Обучение на синдикалисти за работа по проекти за синдикалисти

Вашият синдикат е притеснен от намаляващия брой на членска маса във възрастовата група под 25 години и затова си е поставил като приоритетна цел да включи повече млади хора като активни членове.

Като една от стъпките за осъществяване на тази цел е решението да организира конференция след 9 месеца, за да представи опита на други организации, които успешно преодоляват това предизвикателство.

Конференцията ще включва множество презентации от гост лектори, включително един експерт от европейска братска организация, както и поредица от работа по групи.

Конференцията ще продължи два дни и на нея ще присъстват 150 делегати от страната. Вашата група получава задачата да координира това събитие.

Вашият синдикат се стреми да привлече максимално обществено внимание и се надява материалите и заключенията от конференцията да бъдат официално публикувани.

Вашият синдикат е загрижен от липсата на разбиране сред младите хора по отношение на синдикатите и иска да направи положителна промяна в тази сфера.

Една от идеите е да се разработи програма за училищата, която да запознае младите със света на труда и ролята на синдикатите.

Вашият синдикат решава да инвестира първоначално в пилотен проект насочен към ученици на възраст 15-16 години в 10 училища и възлага на вашата група задачата да организирате това. В идеалния вариант се очаква да проведете по две сесии във всяко училище.

Освен това ще има нужда от материали за тези сесии и един или двама синдикалисти, които да говорят пред учениците.

Вашият синдикат изисква и писмен доклад за проекта.

Разполагате с девет месеца да осъществите проекта.

Дейност 6: Да поставим основите

Цел

• 
  Да се осъзнае важността от поставяне на задачите в последователност и във времеви график
  
• 
  Да се упражнят умения за последователно разпределяне на задачите и обвързването им с времеви график, което е необходимо за успешното осъществяване на всеки проект
  

Ето един възможен начин за стартиране на сесията:

‘Това, с което ще започнем е да разработим план за осъществяването на нашия проект. Планът ще покрие няколко различни аспекти на проекта. Нека да започнем нашият план с с елемента ВРЕМЕ.

Можем да стартираме процеса на планиране като направим прост списък със задачи и дати (дайте пример аз това). Или можем да използваме т.нар. календар за планиране (дайте пример). Към него можем да добавим ключовите събития (дайте пример). Един от най-използваните инструменти за това е Диаграмата на Гант (дайте пример). Ето този инструмент ще използваме днес.’

Какво представлява диаграмата на Гант? Това е вид таблица и е наречена на името на Henry L Gantt, който пръв създава тази система за разпределение на задачите. Диаграмата на Гант дава възможност за графично представяне на проекта чрез разполагане на отделните задачи върху календара на проекта. Тя се изгражда с хоризонтални оси представляващи общото време на проекта, разделено на сегменти (обикновено дни, седмици месеци или тримесечия) и вертикални оси представящи задачите на проекта. Всяка задача е представена чрез хоризонталeн табличен ред.

За целите на това упражнение преподавателите трябва да решат дали участниците трябва да използват флипчарт/бяла дъска с цветни фулмастри и лепящи се листчета или да използват компютър. Ако изберете компютър демонстрирайте на участниците как да използват темплейта на диаграмата на Гант (екселски файл, който е наличен на страницата на ETUInet – за инструкции виж по-долу). Можете да ползвате и PowerPoint презентацията за определяне на времевия график (също на страницата на ETUInet).

Няколко съвета при планиране на времето:

• 
  Вие ще трябва да помислите за продължителността на задачите (колко време ви трябва, за да изпълните всяка задача - на този етап не изчисляваме за колко часа/дни, а колко време е необходимо от началото до края)
  
• 
  Вие също трябва да помислите за последователността на задачите коя задача е първа, коя задача може да започне само когато е завършена друга)
  
• 
  Кои задачи могат да се осъществяват паралелно или частично да се припокриват във времето?
  

Посъветвайте участниците да не губят много време за редактиране на списъка със задачи. Основният фокус на дейността е свързан с определяне на последователността на задачите като се използва диаграмата на Гант.

Всяка група представя своята работа, следва обратна връзка и дискусия.

В заключение можете да обобщите:

• 
  Съществуват различни инструменти за управление (софтуерни програми и онлайн инструменти) с различна степен на трудност, които дават възможност за съставяне на още по-сложни диаграми на Гант, чрез които можете да свържете задачите и подзадачите, да определите различните връзки между задачите, да измерите и отчетете напредъка по отношение на първоначалния план и които автоматично ще преизчислят и променят вашия план, ако промените или разширите някоя от задачите. Дайте и още няколко примера, без да се впускате в детайли (защото в такъв случай ще преминете към темата управление на проекти, която е тема за по-високите нива на обучение).
  
• 
  По-важният аспект на ВРЕМЕТО в работата по проекти е управлението на личното време – организация, приоритизиране на задачите, спазване на поставените срокове от ваша страна. И този аспект не е основна тема на това обучение, но можете да намерите наръчници, софтуерни и онлайн инструменти, както и курсове, които могат да са полезни по темата. Ако участниците са заинтересовани от тази тема дайте един-два кратки примера..
  

• 
  Синдикатите и транснационалните проекти стр. 38-43
  
• 
  Разпределение на времето и диаграма на Гант (PP презентация)
  
• 
  Темплейт на диаграма на Гант (Excel)
  

Това е екселска таблица, но за да я използвате не е необходимо да имате предварителни познания по програмата Excel, а само основни компютърни умения. В темплейта е оставено място за 30 задачи, но при необходимост могат да се добавят и още редове. Времевата ос е заложила 40 седмици, но и това подлежи на промяна и удължаване.

Участниците трябва да въведат номера на групата и заглавието на проекта, върху който работят. След това трябва да въведат задачите, които вече са идентифицирали в Колона А.

След като обсъдят и определят продължителността на всяка задача, те трябва да въведат номера на седмицата, в която задачата трябва да започне и броя на седмиците, които са необходими за осъществяването й. Програмата автоматично ще изчисли крайната седмица и ще добави графата със задачата на диаграмата на Гант.

• 
  Webplanner – сравнително прост онлайн инструмент със структуриран подход за планиране на проекти. Безплатна версия за един проект. Виж www.webplanner.com с примерна диаграма на Гант на: http://webplanner.com/site/index.php#tour
  
• 
  Microsoft Project – стандартизиран инструмент, който обаче е скъп и сложен. Виж: http://www.microsoft.com/project/en/gb/default.aspx
  
• 
  Mindview – иновативен подход за планиране на проекти. Виж: http://www.matchware.com/en/products/mindview/mindview2_be/gantt.htm
  

• 
  http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_00.htm
  
• 
  http://www.timemanagement.com/
  

• 
  Да се осъзнае значението на добрата работа в екип
  
• 
  Да се подобрят уменията за ефективна съвместна работа в екип
  
• 
  Да се осъзнае, че планирането, поемането на отговорности, сътрудничеството и добрата комуникация гарантират добри резултати.
  

• 
  Необходими материали:
  
  • 
    Пластмасови тръби
    
  • 
    Билярдни топки (или топки за тенис)
    
  • 
    Свирка
    
  • 
    Тебешир или сигнално тиксо (за маркиране на маршрута)
    
  • 
    2 кошници – 1 в началото на маршрута и 1 на финала
    
• 
  Предварително отбележете маршрута по пода или с тебешир или със сигнално тиксо
  
• 
  Изкисквания към пространството – определете дължината на маршрута като се съобразите с броя на участниците в групата. Дължината трябва да е поне двойна на дължината на всички тръби.
  
• 
  Участници – в тази игра може да участва цялата група 15 – 20 човека. Но колкото е по-голямата група, толкова по-трудно ще бъде да се постигне координация и фокусиране на вниманието. В идеалния случай групата трябва да е 6-12 участника.
  
