Кодекс с ротарианските практики съдържание Предговор Описание на Кодекса Кодекс с ротарианските практики

Преди да назначи вице-президента и касиера за предстоящата година, президентът елект следва лично да се консултира с отделните директори относно избора. Вице-президентът и касиерът на Борда се избират измежду онези лица, които към момента служат първата си година като директори. (февруари 2002, СБД, реш. 164)

Препратки

27.050. Темата на годината и програмни акценти

29.020. Президент номини
29.020.1. Офис пространство

На президента номини се предоставя пространство за офис в Централата на Секретариата, на международната асамблея и на международния конгрес. (февруари 2004, СБД, реш. 189)

На президента номини се предоставя подкрепа от Секретариата, след като той или тя бъде официално обявен(а) за президент номини, а тази подкрепа се предоставя от страна на съществуващите служители в Секретариата, определени от генералния секретар. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Разходите на президента номини се поемат от РИ, съгласно Политиката на РИ за пътуване, за да присъства на срещите на Борда, международната асамблея и конгреса, както и на Законодателния съвет. (януари 2016, СБД, реш. 103)

Един или двама паст президенти, както бъде избрано от президента, осигуряват ориентацията на президента номини на международната асамблея по отношение на пълномощията и отговорностите на президента. (ноември 2001, СБД, реш. 45)

По покана на президента на РИ, президентът номини на РИ, след обявяването му/й от президента на РИ, се приветства да присъства на всички срещи и дейности на Борда. (януари 2014, СБД, реш. 79)

29.030. Вице-президент

Вице-президентът следва да:
1) изпълнява такива задачи, каквито бъдат изискани от президента;

2) редовно се информира за основните аспекти на длъжността на президента в подготовката си за заемането на поста;

3) заема председателството на Борда по всяко време по молба на президента или в случай, че президентът не може да служи по някаква причина;

4) съдейства на президента в срещите на Борда, както бъде насочен от президента;

5) информира президента относно местонахождението на вице-президента по всяко време, включително как може да се установи контакт с вице-президента;

6) служи на международния конгрес в такива роли, каквито бъдат определени от президента. (юни 1998, СБД, реш. 348)

29.040. Касиер

От генералния секретар се очаква да продължи да организира редовните срещи между касиера, генералния секретар и старши финансовите управители в Световната централа минимум три пъти в годината, може би като съпътстващи срещите на Борда. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Генералният секретар всеки месец информира касиера относно финансовото състояние на РИ и уведомява касиера за онези финансови въпроси, които изискват специално внимание. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Касиерът сътрудничи в изготвянето на петгодишната прогноза за бюджета с приходите и разходите. Генералният секретар трябва да бъде подготвен да препоръча отговори за тенденциите в бюджета и посочени финансови решения за обмисляне от финансовата комисия и Борда.

Касиерът представя отчет пред конгреса, като отбелязва, че а) отчетът на одитора не може да бъде изготвен до приключването на фискалната година на РИ; б) копие от съкратения отчет на одитора ще бъде изпратено до всеки клуб; и в) допълнителни копия ще бъдат налични чрез Секретариата. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Касиерът за всяка година се определя като член по право на изпълнителната комисия към Борда. (юли 1998, СБД, реш. 20)

Касиерът се отчита относно състоянието на финансите на всяка среща на Борда. (август 2000, СБД, реш. 43)

29.050. Паст президенти

Всички паст президенти се насърчават да запазят активния си интерес към Ротари. Всички възможни почести и уважение следва да се проявяват към всички паст президенти във връзка с присъствието им на международната асамблея и международния конгрес всяка година. (юни 1998, СБД, реш. 348)
Източник: май 1973, СБД, реш. 25

29.060. Определение за паст офицер на РИ

Термини като „паст президент”, „паст директор” и „паст гуверньор” определят онези, които са служили пълен мандат на съответните длъжности, с изключение на случаите, където Бордът на РИ, на индивидуален принцип, е решил, че нещо по-малко от пълен мандат може да се приеме за пълен мандат с цел тези определения и с цел квалифициране за заемане на по-висок пост в РИ съгласно клаузите на Правилника на РИ. (ноември 2002, СБД, реш. 45)
Източник: април-май 1978, СБД, реш. 327

29.070. Неподходящо поведение на настоящи или паст офицери

Ако заявление за злодеяние или жалба за неподходящо поведение бъдат получени от кой да е офицер, член на Борда или генералния секретар срещу настоящ или паст офицер, то те трябва да бъдат отнесени към президента, който спазва следните процедури:
1) президентът потвърждава получаването на заявлението пред лицето, подаващо жалбата, в срок до 30 дни от получаването;

2) президентът отнася заявлението към изпълнителната комисия, ако е уместно, за разследването на злодеяние или неподходящо поведение. Следва да се положат всички усилия за конфиденциалното провеждане на подобно разследване;

3) подобно разследване следва да включва събеседване както с лицето, подаващо заявлението, така и с лицето, което е обект на заявлението;

4) изпълнителната комисия определя дали заявлението е валидно и, ако да, препоръчва на Борда чрез президента даден курс на действие за крайното решение на Борда;

5) крайният резултат от разследването ще бъде предаден от президента на двете страни в края на разследването. (юни 1998, СБД, реш. 348)
Източник: ноември 1996, СБД, реш. 155

29.080. Инструкции за асистентите на офицери на РИ

Бордът на РИ е одобрил „Инструкции за асистентите на офицери на РИ”. Президентите на РИ, директорите или попечителите на Фондацията могат да изготвят инструкции, които са специфични за конкретните им потребности при пътуване и които може да се отличават от тези инструкции.
Задълженията варират в зависимост от продължителността на престоя и вида на планираните дейности. Цялостната отговорност е да се гарантира, че офицерът се чувства удобно, пристига на време на всички мероприятия и се наслаждава на посещението.
Следните инструкции трябва да се спазват от асистента(ите):
1. Преди пристигането, отговорностите на асистента са да:
а. Изпрати информация до офицера, като му дава данни за себе си, като адрес, номер на телефон и факс, както и име на брачния партньор и снимки, ако е възможно;
б. Информира офицера относно изискванията за специално облекло (официално облекло и т.н.) по време на посещението; да попита за специфичните изисквания на офицера;
в. Изпраща до офицера или се уверява, че организаторите на мероприятието са изпратили, пълната програма за цялото времетраене на посещението, включително информация за всички презентации или речи, които се очаква офицерът да представи и други ангажименти, посещения или дейности, в които се очаква той/тя да участва, както и обща информация за клуба(овете) домакин(и) и/или дистрикта(ите);
г. Има информация за медицинска помощ (болница, лекар, зъболекар) за спешни случаи;
д. Запитва за евентуални специални потребности при настаняването или предпочитания, които може да има офицерът (видове легла, пушачи/непушачи и т.н.), както и за хранителни ограничения или алергии;
е. Проверява детайлите по настаняването в хотел

1) предварителна регистрация за офицера (и брачния му партньор, ако е приложимо);

2) взема ключа, за да го връчи лично на офицера;

3) проверява стаята, за да се увери, че е готова за обитаване;

4) проверява инструкциите за плащане, за да няма проблеми при напускането. Уверява се, че договореностите за плащането са ясни. Ако от офицера се очаква да плати директно, да се увери, че офицерът знае за това преди настаняването му. Преглежда сметката за хотела от името на офицера;
ж. Ако има регистрационни материали и/или баджове за събитието, осигурява този материал предварително и проверява дали имената са изписани правилно и че всички необходими елементи и информация са включени в материалите.
2. По време на престоя на офицера, отговорностите на асистента са да:
а. посрещне офицера на летището (или друго място на пристигане), да му помогне с багажа, ако е необходимо и да осигури транспорт, ако е необходимо, за целия период на посещението;
б. грижи се офицерът да знае как да се свърже с него по всяко време от престоя си;
в. грижи се офицерът да знае точния час, в който ще го вземат за всяка дейност;
г. придружава офицера и брачния му партньор до всяка дейност и остава с тях по време на дейността. Ако е възможно, научава предварително за реда на седящите места и заема възможно най-близкото място до тях;
д. представя офицера на другите участници и осигурява възможно най-много възможности на офицера да контактува с други ротарианци и гости. Може обаче да се наложи да бъде на разположение, за да помогне на офицера да се придвижи през тълпата или да предпази офицера от обсебването от едно лице;
е. се грижи за потребностите на офицера и брачния му партньор по време на дейността; да бъде много активен и услужлив, но не досаден или натрапчив;
ж. урежда всички подаръци или литература, които офицерът може да получи. Ако е възможно, се грижи и визитна картичка да бъде прикрепена към тези предмети. Ако е необходимо, изпраща подаръците до дома или офиса на офицера след събитието. Също така се умолява да изпрати списък с получените подаръци с пълното име и адреса на подаряващия;
з. Редовно информира организатора(ите) на събитието относно потребностите или желанията на офицера;
и. Не планира никакви дейности, различни от онези, които вече са планирани от координатора на събитието, освен ако изрично не е помолен от офицера да го направи;
к. Да бъде готов за неочвакваното; до степента, до която е възможно, да предвижда ситуациите; да не се страхува да попита офицера какви са желанията му;
л. Да бъде готов да изпълнява различни „специални” отговорности. Например, може да бъде помолен да служи като „фотограф” за онези, които желаят да се снимат с офицера.
3. След събитието, отговорностите на асистента са да:
а. Осигури (или организира) транспорт към летището (или друго място за отпътуване) за офицера и брачния му партньор, включително съдействие за багажа;
б. Ако е необходимо, изпраща обемните подаръци или сувенири за спомен на офицера. (февруари 2004, СБД, реш. 159)
Източник: октомври 2003, СБД, реш. 60
29.080.1. Инструкции за избора на асистенти за офицерите на РИ

