Tекущо счетоводно отчитане. Хронологически и систематически записвания. Синтетично и аналитично отчитане

4.3. Tекущо счетоводно отчитане. Хронологически и систематически записвания. Синтетично и аналитично отчитане

Хронологическото отчитане представлява хронологическо регистриране на разнородни стопански операции по реда на тяхното извършване. То се извършва посредством последователното номериране на съставените счетоводни статии. Статиите се съставят и номерират последователно във времето – по хронологичен ред на извършваните стопански операции и постъпилите в счетоводството документи. Този вид счетоводна регистрация не позволява да се получат обобщени показатели за еднородните отчетни обекти. Чрез него може само да се осъществява контрол за пълното отразяване на всички операции в системата на сметките. Контролната му роля се състои в това, че посредством прилагането на способа на двойното записване общата сума на всички счетоводни статии за даден период (оборота) трябва да бъде равна поотделно на сбора от дебитните и кредитни обороти по счетоводните сметки. Хронологическото отчитане се осъществява в регистър, наречен Дневник или Журнал, който може да има следната форма:

Хронологически дневник

за месец........................

След хронологическата регистрация на стопанските операции, същите следва да намерят отражение в системата на счетоводните сметки. Това се осъществява посредством извършването на систематически записвания, чрез които извършените стопански операции намират отражение по счетоводните сметки. По този начин се извършва групиране на стопанските операции в зависимост от тяхната икономическа еднородност. Систематическите записвания се осъществяват в специални регистри, наречени главна книга, спомагателни книги картотеки и др., които могат да имат различна форма, големина и графировка в зависимост от възприетата организация на отчетния процес в предприятието. Записванията в тези регистри извършват или непосредствено от първичните счетоводни документи или след като предварително се систематизират в междинни регистри (контролни шахматни ведомости, журнал ордери и др.).

Както вече беше посочено посредством систематическото отчитане, създаваната по счетоводен път информация за извършените стопански операции се систематизира и групира по икономически еднородни признаци. В зависимост от степента на това групиране от счетоводните сметки може да се получи максимално синтезирана (обобщена) и максимално детайлирана информация. Счетоводните сметки, посредством които се получава обобщена и синтезирана информация (само в стойностно изражение) за състоянието и измененията в отделните отчетни обекти се наричат синтетични сметки. Синтетични сметки са: Материали (чрез която се получават показатели за състоянието и измененията на всички материали в предприятието), Доставчици (чрез която се получава информация за задълженията към всички доставчици на предприятието), Разходи за основна дейност (чрез която се получава информация за всички извършени разходи за основната дейност на предприятието) и др.

Счетоводните сметки, чрез които може да се получи различна по степен на детайлизация информация, както в натурално, така и в стойностно изражение се наричат аналитични сметки, а записванията по тях систематическо аналитично отчитане. Посредством аналитичните сметки се отчитат отделни активи, пасиви и собствен капитал на предприятието. От тях може да се получи по-подробна информация за отделните отчетни обекти. Като такива могат да бъдат посочени:

а) към синтетичната сметка Материали – материал “Х”, материал “Y,” материал “Z” и др.,

б) към синтетичната сметка Стоки – стока “Х”, стока “Y”, стока “Z” и др.

в) към синтетичната сметка Доставчици - може да се организира аналитично отчитане по отделни видове доставчици на предприятието с оглед на това стопанското ръководство да има информация във всеки един желан момент какви задължения има към всеки един доставчик, например доставчик “Х”, доставчик “Y”, доставчик “Z” и др.

Между синтетичните и аналитични сметки съществува взаимна връзка. За нейното илюстриране ще си послужим със следния пример:

Към 01.03.200х г. туристическо предприятие “Дива” - ООД има задължения към доставчици на обща стойност 6 000 лв., от които към “Витоша” – ООД – 4 000 лв. и към “Албатрос “ – ЕАД – 2000 лв. През месец март 200х. г. в предприятието са извършени следните стопански операции:

1. На 04.03. 200х г. са изплатени със средства от разплащателната сметка задължения към доставчици на сума 2400 лв., от които към “Витоша” – ООД – 2000 лв. и към “Албатрос” – ЕАД – 400 лв., съгласно платежни нареждания.

2. На 07.03.2003 г. съгласно фактури са доставени стоки от доставчик “Витоша” – ООД на сума 1600 лв. и от “Албатрос” – ЕАД на стойност 600 лв.

3.На 16.03. 200х г. са изплатени със средства от отпусната банков заем задължения към “Витоша “– ООД - 1600 лв. и към “Албатрос” – ЕАД – 1200 лв.

4.На 20. 03. 200х г. са доставени стоки съгласно фактура от “Албатрос” – ЕАД на стойност – 1400 лв.

Иска се: 1) Да се съставят счетоводните статии за извършените стопански операции, 2) Да се открие синтетична сметка Доставчици и аналитичните сметки към нея, 3) Сумите на отделните стопански операции да се отразят по синтетичните и аналитични сметки.

Синтетична сметка Доставчици

	НС 6000
1) 2400	2) 2200
3) 2800	4) 1400
ДО 5200	КО 3600
ДС 5200	КС 6600
	Крайно салдо 4400

Аналитична сметка “Албатрос “ - ЕАД

Аналитична сметка “”Витоша” - ООД

От откритите счетоводни (синтетични и аналитични) сметки за задълженията към доставчиците се установяват следните равенства:

1. Сумата на началните салда по аналитичните сметки (2000+4000) е равна на началното салдо по синтетичната сметка Доставчици (6000).

2. Сумата на дебитния оборот по аналитичните сметки (1600+3600) е равна на дебитния оборот по синтетичната сметка Доставчици (5200)

3. Сумата на кредитния оборот по аналитичните сметки (2000+1600) е равна на кредитния оборот по синтетичната сметка Доставчици (3600).

4. Сумата на крайните салда по аналитичните сметки (2400+2200) е равна на крайното салдо по синтетичната сметка Доставчици (4400)

Счетоводството използва значителен брой синтетични и аналитични сметки, посредством които се набира информация по счетоводен път за състоянието и измененията, настъпили в отделните отчетни обекти в резултат на протичащите стопански операции. Необходимостта от осъществяване на междинно групиране на данните, получени от аналитичното отчитане с цел получаване на обобщена информация в рамките на дадена синтетична сметка, предопределя използването на подсметки. С тяхна помощ се получава обобщена информация за отделните обекти, отчитани в определена група аналитични сметки, обединени от подсметката. Следователно подсметките заемат междинно положение между синтетичните и аналитични сметки. Използването им не отменя необходимостта от организиране на аналитично отчитане. Независимо от наличието на подсметки за всеки конкретен обект на отчитане следва да се води отделна аналитична сметка. Например в туристическите предприятия към сметка Разходи за основна дейност могат да се водят следните подсметки: Разходи за дейност “Хранене,” Разходи за хотелиерска дейност, Разходи за автомобилен транспорт и др. Чрез подсметка Разходи за хранене се обобщават извършените разходи по отделни обекти (заведения за хранене), експлоатирани от предприятието. Чрез подсметка Разходи хотелиерска дейност се обобщават извършените разходи по отделни обекти – хотели, мотели, къмпинги и др. (например Хотел “Бор,” хотел “Зора,” мотел “Сезони,” къмпинг “Изгрев” и др.). Чрез подсметка Разходи за автомобилен транспорт се обобщават разходите по обслужването на отделните транспортни средства (например автобус “Мерцедес,” автобус Шкода” и др.).

Имайки предвид горепосоченото може да се обобщи, че в зависимост от степента на обобщаване на информацията счетоводните сметки се подразделят на :

• 
  синтетични (главни) сметки, наричани още сметки от първи ред,
  
• 
  подсметки (наричани още сметки от втори ред),
  
• 
  аналитични сметки (наричани още сметки от трети ред).