Отчет до органа, който взема решение за освобождаване от отговорност
Изтегляне 245.11 Kb.
|
- Навигация на страницата:
- 1.Въведение
- 2.Работна среда и план за одит
- 2.2.Развитие на процедурата за вътрешен одит
- 2.3.Изпълнение на плана за одит на СВО
- 2.4.-Приемане на препоръките и възгледите от одитираните обекти и заинтересованите лица
- 3.Основни констатации и препоръки
- 4.Заключения
BG
Брюксел, 30.7.2008 г. COM(2008) 499 окончателен Съобщение на Комисията до Европейския парламент и Съвета ГОДИШЕН ОТЧЕТ до органа, който взема решение за освобождаване от отговорност за вътрешните одити, проведени през 2007 г. {SEC(2008) 2361 окончателен} СЪДЪРЖАНИЕ 1. Въведение Error: Reference source not found 2. Работна среда и план за одит Error: Reference source not found 2.1. Работна среда Error: Reference source not found 2.2. Развитие на процедурата за вътрешен одит Error: Reference source not found 2.3. Изпълнение на плана за одит на СВО Error: Reference source not found 2.4. Приемане на препоръките и възгледите от одитираните обекти и заинтересованите лица Error: Reference source not found 3. Основни констатации и препоръки Error: Reference source not found 4. Заключения Error: Reference source not found
за вътрешните одити, проведени през 2007 г. 1.ВъведениеТози отчет запознава органа, който взема решение за освобождаване от отговорност, с работата, свършена от Службата за вътрешен одит (СВО) към Комисията, в съответствие с член 86, параграф 4 от Финансовия регламент (ФР). Той се основава на отчета на СВО в съответствие с член 86, параграф 3 от ФР за главните констатации по одита в съответствие с професионалните стандарти, по въпроси относно съществуващите значителни рискове, въпроси на контрола и корпоративното управление. Настоящият отчет е основан на одитите и консултантските дейности на СВО, извършени през 2007 г. Отчетът засяга работата по одит и консултации, свързана само с генералните дирекции и службите на Комисията и изпълнителните агенции. Той не обхваща работата на СВО по други агенции или органи. Реакциите на Комисията относно констатациите и заключенията на вътрешния одитор са включени в обобщения доклад за годишните доклади за дейността на генералните директори. В този обобщен доклад, приет по същото време, Комисията заема позиция по взаимосвързани въпроси, повдигнати от вътрешния одитор, Европейската сметна палата и органа, който взема решение за освобождаване от отговорност, или повдигнати от комитета за контрол на одити и от генералния директор на ГД „Бюджет“ в неговия обобщаващ доклад. Това означава,че Комисията не споделя изцяло някои възгледи или мнения в този доклад. Разликата във възгледите отразява нормалния процес на диалог между институцията и вътрешния ѝ одитор.
2.1.Работна средаКато част от реформата на Комисията, през 2000 г. бяха въведени 24 стандарта за вътрешен контрол и свързани с тях основни изисквания. Тези стандарти бяха ревизирани през 2007 г. с цел преминаване от съответствие към ефективност, опростяване на езика и запознаване на целия персонал със стандартите, както и с нефинансовите въпроси. Ревизираните стандарти влязоха в сила на 1 януари 2008 г., като сега генералните дирекции/службите трябва да изберат, въз основа на процедура за оценка на риска, стандарти, на които да се определи главен приоритет, за да демонстрират ефективност. Вторият доклад за напредъка на плана за действие на Комисията за интегрирана рамка за вътрешен контрол доведе до заключението, че е постигнат напредък в оценката на системите за управление и контрол на структурните фондове, определянето и възлагането на отговорности за контрол при споделеното управление и предоставянето на уверение в годишните доклади за напредъка на генералните дирекции. 