Тема № 19 УМЕНИЕТО ДА ПИШЕМ ДОКУМЕНТИ

• 
  писмото се отпечатва на фирмена бланка или на лист със стандартен формат
  

• 
  стандартното отпечатване е на бял лист, с черни букви; за някои видове документи, като покани, оферти, поздравителни и благодарствени писма, може да се използва различна по цвят и структура хартия или отпечатване с цветни букви;
  
• 
  писмото се сгъва на три или четири части така, че информацията да бъде защитена;
  
• 
  за защита документът може да се сложи в друг лист.
  

1. 
   Стопанска кореспонденция
   

1. 
   Стопански писма
   

• 
  писмо – искане /заявка, запитване/;
  
• 
  писмо – оферта /предложение/;
  
• 
  писмо – рекламация /възражение, жалба/;
  
• 
  писма за връзки с обществеността;
  
• 
  други лични, персонални и неформални писма.
  

1. 
   Стопански документи
   

• 
  договор;
  
• 
  анекс – притурка, прибавка.
  

1. 
   Стандартизирани документи
   

• 
  бизнесформуляри;
  
• 
  телеграми и радиограми;
  
• 
  телекс;
  
• 
  факс;
  
• 
  електронна поща.
  

2. 
   Вътрешно – фирмена кореспонденция
   
   1. 
      документи, свързани със статута на институцията и кадрите:
      

• 
  правилник;
  
• 
  длъжностна характеристика;
  
• 
  длъжностна спацификация;
  
• 
  работна инструкция.
  

1. 
   документи, свързани с организационната дейност на институцията:
   

• 
  доклад;
  
• 
  докладна /обяснителна записка/;
  
• 
  информация, предложение, справка;
  
• 
  оперативни съобщения, напомнителни бележки.
  

1. 
   Протоколи.
   
2. 
   Общоадминистративни документи:
   

• 
  справочно-информационни документи – служебна бележка, удостоверения и др.;
  
• 
  организационно-разпоредителни документи - заповед, пълномощно.
  

3. 
   Лични и авторски документи
   
   1. 
      документи, свързани с кандидатстване за работа;
      
   2. 
      отговор на придружителни писма;
      
   3. 
      жалба, възражение, искане;
      
   4. 
      лично, бизнес и неформални писма.
      
4. 
   Авторски трудове
   
   1. 
      дипломна и курсова работа;
      
   2. 
      есе, реферат, проект;
      
   3. 
      рецензия.
      

1. 
   Дължина на писмото – тя зависи от неговата тема: ако е
   

• 
  твърде дългото писмо съдържа често излишна информация;
  
• 
  твърде кратко писмо – обикновено в него липсва голяма част от информацията, което ще породи допълнителни въпроси;
  
• 
  достатъчна дължина – включва точната по обем информация, която дава изчерпателен отговор на всички въпроси.
  

• 
  прости и ясни изречения;
  
• 
  пълни думи, вместо абревиатури, които могат да останат неразбрани.
  

• 
  да се кореспондира на същото йерархично ниво;
  
• 
  да се цитира изходящия номер на писмото, на което се отговаря;
  
• 
  отговорът да е написан в същия стил и формат.
  

• 
  подателят и получателят разполагат с пълния и точен текст на съобщението;
  
• 
  съобщенията се предават и при отсъствието на оператор;
  
• 
  може да се разчита на конфиденциалност.
  

• 
  Бъдете любезни и не обиждайте. В Интернет вие протягате ръка към една твърде многообразна общност и е добре да се запомни, че неща, които на нас не изглеждат обидни, може да са обидни за други;
  
• 
  Бъдете честни – пишете действително това, което мислите. Въпреки че Интернет изглежда безличен, вие трябва да носите отговорност за коментарите си. Дори когато пишете лични имейли, внимавайте, защото те могат да бъдат препратени на други хора, които ще могат да ги прочетат;
  
• 
  Изразявайте се ясно и логично;
  
• 
  Споделяйте знанията си;
  
• 
  Не вярвайте на всичко, което четете;
  
• 
  Пазете собствените си пароли в тайна;
  
• 
  Внимавайте преди да издадете лични данни;
  
• 
  Ако искате да се срещнете с някой, с когото сте общували чрез online
  

• 
  Ако се чувствате неудобно в някой website напуснете го веднага;
  
• 
  Отваряйте имейли само от познати източници, за да намалите риска от вируси;
  
• 
  Бъдете великодушни – хората, които комуникират onlime може да използват език, който не им е майчин или може още да не са свикнали с Интернет;
  
• 
  Не използвайте компютърните ресурси на други хора, без да сте упълномощени или без съответната компенсация;
  
• 
  Не си приписвайте интелектуалния труд на други хора.
  

