Значителни изменения по смисъла на чл

През 2009 г. няма установени значителни промени по смисъла на чл.57 от Регламент (ЕО) № 1083/2006.

След анализ за потенциално припокриване с други програми на Общността беше разработен механизъм за проверка на проектните предложения преди тяхното окончателно одобрение за припокриване с проектите по програма ФАР и Преходния финансов инструмент, както и с други донорски програми.

УО на ОПАК използва механизми за избягване на припокриване и двойно финансиране на всички етапи от разработването на процедурите за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ до подписването на отделните договори с одобрените бенефициенти, както и по време на наблюдението на изпълнението на проектите. Осигурена е координация с другите Управляващи органи още на етап приемане на Индикативната годишна работна програма за всяка календарна година. Представители на останалите УО, включително на УО на Оперативна програма „Регионално развитие”, УО на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси” и УО на Оперативна програма „Техническа помощ” участват като членове с право на глас в Комитета за наблюдение на ОПАК, който одобрява ИГРП и евентуалните промени в нея. Като членове, те имат възможност да се запознаят с процедурите, които УО на ОПАК планира да отвори през съответната година, техните параметри и допустими бенефициенти. Те могат да изкажат своето становище по тях и гласуват при тяхното одобряване.

Още на етап разработване на Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ при разписването на индикативните допустими дейности за конкретната процедура отговорните експерти от УО на ОПАК изключват от обхвата им всички дейности, които попадат в обсега на други оперативни програми, например Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”, Оперативна програма „Техническа помощ” или Оперативна програма „Регионално развитие”.

Освен това документите за кандидатстване съдържат декларация, подписана от кандидатите, с която удостоверяват, че дейностите по проектното предложение не са финансирани по друг проект, програма или каквато и да е друга финансова схема, произлизаща от националния бюджет, бюджета на Общността или друга донорска програма.

Впоследствие при формирането на оценителните комисии по ОПАК в състава им се канят представители на Министерството на финансите, на Министерството на труда и социалната политика, на Министерството на икономиката и енергетиката и на други министерства (в случаите, когато те не са подали проектни предложения по съответната процедура).

След приключване работата на оценителната комисия в случай на одобрение на нейния доклад Ръководителят на УО на ОПАК изпраща списък с проектните предложения, преминали успешно оценката, в Министерството на финансите, дирекция „Управление на средствата от Европейския съюз”, (след септември 2009 г. – в Министерския съвет, дирекция „Мониторинг на средствата от Европейския съюз”). Тя прави проверка за припокриване и двойно финансиране на дейности, особено по програмите ФАР, Шенген и Преходния финансов инструмент.

В случай че проверката установи наличие на двойно финансиране или несъвместима държавна помощ за съответния проект, той отпада от списъка на класираните проектни предложения. Въз основа на становището на Министерството на финансите и/или Министерския съвет, Ръководителят на УО на ОПАК взема решение за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ на следващите по реда на тяхното класиране проектни предложения от списъка на одобрените за финансиране до изчерпване на средствата по процедурата.

След проверки в Министерството на финансите и възникнали съмнения за припокриване и двойно финансиране на дейности, УО на ОПАК е изисквал сравнителни таблици и допълнителна информация за проекти, например по процедурите за конкретни бенефициенти от съдебната система и за централни, областни и общински администрации с бюджетни линии BG051PO002/08/2.4-03 и BG051PO002/08/3.1-02.

През 2009 г. продължи практиката за изпращане на писма и до Министерството на регионалното развитие и благоустройството и Министерството на труда и социалната политика с молба за предоставяне на информация в случай на съмнения или данни за двойно финансиране на идентични дейности при изпълнение на проекти по ОПАК и проекти, финансирани със средства на ЕС по програми в техните правомощия.

Допълнително в ИСУН функционира модул „Справка за двойно финансиране”, съдържащ подробна информация за всички проекти, финансирани по Структурните фондове и Кохезионния фонд на ЕС. В него Ръководителят на съответната приоритетна ос прави проверка за всеки един проект, предложен за финансиране от оценителната комисия по процедурата преди подписването на Решение за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Паралелно оторизиран експерт от отдел „Програмиране и договаряне” извършва аналогична проверка в Информационната система за управление на Програма ФАР/ПФИ, администрирана от МФ (https://phare-mis.minfin.bg) за наличие/липса на припокриване с проекти и дейности, финансиран по програма ФАР на ЕС и Преходния финансов инструмент. Констатациите и на двамата експерти се отразяват в листа за проверка на Решение за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. При съмнения за наличие на евентуално припокриване, УО на ОПАК изпраща до бенефициента писмо с искане за предоставяне на сравнителни таблици, за да може да вземе решение относно предоставянето на безвъзмездна финансова помощ.

Осъществяването на контрол върху риска от двойно финансиране на дейности, целеви групи и бенефициенти от страна на УО на ОПАК на ниво оперативен мониторинг на сключени договори се извършва на база подадената информация в междинните и окончателния технически доклади. При проверка на място експертите проверяват декларираните обстоятелства като провеждат събеседване относно изпълняваните от тях дейности, както и резултатите, постигнати при изпълнение на приключили проекти. При съмнения за двойно финансиране, експертите от отдел „Мониторинг и публичност” проследяват съдържанието на документите от изпълнени други проекти от бенефициента, при когото е отчетен подобен риск. При съмнение за нередност или измама в случаи на предполагаемо или доказано двойно финансиране, се информират отговорните институции, съгласно процедурата за това докладване.

УО на ОПАК участва неформално в Работни групи с УО на другите ОП, с цел ясно регламентиране на отношенията, правата и възможностите за допълнителна обмяна на информация на всички етапи от изпълнение на даден договор с европейско финансиране.
2.7. Разпоредби за мониторинг

Мерките за мониторинг и оценка, предприети от Управляващия орган или Комитета за наблюдение, включително ангажименти за събиране на данни, срещнати трудности и стъпки за тяхното преодоляване.
В съответствие с изискванията на чл. 66 от Регламент (ЕО) № 1083/2006 УО и КН на ОПАК разработи система за мониторинг на изпълнението на програмата, която включва използването на система от количествени, финансови и физически индикатори, заложени в програмата за всеки конкретен подприоритет.

Източниците на информация за целите на мониторинга са:

• 
  ОПАК поставя общите индикатори, спрямо които ще се измерва изпълнението на програмата и отделните подприоритети;
  
• 
  УО на ОПАК подготвя примерни индикатори за изпълнение до ниво подприоритет и ги залага в насоките за кандидатстване.
  

Основни средства за извършване на мониторинг са:

• 
  доклади
  
• 
  мониторингови посещения (проверки на място)
  
• 
  одит на проекти.
  

Резултатите от провеждания мониторинг са основата, на която УО изготвя годишните доклади и финалния доклад за изпълнение на програмата.

Извършването на мониторинг е от изключително значение за успешното изпълнение на проектите.

Мониторингът е процес, който се извършва на следните нива:

• 
  от КН – напредъкът по изпълнението на ОПАК се докладва на КН чрез годишните и окончателните доклади;
  
• 
  от УО на ОПАК спрямо бенефициентите на програмата;
  
• 
  от бенефициентите спрямо изпълнителите на проектите.
  

Основни средства за извършване на мониторинг са:

• 
  технически доклади
  
• 
  проверки на място
  
• 
  одит на проекти (одитни доклади)
  
• 
  таблици за отчитане на индикатори.
  

През 2009 г. в УО на ОПАК са получени над 1700 междинни и окончателни технически доклада, които са разгледани. В допълнение са получени над 820 междинни и окончателни искания за плащане, като общият размер на верифицираните разходи през 2009 г. е 40 408 250.97 лв.

Проверките на място са отговорност на отдел „Мониторинг и публичност” и/или на отдел „Финансово управление”. Те се планират в Годишен план за проверки на място.