2007 г. е първата година от действието на финансовата рамка за 2007—2013 г. с нов подход към контрола в областта на научните изследвания и нов програмен процес за структурните фондове, базирани на общи стандарти за финансово управление, контрол и оценка (напр. държавите-членки предоставят обобщения за съществуващите одити и декларации). През 2007 г. за първи път отчетите бяха подписани от счетоводителя на Комисията в съответствие с изменения Финансов регламент1. Значителен напредък бе постигнат в развитието на информационната система ABAC. Сметките за авансови средства на делегациите бяха напълно интегрирани в ABAC през януари 2007 г., бе изготвен актуализиран проектоплан за миграция на сметките на Европейския фонд за развитие към ABAC и Комисията работи за осъществяването на този план. Комисията завърши своите разпоредби за приемственост в работата. Всички генерални дирекции на Комисията представиха одобрени планове за приемственост в работата. Някои ГД вече започнаха да изпробват своите индивидуални планове. През 2007 г. бе проведена обща информационна кампания и изпробване на цялостния план за приемственост в работата. Сега усилията са насочени към осведомяване, обучение и допълнителни дейности за споделяне на придобития опит. Въведен бе нов динамичен подход за възпрепятстване на измамите2. Предишният процес на консултации нагоре по веригата във връзка със законодателни проекти, който бе въведен през 2001 г., ще продължи да съществува, но в допълнение OLAF ще предостави още информация на Комисията, получена в резултат на неговите разследващи дейности. OLAF ще направи структуриран и мултидисциплинарен анализ на своите разследващи дейности, като в новата дейност по възпрепятстване на измамите ще се основава и на голям информационен пул, включващ констатации от одита на СВО и на структурите за вътрешен одит. СВО продължава да има пълната подкрепа на заместник-председателя Калас и на Комитета за контрол на одитите (ККО), което ѝ позволява да запази независимостта и обективността си при изпълнението на своите функции. През юни 2007 г. бе приет ревизиран устав на ККО. След препоръка в Доклада на вътрешния одитор за 2006 г. Комисията издаде декларация за управлението на 22 езика. 2.2.Развитие на процедурата за вътрешен одитКомисията актуализира устава за мисията на СВО и въведе стандартен устав за структурите за вътрешен одит. Главните точки обхващат отчетността, независимостта, обективността и отговорностите. Това съответства на заключението на вътрешния одитор от годишния му доклад за 2006 г., че трябва да се подобри ефективността и устойчивостта на схемата за вътрешен одит. СВО ще излезе с цялостно годишно становище за вътрешните проверки в Комисията от началото на 2009 г., която е последната година от настоящия план за одит. След доклада на СВО за проверката на качеството във всички структури за вътрешен одит, за първи път в периода 2007-2009 г. за стратегическо планиране на одита, през 2007 г. СВО и структурите за вътрешен одит използваха общ план и обща оценка на риска за единен подход към одита. Това затвърждава консолидирането на одита, засилва независимостта на структурите за вътрешен одит и насърчава сътрудничеството между тях и СВО. Това сътрудничество бе допълнително затвърдено чрез Auditnet (стандартен устав за структурите за вътрешен одит, становища за одита и годишно становище на структурите за вътрешен одит). Започна второто външно оценяване на качеството в СВО. То ще завърши през 2008 г. с независимо становище относно съответствието на СВО с международно признатите стандарти на Института на вътрешните одитори (IIA). Резултатите от предварителната оценка гласят, че СВО като цяло съответства на стандартите на IIA с изключение на управлението на ресурсите (голямо текучество на персонала, одитни спрямо неодитни функции) и качество на комуникациите (загуба на време от края на работата на място до окончателния доклад; обсъждане на констатациите с одитирания субект), където СВО съответства частично на стандартите. Вътрешният одитор и персоналът на СВО имаха активна роля в сътрудничеството между ЕО и ООН в областта на администрацията и финансовото управление. Те допринесоха и за провеждането на професионални срещи на международно равнище: световната конференция на IIA, конференцията на представителите на службите за вътрешен одит към ООН и на многостранни финансови институции и втората специализирана конференция за вътрешни одитори в Централна Европа. СВО бе също представена на срещата на „координираните организации“. Годишната конференция на СВО предостави повече храна за размисъл във връзка с цялостното становище за одита. В своя план за управление за 2008 г. СВО включи проект с оглед да издаде своето първо цялостно становище след изпълнението на стратегическия план за одит за периода 2007—2009 г.