Бордът на РИ е приел „Инструкции за избор на асистенти на офицерите на РИ”. Президентите на РИ, директорите или попечителите на Фондацията може да изготвят инструкции, които са специфични за специалните им потребности при пътуване и които може да се различават от тези инструкции.

1. да бъде ротарианец със знания и опит, за предпочитане паст дистрикт гуверньор или паст директор, който разбира протокола на Ротари и е добре запознат с клубните/дистриктните дейности и информация;

2. да бъде на разположението на офицера през цялото посещение/събитие;

3. да има куража да спазва натоварения график на събитието;

4. да бъде дисциплиниран, точен и търпелив;

5. да владее свободно езика на офицера и да може да превежда симултанно, ако офицерът не говори езика, използван в района-домакин;

6. да осигури/организира транспорт за офицера, ако е необходимо;

7. да бъде напълно информиран относно графика и потребностите на офицера;

8. да може да изпълнява всички задължения, описани в „Инструкциите за асистенти на офицер на Ротари Интернешънъл”.
Ако офицерът води със себе си брачен партньор/партньор, брачният партньор/партньорът на асистента следва също да бъде на разположение през цялото събитие и да има готовност да служи като асистент на брачния партньор/партньора на офицера. (февруари 2004, СБД, реш. 159)
Източник: октомври 2003, СБД, реш. 60

♦

Член 30. Комисии на РИ

30.020. Видове комисии

30.030. Заседания на комисиите

30.040. Назначения в комисиите

30.050. Директори за връзка с комисиите

30.060. Изпълнителна комисия

30.065. Постоянни комисии към Борда

30.070. Финансова комисия

30.075. Комисия за преразглеждане на дейността

30.080. Комисия по одита

30.090. Съвместна комисия за стратегическо планиране

30.100. Годишни комисии и комисии със специално предназначение

30.110. Отчети на комисиите

30.120. Финанси на комисиите

30.010. Предназначение на комисиите

Необходими са различни комисии, работни групи и подобни групи за действие, които да посрещнат конкретни потребности, да се сдобиват с определена информация, да изпълняват специфични задачи или да реализират определена политика на Борда за определен период от време. (януари 2011, СБД, реш. 137)

Комисиите са, по своето естество, единствено консултативни за Борда на РИ без административна функция, с изключение само ако предвидените им правомощия не постановяват друго. Председателите и членовете на комисиите на РИ нямат право да се насочват към други организации от името на Ротари Интернешънъл и да търсят взаимоотношения на сътрудничество или финансиране. Председателите и членовете на комисиите на РИ нямат право да организират или провеждат регионални или международни срещи от името на Ротари Интернешънъл без писмено разрешение от президента. (януари 2011, СБД, реш. 137)

30.020. Видове комисии

Долупосочените са трите вида комисии на РИ:
30.020.1. Постоянни комисии

„Постоянната комисия” е комисия, чийто мандат е описан в член 16 от Правилника на РИ.

„Комисията със специално предназначение” не е мандатна комисия. Тя е създадена от Борда на РИ и продължава съществуванието си, докато задачите й не бъдат изпълнени.

„Специалната комисия” не е мандатна комисия; тя продължава съществуването си до края на всяка ротарианска година, за която е назначена. (януари 2012, СБД, реш. 158)

30.030. Заседания на комисиите

Освен ако не бъде предвидено друго в Правилника на РИ или чрез конкретно решение на Борда – като например в сферата на компетентност на дадена комисия – всяка комисия на РИ следва да се свиква във време и на място, които са разрешени и посочени от президента, съответно с оглед на сумата, предназначена за планираните заседания на комисията. (май 2003, СБД, реш. 325)
Източник: май-юни 1947, СБД, реш. 269; Изменение: май 2003, СБД, реш. 325
30.030.1. Честота и продължителност на заседанията

Честотата и продължителността на заседанията на комисиите следва да се установяват ежегодно от президента и Борда, като се вземат предвид наличните финансови средства и отговорностите на комисиите. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Заседанията на комисиите на РИ обичайно се провеждат в Световната централа. Президентът обаче може да разреши дадена комисия да проведе срещата си на друго място. (май 2003, СБД, реш. 325)

Когато дадена комисия заседава чрез кореспонденция, отчетът на тази комисия трябва да се разпространи до цялата комисия, включително директора за контакт, ако има такъв. Мнозинството от членовете трябва да са съгласни с отчета, преди този отчет да бъде препратен до Борда за разглеждане. (ноември 2005, СБД, реш. 38)

Считано от 2015-16 от президента се изисква да избягва планирането на срещи, несъвместими със срещите на РИ, през седмицата преди пълните срещи на попечителите през октомври и април, както и да избягват планирането на ротариански институти през уикенда преди пълното заседание на попечителите през октомври. (януари 2014, СБД, реш. 79)

Препратки

29.010.3. Предварителни срещи на комисиите

30.040. Назначение в комисиите
30.040.1. Назначения от президента

Всички назначения се правят от президента, с изключение на назначенията от други според уставните документи на РИ, Правилника на Фондацията или решенията на Борда. Освен това, всички назначения на доброволци, независимо от лицето, което прави назначението, трябва да се направят само след консултация с президента. Когато посочва паст офицери на РИ да служат на доброволчески длъжности, президентът следва да се консултира с директорите в районите, от които тези назначения се правят. Президентът и членовете на Борда силно се насърчават да се консултират по между си относно подобни назначения и да предлагат съвет и съдействие, когато е възможно. (март 2005, СБД, реш. 178)

Президентът елект на РИ прави назначения, които влизат в сила през президентството на президента елект. (юни 1998, СБД, реш. 348)

За назначения, които влизат в сила през една ротарианска година и продължават във втора или повече последователни години, президентът следва да се консултира с наследника(ците) си, преди да направи тези назначения. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Ако е уместно, президентът и президентът елект могат да потърсят и обмислят подходящи кандидати за назначение, препоръчани от настоящи, паст и бъдещи генерални офицери на РИ, както и от други. Препоръчва се спазването на следните процедури и график за назначенията от президента:

б. крайният срок за подаване на подобни препоръки следва да бъде 31 август преди годината, в която назначенията ще влязат в сила;

в. от президента елект се изисква да изготви списък с всички имена, предложени за назначение и да изпрати списъка за всяка зона до съответния директор на тази зона за преглед минимум 30 дни преди втората среща на Борда;

г. всеки директор трябва да отговори до четиринадесет дни от получаването на списъка, като предоставя на президента елект, на конфиденциални начала, своя съвет относно лицата, които по негово/нейно мнение не са подходящи да получат назначението за следващата година, както и информация, когато е налична, относно уменията и опита на лицата от списъка;

д. за да спази параграфи 16.010. и 16.020. от Правилника на РИ, президентът елект следва да подаде предвижданата структура на комисиите за следващата година до Борда за разглеждане на втората му среща.

е. когато подава предложението за структура на комисиите за следващата година до Борда на втората му среща, от президента елект се изисква да включи за всяка предложена комисия: а) името на комисията; б) броя на членовете на комисията; в) сферите на компетентност на комисиите, и г) броя на заседанията на комисията. (януари 2012, СБД, реш. 158)

Комисиите на РИ (без постоянните) имат по шест члена, които служат за тригодишен мандат, последователно застъпвайки се, като изключенията се определят от президента. (март 2005, СБД, реш. 178)

Президентът се насърчава да прави назначения, които отразяват международния характер на Ротари, доколкото те са съвместими с целта на назначенията. Президентите на РИ следва да вземат предвид разнообразието по отношение на възраст, пол, националност и географски район, когато правят следните назначения: членове на комисии на РИ, председатели на комисии на РИ, обучаващи лидери на РИ, попечители на Фондацията на Ротари. (февруари 2004, СБД, реш. 159)

От президента се изисква да обмисли назначаването на ротарианци в комисии на РИ със специалност или технически умения, независимо дали са служили като гуверньори, и да гарантира, че всички президентски назначения отчитат професионалната компетентност или умения, които са необходими за всяко от назначенията. (май 2003, СБД, реш. 325)

Всеки ротарианец, който е уведомен от генералния секретар, че той или тя има финансови задължения към РИ или РФ над 100 щ.д., които не са изплатени над 90 дни