Кодекс с ротарианските практики съдържание Предговор Описание на Кодекса Кодекс с ротарианските практики

Всеки директор следва да получи списък с ротарианците, назначени в дадена комисия или друго назначение в неговата/нейната зона. (май 2003, СБД, реш. 325)

След получаването на уведомление, че даден гуверньор не е успял да подаде годишното извлечение и отчет, които се изискват според 15.060.4. от Правилника на РИ, генералният секретар уведомява гуверньора, че ако не бъдат получени извлечението и отчетът от генералния секретар в срок от 90 дни, гуверньорът няма да бъде подходящ за бъдещи назначения и длъжности на РИ и РФ, докато извлечението и отчетът не бъдат подадени. Генералният секретар уведомява президента на РИ и председателя на попечителите за онези гуверньори, които не са спазили гореспоменатото изискване. (ноември 2004, СБД, реш. 58)

30.050. Директори за контакт с комисиите

Назначаването от президента на член на Борда да служи като директор за връзка с конкретна комисия на РИ осигурява необходимия канал за комуникация между Борда и комисиите. По този начин, когато президентът прецени за целесъобразно, директорът за контакт следва да присъства на срещите на съответната комисия. (юни 1998, СБД, реш. 348)
Източник: януари 1968, СБД, реш. 96. Изменение: май-юни 1983, СБД, реш. 321
30.050.1. Участие в срещите

Към дадена комисия се назначава само един директор за контакт. Когато бъде упълномощен от президента, директорът за контакт следва да присъства на срещата на комисията, стриктно в капацитета си на лице за контакт и в общия смисъл като наблюдател. Докато директорът може да отговаря на запитвания за информация, директорът няма право да дебатира по никакъв въпрос пред комисията или да участва в оформянето на решения. Директорът за контакт следва да се увери, че дебатите и препоръките на комисията напълно спазват пълномощията на комисията.

Директорите за контакт представят отчета на комисията пред Борда. От директора за контакт може да се очаква да предаде мнението и дебатите на комисията, както се съдържат в официалния писмен отчет или по друг начин, според наблюденията в качеството му на директор за контакт. (юни 1998, СБД, реш. 348)

От годишния бюджет на РИ се отпускат суми, които да покрият всички разходи на директора за контакт при пътуването му до и от заседанията на комисиите. (юни 1998, СБД, реш. 348)

На президента се препоръчва, когато даден директор за контакт бъде назначен към комисия, писмото с назначението да включва пълния текст на параграф 30.050. от „Кодекса с ротарианските практики”, копие от което трябва да се изпрати и до председателя на комисията. (февруари 1999, СБД, реш. 196)

Президентът на РИ и председателят на попечителите следва да обмислят назначаването едновременно на директор за контакт и попечител за контакт към всички комисии от взаимен интерес за Ротари Интернешънъл и Фондацията на Ротари. Генералният секретар се грижи директорът и попечителят за контакт да получат всички материали за срещите и отчети на комисиите, както и да получат възможността за подават коментари, независимо дали са присъствали на срещата. Председателят на попечителите обмисля според конкретния случай ползата и разходите от това попечител за връзка действително да присъства на срещите на различните комисии. (май 2003, СБД, реш. 324)

От бъдещите президенти се изисква да назначат председател на Изпълнителната комисия да служи като връзка на Борда с Комисията за преглед на дейността. (октомври 2014, СБД, реш. 38)

30.060. Изпълнителна комисия

Бордът, съгласно раздел 5.070. от Правилника на РИ, всяка година назначава Изпълнителна комисия. Бордът е упълномощил президента на назначава членовете и председателя на Изпълнителната комисия, като това членство включва и президента, президента елект, вице-президента и касиера. (октомври 2013, СБД, реш. 30)

За да позволи на Борда повече време да обмисли важни въпроси в развитието на програмата на РИ и успешната администрация на РИ, изпълнителната комисия е упълномощена и насочена да заседава преди всяка редовна среща на Борда по всички теми от дневния ред в сферата на компетентност на изпълнителната комисия. (юни 2004, СБД, реш. 236)

Като част от оперативните процедури за Борда, изпълнителната комисия следва да обмисля всички петиции до Борда заедно с примерните отговори и да отнася до Борда онези, които прецени, че се нуждаят от вниманието на Борда. Петициите до Борда (и отговорите, когато е възможно) се предоставят до всички членове на Борда. Всеки директор може да изиска петиция до Борда да се разгледа от пълния състав на Борда. (септември 2011, СБД, реш. 34)

Бордът, съгласно Правилника на РИ, предвижда следната компетенция, според която функционира изпълнителната комисия:

2. Председателят на изпълнителната комисия предоставя копие от отчета на генералния секретар до всички членове на изпълнителната комисия и до председателя на Фондацията на Ротари. Председателят на изпълнителната комисия изисква всички коментари да бъдат изпратени до него не по-късно от 15 дни преди последното заседание на Борда.

3. На своето заседание преди последната среща на Борда изпълнителната комисия се среща с генералния секретар, за да проведе годишното си оценяване. След това заседание, комисията подава писмен доклад с резултатите до пълния Борд, председателя на попечителите и генералния секретар. Членовете на изпълнителната комисия за следващата година и председателят на попечителите или друг попечител, посочен от председателя, следва да бъдат поканени на присъстват на срещата като наблюдатели. Като част от годишното си оценяване изпълнителната комисия преглежда и оценява възнаграждението на генералния секретар и одобрява корекциите, които е упълномощена да направи съгласно договора за назначение на генералния секретар. Всички корекции или промени във възнаграждението или привилегиите на генералния секретар трябва да бъдат одобрени от Борда на директорите на РИ.
ж) действа като комисия по въпросите на персонала към Борда по всички въпроси, свързани със служителите и тяхната организация в Секретариата на РИ и в тази своя компетентност
1. Одобрява решенията на генералния секретар, свързани с назначаването или освобождаването на лица, заемащи позицията на генерални управители;

2. След консултация с комисията по одита, одобрява всяко решение, взето от генералния секретар, свързано с наемането или освобождаването на лица, заемащи позицията на управител за вътрешен одит.

3. Одобрява решенията на генералния секретар, свързани с наемането на лица да заемат позицията на асистент или асоцииран генерален секретар и генерален директор, при условие че генералният секретар се е консултирал и с председателя на Ротари фондацията, ако подобно решение е приложимо за определянето на управител, назначен на пълно работно време към Ротари фондацията на РИ.

4. Ежегодно разглежда стратегията за компенсиране на служителите на РИ, както е препоръчано от комисията за разглеждане на операциите.

5. Одобрява, по препоръка на генералния секретар, възнаграждението, което да се изплаща на всички генерални управители.

6. Ежегодно разглежда възнаграждението, изплатено на „дисквалифицирани лица“ на РИ, за да определи дали това възнаграждение е основателно според обстоятелствата. Дисквалифицираните лица включват всяко лице, по отношение на всяка транзакция, което е и е било в позиция да упражнява съществено влияние върху работите на организацията за период от пет години преди датата на транзакцията.

7. преглежда и одобрява нивото на предложената стойност на жизненото приспособяване, компенсацията и подобряването на привилегиите за служителите, наети от Секретариата. (октомври 2014, СБД, реш. 43)
Източник: юни 1932, СБД, реш. ІІІ-(r); юли 1934, СБД, реш. 11; юли 1967, СБД, реш. 16; юли 1972, СБД, реш. 15; юли 1977, СБД, реш. 12; юли 1986, СБД, реш. 13; юли 1987, СБД, реш. 8; юли 1991, СБД, реш. 5; юли 1992, СБД, реш. 7; Изменение: август 1999, СБД, реш. 45; август 1999, СБД, реш. 49; юли 2000, СБД, реш. 3; юли 2004, СБД, реш. 3; ноември 2004, СБД, реш. 58; юни 2007, СБД, реш. 267; ноември 2007, СБД, реш. 46; ноември 2008, СБД, реш. 48; май 2011, СБД, реш. 198; октомври 2012, СБД, реш. 44; юни 2013, СБД, реш. 193; юни 2013, СБД, реш. 258; юли 2013, СБД, реш. 14; октомври 2013, СБД, реш. 30; май 2014, СБД, реш. 113; октомври 2014, СБД, реш. 43

30.060.5. Отчети към изпълнителната комисия от общия съвет и управителя на вътрешния одит

Общият съвет и управителят на вътрешния отдит се отчитат директно пред изпълнителната комисия на борда поне веднъж годишно и в допълнителни случаи, ако е необходимо за доброто на организацията. (май 2011, СБД, реш. 198)
Източник: май 2011, СБД, реш. 198

Препратки

30.065. Постоянни комисии към Борда

Бордът е създал административната комисия и програмната комисия като постоянни комисии към Борда, членовете на които се назначават ежегодно от президента. Членовете на постоянните комисии към Борда са членове на Борда, различни от президента, президента елект, вице-президента и касиера. Компетенциите на всяка постоянна комисия са както следва:

30.070. Финансова комисия

Отговорност на финансовата комисия към РИ е да консултира Борда относно всички финанси на РИ, включително препоръчване и мониторинг над годишния бюджет и педгодишната финансова прогноза, ревизиране на счетоводните книги и методите на осчетоводяване, препоръчване на инвестиционната политика и мониторинг на дейността на управителите по инвестирането, както и преглед преди публикуването на всяка литература на РИ (или нови издания на публикации), свързана с дейността на комисията. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Финансовата комисия провежда две заседания през всяка ротарианска година, едната е през първата част от годината с продължителност до три дни, а втората среща, с продължителност до четири дни, е когато комисията изготви бюджета, който ще препоръча за следващата година. Препоръчително е, срещите на Борда да се организират така, че отчетът от първото заседание на финансовата комисия всяка година да бъде сведен до вниманието на Борда всяка година на неговата втора среща. (ноември 2004, СБД, реш. 58)

Генералният секретар следва да включи фондове в бюджетите, както се изисква, за новите членове на финансовата комисия, да присъстват като наблюдатели на заседанието непосредствено преди присъединяването им към комисията. (февруари 2007, СБД, реш. 139)

Президентът елект на РИ служи като служебен член с право на глас във финансовата комисия на РИ. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Председателят на финансовата комисия на Фондацията присъства или назначава друг член на финансовата комисия да присъства по време на полугодишните заседания на финансовата комисия на РИ. (февруари 2006, СБД, реш. 137)

Касиерът елект следва да бъде поканен да присъства на заседанието на финансовата комисия на РИ, когато тя разглежда бюджета за следващата ротарианска година. (юни 2007, СБД, реш. 226)

От финансовата комисия на РИ се изисква да прегледа на първото си заседание всяка година реалната и предвидената в бюджета стойност на средствата, отпускани от РИ за Фондацията на Ротари, с цел последователност и спазване на одобрената методология. (февруари 2006, СБД, реш. 137)

Генералният секретар има грижата за подновяването на Споразумението за административни услуги между РИ и РФ, което се извършва поне веднъж на три години. (януари 2016, СБД, реш. 103)

Генералният секретар предприема стъпки, за да гарантира, че всяка уместна финансова информация е споделена между финансовата комисия на РИ и финансовата комисия на Фондацията на Ротари. (юни 1998, СБД, реш. 348)

30.075. Комисия за преразглеждане на дейността

Компетенцията на комисията за преразглеждане на дейността е както следва:
Отговорности за отчитане

Комисията за преразглеждане на дейностите се отчита пред Борда на директорите. След всяко заседание на комисията председателят на комисията (или член на комисията, посочен от председателя) лично докладва пред Борда на директорите на следващата възможна среща на Борда. В срок от шестдесет дни от закриването на срещата всеки член на Борда на директорите и генералният секретар следва да получат писмен отчет, обобщаващ дебатите на комисията и изразяващ препоръките на комисията от всяко заседание относно оперативните въпроси. Ако е уместно, всеки от дебатите на комисията или всяка от препоръките от всяко заседание по конфиденциални въпроси относно персонала или дейностите може да се представи устно пред Борда на следващата възможна среща на Борда, в присъствието на генералния секретар, ако се изисква.

Всеки член на комисията трябва да има опит или в сферата на мениджмънта, на развитието на лидери, или във финансовия мениджмънт.

І. Ефективност и резултатност на дейностите

• Наблюдава ефективността и резултатността на дейностите, включително управленската структура, работните практики и мерките за продуктивност.

• Наблюдава ефективността, резултатността и изпълнението на всички вътрешни системи.

• Изпълнява други контролни функции, както бъде изискано от Борда, включително такива, свързани с отговорностите на РИ като корпоративен член на Фондацията на Ротари.

• Служи като консултантска група към изпълнителната комисия по отношение на въпросите, свързани с възнагражденията.

• Наблюдава спазването на етичния кодекс и политиката спрямо конфликти на интереси на организацията и Борда на директорите.

• Разглежда състоянието или резултатите от проверки от регулаторни агенции.

• Наблюдава очакваното въздействие върху организацията на нови данъчни закони и други наредби.

Тези условия остават в сила, докато не бъдат изменени конкретно във връзка с решението, одобряващо тези условия през май 2000г.

Комисията следва да определи датите на заседанията си минимум 90 дни преди заседанието, за да гарантира присъствието на генералния секретар. (май 2014, СБД, реш. 117)

Разписанието и процедурата на Комисията за преразглеждане на дейността в ролята й на консултативна комисия за възнагражденията към изпълнителната комисия на борда е както следва:

-- Преглежда и одобрява източниците на данните за съпоставимост на възнагражденията, които да се използват за анализ на дисквалифицирани лица, провеждан на Втората среща

-- На всеки три години провежда пълен преглед на стратегията на Ротари за възнагражденията на служителите и препраща резултатите до изпълнителната комисия за одобрение

-- В годините между този преглед, потвърждава съществуващата стратегия за възнаграждаване на служителите

-- Получава и преглежда доклада за данните за съпоставимост на възнагражденията за генералния секретар и генералните управители

-- Преглежда диапазона на заплатите, препоръчан от генералния секретар за всички генерални управители преди одобрението от изпълнителната комисия

-- Потвърждава основанието за предложеното за плащане възнаграждение за предстоящата година за дисквалифицираните лица на Ротари и документира всяко изключение

-- Изготвя обобщен доклад за възнагражденията, изплатени на всички служители
След Втората среща председателят на Комисията за преразглеждане на дейността (или посочено от него/нея лице) докладва препоръките на комисията по отношение на препоръчания от генералния секретар диапазон на заплащане за генералните управител и основанието на предложеното възнаграждение за изплащане на дисквалифицираните лица и представя обобщен доклад за възнагражденията, изплатени на всички служители пред следващото заседание на Изпълнителната комисия. (януари 2015, СБД, реш. 117)
Източник: октомври 2014, СБД, реш. 43

38.080. Комисия по одита

Тази комисия се състои от седем члена, включително трима членове на Борда, назначавани всяка година от президента от името на Борда, и двама попечители на Фондацията на Ротари, назначавани всяка година от попечителите. Бордът назначава още двама души, които не са нито членове на Борда, нито попечители и които служат един шестгодишен мандат, като на всеки три години се назначава един член.
Всички членове на комисията трябва да бъдат независими и финансово грамотни. Поне един член следва да има финанова компетентност – един, който има достатъчно знания и умения по финанси, за да разбира, анализира и основателно оценява общоприетите счетоводни принципи (ОСП) и финансовите отчети на Ротари Интернешънъл и Фондацията на Ротари, компетенцията на независима (външна) фирма за одит и вътрешния контрол и процедури за финансово отчитане на Ротари Интернешънъл и Фондацията на Ротари.