• 
  Инструкции за играта – виж Учебника, Дейност 7
  

Докато участниците планират и се подготвят за играта си водете следните бележки:

• 
  Всички ли участват в подготовката/дискусията?
  
• 
  Има ли лидер?
  
• 
  Дава ли се шанс на всички да изразят своите идеи?
  
• 
  Всички ли участват активно?
  
• 
  Някой следи ли за спазване на времето?
  
• 
  Мислят ли за План Б (в случай че план А не сработи)?
  
• 
  Всички ли са наясно какво трябва да се направи?
  
• 
  Определят ли конкретни ‘роли’?
  

След като приключи играта ролята на преподавателя е да накара участниците да помислят за това как групата е отговорила на предизвикателствата и особено как са работили заедно като екип. Ето някои въпроси, които могат да ви бъдат полезни:

• 
  Успя ли вашата група да се справи със задачата?
  
• 
  Какви бяха основните предизвикателства?
  
• 
  Как се справихте със следните предизвикателства:
  
  • 
    Време?
    
  • 
    Различните модели на поведение и сътрудничество, различните характери?
    
  • 
    Различните степени на ангажираност и участие?
    
  • 
    Решаване на проблеми, вземане на решения и роля на лидера?
    
• 
  Какви умения и нагласи трябва да имате, за да успеете?
  
• 
  Какво е от съществено значение за успеха на екипа?
  
• 
  Какво научихте от това упражнение?
  

• 
  Синдикатите и транснационалните проекти стр. 25-28
  

• 
  Да се разберат и упражнят умения за идентифициране и възлагане на роли и отговорности на членовете на екипа на проекта
  

Тази дейност изисква групата да се върне отново към работата си по Описанието на проекта, но вече с придобития опит от екипната игра.

Върнете се отново към определението за проект (Дейност 3) и дискусиите от екипната игра (Дейност 8). От какъв тип екип имате нужда, за да осъществите проекта? Колко хора? Какви роли/функции?

Подчертайте:

• 
  Групата не може да разчита само на собствените си ресурси. Тя вероятно ще има нужда да включи и други хора.
  
• 
  Изискванията на проекта ще са определящи по отношение на състава на екипа – а екипът трябва да бъде балансиран и функционален. (Както знаете няма смисъл да имате футболен отбор съставен само от вратари, независимо колко са добри!)
  
• 
  Членовете на екипа трябва да получат специфични задачи – използвайки терминологията на работата по проекти това е т. нар. разпределение на отговорностите.
  

Представете формуляра на Дейност 8. Фокусът на матрицата е поставен върху екипа на проекта, но може да има и други страни, чиято помощ е от съществено значение за осъществяване на специфични части на проекта (напр. експерти, лектори, графични дизайнери) – те също могат успешно да бъдат включени в нея. В този случай можете да изберете да изписвате членовете на екипа в червено и също така да подчертаете кой е отговорен за координирането на задачата.

Всяка група представя своята работа – обратна връзка и дискусия.

В заключение преподавателят може да:

• 
  Спомене възможността за добавяне на финална колона към матрицата, която да показва крайния срок за завършване на задачата (RAM пример 2)
  
• 
  Покаже Доклад за задачите – софтуер за управление на проект, който автоматично разпределя ресурсите – алтернатива на използването на матрицата
  

• 
  Синдикатите и транснационалните проекти стр. 25-28
  
• 
  RAM пример 1 – Проста матрица (PP презентация)
  
• 
  RAM пример 2 – Матрица от Курса за преподаватели (DOC file)
  
• 
  RAM темплейт (Excel)
  
• 
  Доклад за задачите - TTUPO списък на задачите за курса (PDF – съставен от софтуера KickStart Pro)
  

• 
  Участниците да осъзнаят и идентифицират подходящи форми на вътрешна и външна комуникация в работата по проекти
  
• 
  Да се изготви прост план за комуникациите в проекта
  

Тази дейност цели да помогне на участниците да осъзнаят значението на добрите комуникации в проектната работа – комуникациите между различните членове на проектния екип (Груповата игра в Дейност 7 би трябвало да ви е помогнала да демонстрирате това), и също така комуникациите с външни страни, включително целевата група на проекта, финансиращата организация, както и други заинтересовани страни като синдикатът и неговите членове.

Необходима е една ясна презентация от преподавателя, която се фокусира върху потребността от добри комуникации в рамките на проектния екип, която да дава няколко примера за това какви проблеми могат да възникнат при липса на комуникация или не достатъчно добра комуникация. Това могат да бъдат и отправните точки за първата част на дейността: какви мерки могат да предприемат участниците, за да се уверят, че тези видове проблеми се избягват. Това са част от аспектите, които трябва да бъдат разгледани:

• 
  Кой от екипа трябва да бъде консултиран/информиран и за какво?
  
• 
  Ще има ли някой от екипа, който да отговаря за информирането на всички членове за развитието на проекта и който да съхранява копия на всички вътрешни документи?
  
• 
  По-голямата част от комуникацията на екипа лице-в-лице ли ще бъде осъществявана? Ако отговорът е да – колко често? Кой ще записва и следи изпълнението на взетите решения?
  
• 
  Ако е трудно често да се осъществяват срещи може ли екипът да си комуникира по телефон (включително конферентни връзки) или чрез имейл? Може да бъде добре да помислите и за уеб базирани инструменти за комуникация (виж Допълнителни материали), които могат да осигурят комбинация от структурирани съобщения и дискусии, календари и списъци със задачи, както и инструменти за централно съхранение на документи.
  

Това въведение може да бъде подходящо за въвеждането на повече проектна терминология (виж Речника):

• 
  Целева група
  
• 
  Заинтересована страна
  
• 
  Разпространение на резултатите
  

Всяка група представя своята работа – обратна връзка и дискусия.

Възможни аспекти, върху които да наблегнем по време на дискусията:

• 
  Уверете се, че всеки един от екипа е информиран добре, но същевременно избягвайте да претоварвате хората с информация;
  
• 
  Ефективните срещи на екипа имат ясен дневен ред и достигат до ясни решения, така че всеки да знае какво се случва;
  
• 
  Най-скъпите и сложни материали за осигуряване на публичност не винаги са най-ефективни. Опитайте се да намерите подходящи средства, с които можете да боравите лесно и които са в рамките на бюджета. Не забравяйте съществуващите канали на комуникация с вашия синдикат – вестници, списания, срещи;
  
• 
  Не оставяйте темата за публичността чак за края на проекта. Ще бъде полезно да оповестите началото на вашия проект, специфични цели, както и крайните резултати.
  

• 
  Покажете няколко примери за добри материали, ‘рекламиращи проекта’
  

• 
  Подчертайте, че комуникациите – особено осигуряването на публичност за вашите проектни дейности е важна задача. Ако участниците все още не са предвидили тези дейности в проекта, ги накарайте да ги добавят в своята диаграма на Гант и Таблицата за разпределение на задачите като: Координация (или администриране/управление) и Разпространение на резултатите (публичност).
  

• 
  Синдикатите и транснационалните проекти стр. 61-63
  
• 
  План за разпространение на резултатите – проектът DeLTTUE (DOC)
  

• 
  Basecamp - http://basecamp.com/
  
• 
  Teambox - http://teambox.com/
  
• 
  DeskAway - http://www.deskaway.com/
  

• 
  Да се осъзнае значението на ясно формулирани критерии за изпълнение при оценката на успеха на даден проект
  
• 
  Да се разбере значението на планиране на дейности за оценка
  
• 
  Да се упражни дефинирането на цели и критерии за изпълнение
  

Както предполага заглавието й, тази дейност е свързана с оценяването на проекта. Ключовите елементи, които искаме участниците да разберат са:

• 
  Важно за екипа на проекта е да е наясно дали проектната работа е успешна или не. Вероятно има и други заинтересовани страни, които искат да разберат това (напр. финансиращата институция, партньорските организации, местните/регионалните власти).
  
• 
  Много е трудно да се оценява успеха от дадена дейност, ако нейните цели не са ясно дефинирани. Колкото по-прецизни сме при определяне на целите, които искаме да постигнем, толкова по-лесно ще бъде да оценяваме техния успех.
  

Да ви напомним какви бяха основните аспекти там:

• 
  Всеки проект има няколко цели – изявления, които допринасят за общата цел. Целите описват дейностите, които трябва да бъдат предприети или услугите, които трябва да бъдат осигурени, за да се постигнат промените. Те представляват дефинирани крайни точки, които трябва да бъдат постигнати от проекта.
  

• 
  Целите трябва да бъдат дефинирани прецизно. В идеалния вариант те трябва да бъдат SMART
  

Например:

• 
  Да се издаде нов тримесечен бюлетин за безопасността на работното място, който да бъде разпространен сред 150 работнически представители, като първият брой излезе през м. Септември, 2012 г.
  

• 
  След като вече сме дефинирали нашите цели ние трябва да разберем кои са аспектите на успеха във всяка от тях. В примера със специализирания център колко хора ще трябва да го посещават седмично, за да се счита за успешен? Какви са основните услуги или характеристики, които трябва да притежава? Всичко това влиза в т.нар. критерии за изпълнение, на базата, на които може да бъде оценен успехът.
  
• 
  В заключение, трябва да обмислим как ще разберем дали дадена цел е отговорила на критериите за изпълнение, които сме поставили. Какво доказателство ни трябва и как можем да го получим? Това очевидно ще зависи от всяка конкретна цел и критерий, но може да включва изследвания, форми за обратна връзка, интервюта, дискусии на фокус групи, наблюдения и др.
  

Дейността изисква от участниците да дефинират ключовите цели на своя проект. Това е елемент, който обикновено се прави в ранната фаза на планиране и формира основата за идентифициране на задачите на проекта. Но планирането на проекта е непрекъснато повтарящ се процес: решенията, които се вземат на по-късен етап от планирането ще изискват преглед на предишните решения. Когато се разглежда темата за оценката на проекта и елементите на успеха ще бъде много полезно да се върнете към специфичните цели и ако е необходимо да ги преформулирате. Те ще формират критериите, на базата на които ще бъде оценяван успехът на проекта.

Всяка група представя своята работа – обратна връзка и дискусия.

Някои аспекти, които трябва да обхванете:

• 
  Целите са свързани с действия и затова при формулирането им трябва да започват с ‘Да...’
  
• 
  Количествени и качествени критерии
  

• 
  Вярно е, че основната част от оценката на проекта може да се предприеме в края му, когато неговите резултати са ясни. Но е важно и по време на самия проект да се начертаят конкретни моменти за оценка на напредъка, така че, ако нещата не вървят по план да се направят необходимите промени и да се предприемат коригиращи действия. Това е известно като формираща оценка.
  
• 
  В много случаи истинските резултати от проекта не могат да бъдат напълно оценени докато не мине малко време след края на проекта. Например, ако основната дейност на даден проект е да подготви и разпространи материали за нови възможности за обучение вероятно ще минат няколко месеца преди ефектът да е видим и да може да се прецени доколко тази дейност е била успешна.
  
• 
  Ако оценката още не е в списъка като ключова задача на проекта, групата трябва да я добави към своята диаграма на Гант и Таблица за разпределение на задачите. На диаграмата на Гант тя трябва да обхване целия проект от начало до край, въпреки, че основната тежест на дейността ще бъде в края на проекта.
  

• 
  Синдикатите и транснационалните проекти стр. 70-75
  

• 
  Готварска книга за оценката - http://www.icbl.hw.ac.uk/ltdi/cookbook/
  
• 
  Как да дефинираме SMART цели - http://rapidbi.com/writesmartobjectives/
  
• 
  Как да формулираме обща цел и специфични цели - http://nonprofit.about.com/od/foundationfundinggrants/a/goalsobjectives.htm