• хора – съответни местни известни личности, неудачници, герои

• необикновеното или специалното

• крайности – най-новото, първото, най-голямото, най-малкото, най-евтиното,

• Бъдете фокусирани. Ако интервюто се взима във вашето предприятие, елиминирайте всички отвличащи вниманието неща и помолете колегите си да не ви безпокоят. Изключете телефоните си и затворете компютъра си.;

• Бъдете откровени. Ако не знаете отговора на даден въпрос, признайте си и предложете да предоставите информацията по-късно;

• Няма такова нещо като “не записвайте”. Най-добре е да сте с нагласата , че всичко, каквото кажете на репортера, ще стане част от историята му.

• 
  да допринасят за сключване на брагоразумно споразумение;
  
• 
  да действат ефикасно;
  
• 
  да допринасят за подобряване отношения между преговарящите страни.
  

1. 
   Твърд метод – страните демонстрират позиците си по проблема; разчитат на силата и упоритостта си.
   
2. 
   Мек метод – преговарящите демонстрират дружелюбие, правят си отстъпки, но този метод прилаган само от едната страна може да доведе до загуби.
   
3. 
   Метод на принципните преговори /преговори по същество/- - той е със следните основни елементи:
   
   • 
     първият елемент – разграничава хората от проблемите, т.е. означава способността на даден участник в преговорите да може да разговаря по интересуващия го проблем с друг участник независимо, че в емоционалните си, политически или религиозни разбирания, са на противоположни позиции. Недопускането на лични чувства и предпочитания в делови преговори е основното на тази характеристика на принципните преговори;
     
   • 
     вторият елемент – важни са интересите, а не позициите; изисква от всеки седнал на масата на преговори да погледне зад обявените позиции на партньора, да разбере истинските му интереси на тази база да търси успеха в общуването;
     
   • 
     третият елемент – алтернативни решения – подчертава необходимостта от заделяне винаги на определено време за размисъл, колкото и да са напрегнати преговорите. Само по този начин ще се осигурят условия за търсене и намиране на различни взаимоизгодни решения. Творческо примиряване на различията между страните, широк диапазон на решенията – това е основната идея на този елемент.
     

• 
  бизнесмените смятат, че влияят върху общественото мнение чрез качеството, цената и навреме предложената стока или услуга. Това показва, че за бизнесмените общественото мнение се проявява главно в отношение на клиентите към тяхната фирма;
  
• 
  положителния баланс на взаимоотношения между фирмата и обществеността се постига не само с доброто качество и цените на стоката, но и с успешната работа на отдела по PR;
  
• 
  дейността на фирмата протича в условията на конкуренция и често конкурентите прибягват до целенасочена обработка на общественото мнение. Това налага необходимост от контравъздействие.
  

1. 
   Създаване на климат на доверие и сътрудничество. Това е първата
   

2. 
   Определяне същността на конфликта. Изчерпателното отделяне на
   

• 
  Определяне на съществуващия проблем – тук следва намерим отговорите на следните въпроси:
  

• 
  Определяне на причините за конфликта – винаги сме изправени пред опасността, един уж разрешен конфликт да избухне отново. Ето защо трябва да си изясним факторите, които го пораждат. Стъпките за това са следните:
  

• 
  Търсят се възможни решения – това може да стане с използването на „мозъчна атака”, като всяка от страните трябва точно да отговори на следните въпроси:
  

• 
  Избираме възможното решение, приемливо и за двете страни. Тук задължително трябва да обсъдим и възможните последствия от всяко договорено решение. Затова трябва да си отговорим на следните въпроси:
  

• 
  Осъществяване на приетото с консенсус решение.
  
• 
  Анализ на „следкризисната ситуация” и на това, дали проблемът е разрешен успешно.