Одитен доклад №0200008112 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на Изпълнителната агенция „Електронни съобщителни мрежи и информационни системи”

Професионалното обучение на служителите от ИА ЕСМИС се планира и провежда в съответствие с изискванията на Закона за държавния служител и Вътрешни правила за реда и условията за обучение и квалификация на служителите в ИА ЕСМИС.⁵⁷

В съответствие с личните планове за обучение и приоритетните цели на Агенцията е организиран и утвърден Годишен план за задължителното и специализирано обучение на служителите от ИА ЕСМИС за 2011 г. и за 2012 г.⁵⁸

За 2011 г. са организирани и проведени 34 обучения, в т. ч. и задължителните по ЗДСл, като са обучени 41 служители. Общо за обучението са изразходвани 5 708 лева, от които за проекти 1 467 лв. (за проект e-GOS).

През одитирания период са сключени общо 32 граждански договора (27 за

Изплатената сума по гражданските договори към 31.12.2011 г. е в размер на 17 832, 95 лв., а към 30.09.2012 г. – 26 034,32 лв.

При извършената проверка е констатирано, че един от договорите е възложен след събиране на три оферти по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). С избрания изпълнител е сключен договор с предмет „Ръководител на проект по схема за безвъзмездна финансова помощ BG161PO001/2.2-01/2011 „Подкрепа за развитие на критична, защитена, сигурна и надеждна обществена ИКТ инфраструктура” Приоритетна ос 2: „Регионална и местна достъпност, Операция 2.2: „Информационна и комуникационна мрежа” по Оперативна програма „Регионално развитие”. Договорената сума е в размер на 49 350 лв. Към 30.09.2012 г. не са извършени плащания по договора. Сключването и изпълнението на договора е разгледано подробно в раздел ІІ, т. 4.1. - 16 от доклада.

Гражданските договори са сключени в съответствие с разпоредбите на чл. 258 - 269 от ЗЗД. В договорите са предвидени срокове за изпълнение на възложените дейности, както и удостоверяване на изпълнението с протоколи за приемане на извършената работа.

При извършената проверка за спазване на посочените изисквания е констатирано, че са съставени отчети и приемо-предавателни протоколи за приемане на извършената работа, при спазване на предвидените в договорите срокове. Извършената работа е приемана от длъжностни лица от съответните отговорни дирекции на ИА ЕСМИС. Възнагражденията са изплащани след представяне на отчети за извършената работа и приемо-предавателни протоколи при спазване на клаузите на договорите.

При извършената проверка е установено, че е осъществен предварителен контрол за законосъобразност преди поемане на задълженията и преди извършване на разходите.

Констатирано е, че проектите на договорите са парафирани от съответните длъжностни лица, при спазване принципа за разделение на отговорностите. Договорите са подписани съобразно изискванията на чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС за двоен подпис.

Гражданските договори са изведени в регистър със съответната сигнатура и се съхраняват в дирекция „ЧРПАИО”, отдел „ЧР” в ИА ЕСМИС.

Организацията на процеса по възлагане и провеждане на обществени поръчки в ИА ЕСМИС е регламентирана в Устройствения правилник на ИА ЕСМИС и във Вътрешните правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в ИА ЕСМИС.

Изпълнителният директор на ИА ЕСМИС е възложител на обществени поръчки по смисъла на чл. 7, т. 1 от Закона за обществените поръчки (ЗОП).

Съгласно чл. 15а, т. 2 от УП на ИА ЕСМИС, дирекция „Управление на собствеността и обществени поръчки” (УСОП) планира и организира процедурите за обществени поръчки и следи за тяхното законосъобразно провеждане.

Задълженията по планиране, организиране, контрол за законосъобразно провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки са вменени с длъжностни характеристики на отделни длъжностни лица от дирекция „УСОП”.⁶⁰ Съхраняването на документацията на обществените поръчки и воденето на регистъра на договорите по обществените поръчки се осъществява от служители от отдел „Административно обслужване”, съгласно длъжностните им характеристики.⁶¹

Съгласно чл. 27, ал. 5⁶² и чл. 34, ал. 1⁶³ и от вътрешните правила, действали през одитирания период контролът по изпълнение на сключените договори се осъществява от длъжностно лице, изрично посочено във всеки един от сключените договори.

При направеното съпоставяне между броя на проведените в ИА ЕСМИС процедури по ЗОП и НВМОП (отм.) и броя на обявените в Регистъра на обществените поръчки на АОП не са установени различия.

В състава на комисиите за провеждане на процедурите за обществени поръчки по ЗОП са привличани външни експерти, вписани в списъка на Агенцията по обществени поръчки (АОП) по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП.

За периода от 01.01.2011 г. до 30.09.2012 г. са възложени:⁶⁴

- три обществени поръчки по реда на ЗОП;

- една обществена поръчка, възложена след проведен открит конкурс по реда на НВМОП (отм);

- 21 малки обществени поръчки, възложени по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП, чрез събиране на три оферти;

- три обществени поръчки, възложени по реда на глава осем ”а” от ЗОП, чрез публична покана;

- три обществени поръчки по реда на глава осем „а” от ЗОП, при които изборът на изпълнител е преустановен поради констатирани след публикуването на публичната покана пропуски в условията на поръчката, както и поради подаване на оферти, които не отговарят на изискванията на възложителя.

При проверките е констатирано, че досиетата на обществените поръчки са непълни и неокомплектовани с документацията, свързана с провеждането и възлагането на поръчките.

Съгласно вътрешните правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в ИА ЕСМИС, действали през одитирания период, от изпълнителния директор е утвърден списък на планираните обществени поръчки за 2011 г. и за 2012 г. с кратка обосновка и план-сметка за стойностите на поръчките.⁶⁵

Извършена е проверка на всички обществени поръчки, проведени и възложени през одитирания период.
2. Вътрешни актове

Дейността по възлагане на обществени поръчки е регламентирана с „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в ИА ЕСМИС”, утвърдени със заповеди на изпълнителния директор, в съответствие с разпоредбите на ЗОП.⁶⁶ През одитирания период правилата са актуализирани три пъти, съобразно измененията в нормативната уредба⁶⁷.

При проверката за съответствие на вътрешните правила с нормативната уредба е установено, че правилата съдържат вътрешната организация за подготовка и провеждане на процедурите, изготвянето, съгласуването и утвърждаването на документите, реда за планиране и организация на провеждането на процедурите и за контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки. Определен е и ред за провеждане на малки обществени поръчки по смисъла на чл. 2 от НВМОП (отм.) и за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана, както и за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и сигурността.

В отделни раздели са регламентирани планирането на поръчките, подготовката на документацията, откриването и провеждането на процедурите, обжалване, сключване и контрол по изпълнението на договорите, съхранение на документацията и изпращане на информация до АОП.

В правилата са регламентирани отговорностите на участниците в цялостния процес по планирането, провеждането и възлагането на обществените поръчки в ИА ЕСМИС, както и контролът по изпълнение на сключените договори.

Утвърдените и действащи през одитирания период вътрешни правила в областта на обществените поръчки са в съответствие с нормативните актове и създават предпоставка за законосъобразното протичане на процеса по планиране, провеждане и възлагане на обществени поръчки в ИА ЕСМИС.



3. Възлагане на обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки

През одитирания период, по реда на ЗОП са възложени три обществени поръчки - две чрез открита процедура и една, чрез процедура на договаряне без обявление.

3.1. При проверката за съответствие с изискванията на ЗОП⁶⁸ на проведена открита процедура за възлагане на обществена поръчка с предмет "Поддържане и функциониране на Национален център за действие при инциденти в информационната сигурност – CERT-България", е установено⁶⁹:

а) В изпълнение на чл. 10, ал. 1, т. 2 от Вътрешните правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в ИА ЕСМИС⁷⁰ е изготвен иницииращ доклад за стартиране на обществената поръчка;

б) В съответствие с чл. 13, ал. 2 от вътрешните правила, документацията за участие е изпратена в МТИТС, дирекция „СДОП” за преглед и одобрение;

в) Процедурата е открита с Решение № 0094-3214 от 14.12.2011 г. на изпълнителния директор, с което са одобрени обявлението и документацията, в съответствие с чл. 25, ал. 1 от ЗОП. Решението и обявлението са изпратени до АОП за вписване в регистъра.

д) Критерият за оценка на офертите, посочен в обявлението за обществена поръчка е „икономически най-изгодна оферта”.

При извършената проверка е констатирано, че методиката за оценка на офертите не съдържа точни указания за формиране на оценката по показателя „съответствие на офертата с техническата спецификация”, в нарушение на чл. 28, ал. 2 от ЗОП;

е) В определения от възложителя срок е постъпила само една оферта за участие. Със Заповед № 0094-386/07.02.2012 г. от възложителя е назначена комисия за разглеждане, оценка и класиране на подадените оферти, при спазване на изискванията на чл. 34, ал. 2 и ал. 3 от ЗОП - нечетен брой членове (петима), един от които юрист, външен експерт от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП, както и един представител на МТИТС, дирекция „Финанси”. От всички членове на комисията са подписани декларации по чл. 35, ал. 3 от ЗОП.

Съгласно чл. 68, ал. 1 от ЗОП, работата на комисията е започнала след получаване на списъка с участниците и представените оферти. В съответствие с чл. 68, ал. 4 от ЗОП, офертата е отворена от комисията и е извършена проверка за наличието на три отделни запечатани плика. От трима от членовете на комисията е подписан плик № 3 от офертата.

Спазени са изискванията на чл. 68 и чл. 69а от ЗОП при отваряне на офертата и проверката за наличието и редовността на представените документи в пликове № 1, № 2 и № 3. Съставени са протоколи (№ 1 от 08.02.212 г. и № 2 от 17.02.2012 г.) за разглеждане, оценка и класиране на офертите.

Комисията е приключила своята работа в срока, определен от възложителя;

ж) С доклад⁷¹ от директора на дирекция „ИКС” до изпълнителния директор е посочено, че подписването на договора следва да бъде направено след приемане на изменението и допълнението на УП на ИА ЕСМИС, с което се създава дирекция „Център за реагиране при инциденти във връзка с информационната сигурност”, което предстои през м. април 2012 г.

С протокол от 21.03.2012 г. между ИА ЕСМИС и „Лирекс БГ” ООД е проведена среща, при която изпълнителят е заявил съгласие да удължи срока на валидност на офертата до края на месец май 2012 г.

Договорът е сключен на 16.05.2012 г. за срок от една година и стойност 240 000 лв. без ДДС;

з) В съответствие с чл. 44, ал. 1 от ЗОП е изпратена информация за сключения договор до АОП;

и) В съответствие с чл. 34, ал. 1 от вътрешните правила, в чл. 22 от договора е посочено длъжностното лице, отговорно за изпълнението на договора.

Извършената работа по сключения договор е приемана с констативни протоколи на базата на изготвени от изпълнителя месечни отчети. Изплатената сума по договора към 30.09.2012 г. е 96 000 лв. с ДДС, което е в съответствие и не надвишава размера, определен в чл. 6, ал. 1 от договора. Към края на одитирания период, срокът на действие на договора не е изтекъл;

й) При проверките е установено, че договорът е подписан съобразно изискванията на чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС за двоен подпис. Проектите на договорите са парафирани от съответните длъжностни лица, при спазване принципа за разделение на отговорностите. Осъществен е предварителен контрол за законосъобразност преди поемане на задължението по сключения договор. Предварителен контрол за законосъобразност преди извършването на разходите е извършван преди всяко плащане за съответния месец, съгласно сключения договор.

а) На основание чл. 8, ал. 6 от ЗОП, между ИА ЕСМИС и Комисията за регулиране на съобщенията (КРС) е сключено споразумение за съвместно провеждане на обществена поръчка от 28.10.2010 г., с което КРС възлага на ИА ЕСМИС да организира и проведе процедурата и всички документи, свързани с провеждането на процедурата да се подписват от изпълнителния директор на ИА ЕСМИС. Съгласно споразумението, всеки от възложителите сключва поотделно договор за обществена поръчка с определения изпълнител;

б) В съответствие с чл. 11, ал. 2 от вътрешните правила,⁷⁴ документацията за участие е изпратена в МТИТС, дирекция „СДОП” за преглед и одобрение;

в) Процедурата е открита с Решение № 0094-144 от 21.01.2011 г. на изпълнителния директор на ИА ЕСМИС и на председателя на КРС, с което са одобрени обявлението и документацията, в съответствие с чл. 25, ал. 1 от ЗОП. Решението и обявлението са изпратени до АОП за вписване в регистъра;

г) Крайният срок за подаване на офертите, посочен в обявлението е 17.03.2011 г. Спазено е изискването на чл. 64, ал. 1 от ЗОП, като разликата между датата на изпращане на обявлението до ДВ и АОП и крайния срок за подаване на оферти е 54 дни;

д) Критерият за оценка на офертите, посочен в обявлението за обществена поръчка е „икономически най-изгодна оферта”.

В обявлението са посочени документи по чл. 50 и 51 от ЗОП за доказване на финансово – икономическо състояние и технически възможности на участниците, но е направено препращане към документацията за участие по отношение на критериите за подбор като минимални изисквания към участниците, в нарушение на чл. 25, ал. 2, т. 6 от ЗОП.

е) В срока по чл. 29, ал. 1 от ЗОП са поискани писмени разяснения от възложителя по документацията за участие от две лица, закупили документация за участие. Разясненията по документацията са изпратени до всички лица, закупили документация за участие, при спазване на чл. 29, ал. 1 и ал. 2 от ЗОП;

ж) В определения от възложителя срок са постъпили три оферти за участие. Със Заповед № 0094-666/18.03.2011 г., от възложителя е назначена комисия за разглеждане, оценка и класиране на подадените оферти, при спазване на изискванията на чл. 34, ал. 2 и ал. 3 от ЗОП. Комисията се състои от нечетен брой членове (единадесет) с представители от КРС, ИА ЕСМИС и външен експерт от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП, както и един представител на МТИТС, дирекция „СДУС”. От всички членове на комисията са подписани декларации по чл. 35, ал. 3 от ЗОП.

Съгласно чл. 68, ал. 1 от ЗОП, работата на комисията е започнала след получаване на списъка с участниците и представените оферти. В съответствие с чл. 68, ал. 4 от ЗОП, офертата е отворена от комисията и е извършена проверка за наличието на три отделни запечатани плика. От трима от членовете на комисията е подписан плик № 3 от офертата.

Спазени са изискванията на чл. 68 от и чл. 69а от ЗОП при отваряне на офертите и проверката за наличието и редовността на представените документи в пликове № 1, № 2 и № 3. От комисията са съставени протоколи за разглеждане, оценка и класиране на офертите (протоколи от № 1 до № 5)

В хода на работата на комисията е установено, че от един участник „Космо България Мобайл” ЕАД е предложена цена, която е с 30 на сто по-благоприятна от средната стойност на съответните предложения в останалите оферти (Протокол № 4 от 24.03.2011 г.). До участника е изпратено писмо (рег. № 0094-744/25.03.2011 г.), с което е изискана писмена обосновка за начина на образуване на цената на офертата, като е даден срок до 30.03.2011 г. за нейното представяне. С писмо, рег. № 0094-784/30.03.2011 г. от участника е представена писмена обосновка в определения срок за начина на образуване на цената, предложена в офертата. Обосновката е приета на заседание на комисията (Протокол № 5 от 31.03.2011 г.) и е извършено класиране на офертите.

С доклад, рег. № 0094-743 от 25.03.2011 г. до изпълнителния директор, от председателя на комисията е поискано удължаване на срока за работа на комисията.

Протокол № 5 е подписан от външния експерт с особено мнение. От външния експерт е изготвен доклад до изпълнителния директор в който се съдържа мнение за неяснота в представената от „Космо България Мобайл” обосновка на предложената от цена и наличие на предположения, които не доказват разходната ориентираност на предложението на участника. Изложено е мнение за непълнота и несъответствие на части от техническото и ценовото предложение на „Мобилтел” ЕАД и „Космо България Мобайл” ЕАД.

От членовете на комисията е изготвено становище до изпълнителния директор, в което се изразява несъгласие с постъпилото особено мнение на външния експерт, като са изложени аргументи за неприемане на мнението на експерта.

От председателя на комисията е изготвен доклад до изпълнителния директор за резултатите от работата на комисията и предложение за класиране и определяне на изпълнител на „Космо България Мобайл” ЕАД”;

з) С Решение № 362 от 06.04.2011 г. на КРС и ИА ЕСМИС, и Заповед № 0094-889/11.04.2011 г. на изпълнителния директор на ИА ЕСМИС е извършено класиране на участниците и е определен изпълнителят на обществената поръчка - „Космо България Мобайл” ЕАД;

и) Договорът с избрания изпълнител е сключен през м. декември 2011 г. със закъснение от около седем месеца, като причината е подаване на жалба от един от участниците в процедурата до КЗК и впоследствие до ВАС срещу решение № 362 от 06.04.2011 г. на КРС и ИА ЕСМИС. С Решение № 121555 от 29.09.2011 г. на ВАС жалбата е отхвърлена;

й) Договор № 48 с „Космо България Мобайл” ЕАД е сключен на 12.12.2011 г. със срок за изпълнение една година. Съгласно Глава V от договора е предвидено ежемесечно изплащане по цени, посочени в ценовата оферта, неразделна част от договора;

к) В съответствие с чл. 44, ал. 1 от ЗОП е изпратена информация за сключения договор до АОП;

л) В съответствие с чл. 34, ал. 1 от вътрешните правила, в чл. 26 от договора е посочено длъжностното лице, отговорно за изпълнението на договора;

м) При проверките е установено, че договорът е подписан съобразно изискванията на чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС за двоен подпис. Проектите на договорите са парафирани от съответните длъжностни лица, при спазване принципа за разделение на отговорностите. Осъществен е предварителен контрол за законосъобразност преди поемане на задължението по сключения договор. Предварителен контрол за законосъобразност преди извършването на разходите е извършван преди всяко плащане за съответния месец, съгласно сключения договор;

Поръчката е инициирана с доклад, вх. № 0094-3089 от 06.12.2011 г. от директора на дирекция УСОП до изпълнителния директор на ИА ЕСМИС, в съответствие с чл. 10, ал. 1, т. 2 от вътрешните правила.

Процедурата е открита с Решение № 0094-3110 от 07.12.2011 г. на изпълнителния директор на ИА ЕСМИС на основание чл. 90, ал. 1, т. 11 от ЗОП. Решението е изпратено до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки.

Предметът на обществената поръчка е доставка на стоки, определени по списък в приложение № 1 към ППЗОП и в съответствие с чл. 91, ал. 1 от ЗОП, възложителят е мотивирал избора на тази процедура. Предметът на поръчката е доставка на бензин и дизелово гориво за служебните автомобили на ИА ЕСМИС.

От ИА ЕСМИС е сключен договор № 39 от 20.10.2010 г. за борсово представителство за доставка на горива за моторните и превозни средства на ИА ЕСМИС с „Ф – Консулт” ЕООД (в сила до 31.12.2011 г.). Договорът за доставка на бензин и дизелово гориво е сключен на стоковата борса от борсовия посредник по реда на Закона за стоковите борси и тържищата. Договорът е сключен с „Петрол” АД на 21.12.2011 г. със срок за изпълнение една година и стойност 256 383 лв.

В изпълнение на чл. 44, ал. 1 от ЗОП е изпратена е информация до АОП за сключения договор за вписване в Регистъра на обществените поръчки.

В съответствие с чл. 34, ал. 1 от вътрешните правила, в чл. 21, ал. 1 от договора е определено отговорното за изпълнението на договора лице.

Към 30.09.2012 г. договорът не е приключил, а изплатената сума по него е в размер на 173 153,41 лв. Плащанията са извършени на базата на фактури, издавани ежемесечно от изпълнителя.

При проверките е установено, че договорът е подписан съобразно изискванията на чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС за двоен подпис. Проектът на договора е парафиран от съответните длъжностни лица, при спазване принципа за разделение на отговорностите.

Осъществен е предварителен контрол за законосъобразност преди поемане на задължението и преди извършването на разходите по сключения договор.