Дейност 11 Разходи на проекта

• 
  Да се идентифицират сферите от работата по проекти, които ще изискват разходи
  
• 
  Да идентифицираме тези разходи и да ги категоризираме
  

На този етап от курса участниците ще са преминали през основното въведение към много от ключовите елементи на проектната работа: времеви график, разпределение на задачите, работа в екип, комуникация и разпространение на резултатите и оценка. Тази сесия е посветена на финансите, като разбира се е представена на много елементарно ниво.

Тази дейност не е за бюджетиране; тя се фокусира върху процесите, предшестващи бюджетирането, свързани с идентифицирането на различните разходи и групирането им в категории. Степента на детайлност, до която е подходящо или възможно да се разглежда темата за финанси на проекта ще варира в зависимост от предишния опит на участниците и времето, с което разполагате.

Тук сме представили основното, което трябва да обхване един Въвеждащ курс; в някои случаи е възможно да развиете идеите без обаче да се изгубвате в много детайли и сложност.

• 
  Идентифицираме всички елементи, които предполагат разходи
  
• 
  Да преценим стойността на всеки един елемент – и когато е възможно да се позовем на реални ценови листи
  
• 
  Да съберем сумите.
  

Представете формуляр за Дейност 11. Може да бъде от полза да дадете примери за групиране на разходите по бюджетни пера: участниците сигурно са идентифицирали разходи за телефон, фотокопиране, канцеларски материали и др., които могат да се групират заедно като ‘разходи за материали’ или т.нар. ‘режийни разходи’. Ако организирате голяма среща, разходите могат да включват транспорт на участниците, наем зали, хотелско настаняване, храна за участниците и разбира се заплащане на хората, които са включени. В този случай ще имаме ‘транспортни разходи’, ‘разходи за хотел и престой’, ‘наем зали’ и ‘разходи за персонал’.

Посъветвайте участниците да се концентрират върху основните бюджетни пера, защото ако се впуснат в твърде много детайли няма да успеят да завършат упражнението. Няма да е проблем ако не успеят да преминат през всички дефинирани задачи, стига да са идентифицирали различните типове разходи и да са започнали да ги групират по пера.

Участниците могат да използват работната таблица за разходи на проекта и/или флипчарт.

В случай, че използват флипчарт осигурете на участниците лепящи листчета, на които могат да бъдат записани отделните разходни елементи. В този случай ще им бъде по-лесно да ги подреждат в групи и да ги категоризират.

Ако повечето от участниците ползват компютър могат да използват темплейта за Категориите разходи (Excel). Разходните пера могат да бъдат вписвани в първата колона, а категориите разходи във втората. Това ще ви позволи да вкарвате всеки разход на случаен принцип, а после да ги сортирате и групирате по категории.

[За да сортирате списъка в Excel, използвайте курсора да изберете/подчертаете редиците в които е въведено съдържание, включително заглавията на колоните. След това кликнете върху Data > Sort. В следващата диалогова кутия отбележете My data has headers, изберете Категории разходи от падащото меню под Column Sort By, и след това OK.]

Пленарна дискусия

Всяка група представя своята работа – обратна връзка и дискусия.

Ключови аспекти:

• 
  Няма ‘вярно’ и ‘грешно’ по отношение на категоризацията на разходите, т.е. броят на категориите и техните наименования, но проверете последователността на подхода на участниците;
  
• 
  Проверете има ли липсващи основни групи разходи;
  
• 
  Посочете, че ако проектът е с външно финансиране, финансиращите организации обикновено определят във формуляра за кандидатстване бюджетните пера и трябва да се съобразяваме с това при съставяне на бюджета. Всяка програма/институция ще въвежда собствени правила, но има някои стандартни категории:
  
  • 
    Разходи за персонал
    
  • 
    Разходи за път и престой
    
  • 
    Разходи за оборудване
    
  • 
    Разходи за материали
    
  • 
    Режийни разходи
    
• 
  Финансиращите институции имат свои правила по отношение на допустимостта на разходите както и за максималните стойности на финансиране на определени разходни пера.
  

