Обучение на синдикалисти за работа по проекти за синдикалисти

Първата част от този Въвеждащ курс цели запознаването на участниците с ключовите характеристики на работата по проекти и подпомагането им да осъзнаят важната роля, която могат да играят дейностите, свързани с проекти в синдикалната работа.

След Дейност 1, преподавателят може също така да направи кратка презентация на целите на курса и да очертае неговата структура. Той също така трябва да представи идеята за създаване на портфолио (виж Материалите от Курса за Обучение) и да отговори на всички въпроси, които могат да възникнат на този етап преди да премине към работата, заложена в Дейност 2.

• 
  Да даде възможност на участниците да се запознаят
  

Това е проста дейност, която изисква малка подготовка.

Групов модел по двойки. Доколкото можете се опитайте да гарантирате разумен джендър баланс и се постарайте да избегнете да групирате хора от едно и също работно място или организация. Тази дейност може да се осъществи в пленарната.

Участниците се интервюират взаимно по двойки като използват Формулярът с въпроси за да отбележат основните аспекти от отговорите.

Всеки участник представя своя партньор пред останалите участници в групата. Ако разполагате с достатъчно време ще бъде полезно да разясните или коментирате някои от отговорите, свързани с очакванията на участниците от курса. Пленарната сесия може да завърши с кратка презентация от страна на преподавателя (по възможност PowerPoint), която да очертае параметрите на курса.

• 
  Да запознае участниците с обхвата на различните видове дейности, които могат да бъдат разглеждани като ‘проекти’
  
• 
  Да положи основите за презентациите и упражненията, които следват.
  

Дейността е конструирана като бърза мозъчна атака за различни примери за ‘проекти’.

Отговорите по принцип са непредсказуеми, но бихте могли да очаквате и съответно да окуражите примери, които са много разностранни по отношение на същност, обхват и сложност:

• 
  Организиране на концерт
  
• 
  Построяване на тунел
  
• 
  Преместване на офиси
  
• 
  Създаване на уебсайт
  
• 
  Дизайн на нов модел коли
  
• 
  Организиране на сватба
  
• 
  Създаване на филм
  
• 
  Публикуване на списание
  
• 
  Експедиция до луната
  

• 
  Да повиши осъзнаването на специфичните характеристики на проекта и работата по проект
  
• 
  Да се обсъди същността на работата по проекти и да се очертаят нейните отличителни характеристики
  

Тази дейност е предвидена като групова дейност. Първата част от дейността може да се проведе под формата на пленарна дискусия като продължение на Дейност 2. В този случай груповата дейност може да се фокусира просто върху дефиниране на понятието ‘проект’. Групите работят по задачите, поставени във Формуляра за дейност 3.

Започнете чрез посочване на списъка с проектни дейности, до който сте достигнали в Дейност 2. Дейност 3 подканва участниците да разсъждават върху темата какво общо имат всички тези дейности; как се различават от дейностите, които не са ‘проекти’. Представете на участниците Формулярът за дейност 3. Като работят по групи от 4-5 човека те трябва да разгледат тези въпроси и да направят списък с това, което считат за ключови характеристики на ‘проектите’. Може би ще бъде полезно, ако ограничите броя на характеристиките, например 5 или 6, за да могат участниците да се концентрират върху ключовите аспекти. По този начин те ще трябва да опитат да достигнат до една точна дефиниция на това от какво е изграден даден ‘проект’.

Пленарна дискусия

Групите представят своите доклади и заключения пред всички участници.

• 
  Проектите обикновено са ограничени дейности – ограничени във времето, от средствата, от обхвата
  
• 
  Проектите включват обикновено набор от хора – често с различен опит, образование, организации, сфера на дейност – сътрудничеството и комуникациите са важни
  
• 
  Често проектите са с външно финансиране и изискват много административна дейност и отчитане – и внимателно планиране
  
• 
  Проектите често се асоциират с иновации, създаване на нови продукти или нови технологии.
  

Има и друга възможност – накратко да сравните дефинициите на групите с една или две други, които се официални дефиниции на работа по проекти. Ето две дефиниции, които сме използвали в подобни упражнения:

"Проектът е планирана временна дейност, включваща множество заинтересовани страни с фиксирано начало, специфични цели и условия, дефинирани отговорности, бюджет и фиксирана крайна дата.”

“Проектът е внимателно дефиниран набор от съвместни дейности, който използва ясно определени ресурси (пари, хора, материали, енергия, пространство, условия, комуникация и т.н.) за да се постигнат предопределените проектни цели в рамките на определен период от време.”

Моментът е подходящ да посочите на участниците, че не всички идеи, които те са посочили в Дейност 2 могат да бъдат формулирани като проекти или да бъдат официално признати като такива; въпреки това повечето ще отговарят на ключовите характеристики, които са записани от участниците и ще отговарят на същите концепции, подходи и техники като по-формалните ‘проекти’. Този курс на обучение е насочено главно към формалните проекти, но също така е насочен и към начините на мислене, инструментите и техниките, които могат да бъдат полезни при по-малко формалните проекти (вижте бележките към Въведените от Бележките на преподавателя).

За да обобщите сесията (и като друга ‘характеристика’ на проектите), преподавателят може представи идеята, че много проекти следват определен модел, често определян като ‘жизнен цикъл на проекта’.

Съществуват множество приети модели за жизнен цикъл на проекта, но повечето са базирани на концепцията за четири етапен процес:

• 
  Иницииране
  
• 
  Планиране и дизайн
  
• 
  Изпълнение
  
• 
  Приключване
  

• 
  Иницииране – включва оригиналната идея, възможните проучвания на приложимост/изпълнимост, събирането на основния екип и получаване на външно одобрение за придвижване към следващ етап
  
• 
  Планиране и дизайн – включва детайлното планиране и бюджетиране на проекта, определянето на допълнителен персонал, намиране на материали и оборудване и т.н.
  
• 
  Изпълнение – осъществяването на планираните дейности и предприемане на основната работа по проекта
  
• 
  Завършване – обикновено включва някакъв вид финален преглед и доклад както и достигане на продуктите/резултатите до техните евентуални ползватели
  
• 
  Мониторинг и контрол – процеси за следване на дейностите и условията на проекта по време на неговия жизнен цикъл
  

• 
  Идентифициране на някои от възможностите за работа по проекти в синдикалните организации
  
• 
  Осъзнаване на това как ефективната работа по проекти може да подпомогне синдикатите
  
• 
  Идентифициране на някои от ключовите фактори за успешна проектна дейност на синдикатите
  

Възможно е много малко от примерите, които са дадени в Дейност 2 да са свързани със синдикалния контекст. В такъв случай какви са аргументите за участие на синдикатите в дейности по проекти? В какви видове формални проекти участват синдикатите? Помислете за примери за проекти на местно, национално и международно ниво. И какви други дейности на синдикатите могат да бъдат разглеждани като ‘проектна дейност’ и да извлекат полза от подобни подходи? Представете Формуляр за Дейност 4. Участниците в групите са четири или пет. Тази дейност предполага отговор на по-сложен набор от въпроси, така че участниците може би ще се нуждаят от повече помощ в сравнение с предишните дейности.

Всяка група представя доклада си на пленарната сесия и отговорите се сравняват и обсъждат.

Ключовите аспекти, които могат да бъдат обсъдени са:

• 
  Видове проекти, които могат официално да бъдат признати като такива:
  
  • 
    Създаване на набор от учебни материали
    
  • 
    Организиране на информационна кампания по теми, свързани със здравословни и безопасни условия на труд и опазване на околната среда
    
  • 
    Възвеждане на нови услуги за синдикалните членове
    
  • 
    Провеждане на изследване
    
  • 
    Организиране на международна конференция или семинар
    
  • 
    Създаване и въвеждане на нова програма за обучение
    
• 
  Примери за други синдикални дейности, при които подходът за работа по проекти може да бъде от полза
  
  • 
    Създаване на информационен бюлетин
    
  • 
    Създаване на уебстраница
    
  • 
    Преместване на офиси
    
  • 
    Организиране на кампания за привличане на синдикални членове
    
  • 
    Организиране на демонстрация
    
  • 
    Въвеждане на нов софтуер
    
  • 
    Създаване на възможности за учене на работното място
    
• 
  Проектите могат да предложат полезни възможности за сътрудничество – както с други синдикати, така и с предприятия, местни и регионални власти, изследователски институти, колежи и университети. Чрез подобно сътрудничество организациите могат да успеят да постигнат неща, които иначе няма да могат да осъществят сами.
  
• 
  Синдикатите подобно на други организации могат да извлекат полза от иновациите. Новите идеи могат да се появят и от сътрудничеството с други институции. Поради факта че са ограничени, проектите могат да предложат време и ресурси за експериментиране в строго определени граници. В случай, че са успешни техните резултати могат да получат широко разпространение и приложение.
  
• 
  Все повече и повече финансиране (и държавно, и от други източници) се осигурява под формата на финансиране на проекти (т.е. финансиране, което е с конкретна насоченост и с ограничение във времето), а не като целево финансиране за организации. Синдикатите трябва да придобият умения за достъп и продуктивно използване на този тип ресурси.
  
• 
  От друга страна организациите не трябва да се впускат в преследване на пари. Един проект ще бъде от полза за синдикатите само ако може да даде ясен принос за постигането на неговите стратегически цели като организация.
  
• 
  Синдикатите трябва да гарантират, че имат ресурсите (особено човешките ресурси) за изпълнението на тази част от проекта. Съществува все по-нарастваща потребност кадрите, които са преминали обучения за работа по проекти да бъдат включвани като партньори по проекти или мениджъри/ръководители проекти, както и да са в състояние да използват тези умения в ежедневната си дейност.
  

За да приключите тази сесия може би ще бъде полезно да разгледате накратко един или два казуса на синдикални проекти, за да демонстрирате различните видове проекти и да видите кои са факторите за успех.

Една от целите на ЕСИ при разработването на този курс беше той да осигури обща основа за онези участници, които искат да се развиват и в бъдеще в сферата на работата по проекти чрез участие в следващите нива на обучение, които се предлагат от ЕСИ на европейско ниво. Въпреки че въвеждащият курс се провежда в национален контекст ще бъде полезно, ако преподавателите дадат пример за транснационален проект, за да покажат възможността за включване на синдикатите в европейски или транснационални проекти.

Ще намерите няколко детайлни примера за синдикални проекти – национални и транснационални в допълнителните източници на страницата на ETUInet. Те включват писмени доклади, рекламни материали и видео филми. Можете да дадете и прекрасни примери от вашата организация или национален контекст, които да бъдат по-подходящи и по-достъпни за участниците. Ако използвате подобни казуси моля да ги качите в дискусионния форум на Курса за ниво 1 в платформата на ETUInet, така че те да бъдат достъпни за ползване и от други преподаватели.

Когато определяте успеха на даден проект е добре да подчертаете, че той е видим не само в резултатите на проекта – новите продукти или услуги – но и в начините, чрез които работните процеси на проекта са въплътили основните синдикални ценности, като сътрудничество, демократично участие, равенство между половете, устойчивост и екология.

Лични бележки за дейности

Обърнете внимание на участниците, че в края на работния лист е оставено място за водене на бележки и записване на всички идеи за дейности, които са генерирани в този първи раздел на курса и които могат да бъдат реализирани в синдиката или на работното място.

Описание на няколко синдикални проекта с различен обхват:

• 
  Младежкият проект на SEK – Младите хора и разширяването на ЕС
  
• 
  Проектът LIFT (Жените и синдикатите – по-силни заедно)
  
• 
  Проектът на Scottish Union Learning – проект за използване на уменията
  
• 
  Проектът TTUPO – Обучение на синдикални служители
  
• 
  Проектът TRACE – Синдикатите - фактор на промяната
  
• 
  Проектът DeLTTUE – Разработване на електронна система за синдикално обучение
  

Тази част от курса цели да запознае участниците с някои от ключовите сфери на работата по проекти. Подходът е основан на практиката, фокусиран върху груповата дейност, която трябва да изследва потребностите при специфичен синдикален проект. Това трябва да се подкрепи от кратка презентация от преподавателя, някои въведения в основните концепции и прости инструменти и чрез пленарни дискусии, които дават обратна връзка за резултатите от работата по групи.

Тези Бележки на преподавателя предлагат някои насоки, свързани с ключовите резултати от обучението и с някои организационни аспекти. В допълнение ние сме осигурили различни материали в платформата на ETUInet – файлове Excel, PowerPoint презентации, и т.н. – който могат да подпомогнат преподавателите. Можете да адаптирате тези материали или да ги замените или допълните с други. Не забравяйте, че целта на курса е да осигури първоначална ориентация и въведение в работата по проекти и да се избегне претоварването на участниците с твърде много или твърде детайлна информация.

Работа по проекти и проекти

Искаме да ви напомним, че по време на целия курс терминът, който се използва е ‘проект’, но фокусът трябва да се постави върху ‘работа по проекти’ – набор от техники и подходи от управлението на проекти, които могат да бъдат продуктивно приложени в много ситуации, не само дейности, които са признати официално за ‘проекти’ от организационна гледна точка. Това, което курсът трябва да приоритизира е ‘настройването на мисленето’ на участниците в посока проекти и наборите от инструменти, техники и концепции, който са свързани с него. Участниците трябва да бъдат окуражени да осъзнаят ползата от проектния подход при подготовката на много различни видове и обхвати от дейности.

• 
  Да се осъзнае значението от дефиниране на определени задачи в проектната работа
  
• 
  Да се упражнят умения за идентифициране на ключовите задачи, необходими за успешното завършване на даден проект
  

Разполагате с формуляр за Дейността и работна таблица Проектни задачи.

Повечето от дейностите в тази втора част от курса са построени на базата на конкретен проект. Участниците получават съответното Описание на проект, което поставя рамките на проектната идея, както и в най-широк смисъл, неговите основни цели и ограничения. Ние ви предлагаме две Описания в края на дейността (налични и на страницата на ETUInet). Преподавателите могат да допринесат и с други идеи, за да обогатим колекцията.

Препоръчваме на преподавателя да избере предварително едно от двете Описания (или да направи сам подобно описание на друга проектна идея). Всички групи трябва да работят по едно и също Описание на проект по време на тази и следващите дейности. Това помага за фокусиране на вниманието по време на пленарните дискусии и също дава възможност за обмен на знания между групите в процеса на сравняване на идеи.

Ще бъде удачно да стартирате дейността с кратка презентация за началните елементи от проектното планиране (което не е част от дейностите, които участниците трябва да предприемат на този етап) и за значението на идентифицирането на ключовите задачи в рамките на даден проект.

В работата по проекти се прави разлика между обща цел на проекта и неговите специфични цели.

• 
  Всеки проект трябва да има една обща цел, която да съдържа това, което проектът като цяло възнамерява да постигне. Тя ще бъде тясно свързана с целите и приоритетите на организацията, която финансира проекта. Общата цел обикновено се представя в най-широки граници и може да не е напълно осъществима в рамките само на един проект. Общата цел поставя на преден план промените, които се надявате да постигнете като резултат от вашата дейност.
  
• 
  Един проект може да има няколко специфични цели – формулировки на намерения, които трябва да допринесат за общата цел. Специфичните цели описват дейностите, които ще бъдат предприети или услугите, които ще бъдат осигурени, за да доведат до осъществяване на тези цели. Те представляват определени крайни точки, които трябва да бъдат достигнати по време на проекта. (По-късно отново ще се върнем към специфичните цели при оценката на проекта. За момента е достатъчно само да представите идеята за тях).
  

• 
  Изграждане на информационен и консултативен център
  
• 
  Установяване на връзки с местна образователна институция за осигуряване на достъп до курсове за обучение
  
• 
  Разработване на нов курс, съвместно с институцията, за подготовка на целевата група за пазара на труда
  
• 
  Създаване на група от местни работодатели, които да подкрепят схемата
  
• 
  Предлагане на помощ при подготовка за кандидатстване за работа и за интервюта
  

• 
  Всяка от тези цели в последствие може да бъде разбита на серия от задачи, дейности, които са необходими за постигането й. Ако вземем за пример центърът за информиране, ключовите задачи ще включват:
  
  • 
    Договаряне на услугата
    
  • 
    Намиране на помещение
    
  • 
    Наемане на персонал
    
  • 
    Рекламиране на центъра и услугите
    
• 
  Когато се сблъскваме с някое голямо начинание ние първоначално нямаме представа как можем да го осъществим. Решението е да го разделим на по-малки дейности, за да го направим по-управляемо. Ние можем да направим това като първо го разделим на основни сфери на дейност, всяка от които да разбием на серии от ключови задачи.
  

След презентацията трябва директно да се премине към самата дейност:

• 
  Обяснете, че за тази дейност и за следващите няколко участниците ще работят в малки групи върху конкретна проектна идея.
  
• 
  Направете кратко представяне на Описанието на проекта
  
• 
  Определете състава на работните групи
  
• 
  Разяснете на участниците, че ще имат нужда от известно време, за да обсъдят съдържанието на проекта, но не трябва да навлизат в много детайли. По-важно е да бъдат определени основните сфери на дейност в проекта, а не да се планира детайлна програма за дадено събитие.
  
• 
  Представете Формуляр за дейност 5, като наблегнете на факта, че фокусът е върху основните ключови задачи (в рамките, на които може да има и други подзадачи). Предвиждаме участниците да формулира 15-20 ключови задачи, което считаме за достатъчно да обхване заложеното в тези проекти. Няма проблем, ако групата определи по-малко задачи, стига да се обхване цялата дейност по проекта. А ако списъкът е с повече от 25 задачи ще означава, че групата навлиза в твърде много детайли на този етап.
  
• 
  Подчертайте също, че тази дейност не поставя изискване за хронологично подреждане. Да се започне от самото начало и след това да се работи последователно често не е най-добрият начин за провеждане на тази дейност. По-добре е да се започне с мозъчна атака за основните работни блокове на проекта и след това да се идентифицират ключовите задачи за всеки блок.
  

Групите представят своята работа като използват флипчарт или мултимедия и след всяко представяне следва кратка дискусия.

На този етап фокусът трябва да се постави върху:

• 
  Групата обхванала ли е всички основни сфери на дейност? Има ли важни пропуски?
  
• 
  Задачите сравними ли са в общи линии по отношение на значение и важност? Има ли съществени дисбаланси?
  

По отношение на пропуските е много вероятно те да бъдат свързани с:

• 
  Координация, вътрешна координация, управление
  
• 
  Оценка
  
• 
  Публичност, връзки с обществеността, външни комуникации.
  

В заключение преподавателят трябва да представи:

• 
  Възможността за групиране на задачите и формиране на задачи и подзадачи, където е възможно
  
• 
  Идеята за работни блокове – виж речника
  

• 
  Описание на проект 1 (DOC)
  
• 
  Описание на проект 2 (DOC)
  
• 
  Структура за разпределение на задачите (PPT)