Кодекс с ротарианските практики съдържание Предговор Описание на Кодекса Кодекс с ротарианските практики

2. Старши оперативните управители са отговорни за изготвянето, прилагането и поддържането на конкретни практики и процедури за вътрешен контрол в своите сфери на надзор. Тези управители също така отговарят за осигуряването за общия одитор, при поискване, на пълен и неограничен достъп до всички дейности, досиета и персонал.

3. Общият одитор е отговорен пред старши лидерите и ръководството за следното:

а. Да оценява адекватността, ефикасността и ефективността на системите за контрол, управлението на риска и/или процесите на управление на Секретариата

б. Да допринася за постоянната ефективност на организацията

в. Да докладва значими въпроси, свързани с процесите на контролиране на дейностите на Секретариата, включително потенциалните подобрения на тези процеси

г. Да информира за състоянието и резултатите от плана за годишния одит и задоволителността на ресурсите за одиторската служба

4. Одиторската служба има отговорността да

а. Ежегодно да разработва гъвкав план за одит, като се вземат предвид рисковете и проблемите на контрола, определени от старши управителите и лидерите, както предвижданите ползи и разходи на всеки планиран ангажимент
Планът се преразглежда от генералния секретар и комисията по одит за евентуални необходими ревизии и одобрение не по-късно от 30 юни всяка година. Одобреният план се преразглежда от комисията на РИ за преразглеждане на дейностите на следващите планирани заседания.
б. Да прилага одобрен план за годишен одит, включително специални задачи, проекти или ангажименти за консултиране, изискани и/или одобрени от генералния секретар, комисията по одит и/или комисията на РИ за преразгледжане на дейностите.
в. Както бъде изискано, след консултация с председателя на комисията по одит, да съдейства в разследването на дейности за подозрения за значими злоупотреби в Секретариата и уведомява генералния секретар, комисията по одит и/или комисията на РИ за преглед на дейностите за резултатите.
г. да разглежда дейността на външните одитори и други трети лица, както е уместно, с цел осигуряване на оптимално одиторско покритие за Секретариата

д. Да получава, оценява и отговаря на молбите от президента и президента елект, Борда на директорите, действащ като колектив, комисията по одита, попечителите на Фондацията на Ротари, действащи като колектив, финансовата комисия на РИ, комисията на РИ за преразглеждане на дейностите и генералния секретар

е. да преглежда хартата за одита всяка година с генералния секретар и комисията по одит на РИ за необходимите актуализации и ревизии
Г. Независимост

За да осигури независимостта на одиторската служба, нейният персонал докладва функционално пред Борда на РИ чрез комисията по одит на РИ и административно пред генералния секретар. Генералният секретар се консултира с председателя на комисията по одита на РИ относно потенциалното отстраняване или заменяне на генералния секретар.

Както е необходимо, за да изпълнява своите отговорности, одиторската служба

2. Има достъп до генералния секретар, комисията по одит на РИ и комисията на РИ за преразглеждане на дейностите

3. Получава и разпределя адекватни ресурси, определя предмета на дейност и прилага техниките, които се изискват за постигането на целите на одита

4. Получава необходимото съдействие на съответния персонал от Секретариата, когато се извършват одитите, разследванията или специалните проекти, както и други специализирани услуги от и извън Секретариата

1. Изпълнява оперативни задължения за Секретариата

2. Инициира или одобрява счетоводни транзакции, външни за одиторската служба

3. Насочва дейностите на всеки служител на Секретариата, който не е нает от одиторската служба, с изключение на случаите на служители, които са съответно наети в одиторски екипи или по друг начин съдействат на вътрешните одитори

Одиторската служба изготвя честни, фактически и балансирани отчети с резюме на дейностите и наблюденията на всеки одит и/или проект. Отделните одиторски отчети подробно описват одиторските цели; наблюдения, условия и приложими препоръки; и управленчески реакции и планове за действие. Резюметата на одиторските отчети могат да се изготвят за определени аудитории. Отчетите по специални проекти и консултантски ангажименти могат да се отклоняват от този формат в зависимост от обстоятелствата.

Крайните одиторски доклади включват отчетни бележки, както е определено от одиторската служба, и се разпространяват до следните:

а. Членовете на комисията по одита

б. Членовете на комисията на РИ за преразглеждане на дейностите

в. Президента и президента елект

г. Генералния секретар

д. Всички генерални управители и засегнати операционни управители

е. Председателя на комисията на попечителите на РФ

ж. Партньори и/или управител на външна одиторска фирма
2. Резюмета

Резюмета на крайните одиторски доклади се разпротраняват до следните:

а. Всички други директори на РИ

б. Всички други попечители на РФ

Крайните одиторски бележки, които не се приемат като такива за докладване, както е определено от одиторската служба, се докладват в отделно писмо до засегнатите управители, както прецени общият одитор.

