Кодекс с ротарианските практики съдържание Предговор Описание на Кодекса Кодекс с ротарианските практики

Основното предназначение на пътната служба на РИ (RITS) е да осигури най-доброто възможно обслужване за онези, които пътуват по назначения, финансирани от Ротари. Организирането на нефинансирани пътувания са лична отговорност на отделните пътуващи. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Пътната служба на РИ (RITS) има договорни взаимоотношения с една агенция, главен изпълнител, и чрез нея с колкото е необходимо многобройни подизпълнителни акредитирани агенции за международни пътувания. Тази агенция следва да предоставя възможно най-изгодните финансово услуги за целия ротариански свят съгласно политиката на РИ относно пътуванията. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Предназначението на пътната служба на Ротари Интернешънъл е да предоставя маршрути за пътуване по въздух и свързаните с това пътни услуги, които улесняват съответното пътуване по ротарианско назначение. Затова се очаква от финансираните от Ротари пътници да приемат маршрутите и цените, които служителите от пътната служба определят като най-логични в съответствие с писмената политика относно пътуванията.

1) Избор на конкретна авиокомпания с точки за чести пътувания, когато Ротари има възможността да използва по-ниска тарифа или програми за поощряване на други авиокомпании;

2) Избор на конкретна авиокомпания, когато Ротари трябва да изпълнява договорните си задължения с преференциални авиокомпании;

3) Избор на тарифи за икономична класа (в полза на лични кредити за първа или бизнес класа), когато има налични по-големи остъпки от тарифите; като не се отбелязва никаква промяна към настоящата политика относно пътуванията за онези, които имат право на бизнес класа, когато бизнес класа не е налична. (юни 1998, СБД, реш. 348)

Възстановяването на суми за ротарианци, закупили билети от местна авиокомпания с разрешението на RITS, се обработва при подаване на съответните квитанции/фактури с официалното заявление на Ротари Интернешънъл за разходите към Финансовия отдел или до съответния международен офис на Ротари или фискален агент. Подаването на изискуемата документация не може да се извърши преди началото на пътуването. (ноември 2006, СБД, реш. 35)

Бордът е одобрил „Политика за пътуването на служители на РИ”, която се прилага за всички служители на Ротари Интернешънъл и Фондацията на Ротари, които са упълномощени да пътуват от името на организацията. Освен ако не са налице значителни ценови показатели за промяна на тази политика, генералният секретар е упълномощен да преразглежда политиката за пътуване на служителите на РИ, както изискват обстоятелствата. (ноември 2002, СБД, реш. 55)

Бордът е приел Политика на РИ относно възстановяването на разходи за пътувания на брачни партньори. Според тази политика Ротари възстановява разходите за пътувания на брачни партньори на ротарианци само ако пътуването обслужва добронамерена бизнес цел на Ротари Интернешънъл и сумите, поискани за възстановяване, се придружават от документация, като се използва „Документ за дейности, по които се възстановяват разходи, на брачен партньор” на РИ. Ротарианците и брачните партньори, които не спазят тези изисквания, няма да получат възстановяване на разходите от РИ за разходите, свързани с пътуване, и следва да върнат всички суми на РИ, платени до тях или на тяхно име от страна на РИ във връзка с пътуването. Лицата, които пътуват за сметка на РИ, могат да бъдат обложени с данък върху дохода за стойността на пътуването, ако пътуването не е с добронамерена бизнес цел за РИ. (юни 2009, СБД, реш. 276)

Генералният секретар ограничава използването на процедурите за фактуриране по главна сметка само до разходите за хотелска стая и такси за всички отделни лица, пътуващи за сметка на РИ. Всички други индивидуални бизнес разходи се възстановяват съгласно стандартните процедури за възстановяване на средства.

Бордът препоръчва

1. Лимит от 50 щ.д. на човек за възстановяване на дневни разходи за храна за всички, които пътуват за сметка на РИ

2. Когато РИ осигурява купони за храна, не трябва да се предявяват искания за въстановяване на разходи за храна, направени извън One Rotary Center (януари 2009, СБД, реш. 132)

Препратки

69.030. Ротарианско финансиране за гуверньорите

Гуверньорите получават финансиране, за да покрият частично разходите си, свързани с посещенията в клубовете, обучението и разходите за офис. Тези средства се използват за изпълнението на гуверньорските задължения и отговорности съгласно политиката на Ротари и Борда. (октомври 2013, СБД, реш. 62)

Гуверньорите получават възстановяване на разходите, които са основателни и необходими за изпълнението на техните отговорности като гуверньори, максимум до стойността на общата сума за финансиране на дистрикта, определена от РИ за мандата им като гуверньор. (октомври 2013, СБД, реш. 62)

Възстановяването на средствата се плаща към гуверньорите в местната им валута, когато РИ притежава подобна валута. Когато РИ не притежава местната валута на гуверньора, РИ избира основателна, изгодна финансово алтернативна валута. Всичи разпределения на средства са обект на случаен одит. Плащането се извършва или директно до дистрикт гуверньора, или до дистрикта. Възстановяването на средствата до гуверньорите се администрира, както следва, и периодично се преразглежда:

а) 70% от бюджета, наличен за гуверньорите се изпраща през първата седмица на юли (генералният секретар е упълномощен да разпредели под 70% от бюджета, наличен за гуверньорите, ако прецени за необходимо да запази подходящия контрол и стопанисване над големите общи суми за разпределение)

б) преди разпределението на допълнителните фондове, трябва да бъдат получени:

1. отчетите с разходите, документиращи използването на първоначалните 70%

2. отчетите с разходите, документиращи използването на оставащите 30%

в) отчетите с разходите трябва да се подадат не по-късно от 31 юли след мандата на гуверньора, придружени със съответната документация, за да се получи допълнителното разпределение на оставащите 30% от сумата по бюджета

г) след получаване на петиция с облекчаващи вината обстоятелства, генералният секретар, действащ от името на Борда, може да удължи срока, посочен във в) по-горе, до не по-късно от 30 септември

д) гуверньорите трябва напълно да документират първоначалното разпределение от 70% предварително и да върнат недоказаните или неизползваните средства до РИ не по-късно от 30 септември след гуверньорския мандат; гуверньорите с недоказани или невърнати суми към РИ ще бъдат добавени в Списъка с ротарианците с неизплатени задължения към РИ и ще бъдат докладвани пред комисията по одита на РИ

е) възстановяването не може да надвишава 100%

ж) обучението по тази политика се включва като част от обучението за дистрикт гуверньор на международната асамблея. (октомври 2013, СБД, реш. 62)
Източник: юни 1998, СБД, реш. 396; юни 2005, СБД, реш. 329. Изменение: ноември 1999, СБД, реш. 203; февруари 2000, СБД, реш. 335; май 2000, СБД, реш. 398; юни 2001, СБД, реш. 447; ноември 2001, СБД, реш. 55; май 2003, СБД, реш. 409; ноември 2005, СБД, реш. 38; юни 2006, СБД, реш. 270; юни 2007, СБД, реш. 226; юни 2007, СБД, реш. 318; ноември 2007, СБД, реш. 32; юни 2008, СБД, реш. 269; октомври 2013, СБД, реш.62
69.030.4. Процедура за корекция на бюджетите на гуверньорите

С цел установяване на процедура за извършване на ревизии по разпределенията за гуверньорите, е договорено, че:

б) генералният секретар е упълномощен да прави корекции в разпределенията за гуверньорите, каквито може да са необходими, поради промяна в границите на дистрикта или промени в броя на клубовете в даден дистрикт;

в) генералният секретар е упълномощен да взема решения от името на Борда, свързани с увеличението на бюджетите на гуверньорите, когато, по мнението на генералния секретар, цялото или част от това поискано от гуверньора увеличение е оправдано и основателно;

г) генералният секретар е упълномощен да взема решения от името на Борда, свъзани с възстановяването на разходите на гуверньора, надвишаващи техните бюджети, когато, по мнението на генералния секретар, цялото или част от подобно възстановяване, както е поискано от гуверньора, е оправдано и основателно;

д) всички действия, предприети от генералния секретар съгласно тези процедури се докладват на Борда. (юни 1998, СБД, реш. 348)
Източник: април-май 1948, СБД, реш. 212; януари 1967, СБД, реш. 192

69.030.5. Колебания в обменния курс

Бюджетите на гуверньорите се преизчисляват до степента, в която обменният курс към щатския долар се повишава или намалява спрямо местната валута с три или повече процента към 1 юли и курса, към който бюджетът първоначално е изготвен, за да компенсира увеличението или намалението. Ревизираният бюджет, отразен в щ.д., тогава става окончателен и не подлежи на допълнителна промяна поради последващи колебания в обменния курс. (юни 2006, СБД, реш. 270)
Източник: юни 1987, СБД, реш. 410; Изменение: юни 2006, СБД, реш. 270
69.030.6. Специални фактори в ротарианското финансиране за гуверньорите

Дистриктите с няколко държави, няколко езика, големи географски разстояния и/или голям брой клубове могат да имат основание да поискат допълнителни финансови средства да бъдат добавени към ротарианското финансиране за гуверньорите. (октомври 2013, СБД, реш. 62)

Крайният отчет, както е описано в параграф 15.060.4. от Правилника на РИ, следва да включва всички парични средства, получени от гуверньора. Гуверньорът следва да изпрати копие от своя финансов отчет и до генералния секретар в срок от три месеца от края на мандата на гуверньора с доказателство, че отчетът е прегледан от независим експерт и представен пред всеки клуб за обсъждане на дистриктна среща съгласно параграф 15.060.4. от Правилника на РИ.

- Допълнително възстановяване на разходите от РИ

- Назначение или възлагане на задачи от РИ като доброволец

- Назначение или възлагане на задачи от Фондацията на Ротари

- Награда от РИ или Фондацията на Ротари
докато завършеният финансов отчет не бъде разпространен до клубовете и генералния секретар и обсъден и одобрен на дистриктна среща. (октомври 2015, СБД, реш. 82)
Източник: октомври 2015, СБД, реш. 82

Препратки

19.050. Незаета позиция за длъжността гуверньор и елект гуверньор: обучение

31.060.8. Увеличение в бюджетите на гуверньорите

58.070.1. Разходи за участие в международната асамблея, които се покриват от РИ

58.070.2. Плащане за участие в международната асамблея в държавите с неконвертируема валута

58.070.3. Плащане за гуверньорите, които служат втори мандат

69.040. Разходи на генералните офицери
69.040.1. Политика за разходите на генералните офицери

Всяко възстановяване на средства трябва да е за разумни разходи за развитие на бизнес целите на РИ. Генералният секретар гарантира, че РИ поддържа последователно прилагане на съществуващите политики за възстановяване на разходи, по-специално по отношение на документацията. Това включва наблюдение, така че да не се възстановяват лични средства. Лицата, които пътуват за сметка на РИ, могат да бъдат обложени с данък върху дохода върху стойността на пътуването, ако пътуването не е за добронамерена бизнес цел на РИ. Генералният секретар следва да докладва всяко неспазване на изискванията на тази политика на Комисията по одита на РИ.

Директорите (с изключение на президента и президента елект) могат да получат възстановяване на разходите до максимум 20 000 щ.д. всяка година. Тази сума е известна като годишно разпределение на разходите. Президентът и президентът елект няма да получат годишно разпределение на разходите. Всяка част от годишното разпределение на разходите, която не е използвана от директор през първата година като директор в Борда, може да се прехвърли и използва през втората година. Никоя част от годишното разпределение на разходите не може да се използва от директор след завършването на втората година като директор в Борда.

а. Визитни картички

б. Канцеларски материали

в. Пощенски разноски

г. Ксерокс копия

д. Разходи за телефон и факс

е. Офис асистенти (персонал)

ж. Други административни разходи, свързани с поддържането на офис

а. Транспортни разходи

б. Хотел

в. Храна и основателни непредвидени разходи

а. Регистрационна такса

б. Транспорт

в. Хотел

г. Храна и основателни непредвидени разходи
4. Разходи, свързани с ротариански институт, за чието свикване отговаря директорът, което не се покрива по друг начин от бюджета на РИ (виж Раздел Д) или бюджета на института, включително на брачния партньор, когато се придружават от съответната документация за бизнес целите.

5. Разходи за присъствието на директора на не повече от един институт, където директорът не служи като свикващ, включително на брачния партньор, когато се придружават от съответната документация за бизнес целите:

а. Регистрация

б. Транспорт

в. Хотел

г. Храна и основателни непредвидени разходи

а. Сако на президента и вратовръзка за директорите на РИ, сакото на президента и шал за брачните партньори на директорите на РИ

б. Значки на директорите

в. Видео материали или публикации на РИ

г. Кредити за по-висока класа от авиокомпании

д. Ваксиниране и медицински разходи за превенция, свързани с наложително пътуване на РИ

е. Разходи за създаване и поддържане на уебсайт на директора
7. Други основателни разходи по ротариански дела, неописани по-горе, но в разпределените суми на офицера, могат да се одобрят от Изпълнителната комисия и да се докладват на Борда на следващото му заседание. Всички офицери, които търсят възстановяване на разходи по работа отвъд позволените разпределени суми следва да поискат разрешение от Борда. (юни 2009, СБД, реш. 276)
Източник: юни 1997, СБД, реш. 393; Изменение: юни 1999, СБД, реш. 348; август 1999, СБД, реш. 48; август 1999, СБД, реш.50; ноември 1999, СБД, реш. 251; юли 2000, СБД, реш. 28; юни 2002, СБД, реш. 293; ноември 2004, СБД, реш. 158; ноември 2004, СБД, реш. 160; юни 2008, СБД, реш. 232; юни 2009, СБД, реш. 235; юни 2009, СБД, реш. 276
Б. Други възстановими разходи по и над годишното разпределение на разходите (необлагаемо възстановяване на получателя)
В допълнение към гореспоменатите възстановими разходи, разходите, свързани с дела на РИ, извършени от президента и президента елект при пътуване по работа на РИ и разходи, свързани с работа, извършени от директорите във връзка със срещи, в които присъствието на офицера е задължително (заседания на борда, международната асамблея, международния конгрес и други срещи, както е определено от президента), могат да се подават заявления за разходи със съответната документация за възстановяване. Възстановяването на разходи, свързани със задължителни срещи, се ограничава до:
1. Наземен транспорт

2. Летищни такси

3. Храна по време на път или неосигурена за група или по друг начин таксувана към главната обща сметка за хотел

4. Пране и основателни непредвидени разходи

5. Едно клубно членство към авиокомпания

6. Други обичайни и разумни разходи за ротарианско пътуване, свързано с тези срещи

7. Всички хранения по време на дела на РИ

8. Разходи на брачен партньор за това пътуване, когато са упълномощени и придружени от съответната документация с бизнес цели (ноември 2004, СБД, реш. 158)

За президента и президента елект е предвидено използването на етажна собственост, докато са в Еванстън (виж Раздел Ж). Въпреки това, те поддържат своето основно жилище, докато заемат длъжността и също имат други извънредни разходи по време на пътуване по служба на РИ. Президентът и президентът елект получават възстановяване на разходите, за да покрият следните годишни разходи за офицера и брачния му партньор:

1. Разходите за поддържане на основното им жилище, ограничени до имотна застраховка, данъци върху имота, консумативи, охрана, грижа за тревните площи, периодично почистване, автомобилна застраховка и свързаните с автомобила такси (ненадвишаващи 35 000 щ.д.)

2. Официално облекло и багаж (ненадвишаващи 3 500 щ.д.)

3. Лични разходи, направени при пътуване по дела на РИ (ненадвишаващи 1 500 щ.д.)

4. Данъчна консултация и подготовка (не повече от 3 000 щ.д.)

5. Профилактични прегледи (не надвишаващи 1 000 щ.д.)

6. Разходи за вторично медицинско покритие (ненадвишаващи 5 500 щ.д.)

7. Поддържане на членството в клуб (ненадвишаващо 750 щ.д.)

8. Частта на служителя при взаимното плащане (приспадане) на медицинска/зъболекарска застраховка, която се изисква по здравно осигурителната програма за служителите на РИ, както и взаимни плащания (приспадане), които се изискват по пътната медицинска застраховка на офицер (не надвишаващи 14 000 щ.д.)

9. Всякакви такси, които се плащат от получателя по отношение на разходите, възстановими в този раздел (като процентът на таксите не надвишава 46%) (януари 2011, СБД, реш. 172)
Източник: ноември 2004, СБД, реш. 158; Изменение: юни 2005, СБД, реш. 330; февруари 2006, СБД, реш. 207; януари 2011, СБД, реш. 172
Д. Ротариански институти

РИ възстановява транспортните разходи, направени от свикващите за пътуване до мястото на иниститута по два повода с цел планиране, както и транспортните разходи, направени от свикващите и техните брачни партньори, когато ги придружават, за да присъстват на ротарианските институти, съгласно политиката, установена от РИ относно пътуванията. От ротарианските институти се очаква да плащат всички други разходи, наравени от свикващите и техните брачни партньори, присъстващи на техния институт. При поискване РИ плаща авансово 1000 щ.д. на свикващия, за да покрие разходите си, като този аванс се възстановява след закриването на института. (юни 1999, СБД, реш. 348)

Всеки елемент, който не е посочен като възстановим по тази политика, няма да се възстановява, включително, но не само:

2. Медицински рецепти или лекарства без рецепта при пътуване по служба на РИ

3. Лични услуги (козметични салони, фризьорски салони, здравословни клубове)

4. Разходи на брачните партньори, освен ако не са позволени по друг начин според тази политика

5. Разходи на други членове на семейството, включително деца, освен както е позволено от политиката на Борда за президента и президента елект на международния конгрес

6. Облекло (с изключение на сакото на президента, вратовръзката и аксесоари)

7. Багаж

8. Наем на видео касети

9. Забавление, което не е свързано със служба на Ротари

10. Лични разходи за телефон, факс и имейл (юни 2002, СБД, реш. 293)

На президента и президента елект се предоставя постоянно жилище за ползване, докато са в Еванстън. Президентът и президентът елект получават възстановяване на разходите за всяко хранене за тях самите и брачните им партньори, докато са в Еванстън, както и разходи за хранителни стоки. Стойността на жилището и разходите за хранене и хранителни стоки на президента и президента елект, докато са в Еванстън, както и транспортните разходи за пътуванията до постоянното им местоживеене могат да се облагат с данъци според закона на САЩ в зависимост от фактори, които са уникални за всеки президент и президент елект. Генералният секретар поддържа контакти с външен данъчен съветник, който всяка година се среща с президента, президента елект и президента номини, за да оцени съответните фактори и да определи дали тези елементи ще бъдат обложени. Ако бъде определено, че тези стойности се облагат за президента и/или президента елект, РИ възстановява сумите на дължимите данъци. (юни 2005, СБД, реш. 330)

Генералният секретар ограничава използването на процедурите за фактуриране по основна обща сметка само до разходите за хотелска стая и такси. Всички други бизнес разходи се възстановяват според стандартните процедури за възстановяване на разходи за директорите на РИ. (ноември 2001, СБД, реш. 146)