Същност и значение на инвентаризацията като счетоводен способ

5.4. Същност и значение на инвентаризацията като счетоводен способ

За установяване на всички тези изменения в активите и пасивите се прилага способът инвентаризация. Тя се определя като способ за фактическа проверка (чрез измерване, броене, теглене и др.) на количествените и стойностни параметри на активите и пасивите на предприятието към определен момент, съпоставянето им със счетоводните данни и установяване на евентуалните разлики.

На инвентаризация подлежат всички активи и пасиви на предприятието. В зависимост от специфичния характер на капитала, активите и пасивите се прилагат различни средства и способи за тяхното инвентаризиране. По един начин се инвентаризират дълготрайните активи, по друг разчетните взаимоотношения, по трети собствения капитал и т.н. Инвентаризацията (особено в по-големите предприятия) се извършва в съответствие с предварително изготвен план-график за инвентаризациите. Планът обикновено има секретен характер и следва да бъде предложен за утвърждаване от ръководителя или упълномощено от него лице. В него следва да намерят отражение конкретни въпроси като: обектите, които ще подлежат на инвентаризиране, видовете инвентаризации (пълни или частични), състава на комисиите, които ще ги извършат, сроковете за започване и завършване на инвентаризациите, сроковете за осчетоводяване на резултатите от инвентаризациите и др. Целесъобразно е в плана за инвентаризациите да се разграничат броя и сроковете на текущите инвентаризации на отчетните обекти, подлежащи на инвентаризиране (материали, стоки, продукция, парични средства и др.) и инвентаризациите, които се извършват в края на годината при годишното счетоводно приключване.

5.5. Ред за извършване на инвентаризациите в предприятието

Независимо от характера на инвентаризацията, последната трябва да започне внезапно за проверяваното материално-отговорно лице. По този начин се цели да се отнеме възможността за умишлено въздействие върху състоянието на проверяваните активи и пасиви. Ако проверката не започне веднага складовите помещения, магазините и пр. се запечатват, т.е отнема се възможността на материално-отговорното лице за достъп до материалните запаси или паричните средства. Преди започването на инвентаризацията комисията връчва на материално отговорното лице въпросен лист (декларация), която то трябва собственоръчно да попълни и подпише. По този начин се цели да се набере предварителна информация, която да насочи вниманието на проверяващите относно правилното оформяне на резултатите от инвентаризацията. В най-общ вид информацията, която се събира чрез този въпросен лист (декларация) се свежда до следното: а) записани ли са всички постъпление в складовата отчетност, б) документите представени ли са в счетоводството, в) изпълнява ли лицето други отчетнически функции, г) съхраняват ли се в склада бракувани стоково-материални запаси, д) имали чужди стоково-материални запаси на консигнация, отговорно пазене и др.

Възможно е МОЛ да отсъства към момента на започване на инвентаризацията поради болест, смърт, задържане от органите на МВР, неизвестност или други причини. В тези случаи инвентаризацията е възможно да започне в присъствието на негов представител с нотариално заверено пълномощно, а в случаите когато лицето е починало в присъствието на неговите наследници или представител на държавата, когато това е предвидено в закон. При осъществяването на инвентаризации, съгласно специални решения на изпълнителната, законодателната или съдебната власт са валидни и техните указания.

Преди да се пристъпи към фактическа проверка, членовете на инвентаризационната комисия следва да проверят измервателните уреди, както и да уточнят единицата-мярка за отчитане на проверяваните обекти. Освен това следва да се установят последните записвания по счетоводните сметки и регистри преди започване на инвентаризацията. Това става чрез подписване, подпечатване или по друг подходящ начин. По този начин се цели да се отнеме възможността някои лица да извършат допълнителни счетоводни записвания с които да изопачат резултатите от отчетническа дейност на проверяваните МОЛ. След което започва и фактическата проверка на активите, пасивите и капитала, обект на инвентаризацията. Фактическата проверка се извършва от МОЛ под непосредствения контрол на проверяващите. Фактически намерените количества се отразяват в инвентаризационен опис или акт за наличност. Намерените фактически наличности се описват в инвентаризационни описи актове или за наличност, които се водят от някой от членовете на инвентаризационната комисия. При желание проверяваното МОЛ може да води и свой акт.

Следващ етап от провеждането на инвентаризацията е сравняването на фактически намерените количества със счетоводните данни. За целта се съставя Сравнителна ведомост, като при наличието на основания се начисляват естествени фири или се извършва компенсация на липси с излишъци.

Установените резултати-липси или излишъци следва да намерят отражение по счетоводните сметки за да се получи съответствие между счетоводните данни и фактическото състояние на активите и пасивите на предприятието. По този начин способът инвентаризация допълва документирането и способства на определени интервали от време да се извършва привеждане на фактическото състояние на активите и пасивите и счетоводните данни.