Обобщаване и проверка на записванията по счетоводните сметки. Оборотни ведомости

4.4 Обобщаване и проверка на записванията по счетоводните сметки. Оборотни ведомости

Тъй като текущото счетоводно отчитане се извършва с помощта на синтетични и аналитични сметки оборотните ведомости биват два вида – оборотни ведомости на синтетичните сметки и оборотни ведомости за аналитичните сметки. В предприятието следва да бъдат съставяни една оборотна ведомост за синтетичните сметки и по една оборотна ведомост за аналитичните сметки, обособени към дадена синтетична сметка.

Оборотната ведомост за синтетичните сметки представлява таблица в която се посочват наименованията всички синтетични сметки, които са били открити и използвани в рамките на отчетния период, с техните дебитни и кредитни начални салда, дебитните и кредитни обороти, както и дебитните и кредитни крайни салда. В случаите когато дадена сметка няма начално салдо обороти или крайно салдо тя също следва да намери отражение в оборотната ведомост. Отделните графи в оборотната ведомост на синтетичните сметки се попълват въз основа на данните за началните салда, оборотите и крайните салда по счетоводните сметки. Основното предназначение на оборотната ведомост на синтетичните сметки е да служи за проверка на записванията по синтетичните сметки. Да се извърши подобна проверка означава да се проверят записванията по всяка сметка по отделно и по всички сметки взети заедно. По конкретно става въпрос за проверка на началните салда, оборотите и крайните салда по сметките. За да може да се твърди, че записванията по синтетичните сметки през отчетния период са правилно извършени при съставянето на оборотната ведомост за синтетичните сметки следва да се получат три двойки равенства.

1. Равенство между сумата на началните дебитни и началните кредитни салда по сметките. Това равенство се обуславя от равенството между сумата на актива и пасива на баланса, а както е известно синтетичните сметки се откриват в началото на периода с техните начални остатъци, които се вземат от счетоводния баланс на предприятието.

2. Равенство между общата сума на дебитните и общата сума на кредитните обороти по синтетичните сметки. Това равенство се обуславя от приложението на способа на двойното записване и се дължи на двойнственото отразяване на стопанските операции по счетоводните сметки.

3. Равенство между общата сума на крайните дебитни и общата сума на крайните кредитни салда по счетоводните сметки, което се обуславя от равенствата между сумите на началните салда и оборотите по сметките.

Наличието на тези три двойки равенства показва, че записванията по счетоводните сметки през отчетния период са правилно извършвани. С най-голямо контролно значение обаче е равенството между дебитните и кредитни обороти по сметките. Това е така тъй като по този начин се проверява не само правилността, но и пълнотата на записванията. Проверката за пълнотата на записванията може да се извърши като се сравни общата сума на оборотите по сметките в оборотната ведомост със сбора на сумите от всички счетоводни статии, т.е със сумата на оборота от дневника (журнала) за хронологическо отчитане.

Отсъствието на тези равенства в оборотната ведомост показва, че по сметките са допуснати грешки при записванията или при сборуванията, които своевременно следва да бъдат открити и отстранени.

Оборотните ведомости на аналитичните сметки имат различно устройство и съдържание, което се обуславя от характера на отделните отчетни обекти. От тази гледна точка могат да бъдат разграничени

- Оборотни ведомости за аналитичните сметки, при които се използва само стойностен измерител. Те имат строеж и форма, които са аналогични на оборотните ведомости на синтетичните сметки. При използването само на стойностен измерител се съставят оборотни ведомости за аналитичните сметки, водени към сметки Клиенти, Доставчици, Подотчетни лица, Вземания по липси и начети и др.

- Оборотни ведомости за аналитичните сметки при които се използват натурални и стойностни измерители. Те съдържат допълнителни данни, характеризиращи отделни отчетни обекти. Такива са оборотните ведомости за аналитичните сметки, водени към сметка “Материали,” сметка “Стоки,” сметка “Продукция” и др.

Оборотните ведомости за аналитичните сметки се съставят за да се провери правилността и пълнотата на записванията по тези сметки. За тази цел сборовете на началните салда, оборотите и крайните салда в оборотната ведомост за всяка група еднородни аналитични сметки се сравняват с отделните показатели на обединяващата ги синтетична счетоводна сметка, посочени в оборотната ведомост за синтетичните сметки. Наличието на равенства означава, че записванията по аналитичните сметки са били правилно извършени.

От оборотните ведомости за аналитичните сметки могат да се установят измененията (увеличенията или намаленията) на всеки обект на отчитане. Следователно те са важен източник на информация, която се използва за контролиране и анализиране на стопанската дейност.

Оборотните ведомости за аналитичните сметки могат да се съставят и във вариант, при който не се посочват показателите за оборота, а само крайните салда. Такива ведомости се наричат салдови и тяхното съставяне значително съкращава отчетния процес и улеснява счетоводната работа.