95 % от работната програма за 2007 г. бе изпълнена: 68 доклада (41 доклада за одит, 25 доклада за оценки и 2 писма до ръководството) бяха финализирани през 2007 г. Приложени са обобщени данни за изпълнението на тези доклади.
2.4.-Приемане на препоръките и възгледите от одитираните обекти и заинтересованите лицаПрез 2007 г. процентът на приемане на одиторски препоръки от одитираните обекти е 99 %, като останалите 1 % са отхвърлени.
Обратната информация на одитираните обекти за обхвата и провеждането на одита води до среден резултат от 1,86 (за предишни години: 1,95 за 2006 г. и 1,82 за 2005 г.) по скала за оценяване от 1 (най-висока оценка) до 4 (най-ниска оценка). Според ново проучване сред заинтересованите страни 80,5 % от тях смятат, че СВО има ясна стратегия за одит (в сравнение с предишния резултат от 75 %), 82,9 % - че одитите са извършени честно, обективно и безпристрастно (85,7 % през 2006 г.) и 48,8 % (по-рано 60,7 %) - че препоръките на СВО са полезни. Като цяло 80,5 % (по-рано 55,4 %) смятат, че работата на СВО допринася за качеството на системите за управление и контрол в Комисията. 3.Основни констатации и препоръкиПроцес за гарантиране на достоверност и точност на годишните доклади за дейността Ангажиментите доведоха до оценка на ефективността на процеса за гарантиране на достоверност и точност на годишния доклад за дейността (ГДД), който е основен компонент от управленската схема на Комисията и представлява най-добра практика в световен мащаб. Те обхванаха шест оперативни ГД и четири хоризонтални служби. Процесът за ГДД постоянно се подобрява (напр. чрез партньорски проверки и преработени постоянни указания). В резултат на одита издадените от Генералния секретариат постоянни указания вече са ревизирани съгласно предложенията на СВО: по-ясни насоки за начина на използване на различните компоненти за гарантирането на достоверност и точност, включително обяснение на приноса на становището на структурата за вътрешен одит; точна дефиниция на стратегията за контрол; системно и задължително използване на основните показатели за функционирането на системите за контрол; приемане на констатациите на Европейската сметна палата и обяснение на закъсненията в изпълнението на критични и особено важни препоръки за вътрешния одит. Планира се по-интензивна партньорска проверка, целяща изготвянето на по-пълен и последователен обобщаващ доклад. Докато ГД могат да докладват в своите ГДД за значителни нефинансови недостатъци, СВО обърна внимание на ограниченията на управленските становища за достоверност и точност на отчетите, като се има предвид, че те не включват нито нефинансови, нито системни отговорности. Обработване на чувствителни/класифицирани данни и физическа сигурност Необходимо е да е обърне повече внимание на рисковете за сигурността на информацията. СВО направи препоръки относно официалната политика на допускане до работа с поверителна информация и относно необходимостта от засилване на проверките за сигурност на базите данни, за да не се допуска изтичане на чувствителна информация или неразрешен достъп. Понякога вътрешните указания не поощряват използването на правилата на Комисията за класификация на информацията и тяхното прилагане не винаги е пропорционално на конкретните рискове за сигурността. Службите смятат, че специфичните за всяка ГД правила за обработване на чувствителна информация (чието неразрешено разкриване може да навреди на ЕС) или други въпроси на сигурността трябва да се координират с централните служби за сигурност, така че да се гарантира последователен подход към сигурността. По отношение на физическата сигурност това засяга по-специално служителите, които поради естеството на своята работа са изложени на висок риск в областта на външната помощ. За обработването на класифицирана информация в делегациите се прилагат три критични препоръки от по-ранен одит, за да могат делегациите да обменят класифицирана информация по електронен път и да спазват изцяло правилата за сигурност. Мониторинг относно прилагането на правото на ЕО Съобщението на Комисията относно мониторинга на правото на ЕО4, което описва какви действия ще предприеме Комисията за по-добро прилагане на правото на Общността, взема предвид повечето от главните препоръки на СВО, направени в неговия консолидиран отчет от декември 2006 г. Последният одит от тази поредица засяга законодателството за околната среда. Установени бяха недостатъци в проактивния мониторинг на правото на ЕО. По-специално, не може да се установи със сигурност, че всички директиви се транспонират правилно и навреме във всички държави-членки. Най-важните препоръки на СВО са взети предвид в проекта на съобщение на Комисията относно прилагането на правото на ЕО за околната среда и специфичния за всяка ГД план за действие, предвиден за изпълнението на всички препоръки до декември 2007 г. с изключение на две, като последната от тях ще бъде изпълнена до декември 2009 г.
Поредицата от одити на последващи проверки в областта на научните изследвания бе завършена с одит в ГД „Информационно общество и медии“. В отговор на направените препоръки генералните дирекции от областта на научните изследвания решиха да изготвят подробни планове за действие, които се наблюдават редовно от ККО. Допълнителни одити на последващи проверки бяха проведени в две генерални дирекции за оценка на съответствието, ефикасността и ефективността на последващите проверки, които са решаващи за даване на положително становище за достоверността и точността на отчетите. Приети бяха и в момента се изпълняват препоръките за увеличаване на обхвата на последващия одит, интегрирането на последващите проверки в контролната верига и за по-често използване на основните показатели за изпълнението.
След проведените одити на Европейския социален фонд и Европейския фонд за регионално развитие ще се изготви специална съвместна стратегия за предотвратяване на измами в структурните фондове със съдействието на OLAF, като впоследствие тази стратегия ежегодно ще се ревизира. Качеството и точността на информацията по случаите на измама и оценката и надзорът на проверките, извършени от държавите-членки във връзка с измами, също ще се подобрят, например чрез пускането на гореща телефонна линия в държавите-членки. Всички препоръки са приети с дата на изпълнение до края на 2008 г. Обществени поръчки Като част от по-обхватната работа, свързана с възлагане на поръчки за ИТ и предоставяне на услуги в Комисията, четири ГД бяха подложени на одит за спазване на правилата на Комисията, както и за ефективност и ефикасност. В три ГД бяха установени ограничени остатъчни рискове, свързани с недостатъчно точно описание на предоставяните услуги, отчетени графици на външните доставчици, късно започване на процедурата по подновяване на договорите и недостатъчен отчет на изключенията. След одита на СВО бе разработена нова процедура за обществени поръчки за сгради, която между другото ще подобри документацията и процеса на вземане на решения, ще осигури навременно разпространение на ключова информация, ще въведе система за управление на риска за всички проекти за обществени поръчки за сгради и ще включи дългосрочен стратегически мениджмънт с ясно разграничени, но взаимодействащи процеси на определяне на политиката и на изпълнение. За договори, различни от обществени поръчки за сгради, съответната ГД реши да разработи модул за гарантиране на ефективния надзор на фазите от процедурата за обществена поръчка, да създаде регистър, който съдържа цялата кореспонденция, свързана с оплаквания, и за важните търгове да изготви стратегически документ, който ще включва анализи на разходите и печалбите и ще обхваща потребностите.
Този одит прави оценка на адекватността и ефективното прилагане на системата за вътрешен контрол и управление на риска във връзка с определянето и изплащането на пенсиите на пенсионираните служители. Компютърната система е остаряла и налага ръчно извършване на проверки. Макар да има добри предварителни проверки на място, в бъдеще ще се извършват целенасочени, основани на риска последващи проверки, чрез които се съкращават рисковете например от неправилни плащания, изгубване на документи и неправилни ръчни корекции. Прилагане на ABAC Тъй като приключи началната фаза на ABAC, придружена от одитите на Европейската сметна палата, СВО намалява своите одити в тази област. След негативно становище относно закриването на сметките за 2005 г. в ГД „Образование и култура“, бе проведен одит на сметките за закриване в ГД „Образование и култура“ и нейната изпълнителна агенция за 2006 г. (в сътрудничество със Сметната палата) и бе дадена квалифицирана разумна гаранция, въпреки че бе установено ограничено съответствие между местните и централната счетоводна система и непълна документация. Прилагането на ABAC бе обект и на одити от страна на структурите за вътрешен одит. Изпълнителни агенции СВО направи одит на две изпълнителни агенции с разумна гаранция относно стопанските цели, които са поставени и в двата случая. Някои от подчертаните проблеми са свързани със спазването на решението на Комисията относно сигурността на информационните системи и с регламентите за защита на личните данни, процедурите за трансакции в края на годината, хармонизация и опростяване на списъците с показатели и с работните процеси, както и всеобхватен подход към последващите проверки. Други новосъздадени изпълнителни агенции (Изпълнителна агенция на Европейския съвет за научни изследвания и Изпълнителна агенция за научни изследвания) могат да се възползват от придобития опит на съществуващите агенции във връзка с прилагането на всички необходими стъпки в началния етап. ФАРС (Финансово и административно рамково споразумение с ООН) След миналогодишния одит на съответствието с ФАРС и способността за получаване на становища за достоверност и точност на отчетите във връзка с използването на фондовете на ЕС, ККО прикани СВО да оцени значимостта на остатъчните рискове и по-специално по отношение на непреките разходи и в контекста на общата проверка на финансирането от ЕС/ООН в рамките на ФАРС и на системата за финансов контрол на ООН. Допълнителният одит потвърди, че проектът на ФАРС е подходящ, но механизмите за контрол трябва да се прилагат по-ефективно и по-пълно. Засегнатите генерални дирекции приеха всички препоръки и вече са предприели няколко инициативи за увеличаване на използването на инструментите за контрол на ФАРС върху преките и косвените разходи. Финансово управление и управление на безвъзмездните средства Проведени бяха финансови одити в областта на азиатските делегации и програмите за околната среда. Одитът на управлението на основните финансови програми в азиатските делегации установи редица области, които се нуждаят от подобрение, където ръководството възнамерява да предприеме мерки до края на 2008 г.: по-ясно определяне на линиите на отговорност между делегациите и главните ГД; седалището трябва да осигурява по-голяма подкрепа и да има по-голяма роля в ръководството на делегациите, за да се гарантира последователно и ефективно функциониране на делегациите; по-добър мониторинг на проектите и на портфейла, както и по-добра стратегия за обучение. След оценка на процеса на управлението на безвъзмездните средства за проекти, свързани с околната среда, стана ясно, че има нужда от подобряване на документацията за контрол на реалните разходи на бенефициерите; уточняване на стратегията за последваща проверка, за да се включват и по-малките бенефициери; гарантиране на навременното одобряване на техническите доклади; и издаване на специфични насоки за последващите проверки, които са поверени за подизпълнение на външни фирми за одит. Значителен брой одити на безвъзмездни средства или на финансовото управление бяха проведени и от структурите за вътрешен одит.
Навременните последващи действия след препоръките на одита са от съществено значение за ефективността на вътрешния одит и за продължаващото подобряване на вътрешния контрол. Постигнат бе известен напредък, който доведе до намаляване на общия брой неизпълнени препоръки, направени преди 2006 г. Според СВО над 80 % от препоръките са изпълнени. Въпреки това има значителни закъснения в изпълнението на ключови и много важни препоръки, които разкриват недостатъци в прилагането на плановете за действие на ГД, особено във връзка с по-стари препоръки. Над 25 % от неизвършените ключови и много важни препоръки са закъснели над шест месеца (макар че това е голямо подобрение спрямо 50 % през миналата година). В усилието си да подобри ситуацията СВО предложи на ГД/службите, които не са предприели стъпки за изпълнение на неизпълнените ключови и много важни препоръки, да се напомни, че е важно да го направят, и, ако е подходящо, да обосноват закъсненията си в годишните доклади за дейността. ККО, който обръща особено внимание на последващите действия след препоръките, реши за насърчаване на изпълнението да изпрати от името на председателя писма до съответните комисари, за да привлече вниманието им към ключови и много важни препоръки, които са закъснели над шест месеца. 4.ЗаключенияВъз основа на одитите и прегледите в Комисията и свързаната с тях работа за 2007 г. вътрешният одитор на Комисията направи следните заключения (становището на Комисията се съдържа в обобщаващия доклад на годишните доклади за дейността на генералните директори). Заключение 1 на СВО: Постигнат е общ напредък, но са нужни още подобрения В хода на своята работа по одита СВО забеляза подобрения в системите за вътрешен контрол на Комисията. Броят на ключовите препоръки на СВО спадна от дванадесет през 2006 г. на шест през 2007 г., а броят на одитите с негативно становище на СВО намаля от девет през 2006 г. на шест през 2007 г. Въпреки това са необходими още подобрения, например в областта на управлението на безвъзмездните средства, последващите проверки, обществените поръчки и прилагането на разпоредбите за защита на данните. Заключение 2 на СВО: Информационна сигурност Защитата от неразрешено разкриване и достъп до чувствителна информация, притежавана от Комисията (както в седалището ѝ, така и в делегациите), е от изключително значение за ефективността и репутацията на Комисията. Всички засегнати ГД и служби трябва да отделят особено внимание на информационната сигурност и трябва да координират всички свои мерки за сигурност с корпоративната служба за сигурност и да ги представят пред нея за валидиране. Заключение 3 на СВО: Генералните дирекции, свързани с политиките, носят главна отговорност за предотвратяването на измами Наскоро Комисията възприе нов подход към предотвратяването на измами. OLAF има главна роля в разследването на измамите и допринася за разработване на методи за борба с измамите въз основа на своя опит. Въпреки това в Комисията генералните директори, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, носят главна отговорност за предотвратяването на измами в своята област на компетентност (в което получават подкрепата на OLAF) и за последващи действия на разследванията на OLAF (вземания и т.н.). Заключение 4 на СВО: Процесът за гарантиране на достоверност и точност на ГДД постепенно се подобрява Крайната цел на процеса за гарантиране на достоверност и точност на ГДД и на обобщаващия доклад е подпомагане на комисарите да поемат своята политическа отговорност в управлението на Комисията. Основите на предоставените гаранции ще бъдат укрепени чрез по-добро определяне на съответните стратегии за контрол, подкрепени от показатели за някои ключови проверки, и чрез по-голямо доближаване на гаранциите до резултатите от работата на Европейската сметна палата. Заключение 5 на СВО: Постигнат е напредък в последващите действия, но в някои области има закъснения Последващите действия след препоръките от одита се подобриха в последно време, но в някои области прилагането им отнема дълго време. Някои въпроси, повдигнати в предходни годишни доклади, също изискват постоянно внимание, като например стратегия за човешките ресурси, която да е напълно хармонизирана с процеса на стратегическо планиране, развитие на съвместни служби и по-добро управление на информационните технологии. 1Регламент (EО, ЕВРATOM) № 1995/2006 на Съвета от 13 декември 2006 г. за изменение на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности, OВ L 390, 30.12.2006 г., стр. 1. 2Вж. COM(2007) 806 от 17 декември 2007 г. 3По един доклад за ГД. Въпреки че тези доклади бяха завършени едва през януари 2008 г., по-голямата част от работата по одита бе извършена през 2007 г. и СВО смята, че резултатите са достатъчно важни, за да бъдат включени в годишния отчет за 2007 г. 4COM(2007) 502 от 5 септември 2007 г. BG Каталог: pub -> ECD ECD -> Съдържание ECD -> Към общия бюджет за 2013 Г. Разходна част на бюджета по раздели раздел III — Комисия Раздел IV — Съд на Европейския съюз ECD -> I. въведение ECD -> Съвет на европейския съюз ECD -> Точки за открито обсъждане1 Страница обсъждания на законодателни актове ECD -> Доклад на комисията за финансирането на сигурността на въздухоплаването доклад на комисията ECD -> Регламент за изменение на Регламент (ЕО) №1466/97 на Съвета ECD -> Доклад за 2007 Г. За фар, предприсъединителната помощ за турция, cards и преходния финансов инструмент ECD -> Открито обсъждане в съответствие с член 16, параграф 8 от Договора за ес Изтегляне 245.11 Kb. Сподели с приятели:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
