РАЗДЕЛ Ц: КОНТРОЛЕН СПИСЪК ЗА ТОЧКАТА(ИТЕ) ЗА КОНТАКТ
Настоящият раздел е консултативен и е предназначен за подпомагане на управителите (по сигурността).
Добра практика е извършването на редовни проверки на поддържането на стандартите за контрол на съответствието с международни конвенции, съответните регламенти и промените в промишлените практики.
Като помощно средство е предоставен следният контролен списък за подпомагане на вътрешната проверка за съответствие и въвеждането на правилни процедури във фирмите. Препоръчва се точката за контакт за извърши оценка на програмите за вътрешно съответствие най-малко един път годишно. Не всички въпроси, изброени по-долу ще са приложими в конкретните предприятия.
-
Ангажименти за съответствие
-
Подписал ли е изпълнителният директор на фирмата Ви Ангажимента за отговорно полагане на грижи®
/ отговорно пазене на продукти от торове или друго доброволно споразумение във връзка с Вашата промишленост?
-
Наясно ли са директорите на Вашата фирма със законовите си отговорности при привеждане в съответствие на контрола по сигурността върху химикалите?
-
Контрол на инвентара
Колко често извършвате проверки?
-
Кои химикали са включени в международни конвенции и национални изисквания за контрол?
-
Въведени ли са съответните изисквания за всяка контролна мярка?
-
Въведена ли е контролна матрица за всеки контролиран химикал?
-
Персоналът поддържа ли актуален списък на веществата — прекурсори на взривни вещества?
-
Повишаване на осведомеността
-
Въведена ли е отчетност на управлението на програмите за вътрешно съответствие, напр. това отразено ли е в актуалната органиграма на фирмата, ясно определено ли е делегирането на отговорностите?
-
Предоставяно ли е обучение и повишавана ли е осведомеността на служители и клиенти до ниво на постигане и поддържане на високи стандарти и развиване на умения и знания, необходими за изпълнение на задълженията във връзка с контролираните химикали? (вж. Раздел 5 по-долу относно обхвата на обучението)
-
В оценката на персонала въведени ли са цели на вътрешното съответствие?
-
Съществуват ли писмени политики, планове, програми и процедури за постигане на непрекъснато подобрение на режима на вътрешно съответствие на контролираните химикали?
-
Изготвени ли са разпоредби за гарантиране на определянето и разпространението на законодателните норми и изисквания, приложими за контролираните химикали?
-
Има ли стремеж от страна на фирмата за ефективност над законовото съответствие?
-
Предоставено ли е на служителите, които изпълняват контролни функции, необходимото встъпително обучение и периодични опреснителни курсове?
-
Имат ли достъп персонала и клиентите до:
-
Настоящото споразумение?
-
Интернет страници, съдържащи нормативни актове?
-
Съответните длъжностни лица?
-
Управление на информацията
-
Как фирмата е в течение на изискванията във връзка с контролираните вещества?
-
Осигурява ли фирмата определяне и разпространение на всички приложими политики, законодателни норми и насоки относно съответните мерки за контрол?
-
Поддържа ли фирмата референтен списък с източници на информация и контакти и разпространени ли са промените/актуализациите до съответните служители?
-
Предоставя ли фирмата ресурси (напр. достъп до документация) относно контролираните химикали за точките за контакти?
-
Обучение на персонала
(Този ангажимент обхваща освен служителите, и други лица, когато е уместно, съгласно Съхранението на продукти, като например разпространители на продукти и превозвачи.)
-
Определила ли е фирмата уменията и знанията, необходими за изпълнение на програмите за вътрешно съответствие на контрола на продажбите на прекурсори на взривни вещества?
-
Въведени ли са подходящи обучителни програми, които предоставят знания и умения, необходими на отговорните ръководители и други съответни служители?
-
Провежда ли фирмата встъпителни кампании за повишаване на осведомеността и последващи опреснителни курсове и обучителни програми за служителите на всички нива с цел постигане на максимално високи равнища на опит и развитие на умения и знания, необходими за изпълнение на отговорностите по съответствието? Разширила ли е фирмата ангажиментите си освен към служителите и към други лица, когато това е уместно, като например разпространители и превозвачи?
-
Получават ли съответните служители ежегодно (или по-често, ако се налага) обща актуализация на общите разпоредби на политиките на фирмата във връзка с поддържането на контрола върху продажбите?
-
Информация за клиентите
Фирмите следва да извършват проверки на клиенти и поръчки, които изглеждат съмнителни и носят възможни рискове.
-
Събирана ли е, оценявана и прилагана следната основна информация за клиентите при продажби на прекурсори на взривни вещества:
-
От надежден източник ли е получена съответната информация относно надеждността на клиента, местоположението и дейността му?
В случай, че са извършени продажби на фирми и лица, които не са производители, притежавали ли са съответното разрешение? Проверени ли са?
-
Установени ли са крайният потребител и крайната употреба на химикала?
-
Установила ли е фирмата наличието на национални или международни ограничения или забрани за търговия с потенциалния клиент или краен потребител и дали той не фигурира в различните списъци на рисковите образувания, публикувани от правителствени агенции?
-
Знаят ли кои вещества са прекурсори на взривни вещества спедиторите, превозвачите, представителите, брокерите и дистрибуторите на фирмата? Притежават ли те копия от Указанията и/или съответни национални ръководства?
-
Кой носи отговорност, че маршрута и начина на превозване няма да доведат до отклонение или забранена употреба?
-
Уведомява ли рано отдела по продажбите клиентите относно нуждата от информация за крайното потребление, напр. при изготвяне на офертата?
-
Наличен ли е в отдела по продажбите Списък с препоръчителните въпроси към клиентите (вж. Раздел В) и информирани ли са служителите от отделите по маркетинг, продажби, обработка на поръчки и възлагане на обществени поръчки относно тези въпроси, така че да могат да изпълнят задълженията си за възпиране на съмнителни сделки? Знаят ли как да процедират в случай, че имат подозрения, напр. да уведомят съответните органи по сигурността.
-
Водене на документация
-
Поддържат ли се проследяеми регистри на дейности и стоки за период от най-малко 4 години, така че да могат да бъдат проверявани запитвания относно дейности или стоки, които подлежат на контрол и поддържа ли се подходяща одитна следа?
-
Въвела ли е фирмата политика за поддържане и съхранение на архиви, които се отнасят за минимален период от време, през който следва да се съхраняват, начина на безопасно съхранение, както и мястото, където се съхраняват архивите?
-
Редовно ли се извършва преглед на системата за обработване на архивите с цел гарантиране на логическа последователност за документирате на контролираните дейности?
-
Лесно достъпни ли са архивите?
-
Заедно ли се архивират всички свързани документи или са достъпни чрез общи папки?
-
Достъп до обектите
-
Извършват ли се проверки на лица/фирми, които посещават или се обучават в обекти на фирмата?
-
Води ли се регистър на посетителите (чуждестранни и местни/вътрешни) в обектите на фирмата, където се произвеждат и съхраняват прекурсори на взривни вещества?
-
Разпоредби за одит
-
Извършва ли фирмата одит на програмите за вътрешно съответствие спрямо препоръките на настоящото споразумение?
-
Част ли е това от обичайната одитна програма?
Сподели с приятели: |