В срок до 31 декември на текущата година УО изготвя Годишен план за проверки на място, които ще се извършват през следващата година. Той се изготвя въз основа на извадка, базирана на оценка на риска чрез Методология за формиране на извадка от проекти, съфинансирани от ОПАК, подлежащи на проверка на място. За извършването на дейностите по оценка на риска, Ръководителят на УО сформира работна група, в която се включват служители от всички отдели на Дирекцията. При необходимост в работната група могат да бъдат канени външни оценители и други експерти по решение на председателя на комисията. Правила за организацията и дейността на работната група по оценка на риска в УО на ОПАК са част от Наръчника за изпълнение на ОПАК.

За изготвянето на Годишния план се извършва и анализ на сключените договори и сроковете за изпълнение на дейностите по проектите. Анализът на сключените договори при подготовка на Годишния план за проверките на място се извършва на извадков принцип чрез методология за определяне на риска на проектите, в която са заложени най-малко следните критерии:

• 
  сложност на проекта
  
• 
  финансова стойност на проекта
  
• 
  срок за изпълнение на проекта
  

Годишният план за проверките на място се утвърждава от Ръководителя на УО на ОПАК, като съдържа реквизитите „изготвил”, „съгласувал”, „одобрил/утвърдил”, „дата на документа”, „в сила от...” и „подписи на длъжностните лица”. Същите реквизити следва да се съдържат и в таблиците за оценката на риска, таблиците за капацитета на персонала за проверка на място.

В срок до 15 януари всяка година УО изпраща Годишния план за проверки на място на Сертифициращия орган за информация. Годишният план следва да бъде съобразен с Годишните одитни планове на вътрешни и външни одитори, за които УО е информиран.

След изготвяне на годишния план за проверките на място се прави преценка на административния капацитет за изпълнение на планираните проверки на място. В случай че капацитетът на УО не е достатъчен, по решение на Ръководителя на УО, проверките на място могат да бъдат възложени на външен изпълнител.

Допълнения и изменения в Годишния план за проверки на място се извършват съгласно процедура за изменение и се изпращат на Сертифициращия орган в 5-дневен срок от тяхното одобрение.

Проверките на място са планирани и внезапни. За всяка проверка на място се издава заповед от Ръководителя на ОПАК, в която се посочва екипът, който ще я осъществява, мястото и срока на изпълнение.

• 
  Планирани проверки на място
  

УО на ОПАК уведомява писмено бенефициента за планираните проверки 5 работни дни преди всяко посещение. В писмото УО на ОПАК описва:

• 
  проверките, които ще извърши на бенефициента/партньора
  
• 
  дата на проверката
  

• 
  Внезапни проверки на място
  

• 
  да установи дали заложените в проекта дейности се извършват реално
  
• 
  при съмнение или при установени нередности.
  

В срок от максимум пет дни след одобрената от ръководителя на УО докладна записка относно провеждането на внезапна проверка на място, експертите от отдел „Мониторинг и публичност” и/или отдел „Финансово управление” трябва да извършат съответната проверка на място на бенефициента. В случай на необходимост от провеждането на внезапна проверка на място УО не е задължен да уведомява бенефициента за провеждането на проверката.

Експертът трябва да представи в рамките на максимум пет работни дни след приключването на внезапната проверка на място доклад до ръководителя на УО, който се съгласува от началниците на отдели „Мониторинг и публичност” и „Финансово управление”.

Бенефициентът и партньорите са длъжни да изпълнят препоръките в най-кратък срок и да отчетат извършеното в междинните технически доклади. УО на ОПАК наблюдава изпълнението им, включително и чрез извършване на последващи проверки на място, особено при констатирани нередности.

При следващите проверки се извършва и оценка на нивото на изпълнение на препоръките, направени при предишните проверки.
При всички проверки се изискват и се събират всички проектни предложения и документи, произведени по линия на сходни други проекти, извършени от проверявания бенефициент. Сходните продукти, както и такива с идентични наименования се анализират детайлно в съдържателно отношение. Всички изискани материали се архивират в електронен вид и/или на хартиен носител, като част от цялостната документация на всеки конкретен проект, за последващо представяне пред проверяващите органи.

