Програма 6 “Национален архивен фонд”

9.6 Програма 6 “Национален архивен фонд”

Дейността на ДАА за провеждане на държавната политика в областта на архивното дело е насочена към подобряване управлението на НАФ чрез осигуряването на необходимата нормативна база. В процеса на изпълнение на втората стратегическа цел „Адаптиране на компетентностите на ДАА към реалните и намаляващи ресурси на агенцията” са разработени и утвърдени от председателя 18 вътрешни административни актове, които уреждат дейността на агенцията и са пряко свързани с изпълняваната от нея политика и програма. След провеждане на SWOT-анализи и съгласуване с представителите на заинтересованите страни (Националния архивен съвет, архивите по чл. 33(1) от Закона за НАФ, Читателското експертно-консултативно звено и служителите на агенцията) е разработена и утвърдена Стратегия на Държавна агенция “Архиви” за 2013-2015 г. с План за действие за усъвършенстване на политиката на Държавна агенция “Архиви” (2013-2015). За реализиране целите на програмата, ДАА инициира и разработи за първи път проект на Стратегически план за усъвършенстване на прилагането на държавната политика в архивното дело за периода 2013-2015 г. Проектът на секторна стратегия е представен за обсъждане на Портала за обществени консултации www.strategy.bg.

Опазването на документите е едно от най-важните условия за гарантиране правилното съхранение и доброто опазване на националното архивно наследство чрез осигуряване на специализирани архивохранилища. През периода 2013-2015 г. като една от най-важните стратегически цели на ДАА – стратегическа цел 3, е определено поетапното осигуряване на архивохранилища, отговарящи на стандартите за опазване на ценните документи на нацията. Придобити са четири сгради за архивохранилищни нужди на отдел „Държавен архив” (ОДА)-Шумен, ОДА-Враца, ОДА-Хасково и ОДА-Габрово. Изготвен е и се поддържа в електронен режим регистър на архивохранилищата в критично състояние. Изготвен е средносрочен план за ремонтни и строително-монтажни дейности с цел поетапно модернизиране на всички архивохранилища в критично състояние.

През отчетния период се регистрира недостиг на финансов ресурс за реализиране на ремонти на архивохранилища на отделите „Държавен архив”, като тези дейности са намалени до критичния минимум. Крайно недостатъчни са и средствата за оборудване и поддържане на архивохранилищата на държавните архиви, съгласно изискванията на действащите стандарти. Липсата на необходимата финансова обезпеченост – за извършване на необходими ремонти и оборудване на архивохранилищата на държавните архиви – структурни звена на ДАА, значително увеличава риска от увреждане и загуба на националното документално богатство, както и до извършване на скъпо струваща реставрация и консервация на увредените документи.

Облекчаването и разширяването на възможностите за достъп до научно-справочния апарат и дигиталните копия на архивни документи се реализира чрез приоритетната за държавните архиви дейност по въвеждане на данни в централизираната база на Информационната система на държавните архиви и чрез документалните тематични сайтове.

ДАА се утвърди като водещата национална културна институция, която дигитализира националното културно-историческо наследство. Една трета от всички изготвени през последните години над 1 млн. дигитални образа от българските музеи, библиотеки, архиви и галерии са принос на ДАА, като количествените резултати са нараснали с най-високи темпове през предходните три години количествени резултати – 93% от изготвените за 6 години дигитални образи. Общо през периода 2008-2013 г. са изготвени 366897 файла с дигитални образи

С цел проучване удовлетвореността на потребителите на архивна информация и в отговор на високите очаквания на обществото, ДАА разработи и въведе от началото на 2013 г. нова анонимна анкетна карта за ежегодно проучване, отчитане и анализиране на резултатите и заявките на читателите.

Популяризацията на националното архивно богатство е една от основните цели в дейността на ДАА. Многобройни са формите чрез които агенцията утвърждава своя авторитет като институция на паметта - документални изложби, уебплатформа с дигитални документални колекции, участията в медии, беседите и посещенията на ученици и студенти в архивите, пресконференции по актуални общественозначими теми, както и участията в специализирани международни прояви. Продължава да буди интерес инициативата за набиране на доброволци от средите на учениците от средните училища и висшите учебни заведения за подпомагане дейността на ДАА.

Традиционно агенцията си взаимодейства в национален план с всички министерства и ведомства, както и със сродни институции, а в международен – с Международния съвет на архивите, Европейското бюро на националните архивисти от страните-членки на Европейския съюз и Групата на европейските архиви към Европейската комисия, в които членува, както и с националните архиви на други страни, с научни и културни институции и организации.
Продукти/услуги, предоставяне по програмата – описание на постигнатите резултати и изпълнение на дейностите за тяхното предоставяне

• 
  Разработване на политиката в областта на архивното дело
  

Дейностите, включени в този продукт/услуга, са насочени към подобряване управлението на НАФ чрез осигуряването на необходимата законова и подзаконова нормативна база с оглед гарантиране и облекчаване на достъпа до архивните документи, както и за гарантиране защитата на личните данни.

Внесеният в края на 2012 г. проект на закон за изменение и допълнение на Закона за НАФ е обсъден е приет с решение на Министерския съвет (МС) – протокол № 2 от заседанието на МС от 16.01.2013 г. Законопроектът е насочен към създаване на ефективни и ефикасни законови механизми за контрол по управлението и опазването на документите. Прецизирани в обособената нова глава “Контрол” са функциите на контрол и методическа помощ в предархивното поле. В началото на м. февруари законопроектът е разгледан от две комисии в 41-то Народното събрание: Комисия по културата, гражданското общество и медиите и Комисия по вътрешна сигурност и обществен ред, но не е одобрен.

Приетото от 41-то Народно събрание изменение на Закона за НАФ (обн. ДВ бр. 15 от 15.02.2013 г.) е с цел синхронизация на законодателството след приемането на Закона за публичните финанси, който считано от 01.01.2014 г. урежда бюджетната рамка, общото устройство и структурата на публичните финанси.

Разработени и утвърдени от председателя на агенцията са вътрешни актове, които уреждат дейността на агенцията и са пряко свързани с изпълняваната от нея политика и програмата към нея:

• 
  Стратегия на Държавна агенция “Архиви” за 2013-2015 г.;
  
• 
  План за действие за усъвършенстване на политиката на Държавна агенция “Архиви” (2013-2015);
  
• 
  План за 2013 г. изпълнение на “Стратегия на Държавна агенция “Архиви” за 2013-2015 г.”;
  
• 
  План за 2014 г. за изпълнение на “Стратегията на Държавна агенция “ Архиви” за периода 2013 – 2015 г.;
  
• 
  Механизъм за наблюдение и оценка на политиката на Държавна агенция “Архиви”;
  
• 
  Правила за мониторинг на усъвършенстване на политиката на Държавна агенция “Архиви”;
  
• 
  Стратегия за управление на риска в Държавна агенция “Архиви”;
  
• 
  Вътрешни правила за управление на риска в Държавна агенция “Архиви”;
  
• 
  Методически кодекс;
  
• 
  Правилника за реда и организацията на използването на архивни документи;
  
• 
  Правилникът за вътрешния ред и условията за достъп в архивохранилищата в ДАА;
  
• 
  Правилник за вътрешния трудов ред;
  
• 
  Вътрешни правила за организация на дейностите по дигитализационни проекти;
  
• 
  Вътрешни правила за провеждане на инвентаризация и процедура за бракуване на активи, пасиви и материални запаси в ДАА;
  
• 
  Вътрешна правила и процедури за реда за съставяне и движение на счетоводните и свързаните с тях документи в отдел “ФСД”, Дирекция “АПФСО”;
  
• 
  Работна инструкция за безопасни и здравословни условия на труд и пожарна безопасност при извършване на бояджийски работи;
  

През 2013 г. е преведено едно заседание на Националния архивен съвет, като обсъдените теми са свързани с анализа, формулирането и изготвянето за път на проект на Стратегически план за усъвършенстване на прилагането на държавната политика в архивното дело за периода 2013-2015 г.

Читателското експертно-консултативно звено при Държавна агенция “Архиви” проведе едно заседание през отчетния период, по време на което бяха обсъдени от неговите членове – като представители на една от заинтересованите страни – проектите на Стратегия на Държавна агенция “Архиви” за 2013-2015 г. и на Стратегически план за усъвършенстване на прилагането на държавната политика в архивното дело за периода 2013-2015 г.

От съществено значение за ефективното и ефикасно функциониране на специализираната администрация на ДАА се отчита дейността на Централната експертно-проверочна комисия (ЦЕПК), Централна експертна оценителна комисия (ЦЕОК), Постоянно действаща експертна комисия (ПДЕК) и Специализирана комисия за определяне на особено ценните и уникалните документи, предвидени в Закона за НАФ, както и експертните проверочни и експертните оценителни комисии към дирекциите “Централен държавен архив”, “Държавен военноисторически архив” и “Регионален държавен архив”.

През отчетния период Държавна агенция „Архиви” продължи усилията си за модернизация чрез реализацията и успешното финализиране на втория проект на агенцията по оперативна програма – “Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви”, финансиран от Оперативна програма “Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз (договор № 11-13-5/18.09.2012 г.).

В изпълнение на първата стратегическа цел на ДАА е разработено, представено и одобрено от УО на ОПАК проектно предложение за надграждане на Информационната система на държавните архиви с модул за движение на документите с цел подобряване качеството на комплексното административно обслужване, чрез въвеждане на електронни услуги за предоставяне на специализирани услуги на потребителите на архивна информация – администрацията, физически и юридически лица; предстои се сключване на договор и стартиране изпълнението на проекта.

През отчетния период продължава и работата по стартиралия на 1 март 2012 г. международен проект APEx (Archives Portal Europe network of eXcellence) с участието на 28 архивни институции. APEx е продължение на проекта APEnet (www.аrchivalportaleurope.eu) – първият международен интернет портал за архивни документи в Европа. Целта е разширяване, усъвършенстване и развитие на проекта APEnet чрез повишаване на качеството и количеството на дигиталните документи, достъпни за потребителите чрез портала. През 2013 г. са направени тестове за конвертирането на данни от XML в EAD формат. Проектът е представен в 27-те областни центрове пред представители на фондообразувателите на държавните архиви, културни институции и организации, и други заинтересовани страни. Адаптиран е текстът към дашборда на портала.

Показатели за изпълнение по продукта/услугата	Мерна единица	Целева стойност	Отчет
1. Актуализиране на нормативната и поднормативната база и административни актове	Бр. нормативни и административни актове		16
2. Участие в проекти по европейски, оперативни и др. програми	Бр. проекти		2
3. Действащи фондообразуватели	Бр.		9 004

• 
  Съхраняване и опазване на Националния архивен фонд
  

Основните резултати от предоставянето на тази услуга са насочени към гарантиране на наличието и физическата цялост на архивните документи и увеличаване на жизнения цикъл на оригиналите.

За опазване на особено ценните и уникални документи в държавните архиви се създава и попълва Застрахователен фонд. На основание чл. 80, ал. 2 от Закона за НАФ от началото на 2013 г. функционира и Специализирана комисия за определяне на особено ценните и уникалните документи. Въз основа на изпратените предложения от всички държавни архиви за 787 документа, одобрени от комисията и утвърдени от председателя на ДАА като ценни и уникални са 360 документа (36 уникални и 324 особено ценни). Предстои тяхното задължително микрофилмиране (тези от тях, които не са заснети), дигитализиране и при констатирана необходимост извършване на реставрация и консервация.

Надеждното опазване на документите на държавата се гарантира и чрез тяхното микрофилмиране, реставрация и консервация. За отчетния период са изготвени 184694 кадъра негатив на микрофилмирани документи от държавните архиви за попълване на Застрахователния фонд. Кадрите са изготвени само във фотолабораторията на дирекция “ДРКМ” поради амортизирането на оборудването на фотолабораторията в ДВИА. През 2013 г. са изготвени общо 341615 кадъра негатив и позитив. Основният проблем при микрофилмирането беше недостатъчното финансиране за закупуване на необходимите микрофилми. Поради ограниченото финансиране беше прекратено изготвянето на позитивни филми за целите на използването и ресурсите бяха насочени единствено към изготвянето на негативи за застрахователен фонд. През отчетния период са реставрирани общо 83030 листа, от които 37426 листа от І-ва, ІІ-ра и ІІІ-та степен на увреденост. Реставрацията на тези документи се извършваше в шест лаборатории в страната: централната лабораторията по реставрация в дирекция “ДРКМ” и ателиетата в ДВИА, , РДА – Варна, РДА – Монтана, РДА – Пловдив, РДА – Велико Търново. От тях, в централната лаборатория бяха реставрирани 19357 листа. Основен проблем при реставрацията и консервацията беше недостатъчната кадрова осигуреност.

В рамките на изпълнение на стратегическа цел 1 и като част от плановата дейност по изграждане на дигитален архив на ДАА бяха изготвени 43268 дигитални обекта (дигитализирани архивни документа), съдържащи 79755 файла с дигитални образи и обем 4 ТB. Основната тема, по която бяха подбирани документите беше свързана с подготовката на тематичния сайт на ДАА с дигитални копия на снимки, съхранявани в агенцията. От всички дигитални обекти, изготвени през годината за снимковия сайт бяха изготвени 39493 обекта с 40319 файла с дигитални образи. Останалите теми бяха: документи, свързани с дейността на Народния съд; протоколи от заседания на Министерски съвет до 1944 г.; пленуми на ЦК на БКП; дигитален архив по други теми. Тук не са включени 39464 файла с дигитални образи, изготвени директно за конкретни цели на използването и популяризацията извън методическите изисквания на дигиталния архив. Основни нерешени проблеми при попълване на базата на дигиталния архив през 2013 г. останаха съхраняването на обектите на ненадеждни външни твърди дискове и тяхната неосигуреност с резервни копия, липсата на връзка между метаданните и дигиталните образи и изключването им от централизираната база с архивни описания на ИСДА. Със стартирането на дигитализацията чрез функционалностите на системата през 2014 г. тези проблеми ще отпаднат за изготвяните занапред дигитални обекти.

• 
  Контрол върху опазването на документите в държавни и общински институции
  

През отчетния период държавните архиви извършиха контрол и научно-методическо ръководство по организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. По този начин агенцията гарантира запазването на ценните документи от Националния архивен фонд. Като трайна тенденция се отчита намаленият брой на неспазващи изискванията на Закона за НАФ фондообразуватели.

Действащите фондообразуватели на държавните архиви са 9 004 бр. Контролът се осъществи чрез реализиране на 858 проверки във фондообразуватели в цялата страна, проведени са 197 срещи с потенциални фондообразуватели от учрежденски и личен произход. От страна на държавните архиви бе оказана експертна методическа помощ при съставяне и актуализиране на 503/5 бр. номенклатури на делата/списъци на видовете документи на фондообразуватели. Внедрени са 280 номенклатури на делата. За подобряване на организацията на работата с документи в институциите са организирани и проведени различни форми на обучение (курсове, семинари и др.) – 184 бр. в 1 292 фондообразуватели. От тях по проект “Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви” са проведени 6 обучения с участието на 158 фондообразуватели на държавните архиви.

От началото на 2013 г. ДАА разшири своето сътрудничество с Института по публична администрация (ИПА), като експерт от агенцията е поканен като лектор на специализирания квалификационен курс “Създаване на общоадминистративни документи. Документооборот. Деловодство, учрежденски и държавен архив”, към задължително обучение за новоназначени държавни служители – “ЗО 1”. През отчетния период курсът е посетен от над 981 служители в държавни и общински институции.

• 
  Издирване и комплектуване на архивни документи, обект на Националния архивен фонд
  

Тази услуга цели обогатяване на състава и съдържанието на Националния архивен фонд, като съставна част от националното културно-историческо наследство. Източници за попълване на НАФ са документите на държавните и общинските институции, документи от личен произход, както и документи и копия на документи за българската история от чуждестранни архиви. През отчетния период НАФ е обогатен с общо 555 учрежденски и лични фондове, спомени, частични постъпления и постъпления от чуждестранни архиви. Трябва да се отбележи, че от комплектуваните 295 учрежденски фондове по Списък № 1 и Списък № 2 – 62 са на фондообразуватели, които досега не са имали регистрирани фондове в държавните архиви. При фондовете от личен произход – новите са 43 от общо отчетени за 2013 г. 89 бр. През отчетния период в резултат на извършените комплектувания и научно-техническата обработка са оформени 127 864 бр. архивни единици.

• 
  Предоставяне за използване
  

Услугата основно има за цел гарантиране на конституционните права на гражданите за достъп до документна и архивна информация. В резултат на внедрените през 2012 г. Информационна система на държавните архиви (ИСДА) и Електронен регистър на НАФ основни архивни процеси и дейности са автоматизирани. Улеснен и значително разширен е достъпът до научно-справочния апарат по съдържанието на архивните документи и до техните дигитални копия. Приоритетно през 2013 г. се въвеждат данни в ИСДА за фондовата наличност на държавните архиви, проверяват се мигрираните в новата система данни от АИСА, като в края на отчетния период започна и въвеждането на описания на документите (ниво архивна единица). Приоритетно през 2013 г. се въвеждат данни в ИСДА за фондовата наличност на държавните архиви, проверяват се мигрираните в новата система данни от АИСА, като в края на отчетния период започна и въвеждането на описания на документите (ниво архивна единица). В ИСДА са въведени 1 592 923 броя записа и са прегледани и коригирани 72 591 броя мигрирани записи от АИСА. От служители на държавните архиви са въведени или проверени и импортирани в ИСДА 1 487 986 а.е., а от доброволци и работещи по социални програми лица са набрани в импортния файл 581 753 а.е.

През 2013 г. общият брой на потребителите на архивна информация е 132 601 бр., което показва трайна тенденция на увеличение спрямо предходните години. През отчетния период броят на потребителите, посетили читалните на държавните архиви е 6 007, а на тези в сайтове на ДАА е- 126 594, както следва:

• 
  Административен сайт – 59 603 бр.;
  
• 
  Протоколи и решения на Политбюро на БКП (1944–1989) – 17 950 бр.;
  
• 
  Загинали военнослужещи в Балканските войни (1912–1913) – 24 061 бр.;
  
• 
  Еврейската общност в България”– 2899 бр.;
  
• 
  Полицейски досиета на известни личности от периода преди 1944 г.”– 22 081 бр.
  

Общият брой на посещенията на потребителите на архивна информация от началото на 2013 г. възлиза на 218 696. От тях 198 029 са онлайн посещения в сайтовете на ДАА и 20 667 – в читалните на държавните архиви.

Броят на извършените справки по архивни документи по заявка на физически и юридически лица е 24 150. Традиционно голям е броят на изготвените удостоверения на граждани от Държавен военноисторически архив (ДВИА) във Велико Търново – 11 109, от които 3 220 удостоверения за трудов стаж и осигурителен доход, 5 424 удостоверения за наборна служба, 240 удостоверения за ветерани от войните и др. удостоверения – 2 225.

Запазва се тенденцията за голям брой използвани архивни единици (а.е.). За изминалата година техният брой е значително увеличен и възлиза на 226 911 бр., като най-много архивни документи са ползвани в ДВИА (77 124) и ЦДА (51 475).

Общият брой на изготвените копия на документи е 221 778. Дигиталните копия, изготвени по заявка на потребители на архивна информация, са 6 101. Двойно в сравнение с 2012 г. е нараснал броят на заверените копия, който възлиза на – 18 940.

• 
  Популяризиране на националното документално богатство, съхранявано в държавните архиви
  

В тази услуга са включени дейности на агенцията, свързани с популяризиране на документите на Националния архивен фонд чрез специализирани издания (периодични списания, документални сборници, архивни справочници и др.), уебсайтове, изложби, медийни изяви и други форми на популяризация.

В областта на издателската и популяризаторска дейност през 2013 г. се отчитат следните резултати: експонирани са 16 бр. документални изложби при планирани 8 изложби. Изготвени са 6 бр. справочници и документални издания.

С проектно финансиране – по ОПАК, по проект „Разработване, внедряване и оценка на въздействието на усъвършенствана политика в Държавна агенция „Архиви”, е актуализиран и отпечатан нов Методически кодекс, достъпен в електронен вариант чрез административния сайт на ДАА²⁴.

ДАА участва във всички прояви на Международния съвет на архивите, Европейското бюро на националните архивисти от страните-членки на Европейския съюз и на Групата на европейските архиви към Европейската комисия. Агенцията поддържа и развива много добри контакти с архивните институции и с други сродни организации от страната и чужбина, като се отчитат 20 бр. посещения в чужбина. През 2013 г представители на ДАА участваха в 3 международни форуми свързани с различни аспекти на дигитализацията на архивни документи.

През м. март от страна на ДАА беше подписано Споразумение за сътрудничество между Държавна агенция “Архиви” и “Яд Вашем” – Мемориал на жертвите на Холокоста и героизма, в изпълнение на Решение № 163 от 7.03.2013 г. на Министерския съвет.

Отговорността е на председателя на Държавна агенция „Архиви”

Каталог: fce -> 001 -> 0211 -> files
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет за 2011 г
files -> Отчет към полугодието на 2014 г за изпълнението на програмния бюджет
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет за първото полугодие на 2012 г
files -> Отчет за изпълнението на програмния бюджет на Министерския съвет за 2015 г
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет за първото полугодие на 2013 г
files -> Отчет за степента на изпълнение на утвърдените политики и програми
files -> Отчет за изпълнението на програмния бюджет на Министерския съвет за 2016 г
files -> Отчет за дейността на министерството на външните работи в рамките на мандата на служебното правителство

Изтегляне 4.34 Mb.

Сподели с приятели: