства с обкръжаващата среда/ и съвременен/организацията се разглежда, като социотехническа система/.

Създател на теорията на поведението е Елтън Мейо /1880-1949г./. Тази теория обосновава мотивацията на персонала в организацията. За разлика от теорията за научната организация на труда, като най-важният фактор в производството, теорията на човешките отношения разглежда хората, а не организацията, като най-важният фактор в производството. Съгласно тази теория желанието на хората за активна работа/мотивациите/ предопределят в най-голяма степен ефективността на производството. В тази теория се използват следните общи подходи: съдържателен/основава се върху разкриването на потребностите, които формират поведението на човека/ и процесуален/ разглежда поведението в зависимост от психичната настройка на човека/.


2.4. Четвърти период - Съвременен етап

/ от 1960г. до днес – период на постиндустриалното общество/
Този период се характеризира с пет научни школи: ситуационна, кибернетична, на информацията, на решението и количествена.

Създатели на ситуационната теория са Пол Лоурънс и Джей Лорш. Тя насочва вниманието върху факторите на обкръжаващата среда. В нея се подчертава необходимостта от приспособяването й към промените в тази среда, възникващи под влияние на различни фактори. Практическото използване на тази теория в управлението изисква намирането на подходящи решения и действия в зависимост от обстоятелствата. Това е свързано с реализирането на различни процедури: на разкриване на ситуацията; на описването й; на нейното анализиране; на класифицирането й, и на нейното разрешаване.

Създател на кибернетичната теория е Норберт Винер. Тази теория се използва при изследването на различни сложни системи в бизнес управлението. Тя изследва структурата, функциите, процесите и механизмите на управлението на различни естествени и изкуствено създадени системи. Теоретичната кибернетика разглежда методологичните проблеми, свързани с цялостното описание на системите за управление. Приложната кибернетика се занимава с практическите проблеми на създаването на такива системи в различни области.

Създател на теорията на информацията е Клод Шенън. Тази теория намира приложение при информационното осигуряване и обслужване на мениджърите. Тя се занимава с принципите, подходите и начините на предаване и получаване на информация. В тази теория се използват следните общи подходи: семиотичен/занимаващ се със знаковите системи/; вероятностен/свързан с изчисляването на количеството информация/; технически/описващ техническите задачи и средства за въвеждане, предаване и извеждане на информация/; комуникационен/свързан с информационните връзки между хората и информацията/ и психологичен/разглеждащ размяната на информацията между хората от гледна точка на социалните форми на общуване/.

Създател на теорията на решението е Хербърт Саймън. Тази теория формира подходите към процеса на вземане на решения при управлението на организациите. В нея се използват следните парадигми:

- властта е съсредоточена в организационните звена, където се вземат решения;

- вземането на решения е основно право и задължение на мениджърите.

Създател на количествената теория е Патрик Блекет. Тази теория се прилага при търсенето на алтернативни варианти в бизнес управлението.

Научните изследвания направени през този период се характеризират с критично отношение към всичко, постигнато през предходните периоди, като се възприема и доразвива всичко положително, направено до този момент. Превес са изследванията не в публичното управление, а в бизнес управлението. Наред с посочените теории в теорията на управлението са създадени още: теория на фирмата, теория на моделирането, теория на прогнозирането, теория на игрите, теория на запасите и др.

В следствие на изложеното може да бъде направено обобщено заключение, че изучаването на историческите периоди на управлението ще даде възможност за логическа последователност в усвояването на нови знания за теорията и историята на управлението в публичния и в частния сектор от студентите обучаващи се в специалността “Архивистика и документалистика”.
3. Нови научни теории и школи на управлението

Изследванията в периода на постиндустриалното общество могат да се обособят в над десет различни школи, които от своя страна могат да се групират в две обобщаващи, крайно противоположни теории на управлението, наречени: теория “Х” и теория “У”/4/.

С известна условност може да се приеме, че теорията “Х” представлява съвременно изражение и доразвиване на основните идеи на научната организация на труда, а теорията “У” – на идеите на теорията на човешките отношения. От началото на 80-те години на ХХ век се заговори за трета съвременна теория “Z”, основана на японския опит и традиции в управлението в производствената сфера.
3.1. Теорията “Х”
Тя е ориентирана към точните методи и се основава на строгото подчиняване на изпълнителите на решенията, вземани с научни методи от професионалисти технократи. Привържениците й, явно или не, приемат, че хората по природа са безинициативни, безотговорни и се стремят да удовлетворят само материалните си потребности. Природните особености на хората ги карат да се отклоняват от работата и те трябва да бъдат принуждавани да работят, да бъдат управлявани изключително със силови методи, от позицията на властта и принудата.

Средният човек не обича труда, стреми се да го избягва.Повечето хора се нуждаят от принуди, контрол, заповеди и заплахи за наказания, за да работят за постигането на целите на организацията. Този тип човек иска да бъде командван, той бяга от отговорност, има ниски амбиции и търси преди всичко сигурност. По тази причина ръководителят не бива да търси неговото участие при изработването на управленските решения, а трябва точно да задава технологията, да определя организацията и да управлява от позицията на властта, като упражнява строг контрол върху подчинените.

При този модел новаторството не се поощрява, всички дейности са регламентирани, установяват се рационални аналитични схеми на взаимодействие между ръководители и подчинени. Теорията “Х” по същество установява авторитарен модел на управление, при който преобладават предупрежденията, а не поощренията. Тук експериментите и творчеството не се ценят, а грешките винаги се наказват.

Някои от основните положения на тази теория са: твърди регламенти; писани правила; ограничено делегиране на властта; строго нормиране на управленския труд; тясна специализация на персонала; йерархичност на информацията, т.е до върховите равнища да достига минимално количество информация, но достатъчно пълна, за да позволява многостранни анализи и вземането на оптимални управленски решения; създаване на подходящи условия за работа; максимално пестене времето на персонала; недопускането на изразходване на висококвалифициран труд за нискоквалифицирани работи в управлението; диференцирано възнаграждение за всяка работа; справедливост; образцови методи за работа и постоянни проучвания на организацията.

Тази теория създава строго разпределение между изпълнители и управляващи.

Една от причините за популярността на тази теория е възраждането на рационализма в управлението през периода на 70-те години на ХХ век, свързан с неоправдано голямо значение, което се отдава на точните методи в управлението, на такива модерни направления, като: математическото моделиране; математическото програмиране на икономическите процеси, изследване на операциите и др. Това възраждане за известно време е успяло да измести интереса към човека в управлението на по-заден план и да наложи известно механистично схващане за него.

Теорията “У” отхвърля подобен технократизъм и препоръчва организационен хуманизъм, характерен с внимание към човека, колективизъм в работата, допускане на голяма самостоятелност и участие в изработването на управленските решения. Външният контрол и заплахата от наказания не са единствените средства за стимулиране трудовата активност на хората. Човекът е способен да се контролира сам, ако се стреми към цели, от постигането на които е заинтересован.

Тази теория изхожда от обратната презумпция за човека - че той по принцип е интелигентен, предприемчив, инициативен, енергичен и честолюбив, че в процеса на управлението се стреми да задоволява не само материалните, но и духовните си потребности - необходимостта от публична изява и обществено признание. Според теорията хората не мразят труда. Отвращението от работата не е вътрешно присъщо на човека, а мотивирането, възможността за вземане на решения и поемането на отговорността някои от най-типичните характеристики на хората, като най-важен компонент на управлението.

При такъв модел на управление се утвърждава демократичният стил на работа на стопанските ръководители, стимулира се новаторството и нетрадиционното мислене, а допускането на грешки се смята за неизбежно и се разглежда като условие за успех.

Основното средство да се накарат хората е да полагат максимални усилия за стимулиране, а не да се ръководят от страхът от наказание. Тук се създават условия за вътрешна конкуренция, за изобретателност и творчество при решаване на проблемите. Най-важната функция на управляващите е да съдействат за разкриване способностите на хората и да допускат свобода на действие в рамките на предоставените пълномощия.

Основните постижения на теорията “У” през последните години са свързани с развитието на такива съвременни научни направления, като: индустриална психология; организационно поведение; организационно развитие, както и с прилагането в практиката на нови методи, като: изследване мотивацията на поведението на човека в организацията; социологически изследвания на комуникациите в организацията; изследване поведението на човека в малките групи и др.

Теорията акцентира на необходимостта и възможността “вместо камшик да се използва залъгалка”, за да се принуди работникът да се труди по свое собствено убеждение за работодателя.

Теорията защитава тезата, че там където съществува принципът за “колективното участие” на ръководители и работници при решаването на всички производствени въпроси, се постига преданост на персонала към предприятието и се повишава ефективността на производството и управлението.

В тази теория трудът придобива самостоятелна морална ценност. Японският работник не издига работната заплата в култ, а трудът се разглежда като дълг и жизнена мисия. Позицията на японския работник е: “С какво мога да помогна?”, за разлика от американският му колега, чиято позиция е: “Това не е мой проблем!”.

При японския модел на управление един от най-важните мотивационни фактори е пожизненото наемане на персонала. Уволненията се избягват, дори фирмата да изпитва затруднения през даден период. Противно на американското правила, че онова, което не дава печалба още през следващата година трябва да се закрие или уволни, тук се избягват уволненията, като по време на криза компанията жертва дори печалбата, за да запази персонала, който е най-голямото й богатство.

От изложеното съдържание на трите теории “Х”, “У” и “Z” се открояват следните по-важни изводи:

- всяка теория може да се приема за подходяща, ако прилагането на нейните основни принципи е съобразено с конкретната политическа, стопанска и управленска ситуация. Според някои схващания по време на икономически подем по-приемлива е теорията “Х”, докато в условията на криза се прибягва до теорията “У”;

- основните изходни позиции на теориите “Х” и “У”, по същество, са две крайни схващания, които не могат да се приемат като модел за стопанската практика. Между двата полюса има пространство, което трябва да бъде запълнено. От части това се постига чрез теорията “Z”;

- не би следвало да се говори за предимствата на теориите “Х”, “У” и “Z”, а по-подходящо е да се търсят приоритетите на тяхното съобразяване, в съответствие с конкретната историческа и управленска ситуация.

Проследяването на науката за управление в регионален план дава основание да се говори още и за американска, френска и японска школи за управление.

Американската школа за управление се характеризира с приоритетното развитие на въпросите за управление на отделното предприятие. Акцентът се поставя върху използването на подходящи методи и техники за управление. Специално място се отделя на количествените методи. Работи се по въпросите за съобразяването на количествените методи с психиката и философията на индивида.

Френската школа за управление е ориентирана предимно към държавното/публичното/ управление. Това и дава възможност да разработва и използва знания от различни науки.

Японската школа за управление е насочена към управление на корпорациите, участие на работника в колектива и приспособяването му към делата на организацията.

Основно значение за оформянето на управленската наука имат съвременните школи, голяма част от които се развиват и усъвършенстват и в наши дни.

Разгледаните основни аспекти на управлението предполагат разработването на нов избираем академичен курс с наименование “Теория и история на управлението”, който след апробация в последствие да се обособи, като самостоятелна и задължителна учебна дисциплина със собствен предмет, методология и система на изучаване.

“Теория и история на управлението”.

Учебната дисциплина “Теория и история на управлението” утвърдена в новия учебен план като избираема дисциплина. Същата се предлага за изучаване от студенти обучаващи се в специалността “Архивистика и документалистика”, за придобиване на образователно-квалификационната степен “бакалавър” с общ хорариум 30 часа лекции.

Актуалността на учебната дисциплина се определя от историческото развитие на управленската наука, чрез осмисляне идеите на нейните класици и на техните последователи. Всяка социална организация може да бъде разгледана като система, която функционира в държавния или в частния сектор. В съвременни условия нуждата от професионално обучени администратори във всички нива на държавното управление или в бизнес организациите е голяма.

Учебната програма по дисциплината е съобразена с образователната подготовка на студентите. Тя е адаптирана към изискването за атрактивност и придобиване на нови знания, необходими при формирането на специалността “Архивистика и документалистика”.

Обучението по дисциплината е насочено към придобиване на знания от студентите за научните и приложните аспекти на теорията и историята на управлението. Акцентът на учебния материал е предимно за изграждането и функционирането на структури на публичното управление и за негови основни дейности, като се прави сравнителен анализ с такива структури и дейности от производствената сфера.

Обект на учебната дисциплина са системите за публично и бизнес управление.

Предмет на учебната дисциплина са:

- организационните аспекти на управлението, включващи изучаването на: същността на теорията и историята на управлението; функциите и организационно-структурното изграждане на системите за управление; принципите на организация и на дейността им; управлението на човешките ресурси в публични и бизнес организации; етиката в управлението; отражението и противодействието на корупцията в управлението и видовете контрол ;

- функционалните аспекти на управлението, включващи изучаването на управлението на някои дейности свързани с: обслужването на физически и юридически лица; възлагането на обществени поръчки; достъпа до обществена информация; защитата на лични данни; защитата на класифицирана информация; административното наказване; значението на институцията “Омбудсман” в управлението и интегрирането на българското публично управление с публичното управление на страни-членки на Европейския съюз.

Изследванията се основават върху общоприетата методология и представя разнообразните методи, които се използват в практиката на публични и бизнес организации в развитите страни.

5. 
   Система на учебната дисциплина
   

Модулът включва изучаването на функциите на управлението и принципите на организация и на дейността на системите за управление. Организационно-структурното изграждане на системите за управление в публичния и в частния сектор се изучават чрез системен подход по отношение на организационните модели на държавната/централна и териториална/ администрация, на администрациите на организациите за публични услуги, с идеална цел и на публичните стопански предприятия с държавно и общинско имущество и на различни търговски дружества.

Особено внимание се обръща на управлението на човешките ресурси в публичните и в бизнес организации. Изясняват се понятията за държавни служители и лица, работещи по трудово правоотношение в тях, както и тяхната класификация. Внимание е отделено на статута и отговорностите на служителите в тези организации и на въпросите за управление на дейностите за тяхното обучение и атестиране.

Модулът включва и изучаване на въпросите свързани с етиката в публичното и в бизнес управлението, отражението и противодействието на корупцията в управлението и видовете контрол/институционален, обществен, граждански и съдебен/.

Модулът включва изучаването и такива важни въпроси, като управлението на дейностите за достъп до обществена информация, защита на лични данни и защита на класифицирана информация.

Съществено място заема проблематиката свързана с управлението на дейностите за административно наказване осъществявани от органите и длъжностните лица на държавната администрация.

Учебната дисциплина изучава значението на институцията ”омбудсман” за управлението, както и интегрирането на българското публично управление с публичните управления на страните-членки на Европейския съюз.

5. 
   Разграничение на учебната дисциплина от други сходни
   

Теорията за управлението се различава от простото й описание с помощта на понятийния апарат с който си служат различните управленски теории от областта на обществените науки. В тази теория има различни равнища – описателно, разкриващо връзките между елементите и представящо логиката на описаните връзки.

Теориите които предхождат практиката се създават по пътя на умозрителните заключения, по пътя на дедукцията по време на изследванията и експериментите. Този тип теории са характерни за разработването на теорията за управлението на базата на утвърдени теории за управлението предимно в производствената сфера и адаптирани към публичния сектор.

С това тезата в настоящия научен доклад, че образователната парадигма на специалността “Архивистика и документалистика” предполага необходимостта от включването на нова учебна дисциплина “Теория и история на управлението”, която да се изучава като задължителна от студентите обучаващи се за придобиване на образователно-квалификационната степен “бакалавър” е обоснована и защитима пред академичната общонст на Историческия факултет на Софийския университет “Св.Климент Охридски”.

1. 
   Посочените факти за историята на публичното управление са публикувани в учебника на доц. д-р Илия Илиев “Управление на полицейските и специалните служби”, ВСУ, 2000г., с.34-38
   
2. 
   Костова, С., Търговски мениджмънт, С., 1998г., с.21
   
3. 
   Посочените исторически периоди на науката за управление са възприети от по-голямата част от българските автори изследвали тази проблематика. По-подробно по въпроса вж. Ангелов, А., Основи на мениджмънта, С., 1998г., с.28-37; Христов, Ст., Бизнес мениджмънт, С., 1998г., с.7-9; Панайотов, Д., П. Бодурова, Основи на управлението, В., 2004г., с.15-86; Палешутски, К., Менижмънт, С., 1994г., с.7-17
   
4. 
   По-подробно по въпроса вж. Костова, С., Търговски мениджмънт, С., 1998г., с.21-28; Христов, Ст., Бизнес мениджмънт, С., 1998г., с.33-34
   
5. 
   Арабаджийски, Н., Основи на публичната администрация. Обща част., Сиела, С., 2005г., с.20
   
6. 
   Попов, Ив., Социология, сигурност, информация, С., 2003г., с.7