ГЛАВА IІІ владетели на хаоса

Длъжностно разписание

Длъжностното разписание регламентира структурата на персонала в организацията. То се разработва за цялата организация или за всяко нейно поделение (клон, филиал, офис, база, цехове и други, понякога разположени в различни населени пунктове).

Това е основен и много важен документ, описващ необходимия персонал и разпределението му по отделните звена в организацията. Длъжностното разписание е базата за разработването на всички документи по управление на бизнеса, включително и за управление на човешките ресурси. То дава необходимата информация за анализи и се използва при планиране и организиране на трудовите процеси.

За разработването на този документ се използват:

• 
  Утвърдената Организационна структура, отразяваща всички звена във фирмата и тяхната съподчиненост;
  
• 
  Списъка на длъжностните наименования в организацията, ако има такъв.
  

Длъжностното разписание се подготвя във вид на таблица, съдържаща необходимите на организацията и всяко нейно структурно ниво длъжности (ръководители, служители и работници). В него се уточняват техния брой, код на длъжността по НКП и друга информация по преценка на ръководителя. Не случайно е подчертана думата “необходимите”, защото общият брой на длъжностите в длъжностното разписание може да е по-голям от назначените лица. В него се посочват и незаетите в момента длъжности, обозначени като “вакантни”.

Длъжностното разписание следва организационно-управленската структура и съдържа сумарни редове с числеността необходимия персонал по всички структурни звена поотделно, както и общо за цялата организация (виж Табл. 1).

В титулната част се изписва името на организацията (клон, филиал и др.), срок на валидност и подпис на лицето, утвърдило характеристиката.

Всяко организационно звено се обособява като отделна част от таблицата:

• 
  изписва се наименованието му;
  
• 
  изброяват се всички заети и незаети длъжности в това звено;
  
• 
  завършва се със сумарен ред, съдържащ числеността на персонала за даденото звено.
  

За всяка длъжност (1) се посочва бройката (2) и необходимото образование за изпълнение на длъжността (5). Към тези данни е добре да се добави връзката на длъжността с “Националната класификация на професиите”: посочват се код (3) и клас (4) на професията по НКП. Това ще ви помогне при определянето на минималния осигурителен доход, който трябва да спазвате за всяка длъжност съгласно въведените през 2003 г. осигурителни прагове.

• 
  Длъжностна степен (6)
  

• 
  Начална работна заплата/Минимален осигурителен доход (7)
  

От колона 8 е видно, че основната месечна заплата на офис мениджъра в тази фирма е минимум 300 лева, а на секретаря – 250. В колона 7 е посочена началната работна заплата за всяка от тези две длъжности в размер на 80% от основната заплата.– респективно 240 и 200 лева. След изтичането на изпитателния срок месечната заплата ще бъде определена на базата на длъжностното разписание в диапазона 300 – 600 лева за офис мениджъра и 250 – 450 лева за секретаря.

• 
  Граници на основното месечно възнаграждение (8 и 9)
  

• 
  определяте излишните или допълнително необходимите длъжности;
  
• 
  преструктурирате организационните звена;
  
• 
  преразглеждате възнагражденията;
  
• 
  назначавате новите служители и определяте съответствието между длъжността и кандидата;
  
• 
  подавате задължителните данни в Националния осигурителен институт (НОИ);
  
• 
  подготвяте длъжностните характеристики и др.
  

Добре е длъжностното разписание да се оформи на фирмена бланка, да не съдържа съкращения и да бъде максимално прегледно. Обикновено то представлява фирмена (поверителна) информация, достъпно е за използване от определени служители и се пази по подобаващ начин, определен от ръководителя.