27
Тема втора. Съвременни проблеми на
комуникацията в организациите СЪДЪРЖАНИЕ НА УЧЕБНАТА ТЕМА:
1.
Проблеми при изграждане на ефективни комуникации;
2.
Правила за преодоляване на проблемите при осъществяване на комуникации в организациите.
ЦЕЛ:
Уважаеми студенти, в общуването е необходимо да се спазва принципът Печеля/Печелиш. Това е истинският ключ към междуличностната ефективност. Необходима е гъвкавост – обръщането към различните хора да става по различен начин.
Основно правило: няма нищо по-несправедливо от третирането на различни хора по еднакъв начин. Не може някой да си позволи да бъде непоследователен, да се разминават думите и делата му – това създава проблеми при общуването, пречи и на развитието на организацията. В общуването се развиват комплект от споделени ценности, открива се възможността как тези ценности могат да се превърнат в практика и поведение. Необходими са надежда и оптимизъм,
визия за бъдещето, съсредоточаване върху настоящето, за да се сътвори бъдещето!
1. Проблеми при изграждане на ефективни комуникации При осъществяване на комуникации възникват проблеми от най- различно естество и причини. Някой от тях са обективни, трудно се преодоляват, по-голяма част – субективни, предизвикани от действията и компетенциите на служителите в организациите.
Кои са тези проблеми, има ли начин да бъдат разрешени? Ще ги изброим в хронологичен ред:
Умения за предоставяне на информация – мисли се, че на умните хора им е достатъчна една дума и ако са достатъчно кадърни, ще разберат сами? Защо е толкова важно това умение? Защото, умението да се разчитат правилно съобщенията и да се информира своевременно
28 води до по-ефективно и рационално използване на ресурсите, до вземане на по-добри решения, до по-малко повторения, до
по-добра мотивация, до отделяне на по-малко време за мониторинг на работата.
Хората се нуждаят от основен поток от информация, за да си вършат по- добре работата. Чувството че правиш нещо, което има своето значение е вторият по важност мотивиращ фактор на работното място!
В много организации има ръководители, които не притежават компетенции за управление на информацията. Ръководител, от този тип, с право може да се да нарече ―eдинак‖
. Той не споделя, работи сам или задържа информацията. Много
често споделя информацията, за да се възползва или за да печели симпатии. Хората трябва да знаят какво се прави и защо се прави. Много често ръководителите се оплакват от липса на време, в тези случай те трябва да осъзнаят какво биха спечелили другите от информация, която нямат време да им предадат. В повечето организации подобни неща биха причинили доста неприятности, защото тя функционира благодарение на информационните потоци.
Според изследвания върху поведението на най-ефективните комуникатори, те: говорят често, но кратко, задават повече
въпроси от останалите хора; по-рядко правят изявления в началото на дискусията; обобщават мнението си в едно-две изречения; по-често обобщават и правят изявления от типа ―значи нещата стоят така...‖; приканват всеки да сподели мнението си; обикновено вмъкват становището си след като другите са имали възможност да се изкажат, освен ако те не са опитали да прекарат решение.
В практиката съществува и т.нар. ―лошо информиране‖
. Преодоляването на проблема е възможно след като „лошият комуникатор‖ се отърве от лошите си навици, като например използване на едни и същи думи твърде често,
колебание, често повторение на паразитни думи като ―разбираш ли‖ или междуметия като ―ъ-ъ-ъ‖, навика да се говори твърде бързо или твърде високо, използването на силни критични думи или впускане в подробности, които отегчават слушателите или ги карат да губят нишката на мисълта. Не е необходимо да се усложняват нещата, а опростяване на изказа и
29 използване на правилни смислови ударения, използване на различни по обем и време изказвания, за да се наблегне на основните моменти и в същото време да не се загуби интереса на слушателите.
Информирането не винаги е доброжелателно и дружелюбно.
Често пъти то генерира напрежение. Защита. Обвинения. Атаки.
Заплахи. Често пъти хората искат да застрелят вестоносеца. В такива моменти е необходимо да се отделят страстите от посланието. Избягват се директните
укорителни забележки, обвиненията в доносничество.
Тежка задача. Знае се нещо, което останалите не знаят, но ако научат ще има голяма олелия и неприятности. За да се каже каквото трябва на правилния човек и в подходящото време, се изисква кураж. Всеки вижда нещо, наблюдава нещо, знае нещо или научава нещо, което трябва да узнаят и други хора. Често пъти информацията не е позитивна –
разнопосочни мнения, скриване на ценна информация, нещо или някой е тръгнал по грешния път. Винаги има добри и лоши новини. Ако информирането е правилно и навреме, организацията може да спечели, но определен човек или група хора може да загубят. По принцип най- доброто решение е да се намери правилният човек и да бъде информиран. По този начин се създава възможност да се мисли задълбочено върху чутото, да се формира мнение, да се определи посоката на едно действие, да се вземат решения.
Сподели с приятели: