Тема първа. Общуване в бизнеса

11 максимални усилия, за да се спазят правилата на етикета за служебната кореспонденция. Деловото писмо трябва да внушава доверие, последователност, стил, защото това са качества особено важни в деловото сътрудничество. Не е желателна и другата крайност – прекалената употреба на "сложни" думи и фрази, които рядко се използват в разговорната реч.
„Независимо от повода за делово писмо, добрите маниери изискват да спазваме корпоративния етикет. Написаните думи имат траен ефект и винаги е от изключителна важност как структурирате писмото си, какъв е стилът и тонът ви в него. По телефона е по-различно: събеседникът няма да запомни толкова детайлно разговора, колкото написаното черно на бяло…Тонът на писмото да е спокоен и логичен, подбирайте грижливо думите си. Опишете ситуацията подробно, кажете с какво не сте съгласни, изразете възмущението си, така че получателят да прочете гнева ви между редовете. Така е по-сигурно, че ще постигнете желания резултат.
Обръщението и поздравът в края на деловите писма са винаги едни и същи. Препоръчително е да спазите етикета. Затова се абстрахирайте от личното си мнение за човека, обърнете се към него по подобаващ начин с "уважаеми" или "уважаема" и завършете писмото си като напишете "с уважение". В противен случай се смята, че си позволявате лично отношение и изразявате емоции. Това определено е във ваша вреда, защото става въпрос за обществения авторитет и престижа на фирма ви“
2
3.
Етикетът
и
електронната
кореспонденция
(имейли)
Имейлите са уникално комуникационно средство, позволяват установяване на бизнес контакти по електронен път, чрез Интернет или
Интранет. Имейлът представлява предаване на файлове или съобщения чрез компютърна система. Той е лесно и удобно средство за изпращане и препращане на информация, получена по електронен път от други източници. Той също е форма на бизнес кореспонденция, която изисква
2
http://www.karieri.bg/management
Кристина Крънчева, Емоциите нямат място в деловите писма, 07 Дек 2007, 12:25, (посетен от мен на 14.11.2016 г., 15,30 ч.)

12 същото внимание както меморандумите и писмата. Тази електронна форма на комуникация бързо се превърна в предпочитано средство поради своите преимущества - удобство, бързина, изпращане на голям обем информация чрез "прикачване" на файлове, икономия на време и пощенски разходи. Важен е и фактът, че получателят може да редактира, да вкара допълнителна информация и да върне файловете със същата скорост и степен на сигурност.
Всяка институция трябва да има правилен електронен мениджмънт, който да бъде разяснен на всички служители, спазвайки следните четири елемента:
 Нулева толерантност към тормоза и дискриминацията;
 Надеждно съхраняване на имейлите;
 Получаване на поверителна информация по друг начин;
 Спазване на авторското право.
Безспорно днес по-голяма част от кореспонденцията се извършва по електронен път. Това съвсем не означава, че трябва да се пренебрегнат правилата на деловата етика и изискванията за оформяне на деловата кореспонденция. И тук с пълна сила важат изискванията за стил и съдържание (с увод, изложение, заключение).
Уводът започва с учтива форма на обръщение, като: “Здравейте, господин Попов”, “Уважаеми господин/госпожо ...”. Използването на делови стил на писане, кратко и ясно на въпроса, за който се пише е задължително. Не се правят дълги изречения с неясни формулировки, не се използват ненужни съкращения. Не се пише от лично име, а от името на институцията, която пишещият представлява, освен ако не се изисква персонална отговорност и работа по проект, което налага размяна на лични имейли.
Важно изискване е да се внимава за грешки, това е много неприятно за получателя. Преди да бъде изпратено писмото, внимателно се прочита или се използва речник за проверка на правописа. Особено важно е да не се пропусне попълването на полето “Относно” (Subject), липсата му е проява на неучтивост. Това дава възможност на получателя да разбере за какво става въпрос, а и да го предпази от опасността от вируси. Този

13 въпрос не бива да бъде подценяван. Внимателно трябва да се подходи при отваряне на прикрепени файлове с разширение *.doc, *.zip, *.exe. Ако е получен такъв файл и не е известен подателят, веднага се изтрива.
Темата на имейла, записана на мястото, обозначено със Subject, е входът към цялото писмо. От нейната формулировка до голяма степен зависи дали писмото изобщо ще бъде прочетено. Така че формулирайте темата прецизно - точно и кратко. Много внимателно избягвайте обаче думи и изрази като cheap, discount, free. Те често присъстват в Subject-а на спам съобщенията, които се улавят и спират от сървърите на интернет доставчиците автоматично и никога не стигат до адреса, до който са изпратени.
Писмото завършва с учтива форма (изказване на успехи в работата, в личен план, пожелаване на нещо приятно) и подпис на съставителя.
Когато трябва да се изпрати прикачен файл, се описва с няколко думи какво съдържа той, в противен случай рискът да остане неотворен е много вероятен.
Когато се изпраща съобщение на повече от един получател, адресите им се поставят в полето Bcc: (Blind Carbon Copy) , а не в Cc:
(Carbon Copy
) където са видни и за другите получатели, а това за тях може да е неприятно. Когато отговорът е автоматичен, оригиналното съобщение се изтрива.
В комуникациите по Интернет широко се използват и така наречените емотикони, това са символи, които изразяват определен тип емоции, като:
( - радост, усмивка; ;-) – намигване;  - изпитвам яд, тъжен съм.
Тези символи не са подходящи за деловата кореспонденция, по тази причина и не е желателно да се използват. Те са подходящи за личната кореспонденция, между приятели.
Напоследък в деловите писма, изпращани по имейла, се прокрадват все повече „термини“ от електронния сленг на чат сайтовете.
Те обикновено пресъздават англоезични фрази.

14

Изтегляне 4.22 Mb.

Сподели с приятели: