Първа: обща характеристика на счетоводството възникване и развитие на счетоводството

ГЛАВА ПЕТА Документирането и инвентаризацията като счетоводни способи

5.1 Същност и значение на документирането като счетоводен способ

Възникването на счетоводството е тясно свързано с документирането¹⁴ на стопанските операции. Не е възможно съществуването на отчетност без възможността стопанските факти, явления и процеси да бъдат регистрирани на определени носители. В този смисъл документирането следва да се разглежда като способ за фиксиране на осъществените стопански операции посредством писане, перфориране, фотографиране или по друг подходящ начин. Следователно документирането представлява способ за първично обхващане и характеризиране на стопанските факти, явления и процеси, с помощта на определени отчетни измерители. Обикновено в нашата страна е възприето документирането да се разглежда като един от способите на счетоводството или като един от елементите на счетоводния метод. За разлика от това в световен мащаб документирането не се разглежда като елемент на метода на счетоводството. Счита се, че не може само посредством документирането или фиксирането на данните върху някакви материални носители да се установи обективна закономерност в проявлението на един или друг отчетен обект. Ето защо документирането трябва да се разглежда само като условие, като абсолютно необходима и задължителна предпоставка за осъществяването на счетоводството.

Документалната обоснованост на стопанските операции изисква всички стопански операции да бъдат регистрирани, посредством съставянето на счетоводни документи. Документът е носител на информация, която има доказателствена сила. Това ни дава основание да посочим, че документите за стопанските операции, които са обект на счетоводно отчитане имат по-особено значение, тъй като удостоверяват възникнал стопански факт, явление или процес по отношение на активите, пасивите, собствения капитал, приходите и разходите на предприятието.

Необходимостта от използването на документите се обуславя от следните обстоятелства:

1. Поради големия брой и значителното разнообразие на извършваните стопански операции, човешката памет не е в състояние да запомни всички факти, явления и процеси, които настъпват в резултат на осъществяваната от предприятието дейност;

2. Отразената в счетоводните документи информация представлява важно средство за извършване на текущ и последващ контрол, относно законосъобразността и целесъобразността на осъществените стопански операции;

3. Правилно и своевременно съставените документи имат определена доказателствена сила, което дава възможност последните да бъдат използвани при съдебни спорове, за извършването на съдебно-счетоводни експертизи, назначени по надлежния ред и др.

4. Правилно съставените счетоводни документи се използват за осъществяване на текущ и последващ контрол върху осъществяваната стопанска дейност, както и като средство за разграничаване на материалната отговорност между лицата, които са оправомощени да се разпореждат с имуществото на предприятието.

5. Посредством счетоводните документи става възможно уреждането на сметните взаимоотношения (разчетите на предприятието) с неговите контрагенти – физически и юридически лица.

На съвременния етап, освен традиционните документи (под формата на писмени бланки) се създават условия за използване на такива първични носители на информация, каквито са електронните документи, съставени в съответствие със Закона за електронния документ и електронния подпис.

Ръководителят на предприятието определя вида и съдържанието на всички необходими първични и вторични счетоводни документи, осигуряващи отчитането на специфичните за предприятието стопански операции. В зависимост от икономическата характеристика на отчетните обекти в различните предприятия, използваните вторични счетоводни документи могат да бъдат както различни, така и типизирани.

Всеки счетоводен документ следва да съдържа определени сведения, които характеризират осъществената стопанска операция. Тези сведения е прието да се наричат реквизити, вида и характера на които се обуславя от вида на документа и характера на стопанската операция, която е отразена в него. Независимо от големия брой и значителното разнообразие на реквизитите, последните могат да се класифицират като задължителни (общи) и допълнителни реквизити. Задължителните реквизити са регламентирани със Закона за счетоводството и техния обхват се определя от това, дали счетоводният документ е адресиран до други предприятия или физически лица или засяга само дейността на предприятието. В първия случай реквизитите включват: наименование и номер, съдържащ само арабски цифри, дата на издаване, наименование, адрес и номер по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (код по БУЛСТАТ) на издателя и получателя, предмет и стойностно изражение на стопанската операция, име, фамилия и подпис на съставителя. В случаите когато документът засяга само дейността на предприятието, той следва да съдържа следните задължителни реквизити: наименование и номер, съдържащ само арабски цифри, дата на издаване, предмет и стойностно изражение на стопанската операция, име, фамилия и подпис на съставителя.

В зависимост от характера на стопанската операция, наред с горепосочените задължителни реквизити, по преценка на предприятието могат да бъдат добавяни и допълнителни такива като норми, разценки, цени, номера на банкови сметки и др. При документалното обосноваване на стопанските операции се дава приоритет на съдържанието пред формата Това означава, че предприятията могат самостоятелно да определят формата на документа и разположението на реквизитите в него, цвета на документите, както и да включат допълнителна информация, извън задължителните реквизити. Следователно чл. 7 от Закона за счетоводството. регламентира само минималните задължителни реквизити. Няма пречка предприятията да посочват и други реквизити, които не са задължително посочени (имената на представляващия предприятието, печат на предприятието, норми, разценки, цени и др.) Наличието на повече реквизити от задължително изброените в Закона за счетоводството, не лишава първичните счетоводни документи от тяхната доказателствена сила. Водещи в това отношение са принципите за действителност на стопанската операция и предимство на съдържанието пред формата.

Оформяне на счетоводните документи. Под форма на документа се разбира изображението на формуляра, неговият графичен израз. Формата (образецът) на счетоводните документи не е регламентирана от действащото законодателство. Достатъчно е всички те да са носители на счетоводна информация, имаща доказателствена сила, съгласно Закона за счетоводството.

Всички счетоводни документи в предприятието следва да се съставят на български език, с арабски цифри и в левове. Те могат да бъдат съставени и на съответния чужд език, в левове и чуждестранна валута, в случаите на сделки, уговорени в чуждестранна валута и с чуждестранни контрагенти. Когато се получат счетоводни документи на чужд език се придружават от превод на български език на съдържанието на отразените в тях стопански операции. Това изискване е особено важно при получаване на първични счетоводни документи (най-вече фактури) от чуждестранни доставчици.

Законът за счетоводството, регламентира, че лицата, които са съставили и подписали счетоводните документи и техническите информационни носители носят отговорност за достоверността на отразената в тях информация. Законът дава възможност при обективна необходимост за съставянето на документи посредством технически средства при които подписите са заменени от идентификационни шифри. На практика това са лицата, които по ред, регламентиран от ръководството на предприятието са оправомощени да съставят, оформят и приемат различни видове счетоводни документи, както и да ги подписват.

При съставянето на документите се предявяват някои изисквания, като яснота, краткост при характеризирането на стопанската операция, прегледност и др. Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се допускат. Погрешно съставените счетоводни документи се анулират и се съставят нови. Анулираните документи се съхраняват с цел последваща проверка в съответствие с реда определен с вътрешните правила, посредством правилника за документооборота.