Тема 2. 2. ПЛАНИРАНЕ НА ПЕРСОНАЛА

Тема 2. 4. ПОДБОР НА ПЕРСОНАЛА

1. 
   Място, роля и задачи на подбора на персонал.
   

Предварително условие за успешен подбор е наличието на достатъчен брой подходящи кандидати, от които е възможно да се изберат тези от тях с най-високи стойности на критериите за избор. Подготовката на такъв брой кандидати е задача на рекрутирането. Когато то не е направено добре, възникват условия за грешки, които усложняват критично следващите фази от цикъла на персоналния мениджмънт.

Осъзнаването на този потенциален проблем подтиква, особено малките организации да прибягват до услугите на посреднически специализирани фирми за рекрутиране на персонала. В развитите страни рекрутирането и подбора на персонал се превръща в професионална област, прилагаща все по-съвършени методи и техники за набиране на кадри. В настоящия момент в страната тази тенденция се проявява все по-забележимо.

При по-големите организации като МО и МВР този проблем се неутрализира чрез концентрация на кадровата работа в големи и специализирани звена за персонала. Някои изследвания показват, че в тези служби се концентрира голямо количество заети (О, 3-О, 8 %) от общия брой на организацията. Работата е силно бюрократизирана, изисква опериране с многобройни “книжни документи” и въпреки това не дава желаните резултати.

Цикълът на подбор на персонал включва следните фази:

• 
  Анализ и спецификация на работата.
  
• 
  Определяне на критерии за изпълнение.
  
• 
  Изработване на мерки за критериите за изпълнение.
  
• 
  Прилагане на мерките към кандидатите.
  
• 
  Изпитване на мерките за приложимост и валидност.
  
• 
  Оценка на ефикасността на системата за подбор.
  

Работата е част от организационната дейност. Състои се от поредица от функции, задачи и роли, които са групирани за една работна единица и могат да се изпълняват от един или няколко изпълнители. Тези изпълнители не са персонифицирани. За разлика от работата, длъжността е термин за специално назначение или определена служба на хора, които се вместват в организацията.

Преди да се пристъпи към подбор на кандидати, които са подходящи за длъжността и с това за желаната работа, е необходимо да бъде направен анализ и на работата и да бъдат проектирани изискванията към изпълняващите ги длъжности. Общата организационна дейност трябва да бъде декомпозирана на специфични работи и задачи за тяхното изпълнение. Задачите следва да бъдат разделени, специализирани и комбинирани за изпълнение от индивидуални длъжностни места. В резултат от анализа и проектирането трябва да бъде подготвено описание на работата (job description), които съдържат информация за задачите, условията и изискванията за тяхното изпълнение, задълженията и отговорностите за работата. На основа на описанието се прави спецификация на работата (job specification), която определя уменията, знанията, способностите и опита, с който трябва да разполага кандидата за да изпълнява работата.

В практиката е известен “осем точков модел на изискванията’ (на професорите Алек Роджър и Мънро Фрейзър) съдържащ изисквания към:

• 
  Външния вид (Външност, поведение, говор, маниери).
  
• 
  Здравословното състояние и семейното поведение (възраст, здраве, мобилност, семейство).
  
• 
  Образованието и квалификацията.
  
• 
  Общата интелигентност и специалните умения (вербални, логически, пространствени, физически).
  
• 
  Професионалния опит (общ и специализиран стаж).
  
• 
  Интересите (интелектуални, практични, конструктивни, социални, артистични, активност).
  
• 
  Индивидуалността (зрялост, постоянство, стабилност, увереност, гъвкавост).
  
• 
  Мотивацията и мотиваторите, които предлага работното място (заплащане, сигурност, социален статус, признание, развитие, творческа реализация).
  

Прилагането на мерките към кандидатите за работа може да се извърши с различни методи и техники. По-често използваните такива са:

• 
  Препоръки и мнения (референции) – много често използвана техника, особено при невъзможност за установяване на пряк контакт с кандидатите.
  
• 
  Интервю – най-често използвания метод за подбор, поради възможността с него да се получат непосредствени впечатления от кандидатите.
  
• 
  Тест – много често те се съчетават с интервюто за да повишат обективността и достоверността на избора.
  
• 
  Групова селекция – включваща групова дискусия по определен проблем с група от 8-10 кандидати, които свободно обсъждат алтернативите за решение на предварително определен или избран от групата проблем.
  
• 
  Конкурс по документи - .
  
• 
  Консенсус.
  
• 
  Бални оценки.
  
• 
  Стажуване.
  
• 
  Специални проучвания на кандидата – целенасочено събиране на информация от по-широкото или по-близко обкръжение на кандидата. Използва се за гарантиране на надеждността за изпълнение на повишени изисквания.
  

• 
  Достоверност на прилаганите методи и техники – отразява устойчивостта на измерванията на характеристиките на кандидатите.
  
• 
  Валидност на методите и техниките – която отразява степента до която измерваните характеристики се свързват с критериите за избор на кандидатите.
  

В случаите, когато едни или други методи и техники не дават желания резултат е необходимо те да бъдат развивани и поставяни в по-добро Съответствие с критериите и мерките за оценка на личните характеристики.

В действителност обаче, не всякога рекрутирането и подбора са ефикасни и избраните кандидати трудно достигат желаните критерии. Известна е поговорката, че обикновено се избират не тези, които са необходими, а тези от които няма по-добри. В този случай подборът не е оптимално, а задоволяващо решение, което по-нататък ще предопределя незадоволителни резултатите от организационната работа.

Много често независимо от добрите възможности на използваните методи и техники резултатите от избора не са задоволителни. Възникват редица грешки, които поставят под съмнение резултатността и ефикасността на подбора. За да се избегне такава ситуация е необходимо да се организира систематична работа по натрупване на информация и систематична проверка на избраните критерии, показатели и измерители за характеристиките на кандидатите. Съпоставянето на многогодишните резултати от избора на кандидатите с действителните резултати от работата на наетите служители е единственото средство за оценка на системата за подбор и за модифициране и развитие на критериите, показателите и измерителите на личните характеристики на кандидатите за работа в сигурността и отбраната.

6. Грешки при подбора.

Предотвратяването или отстраняването на често повтарящите се грешки при подбора е основна цел на развитието на кадровата система. Тъй като при подбора се изправят две страни с различни и понякога противоречащи си цели и стратегии, бихме могли да го оприличим на игра с двама играчи (Фиг. 3).

Единият от участниците – кандидатът за длъжностното място има две възможни стратегии при избора. Той може да предложи задоволяващи или не задоволяващи критериите за избор лични характеристики. Неговия стремеж е да подчертае наличието на задоволяващите характеристики. Това понякога може да води до лично манипулиране на собствените характеристики. Типичен случай за това е например преписването на приемни изпити.

Вторият от играчите – избиращият представител (понякога решаващ орган) е в активна позиция. Той трябва да приложи измерителите към характеристиките на кандидатите и да оцени дали те надвишават показателите и критериите за подбор. Той има две възможни стратегии – да отхвърли или приеме кандидата за работа.

От комбинирането на посочените стратегии възникват четири възможни ситуации на решение:

• 
  Ситуация А – При която кандидата има характеристики, които Съответстват на критериите и избиращия взема решение за назначаване. Това е т. н. “Правилен избор” при която не се допуща грешка при избора.
  
• 
  Ситуация Б – Тук кандидатът също има задоволяващи характеристики, но поради лошо измерване на същите той е “погрешно отхвърлен”. Това е случай на “нетолерираща грешка”, или грешка за сметка на кандидата.
  
• 
  Ситуация С – Кандидатът няма изискваните от критериите характеристики и е “правилно отхвърлен” от избиращия. Не е допусната грешка.
  
• 
  Ситуация D – Кандидатът няма изискваните характеристики, но отново поради грешка на измерването той е “погрешно избран”. Допусната е “толерираща грешка”, или грешка за сметка на организацията.
  

Подобряването на избора изисква ограничаване до възможното най-ниско равнище на допусканите грешки. Тъй като толериращите и нетолериращите грешки имат различна цена при различни ситуации на избор, е важно да бъде предварително определена склонността на избиращия да допусне толерираща грешка. Коригирането на нетолерираща грешка може да бъде постигнато чрез гарантиране на кандидатите на нови възможности за кандидатстване. Вероятността за допущане на толерираща грешка може да бъде контролирана чрез систематично натрупване на информация за реализацията на наетите на работа кандидати. Съпоставянето на постигнатите резултати от кандидатите с получените начални оценки на техните характеристики е основно средство за валидиране на ефикасността на критериите и измерителите при избора. В действителност обаче, изборът на кандидатите е по-сложен процес. При него получените оценки от измерването на кандидатите се съчетават с прогноза за бъдещата реализация на същите години след тяхното наемане. Изборът на кандидати с високи оценки при наемане, но без възможности за развитие след него ще се превърнат в толериращи грешки. Грешки при избора ще възникват не само поради лошо измерване, но и поради неточни прогнози за бъдещото поведение на кандидатите.

За да се ограничи тази сложна мрежа от грешки е наложително да се създадат условия за сътрудничество между кандидатите и избиращите. Доброто познаване на цената, която плащат двете страни при грешки в избора, както и създаване на възможности за коригиране на грешките от двете страни е база за изграждане на сътрудничество при избора.

Прогресът в отстраняването на грешките може да бъде измерван с критерия за ефективност на подбора, който може да бъде измерен с формулата:

А+С

Ефективност на подбора = ------------------------,

където А, В, С, и D са вероятностите за споменатите ситуации на подбор.

В страната има натрупана богата гама от практики при избор на кандидати за работа в сигурността и отбраната. За съжаление отсъстват специализирани изследвания на тези практики. Няма публикации с оценки на качеството на избора за различните професионални групи от този сектор.

Съгласно законовата уредба за служители в МВР се приемат мъже и жени само с българско гражданство, които отговарят на общите и специфични изисквания за възраст, образование, психофизическа годност и професионална подготовка, определени от МС. Не се приемат за офицери и сержанти: неотбили военната си служба мъже, осъждани и такива, за които има повдигнати обвинения. Второто и третото ограничение са валидни и за служителите от гражданската администрация. Структурата и щатовете на звената на министерството се утвърждават от министъра на вътрешните работи.

Законът за отбраната и въоръжените сили не предвижда такива ограничения за служителите на МО, но определя за задължение на Министъра на отбраната да ръководи кадровата политика и да отговаря за окомплектоването на Българската армия с личен състав. Той утвърждава щатовете на МО и Генералния щаб на Българската армия. По предложение на началника на ГЩ приема офицери на военна служба и присвоява първо офицерско звание. Повишава, понижава и освобождава офицерите.

Законът отделя по-специално внимание на въоръжените сили и военната служба. Приема, че военната служба е държавна служба с особено назначение, което се изпълнява съгласно Конституцията и закона. Лицата, които изпълняват военна служба нарича военнослужещи. Поставя изисквания към кадровите военнослужещи за това да: бъдат единствено български граждани, да са отслужили наборната военна служба (без жените) и да са положили клетва, да имат поне “бакалавърска” степен за офицерите и средно образование за сержантите (във ВМС и за старшините и войниците), да не са по възрастни от 40 г. за офицерите, 35 г. за сержантите и 30 г. за войниците, да са годни за военна служба, да не са осъждани и да нямат образувано наказателно производство и да не са дисциплинарно уволняване от кадрова служба. Редът и критериите за оценка на професионалната квалификация, на основание на която се осъществява подбора се определя с акт на министъра на отбраната или ръководители на други ведомства, в които работят военнослужещите. Такъв акт е Правилника за кадровата военна служба.

Кадровата военна служба е конкурсна, като условията и реда за провеждане на конкурсите за различните видове кадрови персонал се определят от министъра на отбраната. Кандидатите подават общи и Съобразени с конкурса документи. Назначените комисии допускат до конкурса само отговарящите на условията кандидати. Комисиите провеждат конкурса по обявения начин и класират кандидатите според показаните от тях резултати. Министърът или друго назначаващо лице подписват договор за кадрова служба или отказват назначаването, ако кандидатът не отговаря на общите изисквания или при нарушение на процедурата за подбор.

Работещите в МО и въоръжените сили граждански лица се назначават при условията и по реда на Закона за държавния служител. За такива могат да бъдат назначавани лица, които са: български граждани, навършили са пълнолетие, не са поставени под запрещение, не са осъждани, не са лишени от правото да заемат определена длъжност и отговарят на специфичните изисквания, предвидени в нормативните актове за заемане на Съответната длъжност. Не могат да бъдат назначавани за държавни служители лица, които биха се оказали в пряка йерархична връзка на ръководство и контрол с родственици или пък имат търговски статут.

Направеният общ преглед на законодателната рамка позволява да се посочат няколко основни проблема на подбора:

• 
  Съществуват редица правни проблеми на законовата регламентация на дейностите по подбор на кадри за сигурността и отбраната. Специфичните закони в частта за кадровия подбор не са напълно унифицирани със Закона за администрацията и Закона за държавния служител. На практика тези закони засягат само цивилните служители, като ги поставят в несъпоставимо положение спрямо военните служители, както по функции, задачи и права, така и по заплащане. Докато в ЗОВС е предвиден специфичен статут за военната служба, подобен статут за офицерите и сержантите от МВР не е приет. От друга страна пък кадровите въпроси на използваните от МВР наборни военнослужещи се уреждат от ЗОВС. Като недостатък може да се посочи и прекомерната автономия и концентрация на пълномощия на министрите на двете ведомства, които утвърждават структурите и щатовете на своите организации и назначават ръководния персонал. При такава концентрация на пълномощия предвидения от законите общ парламентарен контрол не е в състояние да навлезе в детайлите на провежданата от тези ведомства кадрова политика. Още по-малки са възможностите за парламентарен и граждански контрол на политиката по подбор на кадри за тези организации. Недостатъците в тази посока се илюстрират от множеството справедливи искове за отмяна на неправилни кадрови решения.
  
• 
  Друг характерен кръг са т. н. морални, етически или дискриминационни проблеми, свързани с разграничаване и ощетяване на отделни групи и индивидуални кандидати в процеса на подбор. Характерни дискриминирани групи са някои етнически или религиозни групи, полове (жени или мъже), деца, младежи или възрастни, здрави или инвалиди, страдащи от някои болести, чужди граждани, хомосексуални и др. Има редица примери за подобна, ако не директна, то най-малко индиректна дискриминация.
  
• 
  Специфични проблеми създава т. н. въпрос за “загуба на качества” от наетия персонал. Този проблем се свежда до обстоятелството, че подборът на кадри най-често предполага развитие или поне запазване на способностите на избраните кадри за дълъг период в бъдещето. В действителност, много често кадровата система се изправя пред обратния процес на загуба на качества. Не много, но все пак достатъчно често и бързо някои от избраните кандидати регресират в едно или друго отношение, а понякога и като комплексни личности. Възниква настоятелна потребност за освобождаване от тях, независимо от поетите при назначаване етични и законови ангажименти от наемащата организация. Много малко са добрите примери за успешно решаване на този проблем.
  
• 
  Обобщен проблем на наследените от миналото и използвани днес системи за подбор на кадри (държавни служители, кадрови военнослужещи за Българската армия, офицери и сержанти за МВР и наборни военнослужещи) е тяхната недостатъчна ефикасност, ефективност и икономичност. Въпреки голямата, в сравнение с други ведомства, степен на процедурна регламентация тези системи са недостатъчно ефикасни при подбора на подходящи кадри. Кадрите се подбират по-скоро формално, отколкото по същество. Доказателство за този извод е следващата след избора голямата степен на текучество на наеманите кадри. Въпреки, че в настоящия момент разходите за поддържане на кадрите в отбраната и сигурността са около 80 % от общите разходи на организациите, делът на разходите за подбор на подходящи кадри е несъществен. Това води до неадекватни техники на подбор. Расте пропорцията на административния (команден) и псевдо изпълнителски персонал. Организациите се бюрократизират. Пренебрегването на важността на този компонент на кадровата политика води до последващи високи разходи за персонал. Това което може да се свърши от малко квалифицирани специалисти се свършва с много неквалифицирани, но с цената на неоправдан разход на средства. Това е добра илюстрация за приложението на поговорката “Скъпи за триците и евтини за брашното” в кадровата политика.
  

1. 
   Кои са основните критерии за избор на президент на страната?
   
2. 
   Какви са необходимите качества за избор на върховен главнокомандващ на Българската армия?
   

• 
  Работа –
  
• 
  Анализ и проектиране на работата –
  
• 
  Описание на работата –
  
• 
  Спецификация на работата -
  

Задачи за самоподготовка:

1. 
   Направете анализ на определен вид охранителна работа!
   
2. 
   Подгответе описание на работата!
   
3. 
   Подгответе спецификация на работата!
   
4. 
   Анализирайте дадената в Приложение 2 длъжностна характеристика, сравнете я с препоръчваната за административните длъжности (Приложение 1), посочете нейните недостатъци и направете предложения за нейното подобряване!
   
5. 
   Характеризирайте метода и техниките за избор на президент и върховен главнокомандващ на страната!
   

Законови и нормативни документи:

1. 
   Закон за държавния служител, ДВ бр. 67/27. 06. 1999.
   
2. 
   Закон за отбраната и въоръжените сили, ВИА, С. , 2001.
   
3. 
   Закон за Министерството на вътрешните работи, ДВ бр. 122/19. 12. 1997, Изм. До бр 3О от 1999.
   
4. 
   Правилник за кадрова военна служба, ВИА, С. , 2001.
   
5. 
   Правилник за Министерството на вътрешните работи, ДВ бр. 113/1998, Изм. до Решение 4209/23. 07. 1999.
   

Литература:

1. 
   Андреева М. , Управление на персонала, ИК “Галактика”, С. , 1995.
   
2. 
   Билсбъри Дж. , Как да намерим и задържим подходящите хора, “ИнфоДАР”, С. , 2001.
   
3. 
   Георгиев Г. , Новото в организационното устройство на администрацията, “Персонал-ДРН”, С. , 1999.
   
4. 
   Евгениев Г. , Й. Близнаков, М. Паунов, М. Атанасова, Основи на управлението на човешките ресурси, УИ “Стопанство”, С. , 1993.
   
5. 
   Методика за комплексно изследваме, критичен анализ и подобряване организацията на управлението на промишлените предприятия, Наблюдение състоянието на организацията и дейността на работните места на управленческия персонал, “Наука и изкуство”, С. , 1967.
   
6. 
   Матеев М. и к-в, Мениджърски конкурси, ИК “Люрен”, С. , 1993.
   
7. 
   Морнел П. , Как да си подберем най-добрия персонал, КИ “Труд”, С. , 2000.
   
8. 
   Тарасов В. К. , Персонал – технология: Отбор и подготовка менеджеров, “Машиностроение”, Л. , 1989.
   
9. 
   Тушева А. , Подбор, атестиране и квалификация на държавни служители, “Софттрейд” , С. , 2001.
   

Приложение 1

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА

На работно място (длъжност):

в ………………. .
1. Длъжностни задължения.

1. 
   Характеристика (описание) на изпълняваните дейности, услуги, функции и т. н.
   
   1. 
      Основен обем функции.
      
   2. 
      Допълнителен обем функции.
      
2. 
   Нормативни изисквания свързани с осъществяваната дейност.
   
   1. 
      Основни (задължителни).
      
   2. 
      Допълнителни (препоръчителни).
      
   3. 
      Специфични изисквания.
      
3. 
   Отговорности.
   
   1. 
      За резултатите от дейността.
      
   2. 
      За качеството на дейността.
      
   3. 
      За капитала.
      
   4. 
      За живота на други лица.
      
   5. 
      Други отговорности като риск и т. н.
      
1. 
   Изисквания за заемане на длъжността (професионално-делови и квалификационни качества).
   

1. 
   За образование.
   
2. 
   За трудов стаж (общ, по специалността и служебен).
   
3. 
   Специализация и допълнителна квалификация.
   
4. 
   Други специфични изисквания.
   
   1. 
      Компютърна грамотност.
      
   2. 
      Владеене на чужд език.
      
   3. 
      Личностни качества.
      
      1. 
         Деловитост.
         
      2. 
         Колегиалност (контактност).
         
      3. 
         Психофизиологически изисквания.
         
1. 
   Управленско-управленчески връзки и взаимно отношение.
   
   1. 
      Вътрешно организационни (ведомствени) връзки.
      
   2. 
      Външни контакти.
      
2. 
   Служебна кариера и професионално развитие.
   
3. 
   Общи и заключителни разпоредби.
   
   1. 
      Дата на утвърждаване.
      
   2. 
      Орган и процедура за утвърждаване.
      
   3. 
      Срок за действие.
      
   4. 
      Други специфични разпоредби и изисквания.
      

ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА

За длъжност:

1. 
   Изисквания за заемане на длъжността относно:
   

• 
  Образование.
  
• 
  Придобита специалност.
  
• 
  Завършена военна академия (ВА).
  
• 
  Оперативно-тактическа специалност от ВА.
  
• 
  Образователно-квалификационна степен.
  
• 
  Научна степен.
  
• 
  Научно звание.
  
• 
  Военна квалификация.
  
• 
  Допълнителна квалификация.
  
• 
  Ниво на чуждоезикова подготовка.
  
• 
  Военно-отчетна специалност (ВОС).
  
• 
  Военно звание (шифър).
  
• 
  Длъжностна степен.
  
• 
  Предходни длъжности, от които може да се заема длъжността.
  
• 
  Максимален срок на заемане.
  
• 
  Длъжности, които могат да се заместват от тази.
  
• 
  Място за изпълнение на службата.
  
• 
  Категория гарнизон.
  
• 
  Степен на попълнение с личен състав.
  
• 
  Организационни връзки и взаимоотношения.
  
• 
  Наименование на оръжието.
  

• 
  Задължително.
  
• 
  В касаещия го обем.
  

1. 
   Изисквания, относно необходимите личностни качества.
   

• 
  Качества на командир.
  
• 
  Качества на организатор.
  
• 
  Нравствени и етични качества.
  
• 
  Комуникативни качества.
  

2. 
   Функционални задължения в мирно и военно време.
   

• 
  Общи.
  
• 
  Специфични.
  

3. 
   Заемане на длъжността.
   

• 
  Заемане от жени.
  
• 
  Заемане по реда на чл. 69, ал. 1 от ПКВС.