организира и координира подготовката на ОП “Околна среда 2007-2013 г.”, включително като създава работна група за нейното разработване при спазване на принципа на партньорство и изпълнява роля на секретариат на работната група;
гарантира координацията на ОП “Околна среда 2007-2013 г.” с Националната стратегическа референтна рамка и останалите програмни документи за съответния програмен период;
провежда преговорите за ОП “Околна среда 2007-2013 г.” с отговорните служби на ЕК;
осигурява разработването и, ако е необходимо, ревизирането на подробните правила52 за изпълнението на ОП “Околна среда 2007-2013 г.”;
осигурява провеждането на предварителна (ex-ante) оценка и екологичната оценка на програмата;
гарантира подготовката и ревизирането, при необходимост, на Комуникационния план за ОП “Околна среда 2007-2013 г.”;
разглежда искания от МЗ за промени в подробните правила за изпълнението на оперативната програма и внася мотивирани искания в Комитета за наблюдение.
Подготовка, избор и одобрение на операции за финансиране
гарантира разработването и одобрението (от Комитета за наблюдение) на критериите за избор на проекти по ОП “Околна среда 2007-2013 г.”;
организира подготовката и публикуването на насоки за кандидатстване, включително образци на формуляри за кандидатстване, съответните указания за попълването им, образци на договори за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, критерии за избор на проекти, както и на други изисквания и условия за предоставяне, оценка и одобрение на проектните предложения от потенциалните бенефициенти;
получава проектните предложения, предоставени от потенциалните бенефициенти, регистрира ги и проверява дали са предоставени в съответния срок;
изпраща на МЗ проектните предложения, които са изпратени в срок за извършването на оценка (включваща оценка на административното съответствие (формална оценка), оценка на допустимостта на кандидата и на дейностите в проектните предложения, както и техническа и финансова оценка), съгласно критериите за избор на проекти, одобрени от КН на ОП;
номинира наблюдатели в оценителната комисията за избор на операции, свикана от МЗ;
осигурява координацията, приоритизацията и избора на проекти за финансиране по ОП “Околна среда 2007-2013 г.”, като организира и участва в работата на Комитета за избор и координация на проекти;
на основанието на Доклада за оценка на капацитета, подготвен от МЗ за отделните потенциални бенефициенти, предприема оценка на риска и взема решение относно прилагане на мерките за предотвратяване и намаляване на риска, включително честотата на проверките, които следва да се извършат от МЗ;
на основание решението на ръководителя на УО за предоставяне на безвъзмездна финансова подкрепа, подготвя, съгласува и предоставя за подпис на Министъра на околната среда и водите проектодоговорите с бенефициентите, които включват всички условия, при които бенефициентът ще получава помощ от фондовете на ЕС, като се вземат в предвид резултатите от оценките на капацитета и предложените от УО мерки за предотвратяване и намаляване на риска;
подготвя и съгласува проект на заповед на Министъра на околната среда и водите за предоставяне на финансова помощ на бенефициентите, които са структури в рамките на Министерството на околната среда и водите.
Изпълнение на програмата и финансово управление
носи отговорността за доброто финансово управление на оперативната програма, включително по отношение на извършените транзакции въз основа на финансовите ангажименти по оперативната програма;
гарантира разработването и разпространението до МЗ и потенциалните бенефициенти на необходимите документи и насоки за правилното изпълнение и доброто финансово управление на програмата;
въз основа на проверката по документацията, получена от МЗ на ниво мярка, подготвя месечни искания за средства, декларации за разходи и доклади за верификация на разходите на ниво ОП, както и други документи, като прогнози за плащанията по ОП и доклади за нередности и ги представя на СО;
подготвя годишни прогнози за плащания и ги предоставя на СО.
Верификации и одити
установява писмени стандарти и процедури за верификациите, провеждани от МЗ, и съхранява информация за всички проведени верификации;
верифицира (посредством документални проверки) документацията, представена от МЗ на ниво мярка (включително искания за средства, декларации за разходи, доклади за верификация на ниво мярка). В определени и надлежно обосновани случаи, УО може да осъществява и документални проверки върху извадка от придружаващите фактури, представени от бенефициентите;
осъществява проверки на място на МЗ, с оглед осигуряване на точното изпълнение на делегираните задачи, а в определени и надлежно обосновани случаи, осъществява проверки на място и на бенефициенти по програмата;
следи за изпълнението на изискваните действия/ дадените препоръки към бенефициентите в докладите за верификация (изготвени от МЗ след проведени верификации/ проверки) и предприема съответните действия, при необходимост;
гарантира спазването на адекватна одитна пътека и съхранението на съответната документация на ниво УО, МЗ и бенефициент;
поддържа архив (информация) за органите, които съхраняват съпровождащата документация (всички документи, задължителни за поддържане на адекватна одитна пътека и тяхното местонахождение), в съответствие с чл. 19 от Регламент на Комисията 1828/2006 относно прилагане на Регламент 1083/2006 г.;
осигурява достъп на дирекция “Вътрешен одит” и други одитиращи институции по време на провеждане на одити и осъществява необходимите превантивни и коригиращи мерки, препоръчани в одитните доклади.
Мониторинг и докладване
получава и осъществява преглед/проверка на периодичните мониторингови доклади на ниво мярка, представени от МЗ;
след одобрение на докладите на МЗ, изготвя консолидиран годишен мониторингов доклад за програмата, с оглед проследяване на напредъка при изпълнението на ОП. Годишните доклади и окончателният доклад за изпълнение на ОП се представят за одобрение на Комитета за наблюдение и впоследствие на ЕК;
събира и обработва цялата информация необходима за мониторинг на отделните мерки от ОП и на програмата като цяло и въвежда в информационната система за управление и наблюдение необходимата информация на ниво мярка и на ниво програма;
организира и активно участва в заседанията на Комитета за наблюдение и изпълнява функциите на негов секретариат;
гарантира, при необходимост, провеждането на текущи оценки, свързани с мониторинга на ОП.
Публичност и информация
осигурява прилагането на мерките за публичност на всички нива на ОП в съответствие с Комуникационния план на програмата, както и необходимите консултации и съвети към МЗ по всички аспекти , свързани с осигуряването на информация и публичност на ниво мярка;
определя служител, отговорен за мерките за публичност, и в тази връзка уведомява ЕК;
подготвя и предоставя на ЕК годишен доклад по оперативната програма в съответствие с чл. 67 от Регламент 1083/2006 и в съответствие с чл. 4 от Регламент 1828/2006;
Задачи, делегирани за изпълнение на МЗ
Подготовка, избор и одобрение на операции за финансиране
предоставя консултации и съвети на потенциални бенефициенти относно разработване и представяне на предложения за проекти, в съответствие с принципите на прозрачността и равното третиране на бенефициентите;
получава проектните предложения, предоставени в срока, установен от УО, свиква оценителна комисия за избор на проекти за финансиране и осъществява оценка на проектните предложения (която включва оценка на административното съответствие, (формална оценка), оценка на допустимостта на кандидатите и на дейностите и техническа и финансова оценка), в съответствие с критериите за избор на проекти, одобрени от КН на ОП;
подготвя писмено становище за резултатите от оценката на проектите и го предоставя на УО;
участва в Комитета за избор и координация на проекти;
предприема необходимите стъпки за да се гарантира спазването от страна на бенефициента на изискванията относно опазването на околната среда, обществените поръчки, конкуренцията и равните възможности в проектното предложение и за доказване наличието на необходимото съфинансиране от страна на бенефициента (в случай, че съфинансирането не е от държавния бюджет);
извършва, едновременно с оценката на предложенията за проекти, и формална оценка на потенциалния капацитет на бенефициента да провежда обществени поръчки и да осъществява управлението (административно, техническо и финансово) на операцията, която е обект на одобрение, и изготвя доклад за оценка на капацитета, който представя на УО;
на основата на решението на ръководителя на УО за отпускане на финансова помощ, подготвя проектодоговорите, които следва да се подпишат с бенефициента на одобрения проект, които включват всички условия, при които бенефициентът ще получи помощта от фондовете на ЕС, като се вземат предвид резултатите от оценката на капацитета и предложените от УО мерки за предотвратяване и намаляване на риска,
Провеждане на обществени поръчки за операциите
гарантира, от името на УО, провеждането на процедурите за обществени поръчки от страна на бенефициента в съответствие с националното законодателство в областта на обществените поръчки и предоставя консултации и съвети на бенефициента по отношение прилагането на правилата за обществените поръчки, когато това е изискано от бенефициента;
осъществява преглед на и дава становище относно проектите на документи за провеждане на обществени поръчки, изготвени от бенефициента и представени преди официалното обявяване на процедурата/ процедурите за обществени поръчки, по отношение тяхната законосъобразност и спазването на Закона за обществени поръчки и съответното европейско законодателство в тази област;
може да участва, в зависимост от резултатите от оценката на риска и препоръчаните от УО смекчаващи мерки, с оценители в оценителните комисии, организирани от бенефициента;
въз основа на протокола/ доклада от оценителната комисия, офертите на участниците в търга и друга документация, свързана с извършената обществена поръчка(и), изготвя становище относно законосъобразността на процедурата и спазването на Закона за обществените поръчки и съответното европейско законодателство в тази област и отправя писмени препоръки към УО за неотпускане/ прекратяване на финансирането по проекта или договора, сключен в резултат на нередности.
Изпълнение на програмата и финансово управление
получава от УО документи и указания за точното изпълнение и доброто финансово управление на оперативната програма;
предоставя консултации и съвети на бенефициентите по време на изпълнението на операциите, одобрени за финансиране по отношение на различни аспекти на финансовото управление, мониторинга, докладването и техническото изпълнение;
извършва авансови плащания към бенефициентите, ако това е предвидено в договора с бенефициента;
получава от бенефициентите искания за средства, включително декларации за разходи на ниво проект, както и доклади за напредък по проектите, придружени със съответната съпровождаща документация;
въз основа на проверката на документацията на бенефициентите, подготвя искания за средства, декларации за разходи и доклади за верификация на ниво мярка, както и прогнози за плащания на ниво мярка и доклади за нередности, и ги представя на УО;
директно извършва плащания към бенефициентите след като СО е одобрил/ сертифицирал документите за разходи, представени от УО и след като е одобрил лимит за плащане;
Верификации и одити
провежда, от името на УО, верификации, които обхващат административните, финансови, технически и физически аспекти на изпълняваните операции, в зависимост от конкретния случай. Верификациите обхващат (1) документални проверки върху 100% от получената документация за плащания53 и (2) проверки на място на бенефициентите въз основа на резултатите от оценката на риска, проведена от УО. Независимо от резултатите от оценката на риска, всеки проект, финансиран от ОП “Околна среда 2007-2013 г.”, следва да бъде обект на проверка на място поне веднъж по време на периода на изпълнението му;
след всяка проверка изготвя доклад от проверката на място и го представя на бенефициента за предприемане на последващи действия и на УО за информация и за целите на мониторинга;
установява и поддържа изчерпателна счетоводна система за регистриране и съхранение в електронен вид на информация за всички транзакции на ниво операция. Системата включва записване и съхранение на финансова информация, съпровождащи документи и доклади, в степента на изчерпателност, изисквана съгласно Регламент 1083/2006 и Приложение III от Регламент на Комисията 1828/2006 относно неговото прилагане;
събира и надлежно съхранява цялата информация, свързана с изпълнението на мерките на ОП, включително по проектите, в пълно съответствие с изискванията на Европейската комисия и националното законодателство;
гарантира, че документацията за разходите, включително съпровождащите документи, се съхраняват от бенефициента за период от 3 години след приключването на ОП;
осигурява достъп на УО по време на провеждане на верификации и на дирекция “Вътрешен одит” и други одитиращи институции при провеждане на одити;
предприема необходимите превантивни и коригиращи действия, в резултат на заключенията и препоръките от докладите за верификация на УО и одитните доклади на дирекция “Вътрешен одит” и други одитиращи институции.
Мониторинг и докладване
получава от бенефициентите периодични мониторингови доклади;
осъществява проверки на (1) съдържанието и заключенията от докладите и (2) информацията, която е въведена в ИСУН с цел одобрение на представените доклади;
след одобрението на докладите на бенефициентите изготвя мониторингови доклади на ниво мярка за целите на докладването за напредъка при изпълнението на мерките (включително на индикаторите) и ги представя на УО;
събира и обработва информацията, необходима за мониторинга на мерките от ОП и въвежда необходимите данни в ИСУН.
Информация и публичност
подпомага УО в прилагането на мерките за публичност, включително създаването и поддържането на интернет страница за приоритетите, за които са делегирани задачи на МЗ, и предоставя консултации и съвети на бенефициентите по отношение на всички аспекти във връзка с осигуряването на публичност и информация на ниво отделен проект.
Задачи за изпълнение от страна на Бенефициента
Подготовка на предложения за проекти
организира подготовката на предложения за проекти, в съответствие с изискванията за Структурните фондове и Кохезионния фонд, приложими за ОП “Околна среда 2007-2013 г.”, и в съответствие с насоките за кандидатстване, публикувани за съответната процедура;
представя подготвените проектни предложения на УО за одобрение за финансиране, в съответствие с насоките за кандидатстване, публикувани за съответната процедура;
представя при поискване разяснения/ допълнителна информация по отношение на проектното предложение по време на оценителния процес с цел да се поправят неточности в проектното предложение, като напълно се спазват принципите на равно третиране и недискриминация;
след одобряване на съответния проект за финансиране по ОП “Околна среда 2007-2013 г.”, участва в подготовката на проект на договор за изпълнението на проекта, като впоследствие го подписва.
Провеждане на тръжни процедури по операциите
предприема всички необходими действия за навременната и качествена подготовка на необходимата документация за обществените поръчки и за правилното провеждане на процедурите за строителство/ доставки/ услуги, включени в одобрената за финансиране по ОП операция;
предоставя проекта на документите за обществени поръчки за строителство/ доставки/ услуги на МЗ преди стартирането на процедурата/ процедурите за обществени поръчки;
може да покани представител на МЗ за участие като оценител в тръжните комисии в зависимост от резултатите от оценката на риска и препоръчаните от УО мерки за намаляване на риска;
предоставя протокола/ доклада на оценителната комисия, офертите на кандидатите и другата документация, свързана с проведената процедура/ процедури за обществени поръчки за строителство/ доставки/ услуги на МЗ за преглед и становище;
подписва договорите със съответните изпълнители/ доставчици/ консултанти, избрани в резултат на проведените процедури за обществени поръчки.
Изпълнение на програмата и финансово управление
отговаря за ежедневното управление на операциите, одобрени за финансиране по ОП, включително всички административни, финансови, технически и физически аспекти на съответната операция;
получава фактурите от изпълнителите/ доставчиците/ консултантите и след тяхната верификация извършва плащания със собствени средства/ получен аванс от МЗ;
подготвя искания за средства, включително декларации за разходи на ниво проект и доклади за напредък по проектите, придружени със съответните съпровождащи документи, и ги представя на МЗ за по-нататъшна обработка;
създава и поддържа изчерпателна счетоводна система за регистрация и съхранение на информация в електронен вид за всички транзакции на ниво договор. Системата включва записване и съхранение на финансова информация, съпровождащите документи и доклади в степента на детайлност, съгласно Регламент 1083/2006 и Приложение III от Регламент на Комисията 1828/2006 относно неговото прилагане;
гарантира, че УО, МЗ и СО имат достъп до информацията, включена в изчерпателната компютъризирана счетоводна система (в съответствие с чл. 14, пар. 1 от Регламент на Комисията 1828/2006 относно прилагане на Регламент 1083/2006).
Верификации и одити
извършва ежедневни проверки, които обхващат административните, финансовите, техническите и физическите аспекти на операциите, в зависимост от конкретния случай;
извършва верификация на фактури или други счетоводни документи, представени от изпълнителите/ доставчиците/ консултантите, както и проверка на действителната доставка на строителните дейности/ доставените стоки/ извършените услуги, преди извършване на плащанията;
осъществява изисканите/ препоръани последващи действия от докладите за верификация на МЗ и УО, както и от одитните доклади, в съответствие с определените срокове;
поддържа адекватна одитна пътека на ниво проект, и съхранява цялата документация за разходите по операциите (като оригинали или на подходящ електронен носител), включително цялата съпровождаща документация за период от 3 години след приключването на ОП;
осигурява достъп на УО и МЗ по време на провеждане на верификации и на одитиращите институции по време на провеждане на одити.
Мониторинг и докладване
събира и обработва информацията, необходима за мониторинг и оценка на одобрените проекти с оглед въвеждането й в ИСУН;
подготвя необходимите периодични мониторингови доклади – месечни, тримесечни, годишни и окончателни (включително за напредъка по индикаторите) и ги представя за одобрение на МЗ.