Общият одитор консултира генералния секретар и/или председателя на комисията по одита на РИ, за да определи разпространението на отделните доклади по специални проекти и консултански ангажименти.

Одиторската служба отговаря на или надвишава международните стандарти за професионалната практика на Международните стандарти за професионална практика по вътрешен одит на Института на вътрешните одитори. (май 2014, СБД, реш. 171)

Препратки

67.020. Инструкции за назначаване и оценка на независим одитор

Бордът на директорите на РИ е отговорен за назначаването и оценката на независимия одитор. Комисията по одита съдейства на Борда в изпълнението на тази отговорност, като

• Определя и съобщава очакванията от изпълнението

• Наблюдава и оценява изпълнението

• Прави препоръки към Борда относна услуги, такси и назначение; и

• Надзирава изборните процеси от конкурсите
Комисията по одита комуникира с председателя на попечителите относно назначението или оценката на независимия одитор.
Комисията по одита наблюдава и оценява изпълнението на независимия одитор, както е описано в „Оценка на годишното изпълнение“, както е дефинирано в тези инструкции. Всяка година комисията по одита документира и съобщава оценката си пред Борда и председателя на попечителите и отправя препоръки към Борда, както е необходимо. Препоръките могат да включват провеждане на избор след конкурс въз основа на сериозни и/или текущи пропуски в изпълнението. Комисията по одита следва да потърси и обмисли съдействие от ръководството.
Принципно, освен ако обстоятелствата не налагат друго, комисията по одита, от името на Борда и попечителите, официално обмисля и провежда цялостен преглед за избор на своя независим одитор въз основа на конкуретните предложения поне веднъж на всеки седем (7) години. Комисията по одита следва да потърси и обмисли съдействие от ръководството.
А. Оценка на годишната работа

Генералният секретар разпространява критериите за оценка и свързаните с това материали за използване при наблюдението и оценяването на работата на независимия одитор през годината. Тази информация се разпространява преди началото на значимите одиторски услуги (т.е. обикновено през януари или февруари) до следните:

• Членовете на комисията по одита

• Генералния секретар

• Други управители на секретариата, както се прецени за необходимо
При приключването на одиторските услуги (т.е. октомври) генералният секретар търси обратна информация за оценка от споменатите ротариански лидери и управители. Оценката и обратната информация се докладват на комисията по одита на следващото й заседание (обикновено през февруари). Критериите за оценката следва да останат сравнително постоянни от година на година, за да позволят оценката на тенденциите в работата във времето. Примерните критерии за потенциална оценка на работата включват, но не се ограничават до

• Очаквани и реални резултати от плана за одит

• Качество на одиторските услуги

• Спазване на сроковете на одита

• Такси за одита (реално срещу договорено)

• Независимост

• Разбиране на Ротари

• Вид, честота и качество на информацията и комуникациите

• Наличност и прозрачност
Комисията по одита следва да обсъди с независимия одитор (на затворена сесия, ако е необходимо):

• Въпроси или проблеми по отношение на работата на независимия одитор през първата фискална година и/или цялостни взаимоотношения

• Очаквания за изпълнението на работата

• Предложения план за одит, обхвата и таксите за следващия годишен одит(и)

• Въпросите или проблемите на независимите одитори
Комисията по одите съобщава резултатите по време на дискусиите относно извършената работа от независимия одитор и предложенията на Борда чрез своя доклад/протокол от заседание до Борда. Комисията по одита изразява конкретни препоръки, ако има такива, до Борда относно приемането на предложението на независимия одитор за следващата фискална година. Комисията по одит може да направи други препоръки към Борда, включително вид тръжна процедура за тези услуги. Ако бъде препоръчана тръжна процедура, председателят на попечителите трябва да се уведоми.
Разискванията на комисията по одита включва разглеждане на резултатите от проучването на годишната оценка. През цялата година комисията по одита следва да има пълен, пряк и открит достъп до независимия одитор. Генералният секретар съдейства и улеснява този достъп.
Обсъждането на изпълнението на работата на независимия одитор може да се включи в дневния ред на кое да е заседание на комисията по одита.
Ако е необходимо, работата на независимия одитор може да се разгледа между редовно планираните заседания на комисията. Инициативата за това разглеждане може да бъде на председателя на комисията по одита или от ръководството. Председателят определя най-добрият подход за извършването на разглеждането. Резулатите от разглеждането се документират и съобщават.
Б. Избор въз основа на конкурс

Комисията по одита надзирава процеса на избор на независим одитор чрез конкурс. Комисията по одита търси и взема предвид информацията от ръководството.

1. Установяване на процедурите на изборния процес и времеви график

2. Определяне на изискванията за услугите

3. Избор на група(и) по оценяването и съобщаване на отговорностите им

4. Установяване на критерии за оценка на одиторска фирма и методология за точкуване

5. Проучване на одиторските фирми и определяне на групата, измежу която се избират одиторски фирми

6. Изготвяне и разпращане на молби за пакет с предложения

7. Оценка на предложенията въз основа на установените критерии

8. Избор на одиторска фирма(и)

9. Искане/получаване на устни презентации от избраните одиторски фирми

10. Окончателна оценка и избор (юни 2010, СБД, реш. 265)

Източник: февруари 2007, СБД, реш. 208. Изменение: юни 2010, СБД, реш. 265

Член 68. Бюджети

68.010. Процес на разглеждане на бюджета

68.020. Правомощия за надвишаване на бюджета на РИ

68.030. Капиталови разходи

68.010. Процес на разглеждане на бюджета

Финансовият отчет трябва да се изготви навреме за адекватно разглеждане от Борда. Процесът на разглеждане на бюджета включва и преглед на първоначалния одобрен от Борда бюджет за годината и система за разглеждане на отклоненията от бюджета. Тази система осигурява на президента и генералния секретар обяснението на всяко действително или очаквано отклонение заедно с индикация за подходящото действие за корекция, което е предприето или трябва да се предприеме. (юни 1998, СБД, реш. 348)
Източник: май 1989, СБД, реш. 370
68.010.1. Отговорности на президента елект за изготвянето на бюджета

Президентът елект на РИ следва да участва в изготвянето на бюджета на РИ за годината, в която той/тя ще бъде президент. (октомври 2015, СБД, реш. 85)

а) Генералният секретар носи пълната отговорност за управлението и контрола на процеса по изготвянето на бюджета на РИ и прилагането на одобрения бюджет и позволените от Борда отклонения

б) Генералният секретар има пълната отговорност и пълномощие периодично да преглежда и наблюдава, през цялата фискална година, действителните резултати най-подробно на одобрения бюджет, включително одобрените от Борда отклонения и преразпределянето на разходите по бюджета през годината, съгласно политиката на Секретариата относно преразпределянето на бюджета, която се разглежда периодично от Финансовата комисия.

в) Всички разходи по бюджета трябва да се управляват на ниво разходни центрове

д) Разходите по бюджета от разходните центрове могат да се прехвърлят за дейности в други разходни центрове с предварителното писмено одобрение от генералния секретар

е) Всички финансови транзакции трябва правилно да се отчитат съгласно сметкоплана и разходните центрове на организацията

ж) Генералният секретар е упълномощен да предприема необходимите стъпки, за да упражни правомощията си при прилагането на тази политика

з) Генералният секретар признава приоритета за интегриране на процеса по изготвяне на бюджета със Стратегическия план на Секретариата и поддържа отчетност на бюджетите чрез процеса за оценка на служителите. (октомври 2015, СБД, реш. 85)

68.010.3. Отговорност на главния финансов офицер за изготвянето на бюджета

Главният финансов офицер има финансовата и оперативната власт над процеса по изготвяне на бюджета и използването на средствата в РИ, под наставленията на генералния секретар. (февруари 1999, СБД, реш. 196)
Източник: юни 1998, СБД, реш. 393
68.010.4. Правомощия над финансовите въпроси на Международните офиси

Главният финансов офицер има правомощията да получава отчетите по финансовите въпроси директно от Международните офиси на РИ. (януари 2013, СБД, реш. 141)

Допълнителните точки, представени за разглеждане от Борда, които имат финансово отражение върху капиталовите или оперативните бюджети на РИ, трябва да се подават във Финансовата служба чрез главния финансов офицер не по-късно от 30 дни преди заседанието на Борда за анализ на това отражение. Тези точки, представени след крайния срок от 30 дни, се отлагат за следващото заседание, освен ако президентът, след консултация с Изпълнителната комисия, не се съгласи да бъдат представени на текущото заседание. (октомври 2013, СБД, реш. 30)

За всички бюджети на РИ очакваните приходи от членски внос се базират на броя на ротарианците, плащащи членски внос по клубните фактури към 1 януари (шест месеца преди бюджетната година. (октомври 2014, СБД, реш. 105)

Препратки

30.070.1. Отговорности на финансовата комисия

68.020. Правомощия за надвишаване на бюджета на РИ

Генералният секретар има правомощията да плаща неплатените задължения на Ротари Интернешънъл, дори да надвишават предвидения бюджет, за коя да е фискална година, при условие че генералният секретар и касиерът докладват на президента и на Борда на всяко заседание всяко очаквано или прогнозирано материално отклонение от бюджета. (януари 2013, СБД, реш. 141)

Забележка: Бордът редовно преразглежда и изменя, където е необходимо, „Политиката на РИ относно финансирането на капиталовите разходи и проекти”, както следва:

Предназначението на тази политика е да идентифицира онези обстоятелства, според които финансирането на капиталови проекти или оборудване със задължения или чрез финансови (капиталови) лизинги е подходящо. Политиката също така установява лимитите за нивото на позволената задлъжнялост и финансовите (капиталови) лизинги и постановява необходимите одобрения за ангажиране с дълг или сключване на финансов лизинг.

Тази политика се прилага за финансирането на капиталови разходи и проекти на Ротари Интернешънъл.

1. Ангажирането с дълг се разглежда при следните обстоятелства:

а) Ако наличните средства за изразходване в брой по капиталовия(те) проект(и) ще възпрепятстват способността на организацията да запази или поддържа общата политика на РИ по отношение на резервите от излишъци, и

б) Проектът, ако бъде финансиран, се очаква да генерира допълнителен доход през следващите години, който може да бъде използван за компенсиране на бъдещи плащания по дълга.

а) Придобитата апаратура е от такова естество, че развитието на технологиите ще направи апаратурата морално остаряла за сравнително кратък период от време, и

б) Валидният лихвен процент по лизинга е по-нисък от очаквания процент на възвръщаемост от инвестициите през срока на лизинга.
3. Сумата на позволения дълг плюс финансовия (капиталовия) лизинг е обект на следното:

а) Общият дълг и финансовият лизинг не трябва да надвишават 15% от неограничените нетни активи на РИ.

б) Наличният приход за обслужване на дълга следва да е равен или по-висок от два пъти сумата на годишното обслужване на дълга (главница и лихва) и плащанията по лизинга. Коригираните оперативни разходи са равни на оперативните разходи минус амортизация, разход за лихви и извънредни въпроси.
Г. Пълномощия

Бордът трябва да одобри ангажирането с дълга. Генералният секретар може да одобри финансови (капиталови) лизинги на стойности, ненадвишаващи 100 000 щ.д. през коя да е фискална година. Сумите над 100 000 щ.д. през която и да е фискална година трябва да се одобрят от Борда. (януари 2013, СБД, реш. 141)

Генералният секретар е упълномощен, след предварителна консултация с касиера или председателя на финансовата комисия на РИ, да регулира прага на капитализация, както е уместно. (юни 2007, СБД, реш. 315)

Препратки

30.120. Финанси на комисиите

40.030. Нови структурирани програми

♦

69.020. Пътуване

69.030. Ротарианско финансиране за гуверньорите

69.040. Разходи на генералните офицери

69.050. Разходи на офицерите

69.060. Разни финансови въпроси

69.010. Одобрение на плащания

Всички плащания, генерирани от доброволци, включително офиса на президента, са обект на одобрение след плащането от страна на касиера или посочено от него лице. Касиерът докладва пред Борда всички съществени разходи, които не са направени съгласно одобрения бюджет или според политиката, одобрявана периодично от Борда. (юни 1998, СБД, реш. 348)

69.020. Пътуване

РИ обещава на ротарианците по света да използва членския им внос и даренията умно, като гарантира, че онези, които пътуват за сметка на РИ и Фондацията, го правят по възможно най-евтиния начин, съгласно добрата служба и политиката на РИ относно пътуванията. Всички индивидуални пътувания за сметка на РИ се насърчават да пазят средствата на организацията. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Всички ротарианци и служители трябва да използват официалното заявление за разходи на РИ за възстановяване на пътни разходи. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Всяко лице, чието присъствие на среща, събитие или друга дейност, се финансира изцяло или частично от РИ, включително ротарианци, техните брачни партньори и други, следва да изпълняват отговорностите и задълженията си за срещата, събитието или дейността, както е предвидено в уставните документи на РИ, Кодекса с ротарианските практики или официалната програма за срещата, събитието или дейността. Пътуващите, които получават финансиране, но не изпълнят отговорностите и задълженията си, няма да получат възстановяване на средствата от РИ за разходи, свързани с пътуването и следва да върнат на РИ всички суми, които са изплатени до тях или от името на РИ, във връзка с пътуването. Генералният секретар докладва на комисията по одита към РИ всеки случай, когато не е са спазени изискванията на тази политика. (юни 2009, СБД, реш. 276)

Бордът редовно преразглежда и изменя, където е необходимо, „План на РИ за управление на пътуванията”. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Бордът редовно преразглежда и изменя, където е необходимо, политиката относно пътуванията на пътната служба на Ротари Интернешънъл (RITS). (юни 2013, СБД, реш. 212)