ГЛАВА ТРЕТА. НАСОКИ ЗА УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА ЕКИПНАТА РАБОТА ВЪВ ФИРМА „AL TAYER GROUP”

ГЛАВА ТРЕТА.

НАСОКИ ЗА УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА ЕКИПНАТА РАБОТА ВЪВ ФИРМА „AL TAYER GROUP”

1. Проблеми в екипната дейност на фирма „Al Tayer Group” Възможни решения.

Един такъв потенциален проблем при комуникирането е, че то почти винаги предполага някаква форма и степен на „саморазкриване” от страна на всеки член на екипа. Става дума не само за това, че информиращият член на екипа прави ясен начина, по който възприема едно или друго нещо, но и за това, че останалите членове на екипа винаги го оценяват докато приемат съобщението му. „Саморазкриването” се превръща в проблем на комуникирането предимно в случаите, когато има емоционална натовареност на конфронтация, информиращият член на екипа изгуби част от контрола върху начина, по който комуникира. В резултат на това могат да се получат: непреднамерено словесно „избухване”, личностни нападки, стереотипни забележки, саркастична критика и прочие.

Съществен проблем при комуникирането в рамките на екипа могат да се окажат и комуникационните бариери. Това са „шумовете” в процеса, които намаляват неговата крайна резултатност. Те се групират в три категории: личностни, физически и семантични (смислови).

Личностните бариери се коренят в половите, образователните, културните различия между членовете на екипа. Тези различия настройват емоционално всеки от тях по различен начин към другите и са неотделими от процеса на комуникиране. Физическите бариери обхващат всички пречки пред комуникирането, които принадлежат към околната за този процес среда. Тук спадат не само физическото разстояние и шумът например, но и всичко останало, което „разсейва” или пречи по някакъв друг начин на комуникиращите.

Третият тип комуникационни бариери - семантичните - е свързан с факта, че всяка комуникация може да се разглежда и като опериране със символи (думи, образи, действия). Всеки символ има няколко, понякога много значения и при общуване ние избираме - правилно или погрешно - някое от тях. Ролята на семантичните бариери е особено голяма в процеса на невербална комуникация, тъй като при него знаковата, символната природа на общуването е особено изявена.

От особено значение за комуникационните проблеми в екипа, отговарящ за маркетинговата дейност на „Al Tayer Group” в направление парфюмерия и козметика са типовете комуникации, които в рамките на екипа имат посоки „надолу” и „нагоре”, т.е. могат да бъдат наречени низходящи и възходящи от гледна точка на утвърдената в екипа йерархия.

Повече от половината от комуникационния обем на ръководителя на екипа се осъществява с неговите подчинени, а останалото е между равнопоставените колеги – членове на екипа. За тази низходяща комуникация много често се разчита на специални грижливо планирани съвещания и срещи. Тези средства могат и да привлекат вниманието на реципиентите, но едва ли са достатъчни за ефективността на процеса. Опитът на големи международни компании показва, че за постигане на такава ефективност от по-голямо значение са следните 4 предпоставки: развиване на положително комуникационно отношение у подчинените; информираност (с помощта, на която могат да накарат и подчинените си да се чувстват информирани); целенасочена подготовка за процеса на комуникация; развиване на обща атмосфера на доверие. С низходящата комуникация все пак не бива да се прекалява, т.е. реципиентите не трябва да се засипват с информация. „Свеждането” на повече данни не означава, че те са осмислени, разбрани и приети. Стремежът към максимална информираност на подчинените може да доведе и до т.нар. „информационно претоварване”, при което всяко следващо съобщение има все по-слаб ефект. Друг важен кръг от съображения по повод на ефективността на низходящата комуникация е свързан с възприемането на съобщенията. Някои от условията, при които това възприемане е оптимално, са: приета легитимност на изпращащия съобщението (т.е. съгласие относно правото му за това); призната компетентност на изпращащия относно съдържанието на съобщението; доверие в изпращащия като ръководител и човек; доверие в истинността на самото съобщение; съгласие с целите и задачите, вменявани от съобщението; наличие на ефективна сила и влиятелност у изпращащия. Не на последно място тук би трябвало да се посочи и обратната връзка, т.е. необходимостта от възприемане на такова управленско поведение, което би я насърчило и осигурило. Низходящата комуникация е и много силно средство за постигане на усещане у подчинените, че те са ценени и за тях се полагат грижи.

Ако двупосочният процес на комуникиране е нарушен в частта му възходяща комуникация, ръководителят на екипа е лишен от познание за настроенията и потребностите на подчинените си и от друга важна за вземане на решение информация. Някои от проблемите при възходящото комуникиране са свързани със следното. Много често информацията се придвижва бавно. Това информационно закъснение често е непосредствено свързано с филтрирането на информацията, т.е. с нагласата да се съобщава на формалния лидер само това, което той иска да чуе.

Някои от препоръчваните управленски практики за постигане на по-съвършена комуникация в рамките на екипа, отговарящ за маркетинговата дейност на холдинга в направление парфюмерия и козметика са:

• 
  Питане. Става дума просто за задаване на добри въпроси към подчинените. С това не само се получава ценна информация, но се постигат и други цели, свързани с мотивацията на хората.
  
• 
  Слушане. Активното слушане е много важно, тривиално звуча що, но всъщност трудно умение, защото на първо място предполага, че съумяваме да мълчим. По-нататък то изисква предразполагане на събеседника, демонстриране на готовността ни да го слушаме, премахване на страничните дразнители, търпение, стремеж да погледнем на проблемите през очите на събеседника, сдържаност, внимателно излагане на аргументи и критика, задаване на точни по количество, тон и качество въпроси.
  
• 
  „Политика на отворената врата”. Често тази политика се свързва с реално, физически почти непрекъснато държана отворена врата на кабинета или офиса, но същността й все пак е в декларирането и поддържането по всички възможни начини на готовност всеки, който пожелае, да бъде приет и изслушан.
  
• 
  МВWА. С това съкращение се означава една концепция, която е своеобразно продължение и развитие на политиката на отворената врата и означава „управление чрез ходене наоколо” (Managing By Walking Around). Тази практика предполага не само, че ръководителят на екипа оставя пътя към себе си открит за всеки, но и че сам е инициатор на активно общуване с подчинените си, а не се затваря в стаята си.
  

Друг кръг потенциални проблеми, свързани екипната дейност на „Al Tayer Group” това са конфликтите.

Конфликтът е неизбежен феномен при работата в екип, защото екипът функционира по пътя на постигането на съгласуваност и компромиси и между индивидите. Конфликтите са свързани с властните отношения, разпределението на ресурсите, социалните позиции и различията в ценностните системи, но може да се обобщи, че те възникват по повод на целите или на методите за постигането им.

Основните общи предпоставки за конфликт могат да бъдат систематизирани като предимно личностни или предимно организационни както следва:

1. 
   Предимно личностни. Би трябвало да се започне с несъвместимите личностни характеристики. Хората мислят, чувстват, възприемат и действат различно. Понякога просто не понасяме някого без дори да ни е ясно защо. Освен, че е източник на конфликт, съчетаването на индивидуалните различия обаче носи незаменим и богат творчески потенциал. По-особени и по-трудни за разрешаване са конфликтите, възникващи на основата на разминаващи се ценностни ориентации и етики. Тук като про-конфликтни фактори може да се посочат и заплахата за индивидуалния статус и непотвърдените (нереалистични) очаквания.
   
2. 
   Предимно организационни: неясно дефинирани трудови задължения или застъпване на техните граници; неразумни или неясни организационни правила и стандарти; невъзможни за изпълнение крайни срокове и силен недостиг на време.
   

Изходът от един конфликт е до голяма стенен следствие на намеренията на участващите в него. Победата не винаги е цел. Не са изключени и намерения да се загуби в едно противопоставяне, ако тази загуба впоследствие ще се използва за „размяна” или ако тя би се оказала от полза за едни по-дългосрочни намерения. Слепият стремеж към загубата на другия често е плод на заблудата, че конфликтът е „игра с нулев резултат”, т.е., че единият може да спечели само за сметка на другия, което далеч не винаги отговаря на истината.