• 
  Task Budget Template (Excel) – тази таблица е с вградени формули и ще изчислява автоматично. Вторият лист е с частично попълнен пример.
  

• 
  Категории разходи Template (Excel)
  
• 
  Бюджет Template (Excel)
  
• 
  Синдикатите и транснационалните проекти стр. 47-55
  

• 
  Да се разгледат и идентифицират възможни източници за финансиране на синдикални проекти
  

Това е сравнително кратка дейност.

Предишната дейност накара участниците да се замислят за различните разходи, които са свързани с осъществяването на даден проект, а тази дейност ще насочи вниманието им към финансирането на тези разходи. Това отново е едно упражнение, предхождащо разработването на бюджет на проекта, което е насочено към търсене на видове източници на финансиране и не е свързано с цифри или изчисления. То също така не изисква детайлни познания за финансовите изисквания.

Ако участниците не са запознати със синдикалните финанси (например да са представители на финансовите или административните отдели) преподавателят трябва да даде много насоки, обяснения и информация във въвеждащата част на тази сесия.

Ние ви предлагаме вместо да започнете с официална презентация да зададете следния прост въпрос: ‘От къде можете да намерите пари, за да покриете разходите на даден синдикален проект?’ и сесията да се проведе под формата на пленарна дискусия. Това ще даде възможност на участниците да споделят всички идеи или опита, който имат. Преподавателят разбира се трябва да е подготвил няколко примера предварително:

• 
  Собствено финансиране
  
  • 
    Един синдикат
    
  • 
    Партньорство от няколко синдиката/бранша
    
• 
  Грантово финансиране
  
  • 
    Местни/регионални власти
    
  • 
    Правителството
    
  • 
    Благотворителни фондове
    
  • 
    Други фондове
    
• 
  Търговско финансиране
  
  • 
    Спонсорство
    
  • 
    Реклама
    
  • 
    Доходи от продажба на продукти, такси за участие и т.н.
    

Всяка група представя своите идеи.

• 
  Може да има възможност да сравните и противопоставите различни подходи или да предложите други източници, които участниците да предвидят. Може да проведете дискусия кои са най-подходящите източници за финансиране или спонсорство от синдикална гледна точка.
  
• 
  Преподавателят също така трябва да обясни, че малко финансиращи институции ще са готови изцяло да подкрепят проекта ви. Това означава, че често се налага да се търси финансиране от повече от един източник и че кандидатстващата организация (синдикатът) в повечето случаи трябва да предвиди собствен принос (определен процент). Този собствен принос често приема формата на съфинансиране чрез отчитане на разходите за персонал без да изисква възстановяването на тези разходи.
  
• 
  Това е също така още една възможност да се привлече внимание към възможностите за финансиране, които предлага ЕС – директно или чрез държавните министерства и агенции. В годишните бюджети на ЕС са заложени средства, които са специфично насочени към подкрепа на индустриалните отношения и социалния диалог, работническото представителство в Европейските работнически съвети, информиране и мерки за обучение. Много от неговите програми за финансиране са насочени към сфери, които представляват интерес за синдикатите като например мобилност и обмен, учене през целия живот, равни възможности, заетост и солидарност. ЕСИ и настоящата програма за обучение за работа по проекти също се финансират от ЕС.
  

• 
  Синдикатите и синдикалните проекти стр. 47-55
  

• 
  http://www.etui.org/Services/Support-for-European-Trade-Union-Projects-SETUP
  
• 
  http://www.etui.org/Services/Support-for-European-Trade-Union-Projects-SETUP/Open-Calls-for-proposals-and-tenders
  

• 
  Да се осъзнаят потенциалните проблеми, които могат да възникнат при работа по проекти
  
• 
  Да се развият умения за приоритизиране на рисковите фактори
  
• 
  Да се идентифицират начини за минимизиране или избягване на рискове в работата по проекти
  

Обяснете, че проектите често се свързват с иновациите – представят нова услуга или продукт или нов начин за извършване на дадена дейност. По тази причина, тъй като отчасти ще се занимават с нови фактори неминуемо ще се появят рискове. Важно е да се обмислят добре следните аспекти:

• 
  Да се идентифицират рисковете
  
• 
  Да се прецени тяхното възможно въздействие
  
• 
  Да се прецени тяхната вероятност
  
• 
  Да се прецени какви мерки могат да бъдат предприети, за да се избегнат или минимизират рисковете – особено онези, които са с висока вероятност или значително въздействие върху проекта.
  

Ако групата е по-опитна в оценката на риска може да използвате и по-сложен модел с повече категории и математически формули, въпреки че това ще наложи и някои промени в таблицата за Риска. По тази причина сме включили и втора по-сложна таблица – Матрица за оценка на риска - в Допълнителните материали.

Представете формуляра за Дейност 13.

Пленарна дискусия

Всяка група представя своята работа – обратна връзка и дискусия.

Някой ключови аспекти:

• 
  Обичайните рискови фактори включват:
  
  • 
    Поставяне на нереалистични цели
    
  • 
    Предвиждане на недостатъчно време
    
  • 
    Недостатъчни ресурси
    
  • 
    Работния план не е обмислен в детайли
    
  • 
    Недостатъчни или неподходящи умения и опит на екипа
    
  • 
    Някои от членовете на екипа се разболяват или напускат
    
  • 
    Членовете на екипа не си изпълняват задълженията
    
  • 
    Липса на подкрепа от водещата организация, т.е. ниска степен на приоритет
    
  • 
    Външни промени
    
• 
  Най-често срещаните фактори са:
  
  • 
    Слабо ръководство
    
  • 
    Лоша комуникация
    
  • 
    Слаба администрация
    
• 
  Някои от рисковете могат да бъдат избегнати, някои могат да бъдат минимизирани, а някои просто трябва да бъдат приети. Всички те трябва да бъдат контролирани и екипът на проекта трябва да има план за това.
  
• 
  След като се идентифицират рисковете ще бъде необходимо да прибавите допълнителна задача към плана на проекта за тяхното контролиране и/или минимизиране. Сега е моментът да подчертаете необходимостта от непрекъснат преглед и промяна на всеки план. Подчертайте отново, че планирането на проекта обикновено е един повтарящ се, а не чисто линеен, последователен процес.
  

• 
  Риск - презентация (PPT)
  
• 
  Матрица за оценка на риска (DOC)
  

• 
  http://blog.keyedin.com/building-an-effective-project-risk-management-scoring-matrix
  
• 
  http://students.sae.org/competitions/aerodesign/nasarisk.pdf
  

Това е финалната част от курса на обучение..

Да се упражни разработването на общ план за проект на синдиката или на ниво работно място

Тази дейност представлява обобщение на работата от предишните части на курса и дава възможност участниците да разработят общ план на синдикален проект по тяхна идея.

Представете Формуляр за дейност 14 и разгледайте всеки раздел от таблицата Схема на проекта, за да се уверите, че участниците са наясно със задачата.

• 
  Участниците отново ще работят по групи, но няма нужда това да бъдат същите групи, в които са работили по Дейности 5 – 13
  
• 
  Подчертайте, че е важно проектните идеи да допринесат за тяхното работно място или синдикат
  
• 
  Посъветвайте ги да избягват проекти, които са прекалено амбициозни или твърде сложни.
  
• 
  Групите трябва да попълнят всички раздели на таблицата Схема на проекта.
  

• 
  Участниците разполагат с 5 минути, за да обмислят своите идеи
  
• 
  Групата обменя идеите си и избира една от тях в рамките на 20 минути
  
• 
  Те представят своята идея на преподавателя, който им помага да я оформят и им посочва най-очевидните пречки пред осъществяването й.
  

Всяка група представя своята работа – обратна връзка и дискусия.

По време на обратната връзка преподавателят може да предложи начини, чрез които общият план може да бъде усъвършенстван. Сферите, върху които можете да се фокусирате и да отделите специално внимание са:

• 
  Цели на проекта
  
• 
  Източници на финансиране
  
• 
  Рискове
  

Да се направи преглед на всеки аспект от курса, който има нужда от допълнително разясняване

Да обмислите как можете да започнете да използвате наученото и как можете да развиете уменията си за работа по проекти.

Структура

Тази дейност започва индивидуално, като целта й е участниците да преосмислят темите, които са били обхваната преди да направят план как могат да използват наученото и да задълбочат своите познания. Индивидуалният принос на всеки участник поставя основата на общата дискусия по време на пленарната сесия.

Това е една от последните дейности на курса и дава възможност на участниците да осмислят наученото. Накратко обобщете изминатия път по време на курса.

Представете Формуляра за Дейност 15.

Участниците разполагат с 15 минути, за да отговорят на трите раздела от таблицата.

Пленарна дискусия

Вероятно е най-добре да разделите дискусията на две части: нека всеки да даде отговорите си по първата тема и тя да бъде обсъдена, а след това процедирайте по същия начин и с останалите две точки.

• 
  Аспекти, който трябва да се доизяснят:
  

Ако времето позволява за 5 минути се върнете на дефиницията, която групата даде на понятието „проект” в Дейност 3, за да видите дали участниците искат да променят дефиницията след опита, който са придобили по време на обучението.

• 
  Използване на наученото/Придобиване на повече опит
  

Ако курсът е бил успешен той сигурно е събудил желание в участниците да научат повече и да придобият повече опит в работата по проекти. Преподавателят може да препоръча:

• 
  Допълнителни материали
  
• 
  Подходящи уеб страници
  
• 
  Софтуерни програми, за планиране на дейности и сътрудничество
  
• 
  Последващи курсове на обучение, включително курсовете на ЕСИ за управление на проекти
  
• 
  Курсове за компютърни умения за тези участниците, които имат нужда да усъвършенстват своите умения
  
• 
  Преподавателите трябва да обмислят ползата от изграждане на онлайн група за участниците в курса (и от други национални курсове), което би улеснило обмена на идеи и взаимната помощ.
  

Тази дейност осигурява обратна връзка по отношение на курса като цяло. Тя е структурирана в три части:

• 
  Участниците разполагат с 5 минути, за да попълнят индивидуално Формулярите за оценка
  
• 
  След това преподавателят разделя участниците в групи от 4 или 5 човека, които трябва да обсъдят индивидуалните оценки и да изготвят групова оценка.
  
• 
  На пленарната сесия говорител от всяка група представя изводите на групата, като се концентрира основно върху:
  
  • 
    Аспектите от курса, които са били особено полезни или забавни.
    
  • 
    Начините, чрез които курсът може да бъде усъвършенстван или подобрен.
    

Речник на съкращенията и терминологията, която се използва в управлението на проекти и в европейските програми за финансиране

В този речник сме дали дефиниции на някои от специализираните термини от областта на управление на проекти, особено в контекста на европейските финансиращи програми.

Текстовете, които са дадени в bold italic са обяснени в съответните части на речника.

Организацията в рамките на консорциума, от чието име се кандидатства и която отговаря за подготовка и внасяне на документите за кандидатстване.

Група от организации, която ще отговаря за директното осъществяване на проекта.

Организацията, която в рамките на даден проект отговаря за цялостното ръководене и ежедневно управление. Обикновено това е Кандидатстващата организация, въпреки че двете роли в някои случаи могат да бъдат поети от различни организации.

Планиран процес на осигуряване на информация, свързана с качеството, съответствието и ефективността на резултатите от програмите и инициативите на ключовите играчи и заинтересованите страни.

Европейската квалификационна рамка – това е общата европейска рамка, която описва резултатите от обученията и покрива целия спектър от квалификации – и академични и професионални. (ГД Образование и Култура)

Основният уеб портал на Европейския съюз с връзки към другите сървъри на ЕС. URL: http://europa.eu

Оценката дава възможност за качествено и количествено оценяване на постигнатите резултати измервани спрямо целите (по отношение на дейности/продукти и т.н.).