Приложение № 5. Преходен период

Приложение № 5. Преходен период

1. Въведение

   1. Преходен период е времето от момента на подписване на договора по настоящото задание до момента на подписването на протокол „Готовност за предоставяне на услуги“, удостоверяващ успешното предаване и приемане изпълнението на ИТ услугите от новия Изпълнител (Приложение № 6).

   2. През преходния период услугата се предоставят от досегашния изпълнител.

   3. През преходния период новият изпълнител не предоставя услугата, описана в настоящото задание и дейностите, извършвани от него през този период не са част от план-графика и от дължимото възнаграждение.

2. Документи, необходими за започване на преходния период:

   1. Наличие на подписан договор и всички приложения към него, в т.ч. „Процедура за управление на договори за изнесени дейности по управление на ИТ услуги в системата на МФ“ (Процедура за управление на договори);

   2. ИТ документи и процедури в МФ и ВРБК, имащи отношение към изпълнението на договора;

   3. Подписани декларации за конфиденциалност от всички експерти в екипите на Изпълнителя, разпределени по проекти на Възложителя.

3. Документи, свързани с изпълнението и отчитането на преходния период:

   1. Изготвен от Изпълнителя и одобрен от Възложителя план-график на дейностите по ведомства, които ще бъдат изпълнявани през преходния период;

   2. Протоколи за предаване-приемане на правила, процедури и др. документи имащи отношение към изпълнението на Договора.

   3. Протоколи от работни срещи;

   4. План-график за дейностите през първата година от договора, изготвен от Възложителя и приет от Изпълнителя;

   5. Приемо-предавателен протокол „Готовност за предоставяне на услуги“. Протоколът се подписва след изпълнение на всички изисквания от Техническото задание на Възложителя относно преходния период. С подписването от Изпълнителя и Възложителя на протокола се поема изцяло отговорността по предоставянето на услугите, предмет на договора с необходимото качество, съгласно условията му и приложенията към него, като започва фактическото им предоставяне.

4. Организация на дейностите през преходния период

   1. Съвместните дейности между Възложителя и съответния Изпълнител през преходния период се извършват на срещи на оторизираните от Възложителя, лица и съответните представители на Изпълнителя (ръководителите на договорите и ръководителите на проектите).

   2. В срещите могат да бъдат привличани и други специалисти, вкл. представители на досегашния изпълнител в качеството им на консултанти на Възложителя.

   3. Работните срещи се председателстват от Ръководителя на договора и/или Ръководителя на проекта от страна на Възложителя, според темата на срещата.

   4. На тези срещи се разглеждат въпроси, свързани с:

      1. Съгласуване и приемане на документи;

      2. Промяна при необходимост на срокове по план-графика за преходния период, но без да се променя крайният срок;

      3. Проблеми от организационен и технически характер в преходния период.

   5. За проведените срещи и взетите на тях решения се съставят протоколи, които се подписват двустранно.

   6. Всички протоколи от проведени срещи през преходния период се изготвят от служител на Изпълнителя и след съгласуването им с участниците в срещата от двете страни, се подписват от същите.

5. Дейности в преходния период

   1. До 3 работни дни от влизане на договора в сила се провежда първоначална среща между страните по договора, на която:

      1. Представят се списъци на ръководителите на договора и ръководителите на проекти от двете страни и техните контакти - телефон, е-адрес, както и пълна управленска структура за всяка от страните по договора;

      2. Подписва се протокол за приемо-предаване на документите по предходната точка;

      3. Уточняват се въпроси, свързани с организацията и сроковете на дейностите през преходния период по ведомства на Възложителя

      4. Определят се участници в Съвета за оперативно управление. Съветът за оперативно управление (СОУ) е постоянен оперативен орган на страните по договорите, чийто статут е уреден в Процедурата за управление на договорите.

   2. Изпълнителят подготвя и представя пред Ръководителя на договора на Възложителя следните документи:

      1. Точки за контакт и технически средства за обезпечаването им;

      2. План-график за дейностите през преходния период;

      3. Начин и средства за поддържане на база данни за всички сервизирани технически устройства в обхвата на договора, съгласно изискванията на т. 8.2.2.7;

      4. Други документи, необходими за обезпечаване на процеса по предаване и приемане на отговорностите.

   3. Ръководителят на договора от страна на Възложителя одобрява съгласувания между страните план-график за дейностите през преходния период.

   4. Конкретните дейности по предаване/приемане на информация, документация и др., свързани с предмета на договора, могат да се извършват на оперативни срещи от:

      1. Служители на ИТ звената на МФ и ВРБК под ръководството и отговорността на съответния Ръководител на проект на Възложителя;

      2. Служители на Изпълнителя под ръководството и отговорността на Ръководителя на договора или от съответния ръководител на проект на Изпълнителя;

      3. Консултанти на Възложителя от досегашния изпълнител - при необходимост и по преценка на Ръководителя на договора за Възложителя.

   5. Екипите на Изпълнителя се запознават с предадените документи и със съществуващите ИТ инфраструктури на МФ и ВРБК в обхвата на договора.

   6. Детайлизира се обема и обхвата на конкретните дейности, посочени в техническото задание на Възложителя. Информацията по тази точка се използва за създаване от Възложителя на план-графика за първата година от изпълнението на договора.

   7. За проектите и дейностите по договора през първата година, Възложителят разработва план-график и го предоставя на Изпълнителя за съгласуване.

   8. Проблеми от организационен и технически характер, които са в правомощията на ръководителите на проекти от двете страни. При невъзможност за решаването им, те се ескалират до ръководителите на договори от двете страни.

   9. Изпълнителят извършва демонстрация на организиранта при него точка за контакт съгласно изискванията на т.8.2.2.6. За резултатите от демонстрацията се съставя двустранно подписан протокол.

   10. Изпълнителят изгражда основните работни процеси и последователността от дейности в организацията им за предоставяне на услугата по проекти, за да може да изпълни поетите ангажименти.

   11. На база на резултатите от дейностите през преходния период и нуждите на МФ и ВРБК, разработеният съгласно т. 9.5.5.77 план-график до края на текущата календарна година, се утвърждава от СУД.

   12. Утвърденият от СУД План-график се подписва от Ръководителите на договора от страна на Изпълнителя, съответно като „приел“ и Възложителя - като „предал“.

   13. Не по-късно от 10 дни след приемане на План-графика за текущата година, Изпълнителят изготвя и представя документите за регламентиране на дейностите по проект (ДРДП) за регулярните дейности, като за текущата календарна година ДРДП се изготвят и приемат преди подписването на протокола „Готовност за предоставяне на услуги“. Документите се изработват и приемат по реда на Процедурата за управление на договорите за изнесени дейности по управление на ИТ услуги в системата на Министерство на финансите.

   14. За всички извършени дейности през Преходния период, ръководителите на проекти от двете страни подписват протоколи, удостоверяващи успешното им изпълнение.

   15. След приключване на всички описани по-горе действия и на база протоколите по предходната точка, както и одобрени от ръководителя на договора от страна на Възложителя всички посочени документи, се съставят и подписват от ръководителите на проекти за Възложителя и Изпълнителя обобщени протоколи по проекти. След подписването на обобщените протоколи се пристъпва към подписване на протокола „Готовност за предоставяне на услуги“.

   16. Изпълнителят декларира готовност за поемане управлението на ИТ услугите по предмета на договора с изискваното качество, чрез подписване на протокола „Готовност за предоставяне на услуги“. Протоколът се счита за подписан, след подписването му от страна на Възложителя..

   17. Протоколът „Готовност за предоставяне на услуги“ влиза в сила от датата на подписването му от страна на Възложителя, като Изпълнителят поема цялата отговорност за изпълнението на услугите от 0,00 ч. на деня, следващ подписването му. От този момент отговорността по управлението на съответната услуга по предмета на договора се поема изцяло от Изпълнителя и започва фактическото й предоставяне с изискуемото качество.

6. Приложение № 6. Протокол за готовност за предоставяне на услуги

Настоящият протокол се подписа в гр.София, Министерство на финансите (МФ), ул.„Г.С.Раковски” № 102, на основание т. ….. от договор ........................., от страните по него:

Министерство на финансите (Възложител), представлявано от …….. – министър на финансите и

“.........................” (Изпълнител), представляван от ..........................., в качеството му на …… (управител, лидер, водещ партньор, ръководител и пр.),

в удостоверение на това, че Изпълнителят поема изпълнението на услугите, включени в предмета на договор № .............. / .................

Изпълнителят приема услугата по предмета на договора в състояние, в което тя функционира нормално в ИТ инфраструктурата на МФ и ВРБК и позволява безпрепятственото стартиране и изпълнение на задълженията му по договора.

Изпълнителят поема изцяло отговорността за качественото, навременно и добросъвестно предоставяне на услугата по т. ….. от договора, съгласно изискванията на последния, приложенията към него и одобрените документи за регламентиране на дейности по проектите.

Фактическото предоставяне на услугата по предмета на договора започва от
00,00 часа на деня, следващ датата на подписване на настоящия протокол от страна на Възложителя.
Протоколът става неразделна част от Договора.

Този протокол се изготви и подписа в два еднообразни екземпляра, един за Възложителя и един за Изпълнителя.