ОТЧЕТИ Ядро на учебното съдържание: Интегриране на дейности в информационни технологии

ОТЧЕТИ

Ядро на учебното съдържание: Интегриране на дейности в информационни технологии.

Ученикът:

- създава справки, които да бъдат отпечатани или запазени в друга форма на други приложения.

Основни нови понятия: заявка, отчет, критерий.
Изграждането на една база от данни е сложно. Повечето от дейностите, които се извършват остават скрити за потребителя. Това, до което той се докосва най-сериозно в една информационна система са справките, които се получават в резултата от нейната работа. За да бъдат разбираеми, изходните документи трябва да бъдат смислени и добре оформени. Затова всяка СУБД предоставя инструментариум за построяване на такива справочни документи. В СУБД MS Access терминът, който се използва, е отчет (Report).

Създаването на отчети много прилича на създаването на формуляри. Основната разлика е, че формулярите са предназначени за показване на екран, докато отчетите се подготвят с цел да бъдат отпечатани на хартия. Формулярът също се налага да бъде отпечатан (например за да стане бланка за попълване на данните). Отчетът също се показва на екрана, дори само за да се види неговото оформление. Макар и да има възможност при отпечатването им да се използва цветовата гама на съвременните принтери, добре е да се придържаме към черно-бялата, за да не се получи сливане на близки цветове, а от там и недобра четимост на документа.

1. 
   От основния прозорец на обектите изберете Report, New.
   
2. 
   От отворилия се прозорец изберете заявката, върху която ще се безира отчета - qMarks и от предложените оформления Auto Report: Tabular.
   
3. 
   Това е всичко необходимо за редактора да състави отчет и да покаже получения резултат.Съхранете отчета като rMarks.
   
4. 
   Вижте резултатите в отчета.
   

За заглавие на отчета е използвано името на заявката. За етикети на полетата са използвани наименованията им от заявката. Поради технологични причини ние избягваме да използваме кирилица в имената на таблиците, формулярите, заявките и отчетите. Ако си го бяхме позволили, полученият отчет сигурно щеше да ни задоволява напълно. Сега обаче се налага малка корекция.

2. Да променим заглавието. Щракваме два пъти върху него за да преминем в режим на редактиране и поставяме желания текст “Справка за успеха на кандидатите”. Всичко поставено в секцията Report Header (заглавие на отчета) се показва в отчета еднократно на първа страница.

3. Втората секция е със заглавие на страницата Page Header. В нея са поставени наименованията на колоните на отчета – етикети с описанията на полетата в базата от данни. Всичко от тази секция се показва под заглавието на отчета на всяка нова страница от него. Ще променим наименованията на български език, Щракваме върху тях и променяме надписа, ширината на полетата, вида на шрифта и др.

4. С помощта на инструмента Line от инструменталната палитра изчертаваме хоризонтална линия под заглавието на формуляра и под заглавието на страницата. За целта активирайте инструмента Line чрез щракване върху него и плъзгайте мишката по дължината на желаната линия без да пускате.

5.Основна за отчета е секция Detail. В нея се задава съдържанието на един ред от отчета, съответстващ на един запис от таблицата/заявката, на която е базиран отчетът. Подредете текстовите кутии непосредствено под етикетите от заглавния ред на страницата. За целта щракнете с мишката върху едно поле и с влачене го местете до желаното място. Ако се налага променете ширината на кутиите.

6.Последните две секции са за заключение на страницата(Page Footer) и заключение на отчета(Report Footer). Елементите, поставени в тях се извеждат на края на всяка страница и в края на отчета. В заключение на страницата е естествено да поставим текущата дата и номера на страницата. За поставяне на номера на страницата се използва функцията Now(), а за текущото време на отчета функцията Time(). Access автоматично подава дата за всяка страница и съответния й номер. Необходимо е само да променим английските думи с български. В заключение на отчета можем да прибавим нещо, което е важно за конкретния документ – имената на членовете на комисията по приема.

7. Чрез функцията Print Preview вижте как изглежда по страници окончателният вид на отчета, преди да го отпечатате. Активирайте бутона Print Preview





.
Задача 9: Създайте отчет rPref1, базиран на заявката Final като списък с първото желание на учениците


Задача 10: С наличния инструментариум оформете отчета в показания вид.



III. Заключителна част

1. Колко вида заявки познавате и какви са основните им функции?

2. Как се прави подбор на данни в селективните заявки?

3. За какво служи отчета и с какви редактори може да се проектира?