Одитен доклад №0200008112 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на Изпълнителната агенция „Електронни съобщителни мрежи и информационни системи”

Служителите в ИА ЕСМИС са държавни служители и лица, работещи по трудови правоотношения. За държавните служителите се прилагат разпоредбите на Закона за държавния служител.

Статутът на лицата, работещи по трудови правоотношения е уреден с Кодекса на труда и съответните разпоредби в Устройствения правилник на ИА ЕСМИС.

Възнагражденията на служителите за 2011 г. и за 2012 г. се формират в съответствие с утвърдените Вътрешните правила за работна заплата на ИА ЕСМИС ³⁵ от изпълнителния директор. Основното месечно възнаграждение на държавните служители е определено в рамките на месечните заплати за най-ниското и най-високото възнаграждение по длъжностни нива, както и размерите на минималните и максималните основни месечни заплати на лицата, работещи по трудово правоотношение, определени с ПМС³⁶ за 2011 г. и Наредба за заплатите на служителите в държавната администрация в сила от 01.07.2012 г.³⁷ Нивата на основните месечни заплати се определят въз основа на длъжностните нива в Класификатора на длъжностите в администрацията.

Разходите за заплати и възнаграждения за персонала, нает по трудови и служебни правоотношения за 2011 г. формират 32,65 на сто от общите разходи на ИА ЕСМИС и са в размер на 5 158 052 лв., от които 2 369 320 лв. за персонала, нает по трудови правоотношения, 2 490 866 лв. за персонала, нает по служебни правоотношения и 297 866 лв. допълнително материално стимулиране и други допълнителни възнаграждения.

Разходите за заплати и възнаграждения за персонала, нает по трудови и служебни правоотношения към 30.09.2012 г. формират 40,54 на сто от общите разходи на ИА ЕСМИС и са в размер на 3 634 333 лв., от които 1 703 103 лв. за персонала, нает по трудови правоотношения, 1 929 730 лв. за персонала, нает по служебни правоотношения и 1 500 лв. допълнително материално стимулиране и други допълнителни възнаграждения

Разходите за други възнаграждения и плащания на персонала за 2011 г. са в размер на 624 032 лв. и към 30.09.2012 г. в размер на 559 169 лв. За задължителни осигурителни вноски от работодатели са изплатени 1 338 812 лв. и към 30.09.2012 г. - 957 152 лева. Относителният дял на извършените разходи за други възнаграждения и плащания на персонала и задължителните осигурителни вноски от работодатели за 2011 г. е 12,42 на сто от общите разходи.

На държавните служители се изплащат допълнителни възнаграждения, регламентирани в раздел IV от Вътрешните правила за работна заплата за 2010 г. и 2012 г. за: изпълнение на специфични служебни дейности при условия и ред, определени със заповед³⁸ на изпълнителния директор; постигнати резултати в служебната дейност, въз основа на оценка; извънреден труд; прослужено време и научна степен.

Средствата за допълнително материално стимулиране и други допълнителни възнаграждения в размер на 297 866 лв. за 2011 г. са изплатени за постигнати резултати в служебната дейност на персонала, нает по служебни и трудови правоотношения, в съответствие с чл. 12 и чл. 13 от правилата за работна заплата от 2010 г.³⁹ Допълнителното възнаграждение се изплаща в края на отчетната годината. Спазени са условията и реда за оценяване на служителите, за формиране на допълнителното възнаграждение, определени във Вътрешните правила за работна заплата.

При формирането, начисляването и изплащането на разходите за заплати и допълнителни възнаграждения на служителите от ИА ЕСМИС са спазени нормативните изисквания, действащи за периода. Средствата са в рамките на утвърдените натурални показатели относно числеността на персонала и определения размер на месечната заплата за всяка длъжност на държавните служители по ЗДС и заплатите за лицата, работещи по трудови правоотношения в ИА ЕСМИС.
При извършената проверка на ведомостите за изплащане на заплатите и възнагражденията за 2011 г. и деветмесечието на 2012 г. е установено:

Във ведомостите за заплати е посочен общият размер на основната месечна заплата, процент за прослужено време, допълнителните възнаграждения с непостоянен характер (възнаграждения за нощен труд, извънреден труд, работа през официалните празници, времето на разположение, при заместване на отсъстващ служител) и други допълнителни възнаграждения.

На служителите от ИА ЕСМИС са предоставяни месечни платежни бележки за начислените и изплатени работни заплати, и служителите могат да се запознаят с получените от тях месечни възнаграждения.

Ведомостите за заплати се изготвят от дирекция „Финанси, счетоводство и бюджет”. Ведомостите са подписани от касиер, главен счетоводител и главния секретар. Прилагана e системата на двойния подпис в съответствие с чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС.

През 2011 г. за дните неизползван годишен отпуск на освободени служители в ИА ЕСМИС, са изплатени 34 576 лв. Освободените служители са 39 души, а дните неизползван отпуск възлизат на 1 096 дни.⁴⁰

На основание чл. 20 от Правилника за вътрешния трудов ред за 2011 г. и чл. 19 от Правилника за вътрешния трудов ред за 2012 г. е изплатен извънреден труд на персонала в ИА ЕСМИС. Редът за разпределяне на работното време, отчитането му и компенсиране на работата на държавните служители извън редовното работно време е определен съгласно чл. 143 и чл. 144, т. 5 от Кодекса на труда, чл. 11 от Вътрешните правила за работна заплата за 2011 г., чл. 20, чл. 21, чл. 22 и чл. 23 от Вътрешните правила за работна заплата за 2012 г.,⁴¹ утвърдени от изпълнителния директор.

Държавните служители изпълняват служебните си задължения извън установеното работно време въз основа на заповед за полагане на извънреден труд, издадена от изпълнителния директор на ИА ЕСМИС или от упълномощен негов заместник. Положеният извънреден труд се отчита почасово, като се изготвят справки.

В съответствие с изискванията на КТ, от изпълнителния директор е определено с длъжностна характеристика, началникът на отдел „Човешки ресурси” да води и съхранява книгата за отчитане на положения извънреден труд от държавните служители и от лицата, работещи по трудово правоотношение.

На персонала, нает по трудови и служебни правоотношения е изплатен извънреден труд, който е документиран в Книгите за отчитане/компенсиране на положения извънреден труд над установеното работно време. Книгата е заведена и прошнурована и е с утвърдени реквизити, съгласно чл. 149 от КТ и чл. 18 от Наредбата за работното време и почивните дни.

При проверката е установено, че на персонала, нает по служебни правоотношения, както и на щатния и нещатен персонал, нает по трудови и извънтрудови правоотношения са изплатени общо разходи за извънреден труд за 2011 г. в размер на 828,41 лв. От тях 342,20 лв. са изплатени на персонала, нает по трудови правоотношения, а по служебни правоотношения са изплатени 486,21 лева. Разходи за извънреден труд са изплатени и за деветмесечието на 2012 г. в размер на 3 905,29 лв. от тях 938,27 лв. на персонала, нает по трудови правоотношения, 2 943,99 лв. по служебни правоотношения и 23,03 лв. на нещатен персонал, нает по трудови правоотношения.

а) издадени са заповеди за извършване на труд извън редовното работно време, в съответствие с изискванията на чл. 19 от Правилника за вътрешния трудов ред;

б) в ИА ЕСМИС се води книга за документиране на положения труд над редовното работно време. Информацията и реквизитите на книгата, са в съответствие с примерния образец на книга за положения извънреден труд;

в) положеният извънреден труд на основание издадената заповед на изпълнителния директор се отчита в справки, които са съставяни към всяка отделна заповед и са съгласувани от директора на съответната дирекция и директора на дирекция „Човешки ресурси, правно, административно и информационно обслужване”.

г) справките за отчитане на извънредния труд се водят по групи и тяхното отразяване в специалната книга се вписва по реда на тяхното представяне.

д) от проверените справки за положения извънреден труд от служители на Агенцията и тяхното отразяване в книгата за отчитане е установено, че изготвените справки за положен извънреден труд са отразени в книгата.

При проверката на изплатения положен извънреден труд на всички служители от ИА ЕСМИС не са допуснати пропуски и различия при отразяването на справките в програмния продукт за неговото изплащане.

При изплащане на извънредния труд на персонала на ИА ЕСМИС за 2011 г. са спазени изискванията на чл. 146, ал. 1 и ал. 2 от КТ и получените възнаграждения не надвишават 50 часа за отчетен период и 150 часа годишно.

На основание чл. 24 от Устройствения правилник на ИА ЕСМИС и във връзка с чл. 14 от Вътрешните правила за работна заплата, изпълнителният директор награждава с индивидуални парични награди служители от Агенцията за проявена инициативност и постигнати високи професионални резултати при изпълнение на служебните задачи.

За 2011 г. на служителите на ИА ЕСМИС са изплатени парични награди в размер на 670 лв. ⁴³ и за деветмесечието на 2012 г. - награди в размер на 1 870 лв.

Прилагана е системата на двойния подпис и е осъществен предварителен контрол при изплащане на наградите на служителите.
5.5. Разходи за работно и униформено облекло

В изпълнение на чл. 6 от Правилника за вътрешния трудов ред на служителите от ИА ЕСМИС, които работят по трудови правоотношения и имат контакти с организации и граждани се осигурява униформено представително облекло, съгласно списък по длъжности, елементи, срокове на износване, отличителен знак и цени, утвърден от изпълнителния директор на ИА ЕСМИС. На държавните служители е осигурено представително работно облекло, съгласно чл. 27 и чл. 28 от Наредбата за служебното положение на държавните служители за 2011 г. и за 2012 г. На служителите се осигуряват и лични предпазни средства и специално работно облекло, когато извършват дейности с риск за здравето и безопасността и този риск не може да се отстрани по друг начин.

Размерът на сумите за лични предпазни средства и специално работно облекло, както и условията и редът за предоставянето им са определени със заповед на изпълнителния директор, съгласно утвърдена Процедура за предоставяне, съхранение и отчитане на работното и специалното работно облекло и личните предпазни средства.⁴⁴ За 2011 г. е сключен договор след събиране на три оферти по реда на чл. 2, ал. 1 т. 2 от НВМОП (отм.) за закупуване на специално работно облекло и лични предпазни средства на стойност 47 942 лв. без ДДС, който е разгледан в Раздел ІІ, т. 4.1. от проекта на одитния доклад.

От изпълнителния директор на ИА ЕСМИС със заповеди⁴⁵ е определен размерът на сумите за униформено представително облекло на лицата, работещи по трудово правоотношение и стойността на представителното работно облекло на държавните служители за 2011 г. и за 2012 г. ⁴⁶

Изплатените суми за облекло на държавните служители и лицата, работещи по трудови правоотношения за 2011 г. са 86 163,87 лв., а към 30.09.2012 г. са 83 685,21 лв., което е в съответствие с издадените от изпълнителния директор заповеди.

Изплатените суми за облекло на служителите са в съответствие с издадените заповеди на изпълнителния директор. Прилагана е системата на двойния подпис и е осъществен предварителен контрол преди поемането на задължения и извършването на разходи за облекло.


5.6. Разходи за обезщетения на персонала с характер на възнаграждения

Изплатените средства за обезщетения на персонала с характер на възнаграждения за 2011 г. са 142 741 лв. и към 30.09.2012 г. са в размер на 212 210 лв., и не превишават размера на уточнения план.

Разходите за издръжка за 2011 г. са 5 550 440 лв., като относителният им дял представлява 35,13 на сто от общите разходи. Към 30.09.2012 г. разходите за издръжка са в размер на 3 719 826 лв.

а) изразходените средства за материали за 2011 г. са в размер на 393 058 лв. и техният относителен дял е 7,08 на сто от разходите за издръжка. Към 30.09.2012 г. изразходените средства за материали са в размер на 202 193 лева. Разходите са извършени за канцеларски материали, компютърни компоненти, консумативи, резервни части за транспорта, оперативна, организационна, противопожарна, медицинска и друга техника;

б) за вода, горива и енергия са изразходвани 1 528 680 лв., или 27,54 на сто от разходите за издръжка за 2011 г. и 1 180 851 лв. - към 30.09.2012 г.;

в) за 2011 г. разходите за външни услуги са в размер на 3 057 844 лв. или 55,09 на сто от разходите за издръжка (към 30.09.2012 г. са в размер на 1 998 114 лв.) и са за транспортни услуги, пощенски и телекомуникационни услуги, сервизно обслужване, абонаментно обслужване на пожароизвестителната система, охрана на обекти, обучения на служители, такси за проучване и издаване на скици, заснемане и оценка на имотите на ИА ЕСМИС, медицински прегледи и др.⁴⁷

Извършена е проверка на сключените договори за услуги, с изключение на договорите за услуги, възложени по реда на Наредбата за възлагане на специални обществени поръчки. При проверените договори е установено, че те са сключвани в съответствие с действащото законодателство. За плащанията са издавани фактури от изпълнителите на договорите. Съставяни са приемо - предавателни протоколи за извършените работи;

г) платените данъци, мита и такси са 196 306 лв., или 3,54 на сто от разходите за издръжка, от които за такса битови отпадъци са изразходени 140 199,80 лв. Към 30.09.2012 г. разходите за данъци, мита и такси са в размер на 167 876 лв., от които за такса за битови отпадъци са изразходени 120 738,78 лв.;

д) за текущ ремонт за 2011 г. са изразходени 135 434 лв., които са за текущи ремонти на техника, транспортните средства, специални обекти и други. Техният относителен дял е 2,44 на сто от разходите за издръжка. Изразходените средства за 2011 г. не надвишават предвидените средства по уточнения план. Към 30.09.2012 г. извършените текущи ремонти са в размер на 73 437 лв.;

е) разходите за командировки в страната за 2011 г. възлизат на 36 103 лв., а към 30.09 2012 г. са в размер на 29 241 лв.

Със заповед⁴⁸ на изпълнителния директор са утвърдени Вътрешни правила за командироване на служителите от ИА ЕСМИС. Установено е, че са спазени разпоредбите на правилата за командировките в страната и заповедите на изпълнителния директор, относно определяне размерите на разходите за квартирни, дневни и пътни пари. В ИА ЕСМИС се съставят авансови отчети за командировки в страната по образец, като е спазен тридневният срок за изготвяне им. Отчитането на командировката се отразява в предвидената за това част от заповедта за командировка;

ж) за краткосрочни командировки в чужбина са изразходени 29 465 лв. за 2011 г. и към 30.09.2012 г. са извършени разходи в размер на 20 101 лв. Спазени са изискванията на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина;

з) за 2011 г. са извършени разходи за изплащане на неустойки, наказателни лихви и съдебни обезщетения в размер на 13 878 лв. и към 30.09.2012 г. - разходи в размер на 7 299 лв.;

При проверката на всички разходни документи за извършените по касов и банков път разходи, е установено, че разходните касови ордери и банковите плащания са подписани от изпълнителния директор на ИА ЕСМИС или от оправомощаван от него ръководител с пълномощно⁵⁰ за разпореждане със средства за банкови и касови разплащания на ИА ЕСМИС. Спазени са изискванията на чл. 13, ал. 3, т. 2 от ЗФУКПС за разделение на отговорностите.

Отговорностите на служителите на Агенцията са определени с Устройствения правилник на ИА ЕСМИС, функционалните характеристики на дирекциите и с типовите длъжностни характеристики.

За всички длъжности са изготвени типови длъжностни характеристики,⁵² утвърдени от главния секретар, съгласно Вътрешните правила за дейността и организацията на управлението на човешките ресурси на ИА ЕСМИС.

Делегирането на правомощията на ръководния персонал е регламентирано с Устройствения правилник на ИА ЕСМИС⁵³. Със заповед⁵⁴на изпълнителния директор са възложени функции по управление на заместник изпълнителния директор, главния секретар и са им делегирани правомощия да подписват заповедите за полагане на извънреден труд на държавните служители и лицата, работещи по трудови правоотношения.

От изпълнителния директор е утвърдено длъжностно разписание⁵⁵ на служителите на ИА ЕСМИС.

През 2011 г., ИА ЕСМИС осъществява дейността си с 533 щатни бройки (щ. бр.), от които по трудови правоотношения 283 щ. бр. и 250 щ. бр. по служебни правоотношения.

По допълнителен щат за 2011 г. са назначени 49 лица, работещи по трудово правоотношение извън утвърдената численост на персонала, в съответствие с изискванията на чл. 1, ал. 2 от ПМС № 66 от 28.03.1996 г. за кадрово осигуряване на някои дейности в бюджетните организации. Към 30.09.2012 г. са назначени 47 лица ^.56

При извършената проверка на представената справка от отдел „Човешки ресурси” за състоянието и движението на човешките ресурси и сравняването й с ОКИ на бюджета за 2011 г. на ИА ЕСМИС е установено, че утвърдената численост на персонала по трудови и служебни правоотношения в отчета за касовото изпълнение на бюджета за 2011 г. и деветмесечието на 2012 г., съответства на утвърдената численост (щатни бройки) в справката. Отразените в отчета за касовото изпълнение на бюджета заети щатни бройки съответстват на заетите щатни бройки, посочени в справката за състоянието и движението на човешките ресурси.

При проверката на ведомостите за изплатените заплати на служителите от ИА ЕСМИС и сравняването им с щатното разписание за периода от 01.01.2011 г. до 31.12.2011 г. и периода от 01.01.2012 г. до 30.09.2012 г. е установено:

а) броят на заетите служители в ОКИ на ИА ЕСМИС за 2011 г. отговаря на щатното разписание. За 2011 г. по данни от ОКИ на бюджета, щатният брой на служителите е 533, от които по трудови правоотношения – 283, по служебни правоотношения – 250, което съответства на отразените в щатното разписание общо - 533 бройки. Към 30.09.2012 г. по данни от ОКИ, щатният брой на служителите е 535, от които по трудови правоотношения – 268 и служебни правоотношения – 267, което съответства на отразените в щатното разписание 535 бройки.

При прекратяване на правоотношенията на служители, от отдел „Човешки ресурси” са отразени настъпилите промени в щатното разписание;

б) при изготвяне на ОКИ на бюджета на ИА ЕСМИС към 31.12.2011 г. и към 30.09.2012 г., заетите щатни бройки отразени в отчета са получени от ведомостите за заплати на ИА ЕСМИС и отговарят на щатното разписание.

Създадена е координация на служителите, изготвящи отчетите за касовото изпълнение на бюджета в дирекция „Финанси, счетоводство и бюджет” с дирекция „Човешки ресурси, правно, административно и информационно обслужване”, което е довело до правилното отразяване на заетите щатни бройки в отчета за касовото изпълнение на бюджета на ИА ЕСМИС за 2011 г.
При проверката на личните кадрови дела на служителите от ИА ЕСМИС е приложен подходът на директните съществени проверки. Проверени са всички лични кадрови дела на служителите от дирекции: „Човешки ресурси, правно, административно и информационно обслужване”, „Финанси, счетоводство и бюджет”, „Управление на собствеността и обществени поръчки”, „Информационни и комуникационни системи” и звеното за „Вътрешен одит” и „Сигурност на информацията и ОМП”. При проверката на документите, съдържащи се в делата е установено, че личните кадрови дела се съставят, водят и съхраняват в дирекция „Човешки ресурси, правно, административно и информационно обслужване”. В личните кадрови дела се събират и съхраняват материали, съдържащи данни и информация относно проучването, назначаването, преминаването на службата и освобождаването на служителите, заповеди за отпуск, декларации за имотното състояние, подписана информационна карта за запознаване с длъжностните им характеристики, Кодекс за поведение на служителя и др.

Управленските решения, свързани със състоянието и движението на човешките ресурси в ИА ЕСМИС са в съответствие с действащите за одитирания период нормативни актове. При комплектоването на личните кадрови дела на служителите е упражнен контрол от отговорните длъжностни лица.