Експертите, извършили проверката на място, отразяват данните от проверката в ИСУН.

Независимо, че управленските проверки са задължение на УО, на бенефициентите по ОПАК е поставено изискване преди плащане към изпълнител те да извършват пълна документална проверка и проверка на мястото на изпълнение на проекта, за да се удостовери извършването на заявените за плащане дейности.

В срок до 15 работни дни след приключване на проверката УО на ОПАК изпраща на бенефициента/партньора писмо. В него се включват и направените констатации и препоръки за предприемане на корективни мерки.

Бенефициентът и партньорите са длъжни да изпълнят препоръките в най-кратък срок и да отчетат извършеното в междинните технически доклади. УО на ОПАК наблюдава изпълнението им, включително и чрез извършване на последващи проверки на място, особено при констатирани нередности.

При следващите проверки се извършва и оценка на нивото на изпълнение на препоръките, направени при предишните проверки.

В срок от 5 работни дни след приключване на проверката на място експертът, който я е извършил, изготвя Доклад до ръководителя на УО на ОПАК (Приложение Т VІ.8/2), който съдържа следната основна информация:

• 
  дата на посещението (планирана и проведена). Ако има забавяне – причина
  
• 
  място на проверката
  
• 
  приоритетна ос, подприоритет, име и номер на проекта
  
• 
  име на бенефициента
  
• 
  лица, присъствали по време на проверката (експерти от УО, извършващи проверката, и представители на бенефициента)
  
• 
  вид на проверката (първоначална, последваща, заключителна)
  
• 
  проверени документи, дейности
  
• 
  основни заключения от проверката
  
• 
  корективни действия, които трябва да се извършат (ако е приложимо)
  
• 
  препоръки
  
• 
  други.
  

Ако експертът установи, че са възникнали проблеми, които биха застрашили успешното изпълнение на проекта, той докладва на началниците на отдели „Мониторинг и публичност” и „Финансово управление”, а ако установи някакъв вид нередност, свързана с изпълнението на дейностите по проекта, той докладва на служителя по нередности и на ръководителя на УО. (За подробности относно нередности виж Раздел „Нередности”)

УО трябва да съхранява всички документи, свързани с проверката на място в досието на проекта.

В допълнение през 2009 г. УО започна разработването на „Методология за извършване на финансови корекции”, която ще бъде прилагана в случаите на:

• 
  частично постигане на количествен индикатор;
  
• 
  неспазване на изискванията за информация и публичност на проекти, финансирани по ОПАК, описани в Приложение „Задължения на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност” към съответните договори/заповеди за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ;
  
• 
  констатирано наличие едновременно на преки и непреки дейности в предмета/заданието на сключен договор с физическо лице;
  
• 
  Признаване на „Непреки разходи”;
  
• 
  процедури по ЗОП, НВМОП и ПМС 55: при неспазване на нормативноустановени срокове във връзка с провеждане на процедурата; Залагане на дискриминационни критерии в документацията по процедурата; непълнота в обявлението или публикацията на процедура, или в документацията за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка; липса на обективни критерии за допустимост и оценка на кандидатите, както и посочване на изисквания, които предопределят кръга на участниците в съответните процедури; липсваща или непълна документация от работата на комисията по оценка на постъпили оферти или заявления за участие; нарушения на комисията предвидени в ЗОП/НВМОП, в документацията за участие по провежданата обществената поръчка, или във вътрешните правила на бенефициента за провеждане на процедури за избор на изпълнители при разходването на бюджетни и извън бюджетни средства, допуснати при разглеждане и оценка на постъпили оферти или заявления за участие; Незаконосъобразен подбор на процедура от страна на Възложител, бенефициент по ОПАК за избор на изпълнител или непровеждането на процедура при наличие на предвидените в закона предпоставки за това; разделяне на предмета на поръчката.
  

След полученото одобрение, предложената Методология, беше публикувана на официалната Интернет страница на Оперативната програма, с което се даде възможност за бенефициентите да се запознаят с правилата, които УО ще следва при приключването на проектите и проверките на място. По този начин ще се създаде и по-голяма прозрачност за действията на УО, както и ще се повиши инфирмираността на всички заинтересовани страни във връзка с прилаганите мерки.

През 2009 г. УО на ОПАК продължи започналото през 2008 г. изпълнение на проверки на място на бенефициенти.

Съгласно предвидените процедури в Наръчника за изпълнение на програмата експертите от УО на ОПАК проверяват на място:

• 
  напредъка в изпълнението на дейностите и постигането на резултатите в съответствие с договорните задължения
  
• 
  документацията по проекта, отчитането на дейностите и начина на съхраняване на документацията
  
• 
  евентуални проблеми и рискове при изпълнението на проекта
  
• 
  кореспонденцията и споразуменията с партньорите (ако е приложимо)
  
• 
  наличието на процедури за наблюдение и оценка от страна на бенефициента
  
• 
  дали се спазват правилата за информация и публичност
  
• 
  дали се спазват изискванията на Закона за обществени поръчки (ЗОП) или ПМС № 55/2007 г.
  
• 
  обстоятелствата относно третирането на ДДС
  
• 
  доколко отчетените плащания кореспондират с получените фактури и другите разходооправдателни документи с еквивалентна доказателствена стойност
  
• 
  доколко разходооправдателните документи са отразени в счетоводната система чрез отделни аналитични счетоводни сметки или в отделна счетоводна система
  
• 
  наличието на процедури за изпълнение на проекта
  
• 
  друго, свързано с изпълнението на проекта.
  

• 
  непознаване на правилата за избор на изпълнител (ПМС № 55/2007 г. и ЗОП)
  
• 
  финансиране на непреки разходи от преките разходи по проекта
  
• 
  документацията, свързана с изпълнението на проектите не е окомплектована съобразно изискванията на УО на ОПАК
  
• 
  не се спазват указанията на УО на ОПАК за поддържане на досие на проектите
  
• 
  има регистрирани отклонения от целевите групи по проектите
  
• 
  липса на количествена информация за изпълнените дейности и постигнатите индикатори
  
• 
  наличие на документация, която не е представена и съгласувана с УО на ОПАК
  

За преодоляване на съществуващите и потенциални проблеми, свързани с нисък процент на изпълнение на индикаторите, пропуски при извършване на поддоговорянето, непредставяне на всички необходими отчетни документи УО на ОПАК провежда задължителни обучения, както и допълнителни срещи по молба на бенефициентите във връзка с възникнали проблеми в изпълнението на договорите.

Отговорниците за проектите по отношение на мониторинга и финансовите въпроси в УО на ОПАК, поддържат контакт с екипите за организация и управление.

Заседания на КН през 2009 г.:
На 28.01.2009 г. се проведе четвъртото по ред заседание на Комитета за наблюдение на ОПАК. На него беше одобрена Индикативната годишна работна програма за 2009 г. На заседанието бяха обсъдени и Ревизираният Годишен доклад за ОПАК за 2007 г., в който са отразени последните коментари, получени от Европейската комисия (ЕК), както и „Механизмът за участие на неправителствените организации в заседанията на Комитета за наблюдение на ОПАК” (ревизиран и одобрен от Подкомитета за включване на представители на неправителствените организации в заседанията на Комитета за наблюдение на ОПАК). Годишният доклад за 2007 г. е одобрен от ЕК.

На 11 юни 2009 г. се проведе Петото официално заседание на Комитета за наблюдение (КН) на ОПАК. Участниците в него се обединиха около становището, че България има значителен прогрес по ОПАК. На заседанието е приет Годишният доклад за напредъка по ОПАК за2008 г.

В Петото заседание на КН на ОПАК за първи път участват и новоизбраните представители на неправителствения сектор, които са включени като наблюдатели в Комитета. Структурите на гражданското общество сами излъчват свои представители. На заседанието са представени и три проекта като добри практики, финансирани от ОПАК.