Сметки за отчитане на материалите

Покупка на материалите и доставянето пример до склада на предприятието

Ако например, в едно индустриално предприятие месечната консумация на известен материал възлиза на 40 кг и при срок за изпълнение на дадена поръчка един месец, то желязната наличност ще бъде 40 кг (40х1). Ако поръчките се правят всеки два месеца, то всека поръчка трябва да влиза на 80 кг (40X2). В случай че поръчките се правят всеки три месеца, то всека поръчка трябва да възлиза на 120 кг (40х3).

От тук се вижда, че месечната консумация на материалите, които се набавят за нуждите на предприятието за по-дълъг период от време, представлява изходния пункт:

• 
  за определяне максималното и минималното количество материали, което предприятието трябва да има в склада;
  
• 
  за разпределение вътрешността на склада съобразно нуждите на отделните материали;
  
• 
  за определяне срока на покупките;
  
• 
  за установяване количеството материали, което трябва да бъде поръчано.
  

Отчитането на покупката на материалите добива по-прост или по-сложен характер, в зависимост от разнообразието на материалите, дали те се купуват направо или по поръчка, броя и стойността на поръчките, условията при които стават покупките, като например в брой   или на  кредит,  кои разноски поема   предприятието  съобразно  с  оферираните цени, броя на доставчиците с които предприятието влиза във взаимоотношения и т. н. При голям брой поръчки, за всека поръчка е необходимо да се образува специално досие, където да се събират всички документи във връзка с последната, като договори, писма, поемни условия и др. От тук могат да се получат всички справки по изпълнението на поръчката и приемането на материалите в склада.

За да може да се следи самото изпълнение на поръчките, трябва да се заведе отделна книга под наименование Книга за поръчаните материала или Книга за поръчките. Тя може да се води във форма на регистъра с отделна клетка за всяка поръчка, или в нея се откриват партиди по номерата на поръчките, или по имената на доставчиците и то с такава графировка, която да съдържа необходимите сведения по дадената поръчка, като: № на поръчката, дата, вид, количество и цена на материалите, име на доставчика, условия на покупката, срок за изпълнение на поръчката и др.

Когато се води в регистрова форма, Книга за поръчките има следната графировка:

КНИГА ЗА ПОРЪЧАНИТЕ МАТЕРИАЛИ

Съобразно с участта на поръчката в графата Забележка на съответната клетка или партида се означава: изпълнена, анулирана или отсрочена.

Малко по друга графировка на Книга за поръчаните материали дава Prof. Dr. В. Penndorf в своя труд Fabrikbuchhaltung und ihr Zusammenhang mit Kalk jlation und Statistik, Berlin V1924, S. 125, като открива графи за платения фрахт, доставеното количество и неговата стойност. Penndorf предлага за тази книга следната графировка:

КНИГА ЗА ПОРЪЧАНИТЕ МАТЕРИАЛИ

Образци от графировка на Книга за поръчаните материали с партиди по номерата на поръчките и по имената на доставчиците дава проф. Ф. Белмер в своя труд Индустриално счетоводство, Варна 1931, стр. 13—16, обр. 1—4. Когато се водят партиди по номерата на поръчките, графировката е следната: дата на поръчката, доставчик, наименование на материалите, количество (с подграфи за: брой, тегло, размер), цена, условия за доставката, срок за изпълнението и забележка (обр. 1). Когато се водят партидите по доставчици, графировката е както и по-горе, като се прибавя графа за № на поръчката, но липсва графа за името на доставчика (обр. 2). Когато отчитането на дадените поръчки се изразява и в счетоводството, то партидите по поръчки или по доставчици имат и графа „стойност", която се поставя след тази за цената (обр. 3 и 4).

След пристигане на материалите, чрез своите органи, материалната служба проверява дали те отговарят по качество и количество на означените в съответните препроводителни документи, а също така и на предвидените данни и условия при самото даване на поръчката. За тази цел се съставя и протокол, подписан от лицата, натоварени с приемане на материалите, след което последните се преда-ват срещу подпис на магазинера за пазене в складовете.

След пристигане на купените материали трябва да се направи и калкулация за намиране костуемата стойност на последните. Това става чрез завеждане на специална книга под название Книга за купените материали, която има калкулационен характер. Калкулациите стават по реда, по който са изпълнени поръчките и то отделно за всека поръчка. В тази книга се откриват за купените материали отделни партиди, в които се съсредоточават всички данни, които образуват костуемата стойност на материалите от съответната поръчка. Във връзка с това трябва да се вземе предвид покупната стойност на материалите, направените отстъпки по количество и стойност при покупката, разноските по покупката и доставката до склада, разноските свързани с покриване на сметката, особено ако дългът е в чужда валута, съответна част от: а) разноските по отделението за покупки; б) общите разноски на материалната служба; в) административните разноски на предприятието; и г) разноските по складовете за материали.

Откритите партиди в Книга за купените материали могат да имат следната графировка:

КНИГА ЗА КУПЕНИТЕ МАТЕРИАЛИ

Наименование на материала

Малко по-друг образец на графировка на книгата за купените материали, но с същата цел, дава проф. Ф. Белмер, а именно:

КНИГА ЗА ПОКУПКА НА МАТЕРИАЛИ

Наименование на материала

След калкулацията материалите се записват в спомагателните и др. книги и по стойност.

Разноските по покупката и доставката на материалите в склада са твърде разнообразни и обикновено вземат непосредствено участие при образуване костуемата стойност на материалите. Те могат да бъдат разделени на следните групи:

1. Разноски, които се намират в зависимост от количеството на материалите, като фрахт, разноски за товарене, теглене и разтоварване, провизион на експедиторите, герб, превозни такси, магазинаж и др. Те са право пропорционални на количеството.

2. Разноски, които се намират в зависимост от стойността на материалите. Такива са например провизионът, лихвата, гербът, осигурителната премия, митата и др.

3. Разноски, които не се намират в подобна зависимост нито от количеството, нито от стойността на материалите, като разноски по опаковката, портото, разните подаръци и др.

Всички тези разноски, когато се отнасят  само до поръчка на материали от един вид или едно качество, вземат пряко участие в костуемата стойност на материалите. Ако обаче те засягат две и повече поръчки на материали от различен вид или качество, явява се въпросът как тези разноски ще бъдат разпределени между отделните видове или качества материали. В такъв случай, специалните разноски, които засягат само определена поръчка, трябва  да бъдат установени и да паднат в тежест само на последната, а разноските, които засягат всички  поръчки, трябва  да бъдат разпределени между тях. За тази цел последните разноски, които ще бъдат общи разноски, се разделят на три групи, които току що споменахме, като първата група се разпределя между поръчките пропорционално количеството на материалите, а втората група - съобразно със стойността пример. Понеже третата група разноски не зависят нито от теглото, нито от стойността, поради което са без основа за разпределение, то те се отнасят или към първата, или към втората група и заедно със съответната от тях се разпределят.

Другите разноски, които увеличават по-нататък костуемата стойност на материалите, се вземат предвид при калкулацията по косвен начин. За всека отделна поръчка техният размер се установява чрез коефициенти върху количеството или стойността на материалите и следват след гореспоменатите разноски по покупката и доставянето. По този начин, още с приемането на материалите в складовете, тяхната костуема стойност е напълно формирана и по нея могат да бъдат предадени за консумиране от разните отделения и служби на индустриалното предприятие.

При подобна пълна калкулация ще се види постепенното развитие на костуемата стойност на материалите и то в споменатите по-горе две фази. За тази цел е необходимо да се направи съответно разграничение на разноските по материалната служба съобразно с двете нейни функции, за които говорихме по-рано. Обаче в счетоводството ще бъде използувана за записване и ще бъде отразена само пълната костуема стойност на материалите, но не и тази, която те имат в края на първата фаза.

Коефициентите за разноските се получават чрез определяне вероятното количество материали и тяхната стойност, които предприятието възнамерява да достави през годината и вероятния  размер на разноските през същата   година.

Коефициентът върху количеството се получава чрез формулата:

а този върху стойността се получава чрез формулата:

На практика в повечето случай костуемата стойност наматериалите обхваща само тяхната покупна стойност и разноските свързани с покупката и доставянето пример до склада. По какъв начин, административните разноски не влизат в костуемата стойност  на материалите. За тези разноски  се завежда специална сметка, като, например, с/ка Разноски по материалната служба, или с/ка Разноски по складовете за материали, и в края на всеки месец те се разпределят между производствените отделения и другите служби пропорционално  количеството или стойността на консумираните от тях през месеца материали. Този начин, макар и да създава известно удобство при калкулиране на  материалите,  не е точен. Освен това, костуемата стойност на материалите не се посочва в нейния истински размер, а в по-малък.

Следният пример ще ни покаже как следват разноските при калкулиране в Лайпциг на поръчка от известен материал  в  размер на 3220 кг доставен от  Амстердам

I. Фактура:

Бруто 3220 кг по fl 60 ¾ за 50 кг =     fl  3912.30

- сконто 1 ½ %                                       fl     58.68

fl  3853.62

+ 1% разноски по покупката               fl  39.12

fl  3892.74

+ мерене, натоварване и др.             fl  5.0

fl 3897.74

+ 1% провизион                                    fl  38.98

II. Разноски  по доставката:

1. В Хамбург: Фрах от Амстердам fl. 23.50

а RM 1.75 =                                             RM    39.15

Провизион за експедиция по

15 Pfg. на 100 кг (от 3220 кг)                  RM    4.85

2. Във Wallwitzhafen: статис-

тическо право                                           RM    0.20

Фрахт от Хамбург                      80 Pfg. 

Разноски за престояване        20 Pfg.    172 Pfg. за   RM 55.40

Фрахт от фабр. в лайпциг         72 Pfg.     100 кг

Осигуровка 1/8 в/ RM 7000             RM           8.75

Порто и телеграми                          RM           3.50

RM     6792.46

III. Калкулация:

Покриване на фактурата: fl. 3936.72 по 169.70

RM 6680.61

Разноски по покупката                RM 111.85

RM 6792.46

При претеглянето в Лайпциг се констатира тегло 3227 кг, поради което 100 кг струват RM 210.49.

Костуемата стойност може да се намери още и чрез определяне какъв процент от фактурната стойност представляват разноските по доставката. Последните (RM 111.85) възлизат на 16 ¾ ‰ от фактурната стойност (RM 6680.61), поради което:

100 килограма имат покупна стойност      RM 207.03

+ 16 ¾  ‰ разноски по доставката              RM    3.46

Костуема стойност на 100 килограма                 RM 210.49

От тук се вижда, че разноските по доставянето съставляват 3.46 ‰ от количеството на материалите.

За да може да се нам ври пълната костуема стойност на материалите, необходимо е към така получения резултат да се направят още две прибавки за разноски, а именно: чрез първата ще се включи в стойността на материалите съответна част от разноските по отделението за покупки и от общите разноски за материалната служба, а чрез втората прибавка ще се включи съответната част от разноските по складиране и пазене на материалите и от общите разноски за материалната служба. Ако при дадения пример приемем, че първите разноски съставляват 5%, а вторите 4% от количеството на купените б материали, то пълната костуема стойност на 100 кг материали ще бъде:

RM 210.49

+ 5% разноски по отделението за покупки  RM    5.-

RM 215.49

+ 4% разноски по склад. за материали        RM 4.-

Костуема стойност на 100 килограма          RM 219.49

Ако се изхожда от стойността на цялото количество материали, ще имаме: RM 6792.46: 32.27 =                                                  RM 210.49

+ разноски по отделението

+ разноски по склад. за

материали (4% в/ 3227       

Калкулацията на купените материали може значително да се опрости, като се избегнат разноските по покупката и доставката. Това се постига, когато покупките стават франко фабриката, при което последните разноски остават в тежест на продавача, или пък франко най-близката гара. Опростяване на калкулацията може да се постигне и тогава, когато се постигне споразумение с някое транспортно предприятие, което да поеме доставянето на материалите в склада срещу заплащане на определена постоянна такса за известно количество, като например, за 100 кг тон, метър и други. Същото се постига и тогава, когато разноските по доставянето не се калкулират в точния пример размер, а се установяват посредством предварително определени коефициенти върху количеството или върху стойността на купените материали.

При последния случай разликите между действително направените разноски и калкулираните такива са неизбежни.

Отчитането на поръчките за материали може да стане в обсега на системата от сметки. За тази цел Книга за поръчките трябва да се води и по стойност. Сметките, които следва да бъдат открити в този случай са:

1. 
   с/ка Поръчани материали, и
   
2. 
   с/ка Кредитори по поръчки.
   

Във втората сметка при споменатите вече случаи се правят точно обратни записвания. По нея салдото е винаги кредитно и еднакво с дебитното салдо по първата сметка.

Чрез тези две сметки се преследва целта да се следи, преди всичко, за стойностния размер на дадените, изпълнените, неизпълнените и анулираните поръчки и да се получат сведения за размера на задълженията на предприятието към доставчиците в случай, че направените поръчки бъдат изпълнени. Поради това и всека поръчка трябва да бъде записана с вероятната сума на която тя ще възлиза, в размер на която ще възлезят и евентуалните претенции на доставчиците. Разбира се, че всички тези сведения не са без значение за индустриалното предприятие, но трябва да признаем също така, че тяхното получаване е свързано с увеличение на счетоводните записвания, а от тук и на разноските по материалната служба.

Пример

1. 
   Дадени поръчки на доставчиците за сурови материали за 374000 лв.
   
2. 
   Изпълнени поръчки от доставчиците за сурови материали за 196000 лв.
   
3. 
   Анулирани поръчки за сурови материали за 62000 лв.
   
4. 
   Дадени поръчки за доставяне на въглища и др. материали за 150000 лв.
   
5. 
   Анулирани поръчки за доставяне на спомагателни материали за 30000 лв.
   
6. 
   Изпълнени поръчки от доставчиците за спомагателни материали за 98000 лв.
   

Също така и Книга за купените материали може да се води като системна. Тук трябва да отбележим, че нейното водене не е всякога еднакво необходимо. То е толкова по-наложително, колкото повече разноски поема предприятието върху себе си по доставка на материалите. Сметката която съответствува на тази книга ще носи наименованието с/ка Покупка на материали. Тя има калкулационен характер. В дебитната страна на тази сметка се съсредоточават елементите, които образуват костуемата стойност на материалите. След калкулиране на материалите, с тяхната пълна костуема стойност ще се кредитира с-ка Покупка на материали. и ще се дебитира с-ка Материали.

В Книга за купените материали както видехме, се откриват партиди по вида на материалите и то с такава графировка, която ще характеризира напълно елементите на костуемата пример стойност, като: дата, № на поръчката, № и дата на фактурата, доставчик, количество, цена и фактурна стойност, разноски по доставката с отделни графи за видовете разноски, съответна част от разноските по материалната служба с подграфи за гореспоменатите подделения, обща костуема стойност на поръчката, стойност на единица материал и др. Записванията в партидите на тази книга се правят след пристигане на материалите и получаване на съответните документи, а разноските се записват след тяхното установяван? Калкулирането се извършва след като се запишат в съответната партида всички елементи, които образуват костуемата стойност на дадена поръчка.

Счетоводното отчитане на разноските по покупката и доставката на материалите до склада може да стане по два начина. При първия начин за тях не се завежда специална сметка, а направо се записват в дебит на с-ка Материали или с-ка Покупка на материали и в кредит на с-ка Каса или с-ка Кредитори (а може и в някоя друга лична сметка), в зависимост от това дали са изплатени или не. При този начин на отчитане, разноските са пръснати в сметките за материалите или из отделните калкулационни партиди за същите, поради което не могат да се получат сведения за тяхната обща сума и за размера на съставните пример части, като комисиона, фрахт и др. А при сегашните непостоянни условия, при които предприятията доставят необходимите пример материали, от голямо значение за предприятието е да знае на каква сума възлизат съставните части на разноските по покупката и доставката на материалите, като пътни разноски, провизион, мита, фрахт и др. По тези съображения напълно споделяме мнението HaW. le Coutre за необходимостта да се отчитат тези разноски в специална сметка под наименование с/ка Разноски по покупка и доставка на материалите, която във всеки момент ще показва общия им размер. Разбира се, че в допълнение на са щата трябва да се заведе спомагателна книга, в която за всеки вид разноски да се открие отделна партида. Подобно синтетично и аналитично обхващане на тези разноски ще даде възможност на предприятието във всеки момент да има представа за техния размер изцяло и в съставните им части и да определи влиянието има в костуемата стойност на материалите. Тази сметка ще бъде дебитирана при установяване на разноските, независимо дали са изплатени или не, а кредитирана с онези от тях, които са взети предвид при калкулиране на материалите.

За отчитане на другите разноски по материалите могат да бъдат открити три сметки, а именно:

1. 
   С/ка Разноски по отделението за покупки,
   
2. 
   С/ка Разноски по складовете за материали, и
   
3. 
   С/ка Общи разноски по материалната служба.
   

От направените по-горе изводи се вижда, че тези разноски се включват по косвен начин в костуемата стойност на материалите, чрез предварително установени коефициенти върху количеството или върху стойността на материалите. Сметките за разноските се дебитират с направените разноски, а се кредитират с онези, които са калкулирани в костуемата стойност на материалите. При последния случай се дебитира с/ка Материали или с/ка Покупка на материали. Поради това, в края на годината размерът на салдото по тези сметки ще покаже до колко коефициентите са били правилно установени и до колко калкулираните разноски съответствуват на действително направените. Дебитното салдо ще показва, че действителните разноски са повече от калкулираните, а кредитното - обратното.  Ако размерът на салдото е незначителен, то се счита за резултат и в края на годината се отнася или направо в с/ка Загуби и печалби, или чрез с/ка Калкулационни разлики. В случай че салдото е голямо, най-правилно би се постъпило, ако същото се разпредели допълнително по такъв начин, че да се поправи допуснатата грешка чрез неправилно установените коефициенти. Трябва да признаем обаче че подобно разпределение е свързано с много записвания, особено при голям брой материали, което в повечето случаи от практическо гледище е неоправдано.

Ако тези разноски не влизат в костуемата стойност на материалите, а в края на всеки месец се разпределят между съответните сметки, съобразно количеството или стойността на консумираните през месеца материали, то за тях се завежда специална сметка под название с/ка Разноски по материалите. Последната се дебитира с направените разноски, като същевременно се кредитира с/ка Каса или някоя лична сметка. Същата сметка се кредитира с разпределените разноски в края на месеца, а се дебитират сметките - консуматори на материали.

Установяването на разноските, които ще се разпределят в края на всеки месец, може да стане по два начина. При първия начин сумата на действително направените разноски през месеца се разпределя съобразно количеството или стойността на консумираните през месеца материали. В такъв случай, в края на годината с/ка Разноски по материалите няма да показва никакво салдо. При втория случай разпределението става чрез предварително установени коефициенти върху количеството или върху стойността на консумираните материали, при което в края на годината по с/ка Разноски по материалите ще се получат разлики. И тук дебитното салдо показва, че са разпределени по-малко, a кредитното - че са разпределени повече разноски от действително направените и до колко предвижданията се приближават до действителността. Когато салдото е незначително, то се прехвърля или направо в с/ка Загуби и печалби, или чрез с/ка Калкулационни разлики. Значителният размер на салдото показва, че установените коефициенти за разпределението не отговарят на действителността, поради което сметките - консуматора на материали, със задължени с неверни суми, т. е. по-малки или по-големи отколкото би трябвало. За поправяне на тази неточност, в края на годината салдото трябва допълнително да се разпредели между тези сметки на същата база, на която е ставало разпределението на разноските в края на всеки месец.

В следващите няколко примера ще посочим как става счетоводното записване по сметките в главната книга на купените материали и разноските по материалите.

Когато покупката и доставянето на материалите не е свързано с разноски за сметка на индустриалното предприятие, или такива се правят в сравнително малък размер, то тогава не стават калкулации за установяване костуемата стойност на материалите и не се води сметка за тези разноски, като купените материали направо се записват в дебитната страна на съответните сметки за материалите. От следния пример се вижда как стават в такъв случай записванията по сметките, при условие, че суровите и спомагателните материали се отчитат в отделни сметки.

1. 
   Купуваме в брой сурови материали за 175000.
   
2. 
   Купуваме в кредит спомагателни материали за 42200.
   
3. 
   Купуваме в кредит  сурови  материали за 279000.
   
4. 
   Купуваме в брой спомагателни материали  за  57000.
   
5. 
   Заплащаме мито и навло за суровите материали 12700.
   
6. 
   Заплащаме за превоз на спомагателните материали 4000.
   
7. 
   Дължим на нашия комисионер за комисиона и за разноски по суровите материали 2400 и по спомагателните материали 1050.
   

По същия начин стават записванията и тогава, когато разноските по покупката и доставянето имат по значителен размер, но за тях не се води специална сметка и материалите се записват направо в съответните сметки за тях, като не се води с/ка Покупка на материали.

Следващият пример показва как става записването на купените материали, когато се води специална калкулационна сметка за тяхната покупка, но не се води отделна сметка за разноските по покупката, като и тук отчитането на суровите и на спомагателните  материали   става   в отделни   сметки.

Пример

1. 
   Купуваме в брой спомагателни материали за 79400.
   
2. 
   Купуваме в кредит сурови  материали  за  308000.
   
3. 
   Заплащаме мито за суровите материали 48900 и за спомагателните 12600.
   
4. 
   Дължим на нашия комисионер за комисиона и разноски по суровите материали 5300 и по спомагателните материали 2100.
   
5. 
   Купуваме в кредит спомагателни материали за 94700.
   
6. 
   Купуваме в брой сурови материали за 63900.
   
7. 
   Заплащане навло за суровите материали 2130 и за спомагателните материали 3060.
   
8. 
   Заплащаме на нашия комисионер за комисиона и разноски по суровите материали 860 и по спомагателните 1040.
   
9. 
   Калкулирана е една партида от купените сурови материали с обща костуема стойност 218900, от които 190000 са покупна стойност и 28900 са разноски по покупката и доставянето.
   
10. 
    Калкулирана е една партида от купените спомагателни материали с обща костуема стойност 64700, от които 53000 са покупна стойност и 11700 са разноски.
    
11. 
    Калкулирана партида сурови материали с костуема стойност 84300, от които 79000 са покупна стойност и 5300 са разноски.
    
12. 
    Калкулирана партида спомагателни материали с обща костуема стойност 72400, от които 70000 са покупна стойност и 2400 са разноски.
    

Като използуваме данните на предшествуващия пример и като водим специална сметка за разноските по покупката и доставянето и една обща сметка за отчитане на материалите, то записването на горните операции в сметките може да стане по следния начин:

Както споменахме и по-рано, включването на разноските по отделението за покупки, разноските по складовете за материали и на общите разноски по материалната служба, в костуемата стойност на материалите става по косвен начин чрез предварително установени коефициенти върху количеството или върху стойността на материалите. За да стане ясно какви записвания се правят при доставяне на материалите в този случай и какви са записванията във връзка с тези разноски, ще вземем следния пример.

Пример

1. 
   Купуваме в брой материали за 246800.
   
2. 
   Заплащаме мито 30200 и фрахт 2080.
   
3. 
   Доставяме на кредит материали за 360500.
   
4. 
   Заплащаме за навло 1960, комисионна и осигуровка 830 и разноски за превоз до магазина 270.
   
5. 
   Купуваме в кредит материали за 96400.
   
6. 
   Дължим на нашия комисионер за мито, комисионна и разноски по материалите 3040.
   
7. 
   За превоз на купените  материали  заплащаме 720.
   
8. 
   Заплащаме следните разноски по материалната служба: дребни канцеларски разходи 450, поправки и др. подобни 240, осветление 750, отопление 1050 и разни други разноски 395.
   
9. 
   Заплатите на персонала в материалната служба възлизат на 12400 (изплатени).
   
10. 
    Направени разноски по складовете за материали 1210 (изплатени).
    
11. 
    Калкулирана партида доставени материали с покупна стойност 140000 и разноски по покупката 2040.
    
12. 
    Калкулирана партида доставени материали с покупна стойност 276000 и разноски по покупката и доставянето 23860.
    
13. 
    Калкулирана партида доставени материали с покупна стойност 63000 и разноски по покупката и доставянето 4650.
    
14. 
    При калкулиране на доставените материали, в костуемата стойност на материалите се включват разноски по материалната служба и по складовете за материали в размер 5% от покупната стойност на материалите.
    

Забележка. При първата калкулация в костуемата стойност на материалите се включват 7000 разноски по материалната служба (5% от 140300) и се получава обща костуема стойност 149040. При втората калкулация се включват 13800 (5% от 276000) и общата костуема стойност на партидата е 313660, а при третата се включват разноски 3150 (5% от 63000) и общата костуема стойност на партидата е 70800.

С/ка Разноски по материалната служба показва кредитно салдо.

Ако отчитането на разноските по покупката и доставянето и на тези по материалната служба става заедно, в с/ка Разноски по материалите, то горните операции се записват така:

В случай, че разноските по покупката и доставянето на материалите се отчитат в калкулационната сметка за материалите ска Покупка на материали, то операциите се записват както следва:

Ако не се води калкулационна сметка за материалите (с/ка Покупка на материали) и ако отчитането на разноските по покупката и доставянето не става в отделна сметка, а направо в с/ка Материали, то горните операции могат да се запишат по следния начин:

Ако разноските по материалната служба и по складовете за материали не влизат в костуемата стойност на материалите, то в края на всеки месец те се разпределят между сметките - консуматори на материали. Разпределението става съобразно с количеството или стойността на консумираните през месеца материали. Установяването на припадащите се части от разноските върху съответните сметки  може да стане по два начина.

При първия начин, в края на всеки месец се разпределят направените разноски за съответния месец,  като с общата сума на разноските  се кредитира  с/ка Разноски по материалите, а съответните сметки - консуматори на материали се дебитират с припадащите им се части.

Пример

През м. март на 1943 година са направени следните разноски по материалите:

1. 
   Изплатени заплати на персонала по материалната служба 86000.
   
2. 
   За отопление и осветление на помещенията на материалната служба са заплатени 10500.
   
3. 
   За надници във връзка с подреждането на материалите са заплатени 3000.
   
4. 
   Изплатени разни разноски по материалната служба 5600.
   
5. 
   Направени са разноски по складовете за материали 15000.
   
6. 
   Изплатени надници и заплати на персонала по складовете за материали 24000.
   
7. 
   Припадащата се част на материалната служба от административните разноски е 18400.
   

Записването на операциите и това за разпределението на разноските по съответните сметки, става както следва:

За съкращаване на записванията, заплатите и надниците не са отчетени чрез някоя лична сметка за чиновниците и работниците, а направо са записани в с/ка Разноски по материалите.

Общата сума на разноските по материалите през месеца възлиза на 162500, която се разпределя между трите сметки на части право пропорционални на числата 750000, ""SC0000 и 275000. Припадащите се части от разноските са съответно 75000, 60000 и 27500. След записване на разпределението, с/ка Разноски по материалите не показва салдо, защото направените разноски се отнасят само за настоящия месец, които разноски се и разпределят.

При втория начин, установяването в края на месеца на припадащите се на съответните сметки части от разноските по материалите, става въз основа на количеството или стойността на консумираните материали. Обикновено припадащите се части от тези разноски се дават в процент от стойността на консумираните материали. Ако в горния пример разноските по материалите, които падат в тежест на сметките-консуматори, съставляват 12% от стойността на консумираните през месеца материали, то записванията по сметките във връзка с горните операции стават по следния начин:

В този случай припадащите се части от разноските по материалите представляват 12% от 750000, от 600000 и от 275000 и възлизат съответно на 90000, 72000 и 33000, или всичко разпределени са 195000 разноски. Поради това, че действително направените разноски през месеца възлизат на 162500, то разпределените разноски са повече от направените с 32500, на колкото възлиза и кредитното салдо по с/ка Разноски по материалите.