Оперативна програма „Административен капацитет (опак), съфинансирана от Европейския социален фонд

1.3. Партньор 3:

Настоящето споразумение се сключва между партньорите – Кандидатът по ОПАК Община Пазарджик съвместно с местните власти на град Касаледжо Боиро и град Босио за подпомагане на Кандидата при кандидатстване и изпълнение на Проект " Изграждане на канали за обмяна на добри практики с европейски партньори и продължаващо развитие на човешките ресурси в Община Пазарджик " за постигане на общата цел:

чрез реализацията на следните специфични цели:

• 
  разширавяне на създадената партньорска мрежа;
  
• 
  приемане на цялостен методически подход, който ще гарантира дългосрочен ефект при трансфера на опит;
  
• 
  подобряване на теоретичната подготовка на служителите в Община Пазарджик;
  
• 
  постигане на практическо усвояване на натрупания опит от партньорите;
  
• 
  изграждане на канали за обмен на практики за мултиплициране на резултатите от Проекта..
  

- Изработена методика и изработени периодични доклади;

- Изработени тръжни процедури;

- Изработване на подход за оценка и самооценка на човешки ресурси;

- Анализ на кадровата структура с препоръки за нейното развитие;

- Избор на представители от целевата група - 40 служители в Община Пазарджик, които ще участват в проекта;

- изработване на учебно помагало по професия "ОФИС СЕКРЕТАР", код 346020, специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”, код 3460201 базирано на опита на партньорите;

- изработване на учебно помагало по професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", код 346030, специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ", код 3460301 базирано на опита на партньорите;

- избор на обучителна организация с лиценз за преподаване на професия "ОФИС СЕКРЕТАР", код 346020, специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”, код 3460201;

- обучение на служители - теоретична подготовка по част от професия "ОФИС СЕКРЕТАР", код 346020, специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”, код 3460201;

- избор на обучителна организация с лиценз за преподаване на професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", код 346030, специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ", код 3460301;

- обучение на служители - теоретична подготовка по част от професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", код 346030, специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ", код 3460301;

- провеждане на практическа подготовка на територията на Община Пазарджик с участие на партньорите;

- стаж в партньорска община;

- получени удостоверения за професионална квалификация;

- изработен/редактиран сайт с подновено съдържание;

- изграден модул към сайта за оценка на човешките ресурси и самооценка на служители;

- изграден модул за самооценка на човешките ресурси;

- проведени 2 пресконференции.

2.3. Обхват и отговорност на партньорите

Дейност	Цел на дейност та	Период на изпълнение	Място на изпълнение	Отговорен партньор	Други партньори, които ще участват в изпълнението на дейността	Очаквани резултати от изпълнението на дейността
Дейност 1. Методика и оценка;	Тази дейност е в контекста на следните специфични цели: * разширавяне на създадената партньорска мрежа; * приемане на цялостен методически подход, който ще гарантира дългосрочен ефект при трансфера на опит; * изграждане на канали за обмен на практики за мултиплициране на резултатите от Проекта.	месеци 1 до 12	България	Община Пазарджик	-	Изработена методика; Изработени тръжни процедури; Периодични доклади за напредъка по Проекта; Финален доклад за изпълнение на Проекта; Изработване на подход за оценка и самооценка на човешки ресурси.
Дейност 2. Анализ на кадрова структура;	Тази дейност е в контекста на следната специфичната цел: създаване на механизми за постоянен трансфер на ноу-хау от администрации партньори.	месеци 3 до 5	България	Община Пазарджик	-	Анализ на кадровата структура с препоръки за нейното развитие; Избор на представители от целевата група - 40 служители в Община Пазарджик, които ще участват в проекта.
Дейност 3. Изработка на учебни помагала;	Тази дейност е в контекста на следните специфични цели: * разширавяне на създадената партньорска мрежа; * приемане на цялостен методически подход, който ще гарантира дългосрочен ефект при трансфера на опит; * подобряване на теоретичната подготовка на служителите в Община Пазарджик; * постигане на практическо усвояване на натрупания опит от партньорите;	месеци 4 до 6	България, Италия	Община Пазарджик	община Босио, Италия и община Касаледжо Боиро, Италия	изработване на учебно помагало по професия "ОФИС СЕКРЕТАР", код 346020, специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”, код 3460201 базирано на опита на партньорите; изработване на учебно помагало по професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", код 346030, специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ", код 3460301 базирано на опита на партньорите;
Дейност 4. Теоретична подготовка за професия "ОФИС СЕКРЕТАР", специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”;	Тази дейност е в контекста на следната специфичната цел: подобряване на теоретичната подготовка на служителите в Община Пазарджик.	месеци 7 до 10	България	Община Пазарджик	-	избор на обучителна организация с лиценз за преподаване на професия "ОФИС СЕКРЕТАР", код 346020, специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”, код 3460201; обучение на служители - теоритична подготовка по част от професия "ОФИС СЕКРЕТАР", код 346020, специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”, код 3460201.
Дейност 5. Теоретична подготовка за професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ";	Тази дейност е в контекста на следната специфичната цел: подобряване на теоретичната подготовка на служителите в Община Пазарджик.	месеци 7 до 10	България	Община Пазарджик	-	избор на обучителна организация с лиценз за преподаване на професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", код 346030, специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ", код 3460301; обучение на служители - теоритична подготовка по част от професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", код 346030, специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ", код 3460301.
Дейност 6. Практическо обучение на национално ниво;	Тази дейност е в контекста на следната специфичната цел: постигане на практическо усвояване на натрупания опит от партньорите.	Месец 10	България	Община Пазарджик	община Босио, Италия и община Касаледжо Боиро, Италия	провеждане на практическа подготовка на територията на Община Пазарджик с участие на партньорите;
Дейност 7. Практическо обучение на територията на партньорите и провеждане на практически изпит;	Тази дейност е в контекста на следните специфични цели: * постигане на практическо усвояване на натрупания опит от партньорите; * изграждане на канали за обмен на практики за мултиплициране на резултатите от Проекта.	месеци 11 и 12	Италия	Община Пазарджик	община Босио, Италия и община Касаледжо Боиро, Италия	стаж в партньорска община; получени удостоверения за професионална квалификация.
Дейност 8. Изграждане на практики по обмяна на опит в мрежа;	Тази дейност е в контекста на следната специфичната цел: изграждане на канали за обмен на практики за мултиплициране на резултатите от Проекта.	месеци 3 до 12	България, Италия	Община Пазарджик	община Босио, Италия и община Касаледжо Боиро, Италия	изработен/редактиран сайт; изработено съдържание на сайта; изграден модул към сайта за оценка на човешките ресурси; изграден модул за самооценка на човешките ресурси; преводни услуги; дизайн и отпечатване на 2 учебни помагала; избор на доставчик на транспортна услуга - самолетни билети; избрана логистична фирма;
Дейност 9. Дейности по визуализация и публичност.	Реализацията на дейността ще допринесе за визуализацията и публичността на проекта. Освен това ще допринесе за популяризиране на новите услуги предоставяни от администрацията, които улесняват гражданите и бизнеса.	месец 3 и месец 12	България	Община Пазарджик	-	Проведени 2 пресконференции Изработени визуализационни материали.

2.4. Описание на задачите на партньорите

Дейност	Партньор 1 Община Пазарджик, България	Партньор 2 Община Босио, Италия	Партньор 3 Община Касаледжо Боиро, Италия
Дейност 1. Методика и оценка;	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	-	-
Дейност 2. Анализ на кадрова структура;	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	-	-
Дейност 3. Изработка на учебни помагала;	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	Съдейстева при разработване на учебно помагало; Предоставя информация;	Съдейстева при разработване на учебно помагало; Предоставя информация;
Дейност 4. Теоретична подготовка за професия "ОФИС СЕКРЕТАР", специалност "АДМИНИСТРАТВИНО ОБСЛУЖВАНЕ”;	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	-	-
Дейност 5. Теоретична подготовка за професия "ДЕЛОВОДИТЕЛ", специалност "ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ";	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	-	-
Дейност 6. Практическо обучение на национално ниво;	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	Съдейства с лектори за провеждане на практичски занятия на територията на Община Пазарджик.	Съдейства с лектори за провеждане на практичски занятия на територията на Община Пазарджик.
Дейност 7. Практическо обучение на територията на партньорите и провеждане на практически изпит;	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	Предоставя условия за провеждане на стаж и участва с експерти в изпитната комисия за тестване на практическите умения на обучаваните.	Предоставя условия за провеждане на стаж и участва с експерти в изпитната комисия за тестване на практическите умения на обучаваните.
Дейност 8. Изграждане на практики по обмяна на опит в мрежа;	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	Чрез свои кадри подпомага трансфера на опит в сферата на човешките ресурси.	Чрез свои кадри подпомага трансфера на опит в сферата на човешките ресурси.
Дейност 9. Дейности по визуализация и публичност.	Отговаря за изпълнението на дейността; Следи за изпълнението на възложените дейности и задачи; Контролира качеството и приема постигнатите резултати.	-	-

3. Финансови взаимоотношения

Разходите по проекта се финансират със средства от Оперативна програма „Административен капацитет”, като страните нямат ангажимент за съфинансиране на проекта.

• 
  Всяка от страните познава определението за партньорство, а именно: „Партньорството е връзката между две или повече организации, включващо взаимоотношения и реализирането на съвместни отговорности при изпълнението на проекта, финансиран от ОПАК”;
  
• 
  Община Пазарджик ще подпише договора за безвъзмездна финансова помощ и ще представлява Партньорите пред Управляващия орган на ОПАК по всички въпроси, свързани с изпълнението на дейностите по проекта, в качеството й на Бенефициент на безвъзмездната финансова помощ;
  
• 
  В случай, че проектът бъде финансиран, Община Пазарджик и координатори, представляващи партньорите ще изпълняват съвместно проекта, спазвайки принципа на партньорство и добро управление;
  
• 
  Община Пазарджик ще предоставя на партньорите копия от цялата кореспонденция с Управляващия орган на ОПАК;
  
• 
  Предложенията за анекси към договора ще стават с постигане на консенсус с партньорите преди представянето им пред Управляващия орган на ОПАК.
  

Всяка от страните участва равнопоставено в екипа за управление на Проекта, като екипа комуникира чрез:

• 
  Лични срещи;
  
• 
  Писмена кореспонденция;
  
• 
  Телекомуникационна свързаност /телефонни конферентни разговори/;
  
• 
  Интернет комуникация – e-mail и чат;
  
• 
  Интернет комуникация – използване на създадения по проекта интернет модул за обмен на практики.
  

Основните етапи по реализацията и управлението на проекта са структурирани хронологично както следва:

1. 
   Анализ и определение на целите
   
2. 
   Планиране на работата и резултатите
   
3. 
   Оценка и контрол на риска (риск мениджмънт)
   
4. 
   Оценка на ресурсите
   
5. 
   Разпределение на ресурсите
   
6. 
   Организация на работата и задачите
   
7. 
   Разпределение и възлагане на заданията
   
8. 
   Управление на дейностите
   
9. 
   Контрол върху изпълнението на проекта
   
10. 
    Проследяване и доклади за прогреса на проекта
    
11. 
    Управление на качеството
    
12. 
    Управление на проблемните точки
    
13. 
    Разрешаване на проблемните точки
    
14. 
    Превенция на грешки и недостатъци
    
15. 
    Анализ на постигнатите резултати
    
16. 
    Дефиниране на резултата от проекта
    
17. 
    Прогнозиране на бъдещи следствия от проекта
    
18. 
    Заключителна фаза на проекта
    

Управлението на проекта ще се стреми да поддържа механизъм за организиране и администриране на предвидените ресурси по такъв начин, че да се извърши цялата работа, която се изисква за успешното му завършване в предвидените рамки, време и разходи.

За успешното и навременно внедряване на отделните компоненти на проекта ще бъдат използвани различни похвати и методи съобразени със спецификата и обема на дейностите. Структурирането на дейностите и тяхното изпълнение имат логически свързан последователен характер гарантиращ правилното изпълнение и ясното и точно разпределение на средствата от проекта. Този механизъм на действие предполага лесен и стриктен контрол както върху разходваните средства така и върху отделните дейности.

Организацията и комплексното управление на проекта ще бъдат извършени от Ръководителя на проекта. Предвиденият екип е съставен от хора имащи опит в изпълнението на различни проекти и запознати с естеството на зачислените им задачи, което е предпоставка за успешното завършване на предвидените дейности и постигането на успешен цялостен резултат. Структурата за изпълнение на заложените дейности ще бъде подчинена на достигането на максимален резултат в следствие на завършването им. Посредством употребата на различни методи, доказали своята ефективност на световно ниво, ще се постигне контролираната среда за тяхното внедряване ясно разпределяща задачите във времето и контролираща адаптирането на плана на работа.

Страните по Споразумението декларират, че Партньорството, посочено в точка 2, е създадено с цел изпълнение на Проекта, съобразно Формуляра за кандидатстване по ОПАК и приложенията към него. Отговорностите са разпределени справедливо между партньорите.